Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Convertissez plusieurs fichiers Word en PDF par lots, ce qui convient aux scènes de bureau qui nécessitent un format unifié tel que les contrats, les rapports, les notifications, les articles et l'archivage des données. En ajoutant des fichiers ou en important des fichiers à partir de dossiers, puis en définissant les options de traitement, en enregistrant l'emplacement et en commençant le traitement en fonction du processus, vous pouvez réduire les opérations répétées d'ouverture de Word un par un et de l'enregistrer en tant que PDF, et améliorer l'efficacité de l'organisation et de la livraison des documents.
Dans le bureau quotidien, si vous devez convertir des dizaines, voire des centaines de documents Word en PDF, ouvrir les fichiers docx ou doc un par un et les enregistrer au format PDF, cela prend non seulement du temps, mais il est également facile de manquer des fichiers. Le problème à résoudre dans cet article est de savoir comment convertir par lots de nombreux fichiers Word en PDF et essayer de garder les noms de fichiers correspondants pour faciliter l'archivage, l'envoi ou l'impression ultérieurs.
Voici un logiciel de bureau HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, il démontre un processus complet allant de la sélection des fonctionnalités, de l'importation de fichiers Word à la génération de PDF par lots.
Scènes applicables: ce qui convient pour Word en vrac vers PDF
Convertissez des fichiers Word en PDF par lots, ce qui est courant dans les scènes de bureau suivantes:
- Il est nécessaire de transférer plusieurs contrats, devis, avis et instructions en PDF et de les envoyer au client.
- Lorsque les données du département sont archivées, nous espérons convertir des documents Word tels que docx et doc en un format PDF plus facile à lire et à enregistrer.
- Les écoles, les établissements de formation ou les services administratifs doivent organiser par lots des documents Word tels que des rapports, des articles et des formulaires de demande.
- Je ne veux pas répéter l'opération mécanique «Ouvrir Word-Enregistrer sous-sélectionner PDF-Enregistrer», je souhaite traiter plusieurs fichiers à la fois avec un logiciel de bureau.
Le cœur de ce type de tâche n'est pas une conversion de fichier unique, maisTraitement des fichiers par lots. L'utilisation d'outils de traitement par lots de documents spécialisés peut réduire considérablement le travail répété.
Aperçu de l'effet: plusieurs Word avant le traitement, le PDF correspondant après le traitement
Avant le traitement: plusieurs fichiers docx Word
Avant le traitement, il y a plusieurs documents Word dans le dossier, tels que 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx.
Après le traitement: générer le fichier PDF correspondant
Une fois la conversion par lots terminée, vous pouvez obtenir les fichiers PDF correspondants, tels que 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf. Le format de fichier passe de Word à PDF pour faciliter l'envoi, l'archivage et la lecture.
Étapes de l'opération: utiliser HeSoft Doc Batch Tool Convertir Word en PDF par lots
Étape 1: Accédez à l'outil Word, choisissez la conversion Word au PDF
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez dans la catégorie de fonction de gaucheOutils Word. Trouvez dans la liste des outils à droite et cliquez sur16. Convertir Word en PDF. La description de la fonction est "Convertir des fichiers Word au format PDF par lots", ce qui correspond exactement aux exigences de docx en PDF par lots et doc en PDF.
Le but de cette étape est d'entrer d'abord la fonction de conversion par lots correcte et d'éviter de sélectionner les types de traitement des erreurs dans plusieurs outils Word.
Étape 2: Ajouter le fichier Word que vous devez convertir
EntréeConvertir Word en PDFAprès la page de fonction, le logiciel affichera le processus de traitement: sélectionnez les enregistrements à traiter, définissez les options de traitement, définissez l'emplacement d'enregistrement et démarrez le traitement.
Dans la première étape "Sélectionner les enregistrements à traiter", vous pouvez cliquer sur en hautAjouter un fichierSélectionnez le fichier Word qui doit être converti; si plusieurs fichiers Word sont concentrés dans le même dossier, vous pouvez également utiliserImporter des fichiers à partir d'un dossierPour importer des documents dans un dossier à la fois.
Après l'importation, la liste affiche des informations telles que le numéro de série du fichier, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. 4 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran, le nombre d'enregistrements est de 4, indiquant que le fichier en attente a été ajouté avec succès à la liste des tâches.
Étape 3: Vérifiez la liste des fichiers pour confirmer qu'il n'y a pas de mauvaise sélection ou de mauvaise sélection
Avant de cliquer sur Suivant, il est recommandé de vérifier si le nom et le chemin du fichier sont corrects dans la liste. Surtout lors du traitement par lots de nombreux fichiers Word, il est important de confirmer le nombre de fichiers et les extensions de fichiers.
Si vous constatez qu'un fichier ne nécessite pas de conversion, vous pouvez utiliser l'opération de suppression à droite de la liste pour supprimer l'enregistrement; si vous devez sélectionner à nouveau le fichier, vous pouvez également utiliser celui de la pageViderLe bouton est réimporté après avoir effacé la liste actuelle.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant: tous les fichiers Word à convertir ont été inclus dans le tableau, le nombre est correct, le chemin est correct et l'extension est conforme aux attentes, telles que docx ou doc.
Étape 4: Cliquez sur Suivant pour continuer à définir les options de traitement
Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur en basProchaine étape. Selon le processus d'interface, le suivi entrera dans "Paramètres des options de traitement".
Le but de cette étape est de permettre au logiciel de poursuivre le processus de configuration de Word en bloc en PDF. Pour les tâches de conversion par lots, les paramètres d'option d'achèvement par processus peuvent réduire les omissions.
Étape 5: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Suivez le processus de page pour continuer à aller dans "Définir l'emplacement de sauvegarde" et sélectionnez l'emplacement de sauvegarde du fichier PDF converti. Une fois la configuration terminée, entrez "Démarrer le traitement" et laissez le logiciel exécuter automatiquement Word en PDF par lots.
Une fois le traitement terminé, vous pouvez voir les résultats à l'emplacement de sauvegarde défini. Dans des circonstances normales, chaque fichier Word importé génère un fichier PDF correspondant, tel que la conversion 1.docx en 1.pdf et la conversion 2.docx en 2.pdf.
Questions fréquemment posées et considérations
1. les fichiers docx et doc peuvent-ils être utilisés pour ce processus de conversion par lots?
La présentation dans la capture d'écran est un fichier docx, le nom de la fonction est Word converti en PDF, généralement adapté à la scène de conversion de document Word. Dans la pratique, les fichiers Word à traiter peuvent être ajoutés à la liste et le résultat de la reconnaissance du logiciel prévaudra.
2. Pourquoi vérifier la liste des fichiers avant la conversion en masse?
L'avantage du traitement par lots est une efficacité élevée, mais si un fichier d'erreur est importé, il sera également traité ensemble. Par conséquent, avant de cliquer sur Suivant, il est recommandé de confirmer le nom de fichier, le chemin et le nombre d'enregistrements pour éviter les omissions ou les erreurs de traitement.
3. Où le PDF converti est-il enregistré?
Selon le processus logiciel, vous devez spécifier l'emplacement de sortie dans l'étape «Définir l'emplacement de sauvegarde». Une fois le traitement terminé, allez à cet emplacement pour voir le fichier PDF généré.
4. Quand il y a beaucoup de fichiers, est-il recommandé d'ajouter des fichiers ou d'importer à partir d'un dossier?
Si vous ne possédez que quelques fichiers Word, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers"; si un grand nombre de fichiers docx et doc sont placés dans le même dossier, il sera plus efficace d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
Résumé: Réduire les opérations répétitives de Word en PDF avec l'outil de traitement par lots
La conversion par lots de plusieurs fichiers Word en PDF résout essentiellement le problème du travail en double. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez transformer les opérations qui doivent être ouvertes une par une et enregistrées au format PDF une par une en un processus par lots pour importer des fichiers, confirmer la liste, définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement.
Si vous devez souvent traiter des documents Word tels que des contrats, des rapports, des notifications et des archives de données, il est recommandé d'organiser des fichiers similaires dans un dossier, puis d'utiliser la fonction de conversion de Word en PDF pour le traitement par lots. Cela peut non seulement améliorer l'efficacité du bureau, mais aussi rendre les documents de sortie plus unifiés et plus faciles à gérer.