Wenn viele Word-Dokumente mit einer großen Anzahl manueller Seiten umbrüche gemischt sind, ist das Öffnen von Docx-oder Doc-Dateien nacheinander nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu übersehen. Dieser Artikel beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool Über die Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" werden die Seiten umbrüche in mehreren Word-Dateien stapel weise gefunden und bei Bedarf gelöscht oder durch den angegebenen Inhalt ersetzt. Der Artikel kombiniert die Effekte vor und nach der Verarbeitung und die Screenshots des Software betriebs, um den Prozess des Imports von Dateien, des Einrichtens von Seiten umbruch variablen und des Leerlaufs zum Ersetzen von Inhalten zum Löschen, Speichern und Ausführen der Verarbeitung vollständig zu erläutern. Er eignet sich zum Stapeln von Berichten, Papieren, Daten erstellung und konvertierten Word-Dokumenten.
Seiten umbrüche sind ein häufiges, aber leicht zu übersehen des Problem beim Organisieren einer großen Anzahl von Word-Dokumenten. Beispiels weise können nach der Konvertierung von PDF in Word, dem Kopieren von Inhalten von Webseiten, dem Zusammenführen mehrerer Berichte, dem Organisieren von Konferenz materialien oder Papier materialien viele manuelle Seiten umbrüche in das Dokument eingemischt werden. Es ist akzeptabel, ein oder zwei Seiten umbrüche in einer einzelnen Datei zu löschen. Wenn jedoch Dutzende oder Hunderte von Docx-oder Doc-Dateien vorhanden sind, muss jede Datei geöffnet, Bearbeitungs marken angezeigt, Seiten umbrüche lokalisiert und manuell gelöscht werden. Es wird ein sehr wiederholter und fehler anfälliger Job.
In diesem Artikel wird das spezifische Problem gelöst, "Seiten umbrüche in vielen Word-Dateien in Stapeln zu ersetzen oder zu löschen". Wir werden verwenden HeSoft Doc Batch Tool Diese Art von Office-Software verwendet eine Batch-Suche, um Word-Inhalte zu ersetzen und die Seiten umbrüche in mehreren Word-Dateien zu vereinheitlichen. Sie können den Seiten umbruch direkt löschen oder den Seiten umbruch durch andere Inhalte wie Zeilen umbruch, Leerzeichen oder angegebenen Text ersetzen. In Szenarien, in denen eine einheitliche Typografie erforderlich ist, redundante Paginierung bereinigt und abnormale leere Seiten beseitigt werden, kann diese Stapel verarbeitung methode die sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren.
Anwendbare Szenarien: Welche Word-Dateien eignen sich zum Löschen von Paging-Symbolen in großen Mengen
Das Stapeln von Word-Seiten umbruch ist nicht nur für einen Dokument typ geeignet. Solange Sie mehrere Word-Dateien zur Hand haben und in diesen Dateien unerwünschte Seiten umbrüche vorhanden sind, können Sie diese Methode zur einheitlichen Verarbeitung in Betracht ziehen. Häufige Szenarien umfassen:
Zunächst wird das Dokument nach PDF zu Word sortiert. Nachdem viele PDF-Dateien in Docx konvertiert wurden, werden am Ende jeder Seite Seiten umbrüche oder ähnliche Seiten kontroll umbrüche eingefügt, wodurch der Inhalt nicht auf natürliche Weise kontinuierlich gesetzt werden kann. Wenn Sie Datei für Datei manuell bereinigen, ist der Aufwand enorm.
Zweitens der einheitliche Satz von Besprechung materialien, Schulungs materialien und Projekt berichten. Das von verschiedenen Personen eingereichte Word-Dateiformat ist inkonsistent, und einige Personen fügen manuell Seiten umbrüche ein, um das Layout zu steuern. In der späteren Zusammenfassung können diese Seiten umbrüche dazu führen, dass leere Seiten, Titel falsch ausgerichtet oder Absätze gezwungen werden, auf die nächste Seite zu verschieben.
Drittens die Batch-Standard isierung langer Dokumente wie Papiere, technische Dokumente und englische Materialien. Das Beispiel im Screenshot ist ein Word-Dokument mit englischem Inhalt. Nachdem Sie die Anzeige-Bearbeitungs marke geöffnet haben, sehen Sie, dass in der Mitte ein "Seiten umbruch" vorhanden ist. Wenn eine Reihe ähnlicher Dokumente kontinuierlich gesetzt werden muss, ist die Stapel verarbeitung stabiler als die manuelle Inspektion.
Viertens wird das Format von docx, doc und anderen Word-Dateien vor der Stapel archivierung bereinigt. Entfernen Sie vor dem offiziellen Archivieren, Drucken, Konvertieren von PDF-Dateien oder Importieren in andere Systeme unerwünschte Seiten umbrüche, um nachfolgende Layout probleme zu reduzieren.
Effekt vorschau: Das Vorhanden sein von Seiten umbruch im Word-Dokument vor der Verarbeitung
Der Screenshot vor der Verarbeitung zeigt eine Seite mit einem Word-Dokument. Das Dokument öffnet die Anzeige von Bearbeitungs markierungen, sodass Absatz markierungen, Leerzeichen und "Seiten umbrüche", die durch das rote Feld markiert sind, deutlich sichtbar sind. Dieser Seiten umbruch befindet sich nach dem Haupt text absatz und zwingt den folgenden Inhalt, mit der neuen Seite zu beginnen, was zu einem großen leeren Abschnitt in der Mitte der Seite oder einer unnatürlichen Inhalts verbindung führen kann.
Wenn es nur eine Datei gibt, können Sie diesen "Seiten umbruch" in Word manuell auswählen und löschen. Im tatsächlichen Büro handelt es sich jedoch häufig nicht um eine Datei, sondern um mehrere Word-Dokumente im gesamten Ordner, die ähnliche Probleme haben. Zu diesem Zeitpunkt ist die manuelle Verarbeitung nicht nur langsam, sondern es kann auch zu fehlenden Löschungen, versehen tlichem Löschen oder inkonsistenten Standards für die Datei verarbeitung kommen.
Effekt vorschau: Seiten umbrüche wurden nach der Verarbeitung gelöscht oder ersetzt
Im verarbeiteten Screenshot wird die Textmarke "Seiten umbruch" im ursprünglichen roten Feld nicht mehr angezeigt, was darauf hinweist, dass der Seiten steuerungs symbol bereinigt wurde. Der Inhalt des Dokuments wird durch den Seiten umbruch nicht mehr gewaltsam getrennt, und nachfolgende Absätze können weiterhin gemäß den normalen Satz regeln angezeigt werden.
Es ist zu beachten, dass nach dem Löschen des Seiten umsatzes im Screenshot immer noch normale Absatz markierungen oder Leerzeilen markierungen angezeigt werden. Das ist normal. Seiten umbrüche sind nicht dasselbe Objekt wie normale Wagen rücklauf-und leere Absätze: In diesem Artikel wird gezeigt, dass Seiten umbrüche in Word in Stapeln gelöscht oder ersetzt werden und nicht automatisch alle leeren Zeilen und leeren Absätze zusammen gelöscht werden. Wenn Sie den leeren Inhalt weiter bereinigen müssen, können Sie die entsprechende Funktion zur Bereinigung des leeren Inhalts verwenden, nachdem der Seiten umbruch verarbeitet wurde und das Ergebnis korrekt ist.
Schritt 1: Geben Sie das Word-Tool ein und wählen Sie die Such ersatz funktion
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Später sehen Sie auf der linken Seite mehrere Kategorien für die Verarbeitung von Office-Dateien, z. B. Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools, Bild-Tools usw. Da es sich diesmal um Seiten umbrüche im Word-Dokument handelt, müssen Sie das "Word-Tool" auf der linken Seite aufrufen.
Wählen Sie in der Liste der Word-Tools "1. Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen". Die Beschreibung der Funktion im Screenshot lautet "Batch-Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Datei inhalt". Obwohl Seiten umbrüche kein gewöhnlicher Text sind, kann diese Funktion den speziellen Inhalt in Word durch Variablen darstellen, um die Stapel suche von Seiten umbrüche zu realisieren und zu löschen oder zu ersetzen.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, das Funktions modul einzugeben, mit dem der Inhalt des Word-Textes stapel weise geändert werden kann. Verglichen mit dem direkten Öffnen von Word, um nacheinander zu suchen, kann die Stapel verarbeitung funktion von Office-Software mehrere Dateien gleichzeitig verarbeiten, insbesondere für Aufgaben mit einer großen Anzahl von Dateien, klaren Regeln und konsistenten Verarbeitung aktionen.
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" wird die Software in einen geführten Prozess überführt. Oben sehen Sie vier Phasen: Wählen Sie den zu verarbeiten den Datensatz aus, legen Sie die Verarbeitung optionen fest, legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung. Der erste Schritt besteht darin, die Word-Datei, die verarbeitet werden muss, in die Aufgaben liste aufzunehmen.
Oben rechts in der Benutzer oberfläche sehen Sie die Schaltflächen "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordnern importieren", "Leeren", "Mehr" usw. Wenn Sie nur eine kleine Anzahl ausgewiesener Dokumente verarbeiten, können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken. Wenn sich in einem Ordner viele Word-Dokumente befinden, für die ein einheitlicher Seiten umbruch erforderlich ist, ist es besser, auf "Dateien aus dem Ordner importieren" zu klicken. Nach dem Import werden in der Tabelle die Seriennummer, der Name, der Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit, die Änderungs zeit und die Aktions spalte angezeigt.
6 docx-Dateien wurden im Screenshot mit Namen von 1.docx bis 6.docx importiert, was darauf hinweist, dass die Software diese Dateien als Datensatz einheitlich verarbeitet. Sie können Dateien, die nicht verarbeitet werden müssen, über die Schaltfläche Löschen in der Aktions spalte entfernen oder Schaltflächen wie "Filtern" und "Sortieren" verwenden, um die Liste zu organisieren. Nachdem Sie bestätigt haben, dass der Datei bereich korrekt ist, klicken Sie unten auf "Weiter", um die Einstellungen für die Verarbeitung optionen aufzurufen.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Alle Word-Dokumente, die den Seiten umbruch löschen oder ersetzen müssen, werden in der Liste angezeigt, und die Anzahl der Dateien, der Dateityp und der Pfad werden als korrekt bestätigt. Überprüfen Sie die Liste vor der Stapel verarbeitung, um zu vermeiden, dass nicht verwandte Dokumente zusammen verarbeitet werden.
Schritt 3: Legen Sie die Such methode fest und geben Sie die Seiten umbruch variablen an
Nachdem Sie den zweiten Schritt "Verarbeitung optionen festlegen" eingegeben haben, müssen Sie der Software mitteilen, wonach sie suchen und welche Inhalte sie nach der Suche ersetzen soll. Die Auswahl von "Such methode" im Screenshot lautet "Text genau finden". Für die Anforderungen dieser Verarbeitung von Seiten umbruch wird empfohlen, diese genaue Such methode beizu behalten, da wir klare spezielle Objekte finden möchten, anstatt bestimmte Texte zu verwischen.
Füllen Sie in der "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" den Screenshot aus{Hesoft. word.page}. Dies ist kein Text, der im normalen Text sichtbar ist, sondern eine Variable, mit der die Software den Word-Seiten umbruch darstellt. Der Eintrag "Variablen" ist auch in der Benutzer oberfläche zu sehen, was darauf hinweist, dass die Funktion das Auffinden spezieller Inhalte in Word-Dokumenten über Variablen unterstützt. Um Seiten umbrüche in Stapeln zu löschen, müssen Sie diese Seiten umbruch variable verwenden, anstatt die drei chinesischen Schrift zeichen "Seiten umbruch" einzugeben.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, dass die Software Seiten umbrüche in jeder importierten Word-Datei lokalisiert. Wenn viele Benutzer das Wort "Seiten umbruch" in Word sehen, neigen sie dazu, fäl schlicher weise zu glauben, dass es gelöscht werden kann, indem sie direkt nach dem Wort "Seiten umbruch" suchen. Tatsächlich ist der in Word angezeigte "Seiten umbruch" eine visuelle Eingabe aufforderung zum Bearbeiten von Tags und entspricht nicht dem Text. Daher sollten Sie bei der Batch-Suche und-Ersetzung die von der Software bereit gestellte Seiten umbruch variable verwenden, um dem Objekt zu entsprechen.
Schritt 4: Lassen Sie den Ersatz inhalt leer, wenn Sie den Seiten umbruch löschen
Auf derselben Einstellungs seite finden Sie links "Liste der zu suchen den Keywords" und rechts "Liste der ersetzten Keywords". Die Liste rechts im Screenshot ist leer und die Benutzer oberfläche fordert "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" auf. Dies bedeutet: Wenn die Software die auf der linken Seite ausgefüllte Seiten umbruch variable findet und rechts keinen Ersatz inhalt ausfüllt, wird der gesuchte Seiten umbruch gelöscht.
Wenn Ihr Ziel also darin besteht, "Seiten umbrüche in Word-Dateien in großen Mengen zu löschen", kann die Einstellungs methode wie folgt zusammen gefasst werden: Füllen Sie die linke Seite aus{Hesoft. word.page}Bleiben Sie auf der rechten Seite leer und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Nach dieser Verarbeitung wird das Seiten umbruch selbst entfernt und das Dokument erzwingt aufgrund dieses Seiten umbruch keine Seiten wechsel mehr.
Wenn Ihr Ziel nicht darin besteht, zu löschen, sondern "Word-Seiten umbrüche in Stapeln zu ersetzen", können Sie den Inhalt, den Sie ersetzen möchten, in die "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" auf der rechten Seite eingeben. Wenn Sie beispiels weise einen bestimmten festen Text, einen bestimmten getrennten Inhalt oder einen anderen eingegebenen Inhalt als Ersatz für das Seiten umbruch verwenden möchten, können Sie den entsprechenden Inhalt auf der rechten Seite eingeben. Die spezifischen Ersatz regeln sollten auf der Eingabe methode basieren, die von der aktuellen Schnitts telle unterstützt wird. Für die meisten Anforderungen zum Bereinigen und Satz ist es am häufigsten, Seiten umbrüche direkt auf der rechten Seite zu löschen.
Wenn die Einstellungen abgeschlossen sind, klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter". Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Die Software weiß bereits genau, dass Sie den Word-Seiten umbruch suchen möchten, und führt das Löschen oder Ersetzen gemäß Ihren Einstellungen durch.
Schritt 5: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Stapel verarbeitung
Oben im Prozess ist zu sehen, dass Sie nach dem Einstellen der Verarbeitung optionen "Speicherort festlegen" und schließlich "Verarbeitung starten" eingeben müssen. Obwohl der Screenshot nicht die spezifischen Details der Seite mit dem Speicherort zeigt, kann aus dem Assistenten prozess beurteilt werden, dass Sie in der Software aufgefordert werden, die Speicher methode oder den Speicherort der verarbeiteten Datei vor der Ausführung zu bestätigen.
Um die Daten sicherheit zu gewährleisten, wird empfohlen, vor der Stapel verarbeitung eine Sicherungs kopie der Original datei vor zubereiten oder die Verarbeitung sergeb nisse in einem neuen Ordner zu speichern. Insbesondere bei der Verarbeitung wichtiger Dokumente wie Verträgen, Papieren, formalen Berichten und Kunden informationen wird nicht empfohlen, die Original dokumente ohne Überprüfung regeln direkt zu überschreiben. Sie können es einmal mit einer kleinen Anzahl von Beispiel dokumenten testen, um sicher zustellen, dass der Effekt des Löschens von Seiten umbruch den Erwartungen entspricht, und dann den gesamten Ordner verarbeiten.
Nachdem Sie die Einstellungen für den Speicherort abgeschlossen haben, gehen Sie in die Phase "Verarbeitung starten". Die Software folgt der Liste der zuvor importierten Dateien und führt für jede Word-Datei dieselbe Such-und Ersetzung regel aus: Suchen Sie nach Seiten umbruch variablen und löschen oder ersetzen Sie sie entsprechend dem Ersetzung inhalt auf der rechten Seite. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung mehrere Dateien für eine stichproben artige Überprüfung, um zu bestätigen, ob der Seiten umbruch verschwunden ist und ob die Text verbindung den Satz anforderungen entspricht.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Warum können Sie nicht direkt nach den drei Wörtern "Seiten umbruch" suchen?
Da der in Word angezeigte "Seiten umbruch" normaler weise der Anzeige effekt der Bearbeitungs marke ist, handelt es sich nicht um die drei tatsächlichen chinesischen Schrift zeichen im Text. Bei der Stapel verarbeitung sollten die Paging-Variablen in der Software verwendet werden, z. B. die{Hesoft. word.page}, Damit das Seiten umbruch objekt im Word-Dokument genau abgeglichen werden kann.
2. Ersetzen Sie die Liste auf der rechten Seite als leer. Wird die Verarbeitung fehlschlagen?
Nein. Aus der Screenshot-Eingabe aufforderung geht hervor, dass "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen". Mit anderen Worten, wenn die Seiten umbruch variable in der Such liste ausgefüllt ist und die ersetzte Schlüssel wort liste leer bleibt, löscht die Software den gesuchten Seiten umbruch. Dies ist genau die Einstellung, die Sie benötigen, wenn Sie Word-Seiten umbrüche in großen Mengen entfernen.
3. Warum sehen Sie nach dem Löschen des Seiten umrichtens noch leere Zeilen oder Wagen rücklauf?
Seiten umbrüche, Absatz markierungen und leere Zeilen sind unterschied liche Inhalte. Nach dem Löschen des Seiten umsatzes bleibt möglicher weise die normale Absatz marke an der ursprünglichen Position erhalten, insbesondere wenn vor und nach dem Seiten umbruch eine Auto rücklauf taste vorhanden ist. Solange das Markup "Seiten umbruch" nicht mehr angezeigt wird, wird das Seiten umbruch verarbeitet. Wenn Sie auch redundante leere Absätze löschen müssen, sollten Sie die entsprechende Methode zur Bereinigung leerer Inhalte separat verwenden.
4. Ist diese Methode geeignet für docx-und doc-Dateien?
Die Beispiel datei erweiterung im Screenshot lautet docx. Bei der tatsächlichen Verwendung können Sie das entsprechende Dokument entsprechend dem von der Software unterstützten Word-Dateityp importieren. Für gängige Word-Stapel bearbeitungs aufgaben ist docx das häufigste Format. Wenn Ihre Datei das alte Doc-Format enthält, wird empfohlen, einige Tests durch zuführen, um sicher zustellen, dass die Software normal gelesen und verarbeitet werden kann, bevor sie stapel weise ausgeführt wird.
5. Müssen Sie Word vor der Stapel verarbeitung schließen?
Es wird empfohlen, die zugehörige Word-Datei zu schließen, die bearbeitet wird, um zu vermeiden, dass die Datei belegt wird oder Konflikte beim Speichern. Ändern Sie während der Stapel verarbeitung nicht gleichzeitig denselben Stapel von Dokumenten in Word. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ergebnis datei, um das Layout zu überprüfen.
6. Werden andere Inhalte versehen tlich gelöscht?
In diesem Tutorial wird die genaue Suche nach Seiten umbruch variablen verwendet, und das Ziel ist das Seiten umbruch objekt in Word. Solange die Such liste und die Ersatz liste korrekt eingestellt sind, wirkt sich dies im Allgemeinen nicht auf den normalen Text aus. Aus Sicherheits gründen wird jedoch weiterhin empfohlen, die Sicherungs datei oder eine kleine Anzahl von Beispielen zum Testen zu verwenden und den Effekt zu bestätigen, bevor alle Dateien verarbeitet werden.
Zusammenfassung: Verwenden Sie die Stapel verarbeitung, um die doppelte Arbeit der Word-Seiten umbruch bereinigung zu reduzieren
Wenn in mehreren Word-Dokumenten unerwünschte Seiten umbrüche vorhanden sind, ist das manuelle Öffnen von Dateien nacheinander zeit aufwändig und leicht zu übersehen. Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool , Sie können wiederholte Vorgänge wie "Seiten umbruch suchen, Seiten umbruch löschen oder Seiten umbruch ersetzen" an die Office-Software übergeben, um sie abzuschließen. Der gesamte Prozess ist nicht kompliziert: Geben Sie das Word-Tool ein, wählen Sie "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen", importieren Sie die Docx-oder Doc-Dateien, die verarbeitet werden müssen, und verwenden Sie die Paging-Variablen in der Suchliste{Hesoft. word.page}Lassen Sie die Ersatz liste beim Löschen leer, legen Sie schließlich den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung.
Der Wert dieser Methode liegt in klaren Regeln, Stapel ausführung und einheitlichen Ergebnissen. Für Benutzer, die eine große Anzahl von Berichten, Daten erfassung, Konvertierung von Dokumenten oder Satz dateien organisieren müssen, kann die sich wiederholende Arbeit erheblich reduziert und die Zeit vom mechanischen Löschen von Seiten umbrüche auf die Inhalts prüfung und die Layout optimierung übertragen werden. Es wird empfohlen, dass Sie zuerst mehrere Beispiel dokumente zum Testen auswählen, bestätigen, dass der Effekt vor und nach der Verarbeitung den Erwartungen entspricht, und dann die Word-Dateien im gesamten Ordner stapel weise löschen oder die Seiten umbrüche ersetzen.