Dieser Artikel beschreibt, wie Sie HeSoft Doc Batch Tool verwenden, um mehrere neue Ordner basierend auf einem vorhandenen Vorlagenordner stapelweise zu erstellen und die ursprüngliche Unterverzeichnisstruktur beizubehalten. Geeignet für Szenarien, in denen Datenverzeichnisse nach Jahr, Projekt, Kunde, Klasse, Abteilung usw. wiederholt erstellt werden müssen. Durch Hinzufügen eines Vorlagenordners, Ausfüllen einer Liste mit Namen neuer Ordner, Festlegen, dass nur die Ordnerstruktur und der Ausgabeort beibehalten werden sollen, können Sie in einem Durchgang eine große Anzahl standardisierter Verzeichnisse generieren und so die sich wiederholende Arbeit des manuellen Kopierens, Umbenennens und Überprüfens von Hierarchien reduzieren.
Im Büroalltag werden viele Materialverzeichnisse nicht nur einmal erstellt, sondern müssen wiederholt nach festen Vorlagen generiert werden. Beispielsweise müssen jedes Jahr die Ordner 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 für denselben Satz von Geschäftsverzeichnissen angelegt werden; jedes Projekt muss Unterverzeichnisse wie Verträge, Angebote, Zeichnungen, Abnahme, Archivierung usw. enthalten; jeder Kunde, jede Klasse, jede Filiale oder jede Abteilung muss dieselbe Ordnerstruktur verwenden. Das manuelle Kopieren von Vorlagenordnern und deren anschließende Umbenennung ist nicht nur zeitaufwendig, sondern führt auch leicht dazu, dass Unterordner vergessen werden, an den falschen Ort kopiert werden oder sogar nicht benötigte alte Dateien mitgenommen werden.
Das Problem, das in diesem Artikel gelöst werden soll, ist: Wie man basierend auf einem bereits bereinigten Vorlagenordner stapelweise viele neue Ordner erstellt und dabei die Verzeichnisstruktur der Vorlage beibehält. Im Folgenden wird anhand von Screenshots erläutert, wie Sie die Datei-Organisationsfunktion in der Bürosoftware " HeSoft Doc Batch Tool " verwenden, um diese Art von Stapelverarbeitungsaufgaben zu erledigen. Ihr Kernwert besteht darin, Benutzern bei der Stapelverarbeitung von Dateien und Ordnern zu helfen, um wiederholte Arbeit zu reduzieren und die umfangreiche Erstellung von Verzeichnissen von manuellen Vorgängen in eine einmalige Stapelverarbeitung umzuwandeln.
Anwendungsszenarien: Welche Situationen eignen sich für die stapelweise Generierung von Ordnern aus einer Vorlage?
"Neue Ordner stapelweise basierend auf Vorlagenordnern erstellen und die Verzeichnisstruktur beibehalten" eignet sich für alle Büroszenarien, die eine wiederholte Erstellung von Standardverzeichnissen erfordern. Solange Sie bereits einen oder mehrere Standardordner haben und darauf basierend eine Reihe neuer Verzeichnisse mit unterschiedlichen Namen, aber konsistenter Struktur generieren möchten, können Sie diese Methode verwenden.
Häufige Szenarien sind:
- Archivverzeichnisse nach Jahr erstellen: zum Beispiel unter den drei Materialtypen A, B, C die Ordner 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 erstellen und dabei die ursprüngliche Unterordnerstruktur der jeweiligen Materialtypen beibehalten.
- Projektordner stapelweise nach Projekt anlegen: Jedes Projekt benötigt feste Verzeichnisse wie "Verträge, Angebote, Anforderungen, Lieferung, Abnahme, Rechnungen".
- Verzeichnisse nach Kunde oder Lieferant erstellen: Für mehrere Kunden dieselbe Materialverwaltungsstruktur generieren, um die spätere Ablage von Word-Dokumenten, docx-Dateien, Excel-Tabellen, PDF-Verträgen, Bildanhängen usw. zu erleichtern.
- Arbeitsordner nach Abteilung oder Person anlegen: zum Beispiel einheitliche monatliche oder jährliche Materialordner für Vertrieb, Finanzen, Personal, Verwaltung usw. erstellen.
- Archivierungsverzeichnisse nach Klasse, Schüler, Filiale, Region erstellen: besonders geeignet für stapelweise Büroaufgaben mit vielen Ordnern und festen Verzeichnishierarchien.
Das gemeinsame Merkmal dieser Aufgaben ist: Die Verzeichnisstruktur steht bereits fest, nur die Namen der neuen Ordner ändern sich. Wenn man sich weiterhin auf manuelles Kopieren und Umbenennen verlässt, passieren bei großen Mengen leicht Fehler. Nach der Verwendung eines Stapelverarbeitungstools kann das "wiederholte Erstellen von Verzeichnissen" auf einmal erledigt werden.
Ergebnisvorschau: Struktur des Vorlagenordners vor der Verarbeitung
Aus dem Screenshot vor der Verarbeitung ist ersichtlich, dass sich das Beispiel-Vorlagenverzeichnis im Test-Ordner befindet und darin die drei Hauptordner A, B, C enthält. Jeder Hauptordner hat wiederum seine eigenen Unterverzeichnisse: Ordner A enthält A-001, A-002, A-003; Ordner B enthält B1, B2, B3; Ordner C enthält C1, C2, C3. Dies ist die Verzeichnisstruktur, die bei der anschließenden stapelweisen Erstellung neuer Ordner beibehalten werden soll.
Wenn man diesen Fall manuell bearbeitet, müsste man normalerweise zuerst A, B, C kopieren, dann in jedem Ordner 2001 bis 2005 erstellen und anschließend die ursprünglichen Unterverzeichnisse in die entsprechenden neuen Ordner legen. Obwohl das Beispiel nicht allzu komplex erscheint, wird die manuelle Arbeit zu einer hochgradig repetitiven und risikoreichen Aufgabe, sobald die Anzahl von A, B, C zunimmt oder die Unterverzeichnishierarchie tiefer wird.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung stapelweise generierte neue Ordner
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass das Ausgabeverzeichnis hesoft-output ist. Die Software hat die oberste Struktur gemäß der ursprünglichen Klassifizierung A, B, C beibehalten und in jeder Klassifizierung die neuen Ordner 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 stapelweise erstellt. Am Beispiel A: Unter A wurden 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 generiert, und jeder neue Ordner behält wiederum die Unterverzeichnisstruktur A-001, A-002, A-003.
Dieses Ergebnis zeigt, dass die Software nicht einfach nur ein paar leere Ordner erstellt, sondern die Verzeichnishierarchie basierend auf der vorhandenen Ordnervorlage stapelweise kopiert. Für diejenigen, die stapelweise Projektmaterialordner, jährliche Archivordner oder Kundenordner generieren müssen, kann diese Methode eine einheitliche Verzeichnisbenennung und konsistente Struktur gewährleisten und erleichtert es auch, Dateien wie Word, doc, docx, Excel, PDF, Bilder usw. später an den entsprechenden Stellen abzulegen.
Schritt 1: Aufrufen der Datei-Organisationsfunktion und Auswahl des entsprechenden Werkzeugs
Wählen Sie nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool in der linken Funktionsleiste "Datei-Organisation". Dieses Modul dient der Bearbeitung von Organisationsaufgaben für Dateien und Ordner, wie z. B. Klassifizierung nach Regeln, Klassifizierung nach Erweiterung sowie stapelweise Erstellung neuer Ordner basierend auf vorhandenen Ordnern.
Wählen Sie in den Funktionskarten "3. Neue Ordner stapelweise basierend auf vorhandenen Ordnern erstellen". Der Hinweis im Screenshot zeigt, dass diese Funktion dazu dient, "vorhandene Ordner vielfach zu kopieren und die benutzerdefinierte Benennung der neuen Ordner zu unterstützen". Dies entspricht genau der Anforderung dieses Artikels: Vorhandene Vorlagenordner als Basis verwenden, um stapelweise mehrere neue Ordner mit angegebenen Namen zu generieren.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, der Software mitzuteilen, dass die nächste Aktion kein gewöhnliches Kopieren von Dateien und keine Klassifizierung nach Dateinamen ist, sondern die stapelweise Erstellung von Verzeichnissen basierend auf einer Ordnervorlage. Nur nach Auswahl der richtigen Funktion können Sie mit dem nachfolgenden Prozess des stapelweisen Hinzufügens von Vorlagenordnern, des Ausfüllens neuer Namen und der Festlegung des Ausgabespeicherorts fortfahren.
Schritt 2: Hinzufügen von Ordnern, die als Vorlage dienen sollen
Nachdem Sie die Funktionsseite aufgerufen haben, zeigt die obere Leiste als aktuelle Aufgabe "Neue Ordner stapelweise basierend auf vorhandenen Ordnern erstellen" an. Im Prozessbalken sind die Schritte zu sehen: Auswahl der zu verarbeitenden Datensätze, Festlegen der Verarbeitungsoptionen, Festlegen des Speicherorts, Verarbeitung starten. Zuerst müssen die zu verarbeitenden Datensätze ausgewählt werden, d. h., die Ordner, die als Vorlage dienen sollen, hinzugefügt werden.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Ordner hinzufügen", um die zu verarbeitenden Vorlagenordner in die Liste aufzunehmen. Im Screenshot wurden bereits die drei Ordner A, B, C mit den Pfaden D:\test\A\, D:\test\B\, D:\test\C\ hinzugefügt. Die Tabelle zeigt auch Informationen wie Name, Pfad, Erstellungszeitpunkt, Änderungszeitpunkt an, damit der Benutzer überprüfen kann, ob die richtigen Ordner ausgewählt wurden.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Alle Vorlagenordner, deren Verzeichnisstruktur stapelweise kopiert werden soll, erscheinen in der Liste. Sollte ein falscher Ordner ausgewählt worden sein, kann er über die Löschfunktion rechts in der Tabelle entfernt werden; ist eine Neuauswahl erforderlich, kann auch die Schaltfläche "Leeren" auf der Benutzeroberfläche verwendet werden, um die aktuelle Liste zu löschen und sie erneut zu befüllen. Klicken Sie nach Bestätigung der Liste auf "Weiter", um die Verarbeitungsoptionen festzulegen.
Schritt 3: Option "Nur Ordnerstruktur beibehalten" festlegen und neue Namensliste ausfüllen
Nach dem Aufrufen von "Verarbeitungsoptionen festlegen" sind zwei Einstellungsbereiche besonders zu beachten. Der erste ist "Alle Dateien ignorieren, nur Ordnerstruktur beibehalten". Im Screenshot sehen Sie diese Option im oberen Bereich der Seite. Sie bewirkt, dass die Software bei der stapelweisen Erstellung neuer Ordner nur die Verzeichnisstruktur kopiert, nicht aber die Dateien aus den Vorlagenverzeichnissen.
Für viele Büroszenarien ist diese Option sehr wichtig. Beispielsweise könnten sich im Vorlagenverzeichnis früher Word-Dokumente, docx-Dateien, Excel-Tabellen, PDF-Dateien oder Bildanhänge befunden haben, Sie möchten jetzt aber nur einen sauberen Satz neuer Verzeichnisse generieren, um später neue Materialien abzulegen. Wenn Sie nicht möchten, dass alte Dateien in die neuen Ordner übernommen werden, sollten Sie "Alle Dateien ignorieren, nur Ordnerstruktur beibehalten" verwenden. So bleibt die Verzeichnishierarchie erhalten, während verhindert wird, dass historische Dateien in neue Projekte oder Jahrgänge kopiert werden.
Der zweite Einstellungsbereich ist die "Neue Namensliste". Im Screenshot hat der Benutzer 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 eingegeben, jeweils einen Namen pro Zeile. Die Software verwendet diese Zeilen als Namen für die neuen Ordner und wendet sie stapelweise auf die zuvor hinzugefügten Vorlagenordner A, B, C an. Das bedeutet, unter A werden 2001 bis 2005 generiert, unter B ebenfalls 2001 bis 2005 und unter C ebenfalls 2001 bis 2005.
Beim Ausfüllen der Namensliste sind folgende Grundsätze empfehlenswert:
- Jeder neue Ordnername sollte in einer eigenen Zeile stehen, vermeiden Sie, mehrere Namen in derselben Zeile zu schreiben.
- Die Namen sollten möglichst kurz und klar sein, z. B. Jahr, Projektnummer, Kundenname, Abteilungsname usw.
- Vermeiden Sie Sonderzeichen, die vom System nicht unterstützt werden, um Fehler bei der Ordnererstellung zu verhindern.
- Bei vielen Namen können Sie diese zuerst in Excel oder einer Textdatei ordnen und dann in die Namensliste kopieren.
Nachdem Sie die Einstellungen "Nur Ordnerstruktur beibehalten" und "Neue Namensliste" überprüft haben, klicken Sie auf "Weiter", um den Speicherort festzulegen.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Stapelverarbeitung starten
Der im Screenshot dargestellte Prozessbalken enthält die beiden Folgeschritte "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten". Nachdem Sie den Schritt Speicherort aufgerufen haben, wählen Sie gemäß den Anweisungen auf der Benutzeroberfläche das Ausgabeverzeichnis für die neuen Ordner aus. Das Ausgabeverzeichnis im Beispiel wird als hesoft-output angezeigt, was bedeutet, dass die Ergebnisse der Stapelgenerierung in einem unabhängigen Ausgabeordner gespeichert wurden.
Es wird empfohlen, den Ausgabeort auf ein neues, leeres Verzeichnis oder zumindest einen anderen Ort als die ursprünglichen Vorlagenverzeichnisse festzulegen. Dies hat zwei Vorteile: Erstens vermeidet es das Überschreiben oder Vermischen mit den Originalvorlagen; zweitens lassen sich die Ergebnisse nach Abschluss leichter überprüfen. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Ausgabestruktur, können die Ergebnisse später an den endgültigen Archivierungsort verschoben werden.
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, rufen Sie den Schritt "Verarbeitung starten" auf und führen die Stapelverarbeitung aus. Die Software generiert automatisch Verzeichnisse gemäß den zuvor hinzugefügten Vorlagenordnern, der ausgefüllten neuen Namensliste und der Option "Nur Ordnerstruktur beibehalten" sowie anderen Einstellungen. Öffnen Sie nach Abschluss das Ausgabeverzeichnis, um die verarbeitete Ordnerstruktur zu sehen.
Ergebniskontrolle: So überprüfen Sie, ob die Verzeichnisse korrekt erstellt wurden
Nach Abschluss der Stapelverarbeitung wird empfohlen, die Ergebnisse auf drei Ebenen zu überprüfen. Erstens, ob die obersten Verzeichnisse mit der Vorlage übereinstimmen, z. B. ob A, B, C im Beispiel alle generiert wurden. Zweitens, ob die Namen der neuen Ordner in jedem obersten Verzeichnis vollständig sind, z. B. ob 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 nicht fehlen. Drittens, erweitern Sie einige der neuen Ordner und prüfen Sie, ob die Unterverzeichnisstruktur beibehalten wurde, z. B. ob A\2001 A-001, A-002, A-003 enthält.
Wenn Sie "Alle Dateien ignorieren, nur Ordnerstruktur beibehalten" aktiviert oder ausgewählt haben, sollten Sie auch bestätigen, dass keine unerwünschten alten Dateien in das Ausgabeverzeichnis übernommen wurden. Dadurch wird sichergestellt, dass die neuen Verzeichnisse sauber sind, und neue Büromaterialien wie Word, docx, Excel, PDF, Bilder später nicht mit alten Materialien vermischt werden.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Warum müssen zuerst die Ordner A, B, C hinzugefügt werden?
Weil dies die Ordner sind, die als Referenzvorlage dienen sollen. Die Software muss wissen, welche vorhandenen Ordner als Basis dienen, um darunter die neuen Namensverzeichnisse stapelweise zu generieren und die ursprüngliche Unterverzeichnishierarchie beizubehalten.
2. Wann sollte "Alle Dateien ignorieren, nur Ordnerstruktur beibehalten" verwendet werden?
Wenn Sie nur die Verzeichnisse benötigen und nicht die vorhandenen Dateien aus den Vorlagenordnern kopiert werden sollen, sollten Sie diese Option verwenden. Zum Beispiel, wenn Sie neue jährliche Materialverzeichnisse, Projektverzeichnisse oder Kundenverzeichnisse erstellen möchten, nur einen Ordnerrahmen benötigen und nicht möchten, dass alte doc-, docx-, xlsx-, pdf-Dateien kopiert werden.
3. Wie viele neue Namen können in die Namensliste geschrieben werden?
Nach der Operationslogik unterstützt die Namensliste mehrzeilige Einträge, wobei jede Zeile einem neuen Ordnernamen entspricht. In der Praxis können Sie je nach Büroaufgabe Jahre, Projektnummern, Kundennamen usw. eintragen. Je mehr Namen, desto deutlicher wird die Zeitersparnis durch die Stapelverarbeitung.
4. Kann das Ausgabeverzeichnis dasselbe wie das ursprüngliche Verzeichnis sein?
Zur Sicherheit wird empfohlen, ein separates Ausgabeverzeichnis einzustellen. Selbst wenn beim Eintragen von Namen Fehler auftreten, bleibt der ursprüngliche Vorlagenordner davon unberührt. Nach Überprüfung und Bestätigung der Korrektheit kann er dann an den offiziellen Speicherort verschoben werden.
5. Funktioniert es auch bei sehr tiefen Verzeichnisstrukturen?
Das Beispiel in diesem Artikel zeigt die Struktur von A, B, C und ihren Unterverzeichnissen. Bei tieferen Vorlagenverzeichnisebenen kann die Verzeichnishierarchie gemäß dem Design dieser Funktion stapelweise beibehalten werden, solange die Software die entsprechende Ordnerstruktur lesen kann. Es wird empfohlen, vor der eigentlichen Verarbeitung zunächst einen Test mit einer kleinen Anzahl von Namen durchzuführen, um zu bestätigen, dass das Ergebnis den Erwartungen entspricht.
Zusammenfassung: Verwenden Sie ein Stapelverarbeitungstool, um wiederholtes Anlegen von Verzeichnissen in einem Vorgang zu erledigen
Die stapelweise Erstellung mehrerer neuer Ordner basierend auf einem Vorlagenordner ist eine sehr typische Anforderung der Büroautomation. Manuelles Kopieren, Einfügen und Umbenennen ist nicht nur ineffizient, sondern führt auch leicht zu Problemen wie übersehenen Verzeichnissen, uneinheitlichen Namen und dem irrtümlichen Kopieren alter Dateien. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie über die Funktion "Neue Ordner stapelweise basierend auf vorhandenen Ordnern erstellen" in der "Datei-Organisation" den Vorlagenordner, die Namensliste und den Ausgabeort kombinieren, um eine große Menge neuer Verzeichnisse mit einheitlicher Struktur auf einmal zu generieren.
Wenn Sie häufig Verzeichnisse nach Jahr, Projekt, Kunde, Abteilung oder Nummerierung stapelweise erstellen müssen, empfiehlt es sich, zunächst einen Satz Standardvorlagen zu ordnen und dann die in diesem Artikel beschriebene Methode zur Stapelerzeugung zu verwenden. So sparen Sie nicht nur viel Zeit bei wiederholten Arbeitsschritten, sondern machen die Team-Materialarchivierung auch standardisierter, übersichtlicher und wartungsfreundlicher.