Wenn in mehreren Word-Dateien noch Abschnitte vorhanden sind, ist das manuelle Löschen nicht nur langsam, sondern auch leicht zu übersehen. In diesem Artikel wird die Verwendung von Effekten vor und nach der Verarbeitung, anwendbaren Szenarien und tatsächlichen Betriebs schritten erläutert HeSoft Doc Batch Tool Geben Sie das Word-Tool ein, fügen Sie mehrere Docx-Dateien hinzu, verwenden Sie die Abschnitts umbenennung variable {hesoft.word.section} in der Such-und Ersetzung funktion und lassen Sie den Ersatz inhalt leer, um den Effekt des Batch-Löschens von Word-Abschnitts umbenifika toren zu erzielen.
In der Word-Typografie wird der Abschnitt häufig verwendet, um Seiten ausrichtung, Kopf-und Fuß zeile, Seitenzahl und Seiten layout zu steuern. Im tatsächlichen Büro sind viele Abschnitts symbole jedoch nicht das, was letztendlich beibehalten werden muss. Beispiels weise werden beim Kopieren von Vorlagen Abteilungen eingeführt, und beim Zusammenführen von Dokumenten werden redundante Abteilungen hinterlassen, oder die aus dem Geschäfts system exportierte docx-Datei wird nach jedem Abschnitt mit "Abteilungen (nächste Seite)" eingefügt. Sobald die Anzahl dieser Abschnitts symbole steigt, werden leere Seiten, unordentliche Seitenzahlen und inkonsistente Kopf-und Fuß zeilen im Dokument angezeigt.
Wenn nur ein Word-Dokument vorhanden ist, kann es manuell entfernt werden, nachdem das Bearbeitungs zeichen in Word angezeigt wird. Wenn jedoch viele Word-Dateien wie 1.docx bis 6.docx oder noch mehr Dokumente vorhanden sind, ist das Öffnen einer Kopie sehr ineffizient. In diesem Artikel wird eine Methode vorgestellt, die besser für Office-Batch-Szenarien geeignet ist: Verwenden HeSoft Doc Batch Tool , Suchen Sie über die Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" den Word-Abschnitts umbruch als Variable, ersetzen Sie ihn durch leer und schließen Sie die Bereinigung stapel weise ab.
Anwendbares Szenario: Ersetzen Sie den Stapel durch leer, für welche Word-Abschnitts umbrüche geeignet sind
"Ersetzen durch leer" ist eigentlich Löschen. Bei Word-Abschnitts buchstaben kann diese spezielle Markierung durch leeren Ersatz bereinigt werden, solange sie genau gefunden werden kann. Die folgenden Szenarien eignen sich besonders für diese Methode:
- "Abschnitt (nächste Seite)" wird in einer großen Anzahl von docx-Dateien angezeigt und muss einheitlich gelöscht werden.
- Am unteren Rand des Dokuments wird ein Abschnitts symbol angezeigt, das zu leeren Seiten oder Layout anomalien führt.
- Mehrere Word-Dateien stammen aus derselben Vorlage, wobei die Position und der Typ der Abschnitts umbrüche ähnlich sind und für die Massen regel verarbeitung geeignet sind.
- Word-Dateien müssen vor dem Senden, Archivieren, Drucken oder Konvertieren von PDF-Dateien in einem einheitlichen Format bereinigt werden.
- Die manuelle Verarbeitung dauert lange und ich hoffe, Office-Software zu verwenden, um wiederholte Klicks, Suchen und Speichern zu reduzieren.
Die Software im Screenshot ist ein Office-Tool für die Stapel verarbeitung, kein einfacher Word-Editor. Es eignet sich besser für Aufgaben wie "Viele Dateien tun dasselbe", z. B. Batch-Suchen und Ersetzen, Batch-Löschen von Leerzeichen, Batch-Ändern des Seiten layouts, Batch-Konvertierung von Formaten usw. Das Löschen von Abschnitts symbolen in mehreren Word-Dokumenten ist eine typische Batch-Office-Anforderung.
Effekt vorschau: Vergleich vor und nach dem Löschen des Abschnitts symbol
Vor der Verarbeitung: "Abschnitt (Nächste)" im Dokument vorhanden
Der Screenshot vor der Verarbeitung zeigt, dass unter dem Inhalt des Word-Dokuments ein "Abschnitt (nächste Seite)" mit einem roten Feld und einem Pfeil markiert ist. Dies zeigt, dass die aktuelle Position mit einer Abschnitts steuerung eingefügt ist. Viele Benutzer sehen es möglicher weise nicht in der normalen Ansicht, aber sobald Sie das Bearbeitungs zeichen öffnen, können Sie feststellen, dass es eine Position in der Dokuments truktur einnimmt.
Wenn in jeder Word-Datei ein ähnliches Abschnitts symbol vorhanden ist, lautet der Vorgang zum manuellen Löschen normaler weise: Öffnen Sie die Datei, lokalisieren Sie den Abschnitts symbol, löschen, speichern, schließen Sie und öffnen Sie dann die nächste Datei. Je mehr Dateien, desto anfälliger für Fehler. Insbesondere wenn sich Tabellen, Bilder oder komplexe Typografie in einem Dokument befinden, steigt das Risiko, versehen tlich andere Inhalte zu löschen.
Nach der Verarbeitung: Die Abschnitts markierung verschwindet
Im verarbeiteten Screenshot gibt es keine Textmarke "Abschnitts zeichen (nächste Seite)" an der Stelle, an der das Segment zeichen ursprünglich angezeigt wird, und nur die normale Absatz markierung wird im Bereich des roten Rahmens angezeigt. Erklären Sie, dass das Tool den Word-Abschnitts umbruch abgeglichen und durch leeren Inhalt ersetzt hat, um das Löschen zu erreichen.
Dieses Ergebnis ist besonders für die Stapel bereinigung von Bedeutung: Dieselbe Regel kann auf mehrere Word-Dateien in der Liste angewendet werden, und es ist nicht erforderlich, die Word-Operation einzeln aufzurufen. Nach Abschluss der Verarbeitung müssen Sie nur noch die Ergebnis dokumente überprüfen, um zu bestätigen, dass das Layout den Erwartungen entspricht.
Aktions schritte: Der vollständige Prozess des Batch-Entfernens von Word-Abschnitts buchstaben
Schritt 1: Geben Sie die Word-Tool-Multifunktion leiste auf der Haupt oberfläche ein
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Später sehen Sie auf der linken Seite mehrere Werkzeug kategorien, einschl ießlich der Startseite, des Aufgaben flusses, aller Tools, Dateinamen, Ordnern amen, Datei sortierung, Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools usw. Da das Ziel diesmal darin besteht, Word-Dateien zu verarbeiten, wählen Sie "Word-Tools".
Suchen Sie in der Liste der Word-Tools und klicken Sie auf"Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word". Diese Funktion befindet sich auf der ersten Karte im Screenshot und zeigt an, dass es sich um einen Funktions eintrag handelt, mit dem Schlüssel wörter im Inhalt der Word-Datei in großen Mengen gefunden und ersetzt werden.
Obwohl "Schlüssel wörter" im Funktions namen geschrieben sind, können Sie auf nachfolgenden Seiten sehen, dass das Tool "Variablen" unterstützt. Daher können neben normalem Text auch einige spezielle Objekte in Word mit Variablen behandelt werden. In diesem Tutorial wird genau dies verwendet, um Abspaltungen zu behandeln.
Schritt 2: Importieren Sie die Word-Datei, die den Abschnitt bereinigt
Nach dem Aufrufen der Seite "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" ist der erste Schritt "Auswählen des Datensatzes, der verarbeitet werden muss". Oben rechts in der Benutzer oberfläche befinden sich die beiden Haupte in gänge "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren". Für eine kleine Anzahl von Dateien können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken. Für mehrere Word-Dokumente im gesamten Verzeichnis wird empfohlen, "Dateien aus Ordnern importieren" zu verwenden.
Im Screenshot wurden 6 docx-Dateien hinzugefügt, die als 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx angezeigt werden. Die Pfade befinden sich alle im Verzeichnis D:\ test. Die Tabelle zeigt auch die Erweiterung, die Erstellung szeit und die Änderungs zeit an, um die Überprüfung vor der Verarbeitung zu erleichtern. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Datei korrekt ist, klicken Sie unten auf "Weiter".
Der Schlüssel zu diesem Schritt besteht darin, den Umfang der Stapel verarbeitung zu bestätigen. Da nachfolgende Einstellungen auf alle Dateien in der Liste angewendet werden, überprüfen Sie unbedingt, ob der Dateiname und der Pfad korrekt sind. Wenn Sie versehen tlich Dateien hinzufügen, die nicht verarbeitet werden müssen, können Sie sie über die Aktions spalte löschen oder auf "Löschen" klicken, um sie erneut zu importieren.
Schritt 3: Wählen Sie eine genaue Suche, um Fehl abstimmungen zu vermeiden
Nachdem Sie den zweiten Schritt "Verarbeitung optionen festlegen" eingegeben haben, legen Sie zuerst "Suchen" fest. Im Screenshot ausgewähltText genau findenDies wird empfohlen, wenn der Abschnitt gelöscht wird. Da die Abschnitts variable ein eindeutiges Such objekt ist, muss die Fuzzy-Suche nicht verwendet werden.
"Verwenden Sie Formel-Unschärfe, um Text zu finden" ist ebenfalls auf der Benutzer oberfläche verfügbar. Diese Option eignet sich jedoch besser für komplexe Text regeln und ist nicht für die Aufgabe geeignet, Word-Abschnitts umbrüche in diesem Beispiel explizit zu entfernen. Wenn Sie "Text genau suchen" beibehalten, kann die Verarbeitung logik intuitiver gestaltet werden: Suchen Sie das Segment ierungs zeichen, das der angegebenen Variablen entspricht, und führen Sie dann die Substitution durch.
Schritt 4: Füllen Sie die Word-Abschnitts symbol variablen aus
Füllen Sie die Liste der zu suchen den Keywords aus:
{Hesoft. word.section}
Die Variable stellt den Abschnitts umbruch in Word dar. Die rote Beschriftung im Screenshot betont "Variablen" und den Variablen inhalt im Eingabefeld. Der Vorteil der Verwendung von Variablen besteht darin, dass Sie die speziellen Symbole in Word nicht manuell kopieren müssen und sich keine Sorgen machen müssen, dass die Abschnitts umbrüche unterschied lich angezeigt werden. Solange die Software die Variable erkennt, können die Abschnitts umbrüche im Dokument stapel weise abgeglichen werden.
Wenn Sie ein Suchelement in einer Zeile ausfüllen, müssen Sie dieses Element hier nur ausfüllen. Für das Ziel dieses Tutorials bleibt die "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" auf der rechten Seite leer. Die Benutzer oberfläche fordert "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" auf, sodass das Leerzeichen hier nicht übersehen wird, sondern absichtlich auf Löschen gesetzt wird.
Schritt 5: Ersetzen Sie den Inhalt und lassen Sie ihn leer, um das Batch-Löschen zu erreichen
Viele Benutzer neigen hier zu Fragen: Da es sich um "Suchen und Ersetzen" handelt, warum füllen Sie den Inhalt nicht auf der rechten Seite aus? Der Grund ist einfach: Löschen bedeutet, durch leer zu ersetzen. Solange der Abschnitt auf der linken Seite gefunden werden kann und die rechte Seite leer ist, wird der entsprechende Abschnitt während der Software verarbeitung entfernt.
Daher kann diese Einstellung wie folgt zusammen gefasst werden:
- So finden Sie: Finden Sie den Text genau.
- Liste der Schlüssel wörter, die gesucht werden müssen:{hesoft.word.section}.
- Liste der geerbten Schlüssel wörter: leer lassen.
- Verarbeitung sziel: Entfernen Sie die Abschnitts umbrüche in Word-Dateien in großen Mengen.
Wenn die Einstellungen abgeschlossen sind, klicken Sie auf "Weiter". Je nach Schnitts telle prozess werden später "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" eingegeben. Es wird empfohlen, die verarbeitete Datei zum einfachen Vergleich mit der Original datei in ein neues Verzeichnis auszugeben.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
Sollten alle Abteilungen gelöscht werden?
Nicht unbedingt. Das Abschnitts symbol selbst ist die normale Satz funktion von Word. Einige Dokumente müssen verwendet werden, um unterschied liche Seiten richtungen, unterschied liche Kopf-und Fuß zeilen oder unterschied liche Seitenzahl regeln zu erreichen. Wenn einige Abschnitte in Ihrem Dokument absichtlich festgelegt sind, sollten Sie nicht alle blind löschen. Öffnen Sie am besten das Beispiel dokument vor der Stapel verarbeitung, um zu bestätigen, dass der gelöschte Abschnitt tatsächlich redundant ist.
Warum sehen Sie nach der Verarbeitung immer noch einige Zeilen umbrüche?
Nachdem der Abschnitt gelöscht wurde, behält die ursprüngliche Position möglicher weise noch normale Absatz markierungen oder leere Zeilen bei. Der Effekt nach der Verarbeitung im Screenshot ist auch mit normalen Bearbeitungs markierungen zu sehen. Dies ist normal, da diesmal nur die Abschnitts umbrüche gelöscht werden, was nicht bedeutet, dass alle leeren Absätze automatisch gelöscht werden. Wenn Sie auch leere Inhalte löschen müssen, können Sie die entsprechende Word-Bereinigung funktion entsprechend den tatsächlichen Anforderungen verwenden.
Kann ich die Abschnitts umbrüche durch Seiten umbrüche ersetzen?
Der Screenshot dieses Artikels spiegelt das Ersetzen des Abschnitts umrichters durch leer wider, dh Löschen. Wenn Sie es durch andere spezielle Objekte ersetzen müssen, haben Sie die Variablen und Funktions beschreibungen, die von der Softwares chnitt stelle bereit gestellt werden. Geben Sie nicht nach Belieben etwas ein, das nicht erkannt werden kann, damit die Verarbeitung sergeb nisse nicht den Erwartungen entsprechen.
Welche Vorbereitungen sollten vor der Stapel verarbeitung getroffen werden?
Es wird empfohlen, zuerst die Original-Word-Dateien zu sichern, insbesondere wichtige Dokumente wie Verträge, Berichte, Papiere und offiziell archivierte Materialien. Zweitens testen Sie zuerst mit 1 bis 2 Beispiel dokumenten, stellen Sie sicher, dass das erforderliche Layout nach dem Löschen des Abschnitts symbol nicht beeint rächt igt wird, und verarbeiten Sie dann den gesamten Ordner stapel weise. Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung nach dem Zufalls prinzip die Seitenzahl, Kopf-und Fuß zeile, Seiten richtung und leere Seiten.
Zusammenfassung: Übergeben Sie das wiederholte Löschen von Abschnitts symbolen an das Stapel verarbeitung werkzeug
Wenn in mehreren Word-Dateien ein Abschnitts symbol vorhanden ist, ist das zeit aufwändig ste nicht das Löschen selbst, sondern das Wiederholen dieser mechanischen Schritte zum Öffnen, Suchen, Löschen und Speichern. HeSoft Doc Batch Tool Als Office-Software eignet sie sich zur zentralen Verarbeitung solcher sich wiederholen den Datei vorgänge. Geben Sie über die Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" die Abschnitts symbol variable {hesoft.word.section} ein und lassen Sie den Ersatz inhalt leer. Sie können Word-Abschnitts symbol stapel weise löschen.
Wenn Sie an einer großen Anzahl von Docx-und Doc-Dokumenten arbeiten, wird empfohlen, den Vorgang in diesem Artikel zu befolgen, um die Datei zuerst zu importieren, eine genaue Suche festzulegen, die Variablen des Abschnitts symbol einzugeben, leere Ersetzungen vorzunehmen, den Speicherort festzulegen und mit der Verarbeitung zu beginnen. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern macht den Word-Dokument bereinigung prozess auch standard isierter, überprüfbarer und wieder verwendbarer.