Beim Teilen von PDF-Dokumenten muss in Szenarien, in denen die Sicherheit des Dokuments geschützt werden muss, eine schreibgeschützte Berechtigung festgelegt werden, sodass andere nur Text kopieren oder den Inhalt drucken, aber keine Änderungen jeglicher Art am Original vornehmen dürfen. Obwohl PDFs selbst keine Funktion zur Einschränkung von Änderungen bieten, können wir durch die Einrichtung einer Verschlüsselung sowohl die Effizienz der Dateiübermittlung sicherstellen als auch effektiv verhindern, dass die Datei geändert wird.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine Technik vor, mit der Sie in kürzester Zeit die Bearbeitungsberechtigungen für PDFs stapelweise festlegen können, indem Sie mehreren PDFs ein schreibgeschütztes Passwort hinzufügen. So können Personen ohne Passwort die Dateien nur kopieren und drucken, aber keine Änderungen vornehmen. Dies hilft uns, die Dokumentensicherheit effizient zu schützen und die Arbeitseffizienz zu steigern. Probieren Sie es gleich aus!
Vorschau der Wirkung: PDF mit schreibgeschütztem Passwort
Nach der Bearbeitung:
Schritte, um stapelweise festzulegen, dass PDF-Dokumente nur angesehen, kopiert und gedruckt werden können
1. Öffnen Sie das HeSoft Stapelkopier-Tool für Dokumente und wählen Sie unter den PDF-Tools die Option PDF-Passwortschutz hinzufügen.
2. Wählen Sie unter Dateien hinzufügen oder Aus Ordner importieren eine Option aus, um die PDF-Dokumente hinzuzufügen, die stapelweise mit einem schreibgeschützten Passwort versehen werden sollen. Sie können die Dateien auch direkt per Drag-and-Drop in das untere Feld ziehen. Klicken Sie dann auf Weiter.
3. Im Einstellungsfenster aktivieren Sie die Schaltfläche Dateiinhalt schreibgeschütztes Passwort. Geben Sie darunter das gewünschte Passwort ein. Aktivieren Sie dann die beiden Schaltflächen Drucken der PDF-Datei erlauben und Kopieren des Textes in der PDF erlauben. So können Empfänger das Dokument öffnen, den Inhalt ansehen sowie beliebig kopieren und drucken, jedoch den Dokumentinhalt nicht ändern. Klicken Sie anschließend auf Durchsuchen, um einen Speicherort für die neuen Dateien auszuwählen.
4. Nach Abschluss des Vorgangs klicken Sie auf den roten Pfad, um den Ordner zu öffnen und die PDF-Dokumente anzuzeigen, für die die schreibgeschützte Einschränkung erfolgreich hinzugefügt wurde.
Unterschied zwischen "Änderungen verboten, nur Kopieren/Drucken" und "beliebiges Bearbeiten" bei PDFs
PDF kann nicht geändert, aber kopiert und gedruckt werden
Benutzer können den Dokumentinhalt ansehen sowie Text kopieren und die Datei drucken, jedoch keinerlei Bearbeitungen oder Änderungen am Dokument vornehmen. Diese Einschränkung findet sich häufig in Szenarien, in denen Informationen geteilt, das Dokument aber geschützt werden muss. Durch die Beschränkung der Änderungsberechtigungen verhindern wir Manipulationen an der Datei und erhöhen die Flexibilität der Informationsweitergabe, während der ursprüngliche Inhalt des Dokuments geschützt wird, was die Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit der weitergegebenen Dokumente gewährleistet.
PDF erlaubt beliebige Änderungen und Bearbeitungen
Diese PDF-Einstellung ist völlig offen: Empfänger können den Inhalt ansehen, kopieren und beliebigen Text ändern. Bei Dateien, die der Zusammenarbeit im Team dienen, wie Entwürfe oder kollaborativ erstellte Dokumente, erleichtert dies den Teammitgliedern die notwendigen Anpassungen. Diese Offenheit birgt jedoch auch Risiken, z. B. dass die Datei in den Händen Dritter böswillig manipuliert wird und ihre Authentizität verliert. Daher sollten wichtige oder offizielle Dokumente möglichst mit einer Berechtigungsstufe versehen werden, um die vielfältigen Risiken einer vollständigen Offenheit zu vermeiden.