파일 이름이 숫자 일련번호와 영문 이름 형식으로 되어 있을 경우, 보관 전에 영문 이름을 삭제하고 일련번호와 파일 형식만 유지해야 하는 경우가 많습니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 통해 일괄 이름 변경 방법을 시연합니다. 파일 이름의 텍스트 삭제 기능에 진입하여 파일을 가져온 후, 모든 영문 알파벳을 선택하고 마법사에 따라 처리하면 됩니다. docx, pdf, xlsx, txt 등 다양한 사무용 파일의 일괄 정리에 적합합니다.
많은 회사에서 자료를 수집할 때 파일 이름을 "일련번호+영문 이름+확장자" 형식으로 지정하는 경우가 많습니다. 예를 들어 1JamesAnderson.xlsx, 11EmilyCarter.txt, 17RobertMitchell.docx 같은 식입니다. 이러한 이름 지정 방식은 출처를 식별하기 쉽지만, 취합, 비식별화, 보관 또는 시스템 제출 시에는 일련번호만 필요하고 파일명에 영문 이름이 계속 나타나지 않기를 원할 수 있습니다. 이때 파일 수가 많으면 수동으로 각 파일명의 영문 이름을 삭제하는 것은 매우 비효율적입니다.
본 문서에서는 사무 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 파일명에서 모든 영문자를 일괄 삭제하는 것입니다. 이 소프트웨어는 문서 및 파일 일괄 처리를 위한 사무용 소프트웨어로, 반복성이 강하고 규칙이 명확한 파일 정리 작업에 적합합니다. "모든 영문자" 처리 유형을 선택하면 JamesAnderson, EmilyCarter, RobertMitchell 등의 영문 이름을 파일명에서 빠르게 삭제하고 숫자 일련번호와 파일 확장자는 유지할 수 있습니다.
적용 시나리오: 영문 이름을 삭제하고 일련번호는 유지해야 하는 경우
이러한 일괄 이름 바꾸기 방법은 영문 이름이 포함된 폴더에 특히 적합합니다. 예를 들어 인사 부서에서 직원 자료를 받은 후 이름 정보를 삭제하고 번호별로만 보관해야 하거나, 교육 훈련 부서에서 과제를 수집한 후 파일명에서 영문 이름을 제거하고 싶을 때, 프로젝트 팀에서 고객 자료를 다운로드한 후 파일명의 영문 고객명을 정리해야 할 때, 재무 또는 행정 부서에서 첨부 파일을 정리할 때 파일명에 일련번호만 남겨 순서대로 확인하기 쉽게 하고 싶을 때 유용합니다.
또한 여러 파일 형식이 혼합된 경우에도 적용됩니다. 스크린샷의 파일에는 xlsx 표, pdf 문서, txt 텍스트 및 docx 문서가 포함되어 있습니다. Word의 docx, 구버전 doc, Excel의 xlsx, xls, PDF, TXT 등 파일명의 영문자를 처리해야 하는 경우라면 유사한 절차로 진행할 수 있습니다. 강조할 점은 여기서 처리하는 것은 파일명이며 문서 내용은 편집하지 않는다는 것입니다.
개인 정보 보호 또는 비식별화가 필요한 자료에도 이 기능은 매우 유용합니다. 파일명에서 영문 이름을 삭제하면 폴더 목록에서 개인 정보가 직접 노출될 가능성을 낮출 수 있습니다. 물론 문서 내용에도 민감 정보가 포함된 경우 문서 본문이나 페이지 내용을 별도로 처리해야 합니다.
효과 미리보기: 영문 이름 파일명에서 순수 일련번호 파일명으로 변경
처리 전 파일명에서는 숫자 일련번호 뒤에 영문 이름이 따라옵니다. 각 파일마다 영문 이름 길이가 달라 목록 표시가 길어지고 일련번호만으로 보기에도 불편합니다. 스크린샷에서 빨간색 상자로 일반적인 영문 이름 부분을 표시했습니다.
처리 후 영문 이름은 사라지고 파일명은 더 간결한 번호 형식으로 변경되었습니다. 예를 들어 1JamesAnderson.xlsx는 1.xlsx로, 11EmilyCarter.txt는 11.txt로, 17RobertMitchell.docx는 17.docx로 변경됩니다. 일련번호는 여전히 존재하고 확장자도 그대로 유지됩니다.
이러한 처리 결과는 "영문 이름을 삭제하고 일련번호를 유지한다"는 일반적인 요구 사항에 부합합니다. 이후 시스템 업로드, 목록 작성, 번호별 정렬 또는 통합 보관에 더욱 편리합니다.
작업 단계: 파일명에서 영문 이름 일괄 삭제
1단계: "파일 이름에서 텍스트 삭제" 기능 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후 먼저 왼쪽 탐색 메뉴에서 "파일 이름"으로 이동합니다. 이 분류 아래에는 파일명과 관련된 여러 기능이 포함되어 있습니다. 우리의 목표는 파일명에서 영문 이름을 삭제하는 것이므로 "파일 이름에서 텍스트 삭제"를 선택합니다.
이 단계의 목적은 파일명 텍스트 일괄 삭제 전용 페이지로 이동하는 것입니다. 일반 이름 바꾸기와 비교하여 여기서는 규칙에 따라 여러 파일을 일괄 처리할 수 있으므로 영문 이름 일괄 정리와 같은 반복 작업에 매우 적합합니다.
2단계: 영문 이름을 제거할 파일 추가
기능 페이지로 이동한 후 "파일 추가"를 통해 지정된 파일을 선택하거나 "폴더에서 파일 가져오기"를 통해 특정 폴더 내의 파일을 한 번에 가져올 수 있습니다. 스크린샷처럼 동일 폴더에 많은 파일이 있는 경우 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 보통 더 편리합니다.
파일을 가져오면 소프트웨어가 표에 파일 정보를 나열합니다. 이름 열과 확장자 열을 중점적으로 확인하십시오. 이름 열은 파일명에 삭제할 영문 이름이 실제로 포함되어 있는지 확인하는 데 사용되고, 확장자 열은 pdf, txt, docx, xlsx 등 파일 형식이 예상과 일치하는지 확인하는 데 사용됩니다. 목록에 처리하지 말아야 할 파일이 있으면 시작하기 전에 제거하여 잘못된 변경을 피하십시오.
확인 후 페이지 하단의 "다음"을 클릭하여 처리 규칙 설정으로 이동합니다. 일괄 처리의 핵심은 규칙이 정확한지 여부이므로 이때 바로 시작하려고 서두르지 마십시오.
3단계: 처리 유형으로 "모든 영문자" 선택
"처리 옵션 설정" 페이지에서 여러 작업 유형을 볼 수 있습니다. 영문 이름을 삭제하려면 "모든 영문자"를 선택해야 합니다. 스크린샷에서 이 옵션은 오른쪽에 있으며 이미 선택되어 있습니다.
"모든 영문자"를 선택하는 의미는 영문 이름이 몇 개의 문자로 구성되어 있든 소프트웨어가 이러한 문자를 파일명에서 삭제한다는 것입니다. 예를 들어 JamesAnderson, EmilyCarter, RobertMitchell은 길이가 서로 다르지만 모두 영문자 조합이므로 일괄적으로 정리됩니다. 숫자 일련번호는 영문자에 속하지 않으므로 유지됩니다.
설정을 마친 후 계속 "다음"을 클릭합니다. 인터페이스 흐름에 따라 이후 "저장 위치 설정" 및 "처리 시작"으로 진입합니다. 정식 처리 전에 파일의 중요도에 따라 먼저 백업 사본을 만들지 결정하는 것이 좋습니다. 특히 대량의 정식 자료를 처리할 때는 더욱 그러합니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 영문 이름 앞뒤에 구분 기호가 없어도 삭제할 수 있나요?
가능합니다. 스크린샷 예시를 보면 숫자와 영문 이름이 10EmilyCarter.pdf처럼 직접 연결되어 있습니다. "모든 영문자"를 선택하면 영문 부분이 삭제되고 숫자 부분이 유지되므로 10.pdf와 같은 결과를 얻습니다.
2. 파일명에 중국어가 포함되어 있으면 영향을 받나요?
본 튜토리얼에서 선택한 것은 "모든 영문자"이며 목표는 영문자를 삭제하는 것입니다. 인터페이스에는 "모든 한자" 등 다른 옵션도 있으므로 실제 작업 시 반드시 "모든 영문자"가 선택되었는지 확인하고 다른 유형을 잘못 선택하지 않도록 주의하십시오.
3. 영문 이름 삭제 후에도 파일을 열 수 있도록 보장하는 방법은?
효과 스크린샷에서 볼 수 있듯 파일 확장자는 .pdf, .docx, .xlsx, .txt와 같이 여전히 유지됩니다. 확장자가 유지되면 시스템에서 계속 파일 형식을 인식할 수 있습니다. 처리가 완료된 후 몇 개의 파일을 무작위로 검사하여 정상적으로 열리는지 확인할 수 있습니다.
4. 일괄 처리 전에 백업이 권장되는 이유는 무엇인가요?
일괄 처리의 장점은 한 번에 많은 파일에 영향을 미친다는 것이지만, 이는 규칙 설정 오류 시 영향 범위가 더 넓어진다는 의미이기도 합니다. 중요한 파일의 경우 먼저 테스트 폴더에 사본을 만들어 결과가 올바른지 확인한 후 원본 파일을 처리하는 것이 더 안전한 방법입니다.
5. 삭제 후 파일명이 중복될 수 있나요?
원래 일련번호가 고유하면 일반적으로 중복되지 않습니다. 여러 파일에서 영문 부분을 삭제한 후 동일한 일련번호가 남으면 충돌이 발생할 수 있습니다. 처리 전에 파일명의 번호가 고유한지 먼저 확인하고, 필요한 경우 사전에 번호를 보충하거나 구분 정보를 추가하십시오.
요약: 규칙화된 일괄 이름 변경으로 파일 정리 효율 향상
파일명에 영문 이름이 대량으로 포함되어 있고 실제 보관 시 일련번호만 유지하면 되는 경우, 수동으로 이름을 바꾸는 것은 느리고 오류도 발생하기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하면 "파일 이름에서 텍스트 삭제" 기능을 통해 영문 이름 삭제 작업을 반복 가능하고 일괄 실행할 수 있는 규칙화된 작업으로 전환할 수 있습니다.
권장 작업 순서는 다음과 같습니다. 먼저 처리할 폴더를 준비한 후 "파일 이름" 분류로 이동하여 "파일 이름에서 텍스트 삭제"를 선택하고, 파일을 가져온 후 "모든 영문자"를 선택하고 마지막으로 마법사에 따라 후속 처리를 완료하는 것입니다. 이렇게 하면 1.xlsx, 10.pdf, 17.docx와 같은 간결한 파일명을 빠르게 얻을 수 있어 사무 파일 정리, 비식별 보관 및 일괄 제출을 보다 효율적으로 수행할 수 있습니다.