Wie kann ich alle chinesischen Zeichen aus vielen Ordnernamen, die Chinesisch und Zahlen enthalten, mit einem Klick löschen?

Angesichts Dutzender oder Hunderter Ordner mit „chinesischem Namen + Nummer“ ist das manuelle Löschen chinesischer Zeichen langsam und kann leicht die Nummerierung beschädigen. Dieser Artikel verwendet Verzeichnisse wie Bericht03, Sicherung1000, Besprechung808 und Projekt001 als Beispiele und erklärt, wie Sie in HeSoft Doc Batch Tool die Funktion zum Benennen von Ordnern aufrufen, Datensätze stapelweise hinzufügen und „Alle chinesischen Zeichen“ als Löschbedingung auswählen. Nach der Verarbeitung erhalten Sie Namen wie 03, 1000, 808 und 001. Außerdem werden Namenskonflikte, Verzeichnisse mit rein chinesischen Namen, Änderungen der Sortierung und Methoden zur Sicherungsprüfung erläutert.

Wenn eine große Anzahl von Ordnern nach Nummern geliefert werden muss, stellen chinesische Namen im Sortierungsprozess oft ein Hindernis dar. Beispielsweise hat eine Abteilung die Verzeichnisse anfangs zur besseren Erkennbarkeit als „Bericht03“, „Backup1000“, „Finanzen606“ und „Projekt001“ benannt. In der Phase des Systemimports, des Datenabgleichs oder der externen Lieferung wird jedoch verlangt, dass die Verzeichnisse nur noch Ziffern enthalten. Das manuelle Löschen der chinesischen Zeichen kostet nicht nur Zeit, sondern kann auch dazu führen, dass führende Nullen versehentlich entfernt, Nummern falsch eingegeben oder einzelne Ordner übersehen werden.

Für solche sich wiederholenden Aufgaben kann HeSoft Doc Batch Tool einheitlich verwendet werden. Diese Bürosoftware bietet eine Funktion zur Stapelverarbeitung von Ordnernamen. Damit können Sie zunächst die Zielverzeichnisse zentral hinzufügen und anschließend nach festgelegten Regeln Text aus den Namen entfernen. Dieser Artikel erläutert anhand der tatsächlichen Benutzeroberfläche, wie Sie alle chinesischen Zeichen aus Ordnernamen entfernen und was Sie vor und nach der Ausführung überprüfen sollten.

1. Das konkrete Problem, das in diesem Artikel behandelt wird

Die ursprünglichen Namen in diesem Beispiel sind keine identischen chinesischen Präfixe, sondern bestehen aus unterschiedlichen chinesischen Bezeichnungen und Ziffern. Die erforderlichen Umwandlungen umfassen:

• Bericht03 wird zu 03;
• Backup1000 wird zu 1000;
• Finanzen606 wird zu 606;
• Export55 wird zu 55;
• Archiv99 wird zu 99;
• Besprechung808 wird zu 808;
• Kunde202 wird zu 202;
• Entwurf004 wird zu 004;
• Projekt001 wird zu 001;
• Fotos77 wird zu 77.

Die Umwandlungsregel lässt sich so zusammenfassen: Alle chinesischen Zeichen aus dem Ordnernamen entfernen und die numerische Nummer im Namen beibehalten. Da die chinesischen Begriffe unterschiedlich sind, ist das wortweise Suchen und Ersetzen nicht effizient. Die Auswahl von „Alle chinesischen Zeichen“ nach Zeichentyp eignet sich besser für eine solche batchweise Bereinigung.

2. Anwendungsszenarien

1. Einheitliche Verzeichnisnummern vor der Datenlieferung

Auftraggeber, Archivabteilungen oder Datenplattformen können vorschreiben, dass Verzeichnisse nur Projektnummern verwenden dürfen. In diesem Fall können vor der Lieferung chinesische Bezeichnungen wie „Projekt“, „Entwurf“ oder „Bericht“ entfernt werden, damit die Ordnernamen einheitlich bleiben.

2. Batchweises Ordnen von Kunden- und Besprechungsunterlagen

Kundenunterlagen, Besprechungsprotokolle und Vertragsanhänge werden häufig nach Geschäftsbezeichnung plus fortlaufender Nummer gespeichert. Beim späteren Import in ein Verwaltungssystem können die chinesischen Zeichen entfernt werden, sodass nur die Ziffern als Primärschlüssel oder Chargennummer erhalten bleiben.

3. Standardisierung von Scan-, Foto- und Backup-Verzeichnissen

Scans, Fotos und Backup-Dateien werden in der Regel nach Chargen abgelegt. Wenn ein Automatisierungsprogramm rein numerische Verzeichnisse verlangt, müssen „Fotos77“ und „Backup1000“ entsprechend in „77“ und „1000“ umbenannt werden.

4. Zentrale Bereinigung historischer Verzeichnisse mehrerer Abteilungen

Verschiedene Abteilungen können unterschiedliche chinesische Bezeichnungen wie „Finanzen“, „Export“ oder „Archiv“ verwenden. Durch das batchweise Entfernen aller chinesischen Zeichen lässt sich vermeiden, für jedes Präfix eine eigene Regel zu erstellen, was wiederholte Einstellungen reduziert.

Diese Methode ist nicht auf Ordner beschränkt, die Word-, doc- oder docx-Dokumente enthalten. Sie kann auch für Verzeichnisse mit Excel-, xlsx-, PowerPoint-, PDF-, Bild- oder anderen Dateien verwendet werden, da hier der Ordnername selbst und nicht das darin enthaltene Dateiformat bearbeitet wird.

3. Vorschau des Ergebnisses

Verzeichniszustand vor der Verarbeitung

Die Ordnernamen im Screenshot bestehen aus chinesischen Zeichen und Ziffern. Die rote Markierung hebt die zu entfernenden chinesischen Bestandteile hervor, während die Ziffern die weiterhin gültigen Nummern darstellen.

An der Namensstruktur ist zu erkennen, dass die Nummernlängen der verschiedenen Verzeichnisse nicht einheitlich sind. Es gibt zwei-, drei- und vierstellige Nummern sowie Nummern mit führenden Nullen wie „001“ und „004“. Daher besteht beim manuellen Eingeben neuer Namen die Gefahr, das Nummernformat zu beschädigen. Sicherer ist es, die chinesischen Zeichen direkt aus dem ursprünglichen Namen zu entfernen, damit die ursprünglichen Ziffern unverändert bleiben.

Verzeichniszustand nach der Verarbeitung

Nach Abschluss der Aufgabe werden die Ordner mit rein numerischen Namen angezeigt, darunter „03“, „55“, „77“, „99“, „202“, „606“, „808“, „1000“ sowie die Namen mit führenden Nullen „001“ und „004“.

Die verarbeiteten Ordner werden möglicherweise nach den neuen Namen neu sortiert, sodass „001“ am Anfang und „1000“ am Ende der Liste erscheint. Eine geänderte Sortierung bedeutet nicht, dass sich die Nummern geändert haben. Bei der Überprüfung sollte kontrolliert werden, ob jede Nummer vorhanden ist, und die Gesamtzahl der Ordner vor und nach der Verarbeitung verglichen werden.

4. Vorgehensweise: Alle chinesischen Zeichen batchweise aus Ordnernamen entfernen

Schritt 1: Die Funktion „Ordnernamen“ aufrufen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und klicken Sie in der linken Funktionsnavigation auf „Ordnernamen“. Im rechten Hauptbereich erscheinen die Funktionskarten, die mit der Umbenennung von Verzeichnissen zusammenhängen.

Wählen Sie „Text aus Ordnernamen entfernen“. Diese Funktion dient dazu, Inhalte, die einer Regel entsprechen, aus einer Reihe von Ordnernamen zu entfernen. In diesem Artikel werden die chinesischen Zeichen nicht durch anderen Text ersetzt, und es werden auch keine Präfixe oder Suffixe hinzugefügt. Daher müssen Sie nicht die Funktionen zum Suchen und Ersetzen, zum Einfügen von Text oder zum Hinzufügen von Präfixen und Suffixen aufrufen.

Zweck dieses Schritts: Die richtige Seite für die batchweise Löschaufgabe aufrufen.
Erwartetes Ergebnis: Die Seite zeigt den mehrstufigen Arbeitsablauf und ermöglicht das Hinzufügen der zu verarbeitenden Ordner.

Schritt 2: Zielverzeichnisse hinzufügen und überprüfen

Klicken Sie auf der Seite „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ oben rechts auf „Ordner hinzufügen“ und fügen Sie die Ordner hinzu, aus deren Namen die chinesischen Zeichen entfernt werden sollen. Im Beispiel-Screenshot wurden zehn Verzeichnisse auf einmal hinzugefügt.

Die Liste zeigt für jeden Datensatz Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit. Klicken Sie jetzt nicht voreilig auf „Weiter“, sondern nutzen Sie die Tabelle für die wichtigste Überprüfung vor der Stapelverarbeitung.

1. Prüfen Sie, ob alle Namen dem Muster „chinesische Zeichen und Nummer gemischt“ entsprechen.
2. Prüfen Sie, ob die Pfade auf das richtige Arbeitsverzeichnis zeigen, um gleichnamige Ordner an anderen Speicherorten zu vermeiden.
3. Prüfen Sie, ob die Gesamtzahl der Datensätze mit der geplanten Anzahl übereinstimmt.
4. Stellen Sie sicher, dass keine Systemverzeichnisse, freigegebenen Verzeichnisse oder aktuell verwendeten Projektverzeichnisse hinzugefügt wurden, die nicht umbenannt werden dürfen.
5. Entfernen Sie versehentlich hinzugefügte Datensätze über das Löschsymbol in der jeweiligen Zeile.

Die Seite bietet außerdem die Funktion „Leeren“, die sich eignet, wenn der gesamte Auswahlbereich fehlerhaft ist und neu begonnen werden soll. Nachdem Sie bestätigt haben, dass alle zehn Beispieldatensätze korrekt sind, klicken Sie auf „Weiter“.

Zweck dieses Schritts: Eine genaue Liste für die Stapelverarbeitung erstellen.
Erwartetes Ergebnis: Alle umzubenennenden Ordner erscheinen in der Liste, ohne Mehrfachauswahl, fehlende Auswahl oder Pfadfehler.

Schritt 3: „Alle chinesischen Zeichen“ als Löschoption auswählen

Nach dem Aufrufen von „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie mehrere Aktionstypen. Klicken Sie auf das Optionsfeld vor „Alle chinesischen Zeichen“, um es auszuwählen.

Diese Einstellung ist der entscheidende Punkt des gesamten Vorgangs. „Alle chinesischen Zeichen“ bedeutet, dass das Löschziel die chinesischen Zeichen im Namen sind und nicht Ziffern, englische Buchstaben oder der gesamte Inhalt. Bei „Entwurf004“ bleibt nach dem Entfernen von „Entwurf“ die Nummer „004“ übrig; bei „Backup1000“ bleibt nach dem Entfernen von „Backup“ die Nummer „1000“ übrig.

Auf der Seite gibt es außerdem Regeln wie „Alle Ziffern“, „Alle Leerzeichen“, „Die ersten Zeichen von links“, „Die ersten Zeichen von rechts“, „Alles zwischen zwei Texten“, „Alle englischen Buchstaben“, „Gesamter Inhalt“ und „Positionsbereich“. Diese Optionen decken andere Anforderungen ab, sind für dieses Beispiel jedoch nicht geeignet. Wählen Sie insbesondere nicht versehentlich „Alle Ziffern“, da sonst die eigentlich zu erhaltenden Nummern gelöscht würden.

Klicken Sie nach dem Auswählen von „Alle chinesischen Zeichen“ auf „Weiter“, um den weiteren Ablauf fortzusetzen.

Zweck dieses Schritts: Den zu löschenden Zeichentyp festlegen.
Erwartetes Ergebnis: Die Software verarbeitet jeden Ordnernamen so, dass chinesische Zeichen gelöscht und Ziffern beibehalten werden.

Schritt 4: Speicherort festlegen

Anhand der Schrittnavigation oben auf der Seite folgt nach den Verarbeitungsoptionen der Schritt „Speicherort festlegen“. Bestätigen Sie in diesem Abschnitt die speicherbezogenen Einstellungen entsprechend den tatsächlichen Hinweisen auf der Seite. Da es sich um eine batchweise Namensbearbeitung handelt, sollten Sie auch hier besonders auf den Zielpfad achten, um die Verarbeitungsergebnisse nicht mit anderen Geschäftsverzeichnissen zu vermischen.

Der Screenshot zeigt die konkreten Optionen dieses Abschnitts nicht. Orientieren Sie sich daher bei der Ausführung an den tatsächlich in der aktuellen Programmoberfläche angezeigten Inhalten und suchen Sie nicht nach Schaltflächen oder Parametern, die in der Oberfläche nicht sichtbar sind.

Zweck dieses Schritts: Die Speichereinstellungen vor der Ausführung abschließen.
Erwartetes Ergebnis: Der Ablauf kann mit dem Abschnitt „Verarbeitung starten“ fortgesetzt werden.

Schritt 5: Verarbeitung starten und Ergebnis prüfen

Führen Sie im Abschnitt „Verarbeitung starten“ die Stapelaufgabe entsprechend den Hinweisen auf der Seite aus. Öffnen Sie nach Abschluss das entsprechende Verzeichnis und prüfen Sie, ob die chinesischen Zeichen aus den Ordnernamen entfernt wurden.

Es wird empfohlen, die Abnahme in folgender Reihenfolge durchzuführen: Prüfen Sie zuerst „Projekt001“ und „Entwurf004“, um sicherzustellen, dass die führenden Nullen noch vorhanden sind. Prüfen Sie danach „Backup1000“, um die vollständige vierstellige Nummer zu bestätigen. Prüfen Sie anschließend kürzere Nummern wie „Bericht03“ und „Export55“. Zählen Sie zum Schluss die Gesamtzahl der Ordner und kontrollieren Sie, ob Datensätze nicht erfolgreich umbenannt wurden.

Zweck dieses Schritts: Die batchweise Löschung ausführen und das Ergebnis überprüfen.
Erwartetes Ergebnis: Chinesische Zeichen sind entfernt, die numerischen Nummern sind erhalten, und die Anzahl der Zielverzeichnisse entspricht dem Stand vor der Verarbeitung.

5. Risiken, die vor der Ausführung beachtet werden müssen

1. Nach dem Entfernen chinesischer Zeichen können gleichnamige Ordner entstehen

Angenommen, im selben Verzeichnis existieren sowohl „Projekt001“ als auch „Bericht001“. Nach der Verarbeitung würden beide den Namen „001“ verwenden. Da am selben Speicherort nicht zwei vollständig gleichnamige Ordner normal bestehen können, kann es bei solchen Datensätzen zu Konflikten kommen. Vor der Ausführung sollten Sie eine Liste der beizubehaltenden Nummern erstellen und prüfen, ob die Ziffern eindeutig sind.

2. Rein chinesische Namen haben möglicherweise keinen verbleibenden Inhalt

Nach dem Entfernen der chinesischen Zeichen aus „Bericht03“ bleibt noch „03“ übrig. Wird jedoch ein rein chinesischer Name wie „Temporäre Unterlagen“ um alle chinesischen Zeichen bereinigt, bleiben keine Zeichen erhalten. Wenn Sie rein chinesische Verzeichnisse finden, sollten Sie ihnen zuerst eine Nummer ergänzen oder sie vorerst nicht in die Aufgabenliste aufnehmen.

3. Die chinesischen Zeichen selbst können wichtige Klassifizierungsinformationen enthalten

Nach dem Entfernen der chinesischen Zeichen enthalten die Verzeichnisse nur noch Nummern. Wenn die Teammitglieder nicht wissen, wofür eine Nummer steht, kann die spätere Suche schwierig werden. Es wird empfohlen, vor der Verarbeitung eine Zuordnungstabelle „ursprünglicher Name – neue Nummer“ zu exportieren oder manuell zu speichern. Alternativ können Sie in einer anderen Verwaltungstabelle festhalten, welchem Projekt, Kunden und Materialtyp die jeweilige Nummer entspricht.

4. Aktuell verwendete Verzeichnisse sollten nicht direkt verarbeitet werden

Wenn der Zielordner gerade von anderen Programmen, Synchronisierungstools oder Teammitgliedern verwendet wird, kann die Umbenennung bestehende Pfadverweise beeinträchtigen. Führen Sie die Verarbeitung idealerweise in einem Zeitraum durch, in dem niemand bearbeitet und keine Synchronisierungsaufgaben laufen, und informieren Sie die betroffenen Personen vorab.

5. Wichtige Daten sollten zuerst gesichert werden

Der Vorteil der Stapelverarbeitung ist die hohe Geschwindigkeit. Wenn jedoch der Umfang oder die Regel falsch gewählt wird, sind viele Datensätze gleichzeitig betroffen. Für Finanz-, Kunden-, Projektlieferungs- und Archivdaten sollten Sie zuerst ein Backup erstellen. Sie können auch drei bis fünf repräsentative Ordner kopieren und einen kleinen Test durchführen. Erweitern Sie den Umfang erst, nachdem die Regel bestätigt wurde.

6. Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Handelt es sich um das batchweise Löschen von Ordnern oder um batchweises Umbenennen?

In diesem Artikel wird die Funktion „Text aus Ordnernamen entfernen“ verwendet. Ihr Ziel ist es, bestimmte Zeichen aus den Namen zu entfernen und dadurch eine batchweise Umbenennung durchzuführen. Die Ordnereinträge selbst werden dabei nicht gelöscht. Das Löschsymbol in der Liste dient jedoch dazu, einen Datensatz aus der aktuellen Aufgabe zu entfernen. Achten Sie bei der Bedienung daher stets darauf, auf welcher Seite Sie sich befinden und welches Objekt bearbeitet wird.

Frage 2: Kann ich nur die beiden Zeichen „Projekt“ entfernen?

Wenn alle Ordner dasselbe feste Schlüsselwort enthalten, können Sie Funktionen in Verbindung mit Suchen und Ersetzen in Betracht ziehen. In diesem Beispiel umfassen die chinesischen Begriffe jedoch verschiedene Inhalte wie „Bericht“, „Finanzen“, „Kunde“ und „Fotos“. Daher ist die direkte Auswahl von „Alle chinesischen Zeichen“ effizienter und entspricht besser dem Ziel, alle chinesischen Zeichen auf einmal zu bereinigen.

Frage 3: Wird aus der Nummer 001 automatisch 1?

Das Beispielergebnis zeigt weiterhin „001“. Das bedeutet, dass der durch das Entfernen der chinesischen Zeichen entstandene neue Ordnername die ursprünglichen führenden Nullen beibehält. Bei wichtigen Verzeichnissen mit strengen Codierungsvorgaben sollten Sie das Ergebnis jedoch auch nach der Verarbeitung einzeln oder stichprobenartig prüfen und die Abnahme nicht auslassen.

Frage 4: Warum wird das Ergebnis nicht in der ursprünglichen Reihenfolge angezeigt?

Wenn die ursprünglichen Namen mit chinesischen Zeichen beginnen, sortiert der Dateimanager möglicherweise nach chinesischen Regeln. Nach der Umwandlung in numerische Namen sortiert das System nach den neuen Namensregeln neu. Solange Nummerninhalt und Anzahl korrekt sind, hat die veränderte Anzeigeposition in der Regel keinen Einfluss auf das Verarbeitungsergebnis.

Frage 5: Was tun, wenn im Namen auch Leerzeichen oder englische Buchstaben enthalten sind?

„Alle chinesischen Zeichen“ bezieht sich auf chinesische Schriftzeichen. In der Oberfläche sind „Alle Leerzeichen“ und „Alle englischen Buchstaben“ eigenständige Optionen. Das zeigt, dass für verschiedene Zeichentypen jeweils eigene Regeln gelten. Wenn zusätzlich Leerzeichen oder englische Buchstaben entfernt werden müssen, sollten Sie je nach endgültiger Namensvorgabe weitere Verarbeitungsschritte separat planen und zuerst an einer Kopie testen, um zu vermeiden, dass eine einmalige Einstellung nicht dem tatsächlichen Ziel entspricht.

Frage 6: Wie viele Ordner sollten auf einmal hinzugefügt werden?

Der Screenshot zeigt zehn Datensätze. Die tatsächliche Stapelgröße sollte jedoch je nach Wichtigkeit der Daten und Prüfkapazität festgelegt werden. Bei der ersten Verwendung wird empfohlen, mit einer kleinen Stichprobe zu beginnen. Nachdem Sie mit den Regeln vertraut sind, können Sie größere Listen verarbeiten. Unabhängig von der Anzahl sollten Sie immer die Gesamtzahl der Datensätze, die Pfade und das Risiko doppelter Namen prüfen.

7. Methoden für eine sicherere batchweise Umbenennung von Ordnern

Effizienz bedeutet nicht, auf Prüfungen zu verzichten. Es wird ein dreistufiger Ablauf aus „Test – Überprüfung – offizielle Ausführung“ empfohlen. Kopieren Sie zunächst eine kleine Anzahl repräsentativer Verzeichnisse, darunter normale Ziffern, führende Nullen, lange Nummern und potenziell doppelte Namen. Führen Sie anschließend den Test gemäß den Schritten in diesem Artikel mit „Alle chinesischen Zeichen“ durch. Vergleichen Sie das Ergebnis zum Schluss einzeln mit der vorab erstellten Umwandlungstabelle.

Wenn das Testergebnis den Anforderungen entspricht, fügen Sie die vollständigen Verzeichnisse hinzu. Prüfen Sie nach Abschluss der offiziellen Verarbeitung mindestens die Gesamtzahl der Datensätze, typische Nummern, das Risiko leerer Namen und Konflikte durch gleiche Namen. Für langfristig wiederkehrende Aufgaben der Datenorganisation können Sie die Namenskonvention zusätzlich in die Team-Arbeitsanweisungen aufnehmen und festlegen, dass neue Verzeichnisse von Anfang an eindeutige Nummern verwenden, um den späteren Bereinigungsaufwand an der Quelle zu reduzieren.

8. Zusammenfassung

Bei einer großen Anzahl von Ordnernamen aus „chinesischen Zeichen + Ziffern“ besteht der direkteste batchweise Verarbeitungsansatz nicht darin, neue Namen einzeln einzugeben, sondern einheitlich alle chinesischen Zeichen aus den Namen zu entfernen. Wenn Sie HeSoft Doc Batch Tool verwenden, rufen Sie nacheinander „Ordnernamen“ und „Text aus Ordnernamen entfernen“ auf, fügen die Zielverzeichnisse hinzu, wählen bei den Verarbeitungsoptionen „Alle chinesischen Zeichen“, schließen dann die Einstellungen für den Speicherort ab und starten die Verarbeitung. So werden Namen wie „Besprechung808“, „Kunde202“ und „Projekt001“ in „808“, „202“ und „001“ umgewandelt.

Diese Methode reduziert wiederholtes Klicken und manuelle Eingaben und eignet sich besonders für Archivierung, Projektlieferung, Migration von Kundendaten und die Standardisierung von Chargenverzeichnissen. Es wird empfohlen, zunächst wichtige Daten zu sichern und einige Ordner mit unterschiedlichen Nummernformaten als Test auszuwählen. Führen Sie die vollständige Stapelaufgabe erst aus, nachdem Sie bestätigt haben, dass die chinesischen Zeichen korrekt entfernt wurden und Nummern sowie führende Nullen vollständig erhalten sind.