Wie kann man chinesische Präfixe von Ordnernamen in großen Mengen entfernen? Vorgehensweise zum Beibehalten der ursprünglichen Zahlenkodierung

Viele Projektverzeichnisse verwenden Namen mit chinesischen Bezeichnungen und numerischen Codes wie „Bericht 03, Kunde 202, Entwurf 004“, doch beim Datenimport, bei der Nummernarchivierung oder bei der automatisierten Verarbeitung muss häufig das chinesische Präfix entfernt werden. Dieser Artikel demonstriert anhand von HeSoft Doc Batch Tool eine Methode zum massenhaften Umbenennen von Ordnern: Fügen Sie mehrere Verzeichnisdatensätze hinzu, wählen Sie das Entfernen von Text aus Ordnernamen und setzen Sie den Aktionstyp auf „alle chinesischen Schriftzeichen“, um die ursprünglichen Nummern wie 03, 202 und 004 beizubehalten und gleichzeitig Auslassungen und Fehler durch einzelne Änderungen zu reduzieren.

Um die tägliche Identifizierung zu erleichtern, fügen viele Abteilungen vor der Nummer eine chinesische Beschreibung ein, z. B. „Bericht03“, „Kunde202“, „Entwurf004“, „Besprechung808“. Diese Benennungsweise ist für die manuelle Suche intuitiv, aber wenn das Verzeichnis in eine Archivplattform importiert, von Skripten gelesen oder als rein numerische Codierung übermittelt werden soll, entspricht das chinesische Präfix möglicherweise nicht den Anforderungen. Wenn man in diesem Fall jede Datei einzeln öffnet und umbenennt, wiederholen sich nicht nur die Schritte, sondern es passiert auch leicht, dass „001“ fälschlich als „01“ geschrieben oder in einer großen Anzahl von Verzeichnissen ein Eintrag übersehen wird.

Das in diesem Artikel behandelte Problem ist eindeutig: Es sollen aus vielen Ordnernamen die chinesischen Schriftzeichen entfernt und die ursprünglichen numerischen Codierungen beibehalten werden. Die Umsetzung erfolgt mit HeSoft Doc Batch Tool . Dies ist eine Bürosoftware für die Stapelverarbeitung von Bürodateien und Verzeichnissen und eignet sich dafür, eine Regel einmalig auf viele Datensätze anzuwenden und so mechanische Umbenennungsarbeit zu verringern.

1. In welchen Fällen eignet sich das entfernen chinesischer Präfixe im Stapelbetrieb?

Solange in Ordnernamen chinesische Schriftzeichen vorhanden sind, die nicht mehr benötigt werden, und andere Nummern weiterhin erhalten bleiben sollen, kann die in diesem Artikel beschriebene Methode angewendet werden. Zu den häufigen Anwendungen gehören die folgenden Arten.

• Vereinheitlichung von Archivnummern: „Archivieren99“ und „Bericht03“ in „99“ und „03“ ändern, um die Anforderungen einer reinen Nummernarchivierung zu erfüllen.
• Standardisierung von Projektverzeichnissen: „Projekt001“ und „Entwurf004“ in „001“ und „004“ mit fester Länge ändern.
• Migration von Kunden- oder Besprechungsunterlagen: „Kunde202“ und „Besprechung808“ in systemlesbare Nummern umwandeln.
• Bereinigung von Sicherungsverzeichnissen: Chinesische Markierungen wie „Sicherung1000“ entfernen und die Chargennummer „1000“ beibehalten.
• Lesen durch Automatisierungsprogramme: Wenn Programme auf numerische Verzeichnisnamen angewiesen sind, chinesische Zeichen vorab entfernen, um spätere Abgleichschwierigkeiten zu verringern.

In diesem Artikel geht es um Ordnernamen, nicht um die Änderung von Word-Dokumenten, docx-, doc-, Excel-Tabellen, xlsx-Dateien, PPT, PDF oder Bildinhalten innerhalb der Ordner. Vor der Durchführung sollte zwischen „Verzeichnis umbenennen“ und „Dokumentinhalt bearbeiten“ unterschieden werden.

2. Vorschau auf das Ergebnis der Stapelumbenennung

Vor der Verarbeitung: Chinesische Beschriftungen und Nummern gemischt

Im Beispielverzeichnis sind zehn zu ordnende Ordner zu sehen: „Bericht03“, „Sicherung1000“, „Finanzen606“, „Export55“, „Archivieren99“, „Besprechung808“, „Kunde202“, „Entwurf004“, „Projekt001“ und „Fotos77“. Der chinesische Teil dient zur Erläuterung des Zwecks, der numerische Teil übernimmt die Nummerierungsfunktion.

Diesmal wird nicht ein einzelnes festgelegtes Wort gelöscht. Wenn beispielsweise nur „Bericht“ gelöscht wird, lassen sich unterschiedliche Präfixe wie „Finanzen“, „Export“ oder „Archivieren“ nicht bearbeiten. Daher ist es besser, alle chinesischen Schriftzeichen einheitlich nach Zeichentyp zu löschen, als jedes zu löschende Wort einzeln einzutragen.

Nach der Verarbeitung: Chinesisch verschwindet, ursprüngliche Nummern bleiben erhalten

Nach Abschluss der Stapelverarbeitung werden die Verzeichnisnamen als reine numerische Nummern wie „001“, „03“, „004“, „55“, „77“, „99“, „202“, „606“, „808“ und „1000“ angezeigt. Die Zuordnung bleibt unverändert, z. B. wird aus „Bericht03“ „03“, aus „Finanzen606“ „606“ und aus „Kunde202“ „202“.

Besonders zu beachten sind Nummern mit führenden Nullen wie „001“ und „004“. Am Beispielergebnis ist zu erkennen, dass die führenden Nullen weiterhin vorhanden sind, was dazu beiträgt, die Codierungslänge einheitlich zu halten. Die Anzeigeposition nach der Verarbeitung kann sich dagegen ändern, weil das Verzeichnis erneut nach Namen sortiert wird; das bedeutet nicht, dass die Software die Zuordnung zwischen den Nummern verändert hat.

3. Konkrete Vorgehensweise

Schritt 1: „Text aus Ordnernamen löschen“ auswählen

Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool und öffnen Sie in der linken Navigation den Bereich „Ordnername“. Auf der rechten Seite werden verschiedene Stapelfunktionen zu Ordnernamen angezeigt, darunter Suchen und Ersetzen, Text einfügen, Präfixe und Suffixe hinzufügen, Groß-/Kleinschreibung umwandeln und Text löschen.

Klicken Sie auf „Text aus Ordnernamen löschen“. Diese Funktion entspricht direkt dem aktuellen Bedarf: Zuerst eine Reihe von Ordnern auswählen, dann die zu löschende Textart festlegen und anschließend die Namen von der Software stapelweise verarbeiten lassen. Beim Auswählen des Einstiegspunkts sollte der Funktionsname überprüft werden, damit nicht versehentlich eine nicht zugehörige Seite wie „Präfix und Suffix zum Ordnernamen hinzufügen“ geöffnet wird.

Schritt 2: Umzubenennende Ordner stapelweise hinzufügen

Nach dem Öffnen der Aufgabenseite bleibt der Ablauf zunächst bei „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Klicken Sie oben rechts auf „Ordner hinzufügen“ und wählen Sie die Verzeichnisse aus, deren chinesische Namen entfernt werden sollen. Nach erfolgreichem Hinzufügen erscheint jeder Ordner als Datensatz in der Tabelle.

Die Liste im Screenshot zeigt zehn Datensätze und führt Name, vollständigen Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit auf. Der Wert der Tabelle besteht nicht nur darin, die Anzahl anzuzeigen, sondern vor allem darin, dem Anwender vor der Ausführung der Stapelaufgabe eine einheitliche Überprüfung des Verarbeitungsumfangs zu ermöglichen.

Es wird empfohlen, die Spalte „Pfad“ einzeln zu prüfen. Im Beispiel liegen die Ordner im selben Testverzeichnis, und Pfad und Name entsprechen einander. Wenn im tatsächlichen Einsatz gleichnamige Ordner an verschiedenen Speicherorten vorhanden sind, muss anhand des vollständigen Pfads noch genauer beurteilt werden, ob die Auswahl richtig ist. Wenn ein Datensatz entdeckt wird, der nicht verarbeitet werden soll, kann er über das Löschsymbol im Aktionsbereich der betreffenden Zeile aus der Liste entfernt werden; falls neu ausgewählt werden muss, können die aktuellen Datensätze geleert und anschließend erneut hinzugefügt werden.

Nachdem bestätigt wurde, dass Datensatzanzahl, Ordnernamen und Pfade vollständig korrekt sind, klicken Sie unten auf „Weiter“. Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist der Wechsel zur Seite für die Regeleinstellungen und nicht eine sofortige Namensänderung, sodass weiterhin Gelegenheit besteht, die Löschbedingungen zu prüfen.

Schritt 3: Operationstyp auf „Alle chinesischen Schriftzeichen“ setzen

Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ stellt die Software mehrere Operationstypen bereit. Um alle chinesischen Zeichen im Namen zu löschen, sollte „Alle chinesischen Schriftzeichen“ gewählt werden.

Diese Auswahl eignet sich für Verzeichnisse, deren chinesischer Inhalt nicht einheitlich ist. Unabhängig davon, ob das Präfix „Bericht“, „Sicherung“, „Finanzen“ oder „Kunde“, „Entwurf“, „Projekt“ lautet, fällt es unter die aktuelle Löschregel, sofern es sich um chinesische Schriftzeichen handelt; numerische Nummern sind dagegen kein Löschobjekt dieser Regel.

Bei der Einstellung ist besonders auf die benachbarten Optionen zu achten. „Alle Ziffern“ würde die Nummern löschen und widerspricht dem Ziel, numerische Codierungen beizubehalten; „Alle Inhalte“ könnte dem Ordner einen unbrauchbaren Namen geben; „Die ersten Zeichen von links“ eignet sich für Inhalte mit fester Länge, aber im Beispiel sind die chinesischen Präfixe nicht vollständig gleich lang und daher weniger direkt als „Alle chinesischen Schriftzeichen“. Nachdem bestätigt wurde, dass die runde Auswahl auf „Alle chinesischen Schriftzeichen“ liegt, klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 4: Speichereinstellungen abschließen und Verarbeitung ausführen

Der oben auf der Seite angezeigte vollständige Ablauf umfasst „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, „Verarbeitungsoptionen festlegen“, „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Nachdem die Regel zum Löschen chinesischer Schriftzeichen abgeschlossen ist, folgen Sie weiter der Reihenfolge der Oberfläche bis zur Einstellung des Speicherorts und führen die Aufgabe dann in der Phase „Verarbeitung starten“ aus.

Vor dem Start wird empfohlen, zwei Punkte erneut zu bestätigen: Erstens, dass die Zieldatensätze tatsächlich die umzubenennenden Ordner sind; zweitens, dass die aktuelle Option tatsächlich „Alle chinesischen Schriftzeichen“ ist. Stapelfunktionen können die Effizienz erheblich steigern, wirken sich aber auch auf viele Datensätze gleichzeitig aus, daher ist die letzte Überprüfung sehr wichtig.

Schritt 5: Zum Verzeichnis zurückkehren und das Ergebnis prüfen

Öffnen Sie nach Abschluss der Aufgabe das ursprüngliche Verzeichnis und prüfen Sie, ob alle chinesischen Zeichen entfernt wurden und die numerischen Nummern vollständig sind. Vorrangig sollten drei Arten von Namen geprüft werden: normale zweistellige Nummern wie „55“ und „77“; dreistellige Nummern mit führenden Nullen wie „001“ und „004“; vierstellige Nummern wie „1000“. Wenn diese typischen Datensätze den Erwartungen entsprechen, prüfen Sie anschließend die Gesamtzahl der Ordner.

4. Warum ist die Stapelverarbeitung besser geeignet als manuelles Umbenennen?

Manuelles Umbenennen erscheint einfach, erfordert aber bei jedem Ordner Aktionen wie Auswählen, Wechsel in den Umbenennungsmodus, Löschen der chinesischen Zeichen und Bestätigen. Je mehr Verzeichnisse vorhanden sind, desto mehr wiederholte Schritte fallen an. Wichtiger noch: Der Mensch muss wiederholt beurteilen, wie viele Zeichen gelöscht werden sollen, und die Länge der chinesischen Zeichen kann je nach Name unterschiedlich sein – „Bericht“ und „Sicherung“ haben beispielsweise je zwei Zeichen, ebenso „Finanzen“, aber in der Praxis können noch längere Abteilungs- oder Projektnamen vorkommen.

Nachdem die Regel einheitlich auf „Alle chinesischen Schriftzeichen“ gesetzt wurde, müssen die einzelnen chinesischen Wörter nicht mehr getrennt eingegeben und die Präfixlänge nicht mehr berechnet werden. Die Bürosoftware kann die Datensätze in der Liste einheitlich verarbeiten und so das Risiko von übersehenen Änderungen und unterschiedlichen Löschlängen verringern. Für Anwender, die regelmäßig Projektchargen, Kundennummern oder Archivverzeichnisse ordnen müssen, eignet sich diese Stapelmethode besonders gut, um einen festen Arbeitsablauf zu etablieren.

5. Häufige Fragen und Hinweise

1. Können chinesische Zeichen auch gelöscht werden, wenn sie nicht am Anfang des Namens stehen?

In diesem Artikel wird „Alle chinesischen Schriftzeichen“ gewählt, nicht „Die ersten Zeichen von links“. Aus der Regelbedeutung ergibt sich, dass sie auf den Typ der chinesischen Zeichen im Namen abzielt und nicht nur auf die Position am Anfang. Selbst wenn sich chinesische Zeichen zwischen Zahlen oder am Ende des Namens befinden, sollte daher zuerst mit einer kleinen Stichprobe getestet werden, ob das tatsächliche Ergebnis den Anforderungen entspricht, bevor die Stapelverarbeitung erfolgt.

2. Was passiert mit englischem Text im Namen?

Auf der aktuellen Seite werden „Alle chinesischen Schriftzeichen“ und „Alle englischen Buchstaben“ als unterschiedliche Operationstypen aufgeführt, daher wird diesmal nur die Regel für chinesische Schriftzeichen gewählt. Wenn tatsächliche Ordner gemischte Inhalte aus Englisch, Zahlen und Chinesisch enthalten, sollte zuerst geklärt werden, welche Zeichen erhalten bleiben sollen, und dann getestet werden; das Löschen chinesischer Schriftzeichen darf nicht mit dem Löschen englischer Buchstaben zu einer Operation vermischt werden.

3. Warum können nicht einfach die zwei Zeichen links gelöscht werden?

Wenn alle Namen streng mit zwei chinesischen Zeichen beginnen, könnte das Löschen einer festen Anzahl von Zeichen ganz links zu einem ähnlichen Ergebnis führen. In realen Verzeichnissen ist die Länge der chinesischen Zeichen jedoch oft uneinheitlich, und chinesische Zeichen können auch an anderen Positionen auftreten. „Alle chinesischen Schriftzeichen“ entspricht eher dem Ziel, „alle chinesischen Zeichen zu löschen“, und vermeidet zudem, dass eine Regel mit fester Länge versehentlich Zahlen oder Symbole löscht.

4. Was tun, wenn nach dem Löschen das Risiko doppelter Namen besteht?

Der chinesische Teil dient manchmal der Unterscheidung. Wenn sich im selben Verzeichnis beispielsweise „Bericht03“ und „Fotos03“ befinden, werden beide nach dem Entfernen der chinesischen Zeichen zu „03“. Verzeichnisse derselben Ebene können in der Regel nicht gleichzeitig exakt denselben Namen tragen, daher muss vor der Ausführung geprüft werden, ob die verbleibenden Nummern eindeutig sind. Bei Konflikten können zuerst die Nummern geändert oder verschiedene Kategorien in getrennten Verzeichnissen chargenweise verarbeitet werden.

5. Wie sind rein chinesische Ordnernamen zu behandeln?

Wenn Namen nur aus chinesischen Zeichen wie „Bericht“ oder „Finanzen“ bestehen, bleiben nach dem Löschen aller chinesischen Zeichen keine Zeichen übrig. Es wird empfohlen, für solche Verzeichnisse zuerst gültige Nummern zu ergänzen und sie dann in die Stapelaufgabe aufzunehmen. Verzeichnisse, deren Nummer nicht bestätigt werden kann, sollten vorläufig ausgeschlossen werden, um unbrauchbare neue Namen zu vermeiden.

6. Sollte das ursprüngliche Verzeichnis gesichert werden?

Eine Sicherung wird empfohlen, insbesondere bei der Verarbeitung von Projektoriginalen, Finanzunterlagen, Kundendateien oder eindeutigen Archivbeständen. Es können zunächst einige repräsentative Ordner kopiert und die Regel an der Kopie getestet werden. Erst nachdem bestätigt wurde, dass Umfang der chinesischen Löschung, Beibehaltung der Nummern und Sortierungsänderungen akzeptabel sind, sollten die offiziellen Daten verarbeitet werden.

7. Werden Dateien innerhalb der Ordner umbenannt?

Der aktuell gewählte Funktionsname lautet „Text aus Ordnernamen löschen“, und in der Hinzufügeliste werden ebenfalls Ordnereinträge angezeigt. Ziel dieses Artikels sind daher Verzeichnisnamen, nicht interne Dateinamen von doc, docx, xls, xlsx, pptx, PDF oder Bildern. Wenn auch interne Dateinamen bereinigt werden müssen, sollte eine entsprechende Funktion für Dateinamen ausgewählt und die Regeln gesondert geprüft werden.

6. Prüfliste vor der Stapelbereinigung

• Bestätigen, dass bei allen Zielverzeichnissen die chinesische Beschreibung entfernt werden darf.
• Bestätigen, dass die nach dem Beibehalten verbleibenden numerischen Nummern auf derselben Ebene nicht doppelt vorkommen.
• Verzeichnisse herausfiltern, die nur Chinesisch enthalten und nach dem Löschen leer sein könnten.
• Prüfen, ob führende Nullen wie „001“ und „004“ erhalten bleiben müssen.
• Wichtige Ordner sichern oder zuerst an einer Kopie testen.
• Nach dem Hinzufügen der Datensätze Name, Pfad und Gesamtzahl der Datensätze prüfen.
• Als Operationstyp nur „Alle chinesischen Schriftzeichen“ wählen und nicht versehentlich „Alle Ziffern“ oder „Alle Inhalte“.
• Nach Abschluss der Verarbeitung anhand der Nummernzuordnung prüfen und nicht nur anhand der Sortierposition.

7. Zusammenfassung

Um chinesische Präfixe in Ordnernamen stapelweise zu entfernen und gleichzeitig numerische Codierungen beizubehalten, kann HeSoft Doc Batch Tool verwendet werden. Der tatsächliche Ablauf besteht darin, „Ordnername“ zu öffnen, „Text aus Ordnernamen löschen“ aufzurufen, die Zielverzeichnisse hinzuzufügen, in den Verarbeitungsoptionen „Alle chinesischen Schriftzeichen“ auszuwählen und dann dem Seitenablauf folgend die Speichereinstellungen abzuschließen und die Verarbeitung zu starten.

Im Vergleich zum Einzelumbenennen kann diese Methode dieselbe Regel auf einmal auf viele Ordnereinträge anwenden und eignet sich besonders für die zentrale Bereinigung von Projektnummern, Kundenarchiven, Scan-Chargen und Sicherungsverzeichnissen. Jetzt können zunächst einige wenige Verzeichnisse zum Testen ausgewählt werden, um zu bestätigen, dass Ergebnisse wie „Bericht03→03“ und „Projekt001→001“ korrekt sind, und anschließend kann die vollständige Ordnerliste in die Aufgabe aufgenommen werden, um die Stapelnormierung sicherer abzuschließen.