Lorsqu'un grand nombre de documents Word sont stockés dans un dossier et que tous les PDF doivent être générés, le moyen le plus efficace consiste à utiliser l'outil de traitement par lots pour importer des fichiers à partir de dossiers et les convertir uniformément. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, il explique comment entrer dans la fonction de conversion Word en PDF, créer une liste de tâches en ajoutant des fichiers ou en important des fichiers à partir de dossiers, vérifier le nombre d'enregistrements et terminer la génération de PDF par processus, ce qui convient à la scène d'archivage par lots.
S'il y a beaucoup de documents Word dans un dossier et que vous devez tous les générer en PDF, l'exportation manuelle un par un n'est évidemment pas une pratique efficace. Un moyen plus approprié consiste à utiliser un logiciel bureautique qui prend en charge le traitement par lots pour importer des fichiers Word dans l'ensemble du dossier dans la liste de tâches, puis les convertir en PDF. Ci-dessous HeSoft Doc Batch Tool Prenons l'exemple de l'opération spécifique.
Scènes applicables
Cette méthode convient aux scènes où les fichiers sont stockés de manière centralisée. Par exemple, il y a plusieurs rapports docx dans un dossier de projet, plusieurs documents explicants Word dans une trousse de données ou une version PDF doit être générée uniformément dans un répertoire d'archive. Tant que vous organisez d'abord les fichiers qui doivent être convertis, vous pouvez réduire le temps de sélection et de vérification des fichiers.
HeSoft Doc Batch Tool Il s'agit d'un logiciel de traitement par lots de fichiers de bureau. Dans les captures d'écran, vous pouvez voir qu'il fournit une classification d'outils Word et contient des fonctions de conversion telles que Word en PDF.
Aperçu des effets: comparaison avant et après la génération de PDF par lots
Avant le traitement, le dossier est plusieurs documents Word:
Après le traitement, le même lot de fichiers génère le fichier PDF correspondant:
On peut voir à partir de l'exemple qu'une fois le PDF généré par lots, le nom numéroté de chaque fichier reste correspondant pour une inspection ultérieure.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Localisez l'entrée Word to PDF dans le logiciel
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Dans le menu de gauche, cliquez sur "Outils Word". Vous trouverez "16, Word en PDF" dans la liste des fonctionnalités à droite. La description est de convertir des fichiers Word en PDF par lots.
Après avoir sélectionné cette fonctionnalité, vous pouvez commencer à créer des tâches Word en bloc vers PDF.
Étape 2: Importer un fichier Word à partir d'un dossier
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Si les fichiers sont déjà organisés dans le même dossier, cliquez d'abord sur "Importer des fichiers à partir du dossier"; si vous ne souhaitez traiter que quelques fichiers, vous pouvez également cliquer sur "Ajouter des fichiers".
Après l'importation, le logiciel affiche le fichier dans la liste. La liste contient des informations telles que le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification, qui peuvent vous aider à confirmer la source d'importation et le type de fichier.
Étape 3: Confirmez que les résultats d'importation sont complets
Dans l'exemple, il y a quatre fichiers de 1.docx à 4.docx dans la liste, et le résumé en bas montre que le nombre d'enregistrements est de 4. Dans la pratique, il est recommandé de comparer le nombre d'enregistrements avec le nombre de fichiers Word dans le dossier pour s'assurer qu'aucun fichier n'est manquant.
Si vous avez importé des fichiers excédentaires, vous pouvez supprimer l'entrée de suppression dans la colonne Actions. Pour les tâches avec plus d'enregistrements, vous pouvez utiliser le filtrage et le tri pour faciliter la recherche.
Étape 4: Accédez à l'étape suivante pour définir la sortie
Une fois la liste de fichiers confirmée, cliquez sur "Suivant" en bas de la page. Le processus en haut de l'interface continuera à entrer dans les options de traitement des paramètres, à définir l'emplacement de sauvegarde et à démarrer le traitement. Suivez les instructions de l'interface pour sélectionner l'emplacement de sauvegarde et continuez à le faire.
Étape 5: Vérifiez le dossier PDF lorsque vous avez terminé
Une fois la conversion terminée, ouvrez le répertoire de sortie et confirmez que chaque fichier Word a généré un PDF. Par exemple, 1.docx correspond à 1.pdf et 2.docx correspond à 2.pdf. Pour les documents importants, il est recommandé de vérifier au hasard le contenu PDF pour confirmer que le nombre de pages, le texte et la mise en page sont normaux.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Que dois-je faire si le dossier contient d'autres types de fichiers?Après l'importation, regardez d'abord le classement des extensions dans la liste pour confirmer que la tâche est ajoutée au fichier Word. Les inspections avant le traitement par lots sont très importantes.
2. Est-il possible de convertir seulement une partie du fichier Word?Peut. Utilisez "Ajouter un fichier" pour sélectionner le fichier spécifié ou, après l'importation à partir d'un dossier, supprimez les enregistrements qui ne nécessitent pas de traitement dans la liste.
3. Pourquoi définir un emplacement de sauvegarde séparé?La sauvegarde séparée des résultats PDF peut éviter toute confusion avec le fichier Word d'origine et faciliter l'emballage, l'envoi ou l'archivage à la fois.
4. À quoi dois-je faire attention quand il y a beaucoup de fichiers?Il est recommandé de normaliser les noms de fichiers avant de les convertir par lots. Les PDF ainsi générés sont également plus faciles à trier et à rechercher par nom.
Résumé
Word dans un dossier génère des fichiers PDF par lots. Les étapes principales sont les suivantes: entrez dans l'outil Word, sélectionnez "Convertir Word en PDF", créez une liste via "Importer des fichiers à partir d'un dossier" ou "Ajouter des fichiers", puis continuez à définir l'emplacement de sauvegarde et commencez à le gérer. Avec l'aide HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez effectuer un grand nombre de conversions de formats en double de manière centralisée, ce qui rend l'archivage et la soumission plus efficaces.