Anleitung zum Stapellöschen von Inhalten in der Mitte von Ordnernamen anhand von Start- und Endschlüsselwörtern

Wenn Sie die Informationen an beiden Enden des Ordnernamens beibehalten und nur die Versionsnummer, Anmerkungen oder den Chargentext zwischen bestimmten Start- und Endschlüsselwörtern löschen müssen, können Sie die Methode der Stapellöschung mit Begrenzungsortung verwenden. Dieser Artikel nimmt mehrere Projektverzeichnisse als Beispiel und zeigt, wie Sie in einer Bürosoftware zur Stapelverarbeitung von Ordnernamen die Löschfunktion auswählen, Datensätze importieren, START und _END als linken und rechten Text festlegen und den Schalter zum Einschließen der Begrenzungen deaktivieren, um ein einheitliches Benennungsergebnis START_END zu erhalten. Gleichzeitig werden eine Checkliste vor der Ausführung, Vorschläge zum Umgang mit abweichenden Namen und Methoden zur Ergebnisprüfung bereitgestellt.

Viele Teams behalten Projektname, Bearbeitungsphase und Endstatus im Ordnernamen bei, während Versionsnummer, Batch und temporäre Anmerkungen in der Mitte stehen. Solche Benennungen sind während des Projekts hilfreich zur Unterscheidung, doch bei Archivierung, Übergabe oder externer Freigabe müssen die mittleren Informationen möglicherweise einheitlich entfernt werden. Das Problem besteht darin, dass der mittlere Text jedes Ordners oft unterschiedlich ist: mal „alpha“, mal „2024Draft“, mal „batch001“, manchmal auch eine längere Anmerkung. Einzelnes Löschen ist nicht nur langsam, sondern erschwert auch die Einhaltung eines einheitlichen Formats für jeden Namen.

Für diese strukturierte Benennung kann der zu löschende Bereich über „Start- und Endbegriff“ festgelegt werden. Dabei geben Sie einen linken und einen rechten Text an und lassen die Software sämtliche Inhalte dazwischen entfernen. In diesem Artikel dienen START und _END als Begrenzungen, und die Umsetzung erfolgt über HeSoft Doc Batch Tool . Diese Software gehört zu den Büro-Stapelverarbeitungswerkzeugen; ihr Hauptnutzen liegt in der Stapelverarbeitung von Dateien und Ordnern, um wiederkehrende Arbeiten zu reduzieren. Für Nutzer, die viele Projektverzeichnisse, Kundenordner, Designentwurfsverzeichnisse oder Archivordner für Word, doc, docx, Excel, xlsx, PPT und PDF aufräumen müssen, ist dieses regelbasierte Vorgehen langfristig besser geeignet als manuelles Umbenennen.

1. Welches Problem löst dieser Artikel

Dieser Artikel verfolgt folgendes klares Ziel: Ordnernamen enthalten zwei bekannte Texte; der Inhalt an beiden Enden des Namens soll erhalten bleiben, während die wechselnden Zeichen zwischen den beiden Texten entfernt werden.

Beispielnamen folgen diesem Muster:

Projekt- oder Materialtyp_START_temporärer Inhalt_END_Bearbeitungsstatus

Ziel ist die einheitliche Umwandlung in:

Projekt- oder Materialtyp_START_END_Bearbeitungsstatus

Dabei gelten drei zentrale Bedingungen. Erstens handelt es sich bei den Verarbeitungsobjekten um Ordnernamen; zweitens sind die linke und rechte Begrenzung im Namen auffindbar; drittens steht der zu löschende Text zwischen den Begrenzungen. Solange diese Bedingungen erfüllt sind, kann dieselbe Regel auch bei unterschiedlich langen mittleren Inhalten angewendet werden.

2. Anwendungsbereiche

1. Entfernen von Versionsinformationen bei der Projektarchivierung

Während der Projektdurchführung können Verzeichnisse wie alpha, beta, oldVersion oder 2024Draft entstehen. Wenn nach Projektabschluss die vordere Projektkategorie und der hintere Archivstatus erhalten bleiben sollen, kann nur der Versionsbereich gelöscht werden.

2. Entfernen interner Anmerkungen bei der Materialübergabe

Interne Ordnernamen können Angaben wie privateText, removeThis oder debugInfo enthalten, die für externe Betrachter ungeeignet sind. Mit einheitlichen Begrenzungen lassen sie sich zwar leichter entfernen, doch nach der Ausführung sollte weiterhin stichprobenartig manuell geprüft werden.

3. Bereinigen von Batch-Nummern nach Abschluss einer Aufgabe

Beleg-, Datenimport- oder Bildverarbeitungsaufgaben werden häufig nach batch001, batch002 benannt. Nach Abschluss der Zusammenführung können die Batch-Felder gelöscht und Endstatus wie Paid, Clean oder Edited beibehalten werden.

4. Vereinheitlichen von Verzeichnisnamen unterschiedlicher Länge

Normales Ersetzen fester Zeichen setzt identischen zu ersetzenden Text voraus, während das Löschen zwischen Begrenzungen keinen einheitlichen mittleren Text erfordert. Wenn die mittleren Felder unterschiedlich lang sind, ist die Positionsbestimmung über zwei Texte daher einfacher.

3. Vorschau vor der Verarbeitung und Analyse der Namensstruktur

Im Screenshot vor der Verarbeitung sind mehrere Ordner aufgeführt, darunter Backup, Build, Client, Data, Design, Invoice, Notes, Photo, Project und Task. Jeder Name enthält START und _END; dazwischen steht der Inhalt, der diesmal gelöscht werden soll.

Beispiele:

• Backup_START_tempFiles_END_Final: Der Bereich um tempFiles muss gelöscht werden.
• Build_START_debugInfo_END_Release: Der Bereich um debugInfo muss gelöscht werden.
• Client_START_2024Draft_END_Archive: Der Bereich um 2024Draft muss gelöscht werden.
• Design_START_oldVersion_END_Approved: Der Bereich um oldVersion muss gelöscht werden.
• Project_START_alpha_END_Report: Der Bereich um alpha muss gelöscht werden.

Diese zu löschenden Inhalte unterscheiden sich voneinander, daher kann nicht einfach ein einzelnes Wort durch nichts ersetzt werden. Der richtige Ansatz besteht darin, START als linken Positionierungstext und _END als rechten Positionierungstext zu behandeln und anschließend den Bereich dazwischen einheitlich zu entfernen. Die roten Markierungen verweisen genau auf solche dynamischen Inhalte.

4. Vorschau nach der Verarbeitung und Ergebnisbeurteilung

Nach der Stapelverarbeitung wurden die dynamischen Texte aus den ursprünglichen Namen entfernt, und die Verzeichnisnamen wurden in eine einheitlichere Form überführt.

Die im Screenshot gezeigten Ergebnisse umfassen:

• Backup_START_END_Final
• Build_START_END_Release
• Client_START_END_Archive
• Data_START_END_Clean
• Design_START_END_Approved
• Invoice_START_END_Paid
• Notes_START_END_Public
• Photo_START_END_Edited
• Project_START_END_Report
• Task_START_END_Done

Ob das Ergebnis korrekt ist, lässt sich an drei Punkten prüfen: Ist der Namensanfang noch vorhanden, entsprechen START- und END-Markierung den Erwartungen, und wurden die Endstatus wie Final, Release oder Archive nicht verändert? Wenn alle drei Teile stimmen, ist der Löschbereich sinnvoll festgelegt.

5. Detaillierte Bedienschritte

Schritt 1: „Text aus Ordnernamen löschen“ öffnen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool . Die linke Navigationsleiste enthält Werkzeuge für Dateinamen, Ordnernamen, Dateiablage und verschiedene Bürodokumenttypen. Da diesmal Ordner und keine Dateien geändert werden sollen, klicken Sie auf „Ordnernamen“. Wählen Sie in der Funktionskarte „Text aus Ordnernamen löschen“.

Nach der Auswahl gelangen Sie in einen eigenständigen Verarbeitungsassistenten. Oben auf der Seite werden vier Phasen angezeigt: „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, „Verarbeitungsoptionen festlegen“, „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Dieser schrittweise Ablauf hilft, zuerst die Objekte zu bestimmen, dann die Regel zu erstellen und schließlich die Aufgabe auszuführen, statt Auswahlumfang und Verarbeitungsbedingungen zu vermischen.

Schritt 2: Zu verarbeitende Datensätze hinzufügen und filtern

Klicken Sie in der Phase „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ auf „Ordner hinzufügen“. Nachdem Sie die umzubenennenden Ordner hinzugefügt haben, zeigt die Liste zu jedem Datensatz Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit an.

In der Beispielliste befinden sich insgesamt 10 Datensätze, alle unter dem angezeigten Testpfad. In der Praxis sollten Nutzer nicht nur den Ordnernamen, sondern auch den vollständigen Pfad prüfen. An verschiedenen Speicherorten können Ordner mit gleichem Namen existieren; wird versehentlich ein anderes Projektverzeichnis ausgewählt, wirkt sich die Stapelregel auch darauf aus.

Über das Löschsymbol in der Aktionsspalte können einzelne nicht benötigte Datensätze ausgeschlossen werden. Die Oberfläche bietet außerdem „Filtern“ und „Sortieren“ als Hilfsmittel zur Listenansicht; die genaue Verwendung richtet sich nach der aktuellen Softwareoberfläche. Wurde die gesamte Liste fehlerhaft ausgewählt, können Sie auf „Leeren“ klicken und die Ordner erneut hinzufügen. Klicken Sie nach der Prüfung unten auf „Weiter“.

Schritt 3: Löschen zwischen zwei Texten auswählen

In „Verarbeitungsoptionen festlegen“ stehen verschiedene Aktionstypen zur Verfügung, etwa alle Ziffern, alle Leerzeichen, die letzten Zeichen, sämtlicher Inhalt links oder rechts von einem Text sowie Positionsbereiche. Wählen Sie in diesem Beispiel „Gesamten Inhalt zwischen zwei Texten“.

Geben Sie anschließend Folgendes ein:

1. Linker Text: START
2. Rechter Text: _END

Beide Felder tragen eine Pflichtmarkierung, die Begrenzungsinformationen dürfen also nicht leer sein. Verwenden Sie bei der Eingabe halbbreite englische Zeichen und achten Sie darauf, dass der rechte Text mit einem Unterstrich beginnt. Falls die ursprünglichen Namen andere Symbole verwenden, tragen Sie den tatsächlichen Namen ein und übernehmen Sie das Beispiel nicht mechanisch.

Schritt 4: Festlegen, ob die Begrenzungsbegriffe gelöscht werden

Unter den Eingabefeldern für den linken und rechten Text befinden sich die Schalter „Linken Text einschließen“ und „Rechten Text einschließen“. Sie bestimmen, ob die Positionsbegriffe selbst in den Löschbereich einbezogen werden.

Damit die in der Nachher-Ansicht gezeigte Struktur START_END entsteht, bleiben beide Schalter deaktiviert. In diesem Fall löscht die Software nur den Inhalt zwischen START und _END, nicht jedoch START oder _END. Dies lässt sich mit „Project_START_alpha_END_Report“ prüfen: Nach dem Entfernen des mittleren Bereichs entsteht „Project_START_END_Report“.

Soll die tatsächliche Anforderung darin bestehen, START mitzulöschen oder die END-Markierung nicht beizubehalten, müssen Schalterzustand und Begrenzungsschreibweise neu bewertet werden. Verarbeiten Sie nicht alle Verzeichnisse, ohne das Ergebnis zu kennen. Am sichersten ist es, zunächst einige Kopien zu erstellen, verschiedene Einstellungen an Testdaten auszuprobieren und erst danach die endgültige Regel festzulegen.

Schritt 5: Speicherort festlegen

Klicken Sie nach Abschluss der Regel auf „Weiter“, um zu „Speicherort festlegen“ zu gelangen. Bestimmen Sie in dieser Phase den Zielort anhand der tatsächlich angezeigten Optionen und stellen Sie sicher, dass das Zielverzeichnis normal zugänglich ist. Für wichtige Daten empfiehlt es sich, eine unbearbeitete Kopie aufzubewahren, damit bei unerwarteten Namensergebnissen eine Wiederherstellung oder Neukonfiguration möglich ist.

Beachten Sie außerdem, dass veränderte Ordnernamen bestehende Verknüpfungen, Skriptpfade, Dokument-Hyperlinks oder Synchronisierungsaufgaben ungültig machen können. Werden diese Verzeichnisse von anderen Geschäftsprozessen referenziert, sollten die Zuordnung alter und neuer Namen dokumentiert und die betroffenen Nutzer informiert werden.

Schritt 6: Stapelverarbeitung starten

Nach Abschluss der Speichereinstellungen gelangen Sie zu „Verarbeitung starten“ und führen die Aufgabe gemäß den Anweisungen der Oberfläche aus. Ändern Sie während der Verarbeitung diese Verzeichnisse nicht gleichzeitig manuell im Explorer und schließen Sie möglichst Programme, die auf die Zielordner zugreifen. Dadurch lassen sich Störungen durch belegte Pfade oder Namensänderungen verringern.

Prüfen Sie nach Abschluss nicht nur, ob die Softwareaufgabe beendet ist, sondern öffnen Sie auch das tatsächliche Verzeichnis zur Ergebniskontrolle. Gleichen Sie Datensatzanzahl, verarbeitete Ordneranzahl und erwartete Namen ab. Im Beispiel waren es vor der Verarbeitung 10 Datensätze; auch nach der Verarbeitung sollten die entsprechenden 10 Verzeichnisse auffindbar sein.

6. Checkliste vor der Ausführung

Um das Risiko einer fehlerhaften Stapelumbenennung zu senken, können Sie vor dem Klicken auf „Verarbeitung starten“ folgende Punkte prüfen:

• Enthalten alle Zielnamen sowohl den linken als auch den rechten Text?
• Stimmen Groß-/Kleinschreibung und Symbole von START und _END exakt mit den ursprünglichen Namen überein?
• Entsprechen beide „Einschließen“-Schalter dem erwarteten Ergebnis?
• Können durch das Löschen leere oder unvollständige Namen entstehen?
• Können im selben Pfad gleichnamige Ordner entstehen?
• Werden die zu verarbeitenden Verzeichnisse von Word, Excel, Explorer, Synchronisierungswerkzeugen oder anderen Programmen verwendet?
• Wurden für wichtige Daten Sicherungen oder Testkopien erstellt?
• Entspricht der Speicherort der aktuellen Aufgabenplanung?

Die Stapelverarbeitung selbst kann viel Zeit sparen, doch ihr Effizienzvorteil kommt nur bei präzisen Regeln voll zum Tragen. Einige Minuten für die Prüfung sind in der Regel günstiger als nachträgliche Korrekturen jedes einzelnen Eintrags.

7. Häufige Fragen und Hinweise

1. Was passiert, wenn zwischen linkem und rechtem Text kein Inhalt steht?

Lautet der Name bereits START_END, also ohne zusätzliche Zeichen zwischen den Begrenzungen, entspricht er möglicherweise schon dem Zielformat. Um unnötige Vorgänge zu vermeiden, können solche Datensätze beim Hinzufügen zur Liste ausgeschlossen oder zunächst per Test das tatsächliche Verarbeitungsergebnis der Software ermittelt werden.

2. Was tun, wenn nur der linke Text, aber kein rechter Text vorhanden ist?

Ein solcher Name erfüllt die vollständige Bedingung „zwischen zwei Texten“ nicht. Kürzen Sie die Begrenzung nicht willkürlich, nur um ihn abzudecken, da dies andere normale Namen beeinträchtigen kann. Es empfiehlt sich, abweichende Datensätze separat zusammenzustellen und dann eine zu ihrer Struktur passende Regel zu wählen.

3. Was tun, wenn ein Name mehrere gleiche Begrenzungspaare enthält?

Mehrere Begrenzungspaare können zu einem uneindeutigen Zuordnungsbereich führen. Kopieren Sie den Namen zunächst für einen Einzeltest und beobachten Sie das tatsächliche Ergebnis. Lässt sich der Zielbereich durch einen vollständigeren und eindeutigeren Text abgrenzen, bevorzugen Sie eine eindeutige Begrenzung.

4. Warum nicht direkt Suchen und Ersetzen verwenden?

Wenn der mittlere Text vollständig identisch ist, kann Suchen und Ersetzen ausreichen; im Beispiel dieses Artikels unterscheiden sich Inhalte wie tempFiles, debugInfo, alpha oder batch001 jedoch. Mit linker und rechter Positionsbestimmung kann eine einzige Regel viele verschiedene mittlere Texte abdecken und der Regelpflegeaufwand sinkt.

5. Löscht die Stapelumbenennung Dateien in den Ordnern?

Die hier beschriebene Funktion bezieht sich auf Ordnernamen. Verarbeitet werden Zeichen im Namen, nicht der aktive Inhalt der Ordner. Jede Stapelumbenennung kann jedoch Programme beeinträchtigen, die auf alte Pfade angewiesen sind; daher sind Sicherung und Prüfung der Pfadreferenzen weiterhin erforderlich.

6. Können chinesische Begrenzungen verarbeitet werden?

Ob dies geeignet ist, hängt von der tatsächlichen Namensstruktur ab. Grundsätzlich sollten Begrenzungen real im Ordnernamen vorhandene und ausreichend stabile Texte sein. Ob chinesische, englische, numerische oder kombinierte Zeichen verwendet werden, sollte zunächst an wenigen Beispielen geprüft werden und nicht allein anhand des Zeichentyps entschieden werden.

8. Wie die Ergebnisse der Stapelverarbeitung geprüft werden

Nach Abschluss der Aufgabe eignet sich ein dreistufiges Prüfverfahren: „Anzahl abgleichen, Namen stichprobenartig prüfen, Pfadzugriff testen“. Gleichen Sie zunächst die Ordneranzahl vor und nach der Verarbeitung ab, um sicherzustellen, dass nichts fehlt. Prüfen Sie anschließend mehrere Namen am Anfang, in der Mitte und am Ende der Liste, insbesondere Datensätze mit Ziffern, langen Texten und Sonderzeichen. Öffnen Sie schließlich einige verarbeitete Ordner und bestätigen Sie, dass die darin enthaltenen Dateien normal zugänglich sind.

Werden die Verzeichnisse im Team gemeinsam genutzt, sollte außerdem geprüft werden, ob gängige Verknüpfungen oder Geschäftssysteme die neuen Pfade weiterhin finden. Treten Abweichungen auf, sollten nachfolgende Aufgaben unterbrochen und die Begrenzungseinstellungen anhand der Testkopie analysiert werden, statt den Verarbeitungsumfang weiter auszudehnen.

9. Zusammenfassung

Das Entfernen mittlerer Ordnernamenbestandteile anhand von Start- und Endbegriffen eignet sich für Verzeichnisse, deren mittlere Felder uneinheitlich sind, deren linke und rechte Begrenzung jedoch übereinstimmen. Im Beispiel dieses Artikels wird in HeSoft Doc Batch Tool „Text aus Ordnernamen löschen“ gewählt, 10 Ordner werden hinzugefügt, anschließend wird „Gesamten Inhalt zwischen zwei Texten“ ausgewählt, START und _END werden als linker und rechter Text festgelegt, und beide Schalter zum Einschließen der Begrenzungen bleiben deaktiviert. Dadurch werden die verschiedenen temporären Inhalte einheitlich entfernt.

Im Vergleich zum einzelnen Umbenennen kann die Stapelverarbeitung mit Bürosoftware die wiederholte Eingabe deutlich reduzieren und zugleich eine einheitliche Benennungsregel gewährleisten. Es empfiehlt sich, zunächst einige Verzeichnisse zu kopieren und einen Testlauf durchzuführen, um zu bestätigen, dass die Ausgabestruktur START_END, der Speicherort und der Dateizugriff normal funktionieren, bevor die vollständigen Daten verarbeitet werden. Ordner mit unterschiedlicher Struktur sollten in getrennten Aufgaben gruppiert werden, statt alle Fälle mit einer einzigen Regel abzudecken.