Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour créer par lot plusieurs nouveaux dossiers à partir d'un dossier modèle existant, tout en conservant la structure de sous-répertoires d'origine. Il convient aux scénarios de création répétée de répertoires de données par année, projet, client, classe, département, etc. En ajoutant un dossier modèle, en remplissant une liste de noms pour les nouveaux dossiers, en paramétrant la conservation de la structure des dossiers uniquement et l'emplacement de sortie, vous pouvez générer un grand nombre de répertoires normalisés en une seule fois, réduisant ainsi le travail répétitif de copie manuelle, de renommage et de vérification de la hiérarchie.
Dans le travail quotidien, de nombreux répertoires de documents ne sont pas créés une seule fois, mais doivent être générés de manière répétée selon un modèle fixe. Par exemple, chaque année, il faut créer des dossiers comme 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 pour le même ensemble de répertoires métier ; chaque projet doit inclure des sous-répertoires tels que contrats, devis, plans, réception, archivage ; chaque client, classe, magasin ou service doit utiliser la même structure de dossiers. Si l'on copie manuellement le dossier modèle puis qu'on les renomme un par un, non seulement cela prend du temps, mais il est aussi facile d'omettre des sous-dossiers, de copier au mauvais endroit, ou même d'emporter des anciens fichiers inutiles.
Le problème que cet article vise à résoudre est : comment créer par lots de nombreux nouveaux dossiers à partir d'un dossier modèle déjà organisé, tout en conservant la structure de répertoires du modèle. Ce qui suit, accompagné de captures d'écran, présentera comment utiliser la fonction de classement de fichiers du logiciel bureautique « HeSoft Doc Batch Tool » pour accomplir ce type de tâche de traitement par lots. Sa valeur fondamentale est d'aider les utilisateurs à traiter les fichiers et dossiers par lots, réduisant le travail répétitif et transformant la création massive de répertoires d'une opération manuelle en un traitement par lots unique.
Scénarios applicables : quelles situations conviennent à la génération par lots de dossiers à partir d'un modèle
« Créer par lots de nouveaux dossiers à partir d'un dossier modèle et conserver la structure des répertoires » convient à tous les scénarios bureautiques nécessitant la création répétée de répertoires standard. Dès que vous avez un ou plusieurs dossiers standard et souhaitez générer un lot de nouveaux répertoires avec des noms différents mais une structure cohérente en vous basant sur eux, vous pouvez utiliser cette méthode.
Les scénarios courants incluent :
- Création de répertoires d'archives par année : par exemple, créer 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 sous trois types de documents A, B, C, et conserver la structure originale des sous-dossiers de chaque type.
- Création par lots de dossiers de projet : chaque projet nécessite des répertoires fixes comme « contrats, devis, besoins, livraison, réception, factures ».
- Création de répertoires par client ou fournisseur : générer la même structure de gestion de documents pour plusieurs clients, facilitant le stockage ultérieur de documents Word, fichiers docx, tableaux Excel, contrats PDF, pièces jointes images, etc.
- Création de dossiers de travail par service ou personnel : par exemple, créer des dossiers mensuels ou annuels unifiés pour les services commerciaux, financiers, des ressources humaines, administratifs, etc.
- Création de répertoires d'archivage par classe, étudiant, magasin, région : particulièrement adapté aux tâches bureautiques par lots avec un grand nombre de dossiers et une hiérarchie de répertoires fixe.
La caractéristique commune de ces tâches est que la structure des répertoires est déjà déterminée, seuls les noms des nouveaux dossiers changent. Si l'on continue à dépendre de la copie et du renommage manuels, les erreurs sont faciles dès que le nombre augmente. Après avoir utilisé un outil de traitement par lots, la « création répétée de répertoires » peut être accomplie en une seule fois.
Aperçu du résultat : structure du dossier modèle avant traitement
La capture d'écran avant traitement montre que le répertoire modèle de l'exemple se trouve dans le dossier test, contenant trois dossiers principaux A, B, C. Chaque dossier principal a ses propres sous-répertoires : le dossier A contient A-001, A-002, A-003 ; le dossier B contient B1, B2, B3 ; le dossier C contient C1, C2, C3. C'est la structure de répertoires à conserver lors de la création par lots ultérieure des nouveaux dossiers.
Si ce cas était traité manuellement, il faudrait généralement d'abord copier A, B, C, puis entrer dans chaque dossier pour créer de 2001 à 2005, puis placer les sous-répertoires originaux dans les nouveaux dossiers correspondants. Bien que l'exemple semble peu complexe, dès que le nombre de A, B, C augmente, ou que la hiérarchie des sous-répertoires s'approfondit, l'opération manuelle devient un travail très répétitif et à haut risque.
Aperçu du résultat : nouveaux dossiers générés par lots après traitement
La capture d'écran après traitement montre que le répertoire de sortie est hesoft-output. Le logiciel a conservé la structure de niveau supérieur selon la classification originale A, B, C, et a créé par lots les nouveaux dossiers 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 sous chaque classification. En prenant A comme exemple, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 ont été générés sous A, et chaque nouveau dossier conserve la structure de sous-répertoires A-001, A-002, A-003.
Ce résultat montre que le logiciel ne se contente pas de créer quelques dossiers vides, mais copie par lots la hiérarchie des répertoires selon le modèle de dossier existant. Pour ceux qui ont besoin de générer par lots des dossiers de projet, des dossiers d'archives annuelles ou des dossiers clients, cette méthode garantit une nomenclature de répertoire unifiée et une structure cohérente, facilitant également le placement ultérieur de fichiers Word, doc, docx, Excel, PDF, images, etc., aux emplacements correspondants.
Étape 1 : Accéder à la fonction de classement de fichiers et sélectionner l'outil correspondant
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez « Classement de fichiers » dans la barre de fonctions à gauche. Ce module est utilisé pour traiter les tâches de classement de fichiers et de dossiers, comme classer par règle, par extension ou créer de nouveaux dossiers par lots à partir de dossiers existants.
Dans les cartes de fonction, sélectionnez « 3. Créer de nouveaux dossiers par lots à partir de dossiers existants ». L'invite sur la capture d'écran montre que cette fonction vise à « copier par lots un dossier existant en de nombreux exemplaires, et permet de personnaliser le nom des nouveaux dossiers ». Cela correspond exactement au besoin de cet article : utiliser des dossiers modèles existants comme base pour générer par lots plusieurs nouveaux dossiers avec des noms spécifiés.
Le but de cette étape est d'indiquer au logiciel que l'opération suivante à exécuter n'est pas une copie de fichiers ordinaire, ni un classement par nom de fichier, mais la création de répertoires par lots à partir d'un modèle de dossier. Après avoir sélectionné la bonne fonction, on peut passer aux processus suivants d'ajout de dossiers modèles par lots, de remplissage des nouveaux noms et de paramétrage de l'emplacement de sortie.
Étape 2 : Ajouter les dossiers à utiliser comme modèles
Après être entré sur la page de fonction, l'interface supérieure affiche que la tâche actuelle est « Créer de nouveaux dossiers par lots à partir de dossiers existants ». La barre de progression montre le nombre d'étapes suivantes : Sélectionner les enregistrements à traiter, Définir les options de traitement, Définir l'emplacement de sauvegarde, Démarrer le traitement. La première chose à faire est de sélectionner les enregistrements à traiter, c'est-à-dire ajouter les dossiers à utiliser comme modèles.
Cliquez sur le bouton « Ajouter un dossier » en haut à droite pour ajouter les dossiers modèles à traiter dans la liste. La capture d'écran montre que trois dossiers, A, B, C, ont été ajoutés, avec les chemins respectifs D:\test\A\, D:\test\B\, D:\test\C\. Le tableau affiche également le nom, le chemin, la date de création, la date de modification, etc., ce qui permet à l'utilisateur de confirmer s'il a sélectionné les bons dossiers.
Le résultat attendu de cette étape est que tous les dossiers modèles dont la structure de répertoire doit être copiée par lots apparaissent dans la liste. Si l'on découvre qu'un dossier a été mal sélectionné, il peut être retiré via l'opération de suppression à droite du tableau ; s'il faut re-sélectionner, on peut aussi utiliser le bouton « Vider » sur l'interface pour effacer la liste actuelle et ajouter à nouveau. Après avoir confirmé que la liste est correcte, cliquez sur « Suivant » en bas de page pour accéder aux options de traitement.
Étape 3 : Configurer pour ne conserver que la structure des dossiers et remplir la liste des nouveaux noms
Après être entré dans « Définir les options de traitement », il y a deux zones de configuration importantes à prendre en compte. La première est « Ignorer tous les fichiers, ne conserver que la structure des dossiers ». Comme on peut le voir sur la capture d'écran, cette option est située en haut de la page. Son rôle est de faire en sorte que le logiciel ne copie que la structure du répertoire lors de la création par lots de nouveaux dossiers, sans emporter les fichiers contenus dans le répertoire modèle.
Pour de nombreux scénarios bureautiques, cette option est très importante. Par exemple, le répertoire modèle peut avoir contenu auparavant des documents Word, des fichiers docx, des tableaux Excel, des fichiers PDF ou des pièces jointes images, mais vous souhaitez maintenant seulement générer un nouvel ensemble de répertoires propres pour stocker ultérieurement de nouveaux documents. Si vous ne voulez pas que les anciens fichiers soient emportés dans les nouveaux dossiers, il faut utiliser « Ignorer tous les fichiers, ne conserver que la structure des dossiers ». Cela permet de conserver la hiérarchie des répertoires tout en évitant de copier des fichiers historiques dans le nouveau projet ou la nouvelle année.
La deuxième zone de configuration est la « Liste de nouveaux noms ». Sur la capture d'écran, l'utilisateur a rempli 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, chaque nom occupant une ligne. Le logiciel utilisera ces lignes comme noms des nouveaux dossiers et les appliquera par lots aux dossiers modèles A, B, C précédemment ajoutés. En d'autres termes, 2001 à 2005 seront générés sous A, sous B, et également sous C.
Lors du remplissage de la liste de noms, il est conseillé de suivre ces principes :
- Chaque nom de nouveau dossier doit occuper une ligne distincte, évitez d'écrire plusieurs noms sur une même ligne.
- Les noms doivent être aussi concis et clairs que possible, par exemple l'année, le numéro de projet, le nom du client, le nom du service, etc.
- Évitez d'utiliser des caractères spéciaux non supportés par le système pour ne pas échouer la création du dossier.
- Si les noms sont nombreux, vous pouvez d'abord les organiser dans un fichier Excel ou texte, puis les copier dans la liste de noms.
Après avoir confirmé que les paramètres « Ne conserver que la structure des dossiers » et « Liste de nouveaux noms » sont corrects, cliquez sur « Suivant » pour accéder au paramètre d'emplacement de sauvegarde.
Étape 4 : Définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement par lots
La barre de progression affichée dans la capture d'écran contient les deux étapes suivantes « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Après être entré dans l'étape d'emplacement de sauvegarde, sélectionnez le répertoire de sortie pour les nouveaux dossiers en suivant les invites de l'interface. Le résultat de l'exemple après traitement montre un répertoire hesoft-output, indiquant que le résultat généré par lots a été enregistré dans un dossier de sortie indépendant.
Il est recommandé de définir l'emplacement de sortie sur un nouveau répertoire vide, ou au moins à un emplacement différent du répertoire modèle d'origine. Cela présente deux avantages : premièrement, cela évite d'écraser ou de confondre le modèle original ; deuxièmement, il est plus facile de vérifier le résultat une fois le traitement terminé. Si la structure de sortie est confirmée correcte, il sera toujours temps de déplacer le résultat vers l'emplacement d'archivage officiel.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, passez à l'étape « Démarrer le traitement » et exécutez le traitement par lots. Le logiciel générera automatiquement les répertoires en fonction des dossiers modèles ajoutés précédemment, de la liste de nouveaux noms remplie et des options telles que « Ne conserver que la structure des dossiers ». Une fois terminé, ouvrez le répertoire de sortie pour voir la structure des dossiers traitée.
Vérification du résultat : comment confirmer que la création des répertoires est correcte
Après le traitement par lots, il est conseillé de vérifier le résultat à trois niveaux. Premièrement, vérifiez si le répertoire de niveau supérieur est cohérent avec le modèle, par exemple si A, B, C dans l'exemple ont tous été générés. Deuxièmement, vérifiez si les noms des nouveaux dossiers sous chaque répertoire de niveau supérieur sont complets, par exemple s'il ne manque aucun des 2001, 2002, 2003, 2004, 2005. Troisièmement, ouvrez quelques-uns des nouveaux dossiers pour confirmer si la structure des sous-répertoires a été conservée, par exemple si A\2001 contient A-001, A-002, A-003.
Si vous avez coché ou activé « Ignorer tous les fichiers, ne conserver que la structure des dossiers », vérifiez également que le répertoire de sortie ne contient pas d'anciens fichiers inutiles importés. Cela garantit que le nouveau répertoire est propre et que les nouveaux documents de travail comme Word, docx, Excel, PDF et images ne seront pas mélangés aux anciens documents lors des ajouts ultérieurs.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi faut-il ajouter d'abord des dossiers comme A, B, C ?
Parce qu'ils sont les dossiers modèles à référencer. Le logiciel a besoin de savoir quels dossiers existants serviront de base avant de pouvoir générer par lots de nouveaux répertoires de noms sous eux et conserver la hiérarchie originale des sous-répertoires.
2. Quand faut-il utiliser « Ignorer tous les fichiers, ne conserver que la structure des dossiers » ?
Utilisez cette option lorsque vous avez seulement besoin des répertoires et non de copier les fichiers existants dans le dossier modèle. Par exemple, si vous voulez créer un nouveau répertoire annuel, un répertoire de projet ou un répertoire client et que vous n'avez besoin que du cadre de dossiers, sans vouloir copier les anciens fichiers doc, docx, xlsx, pdf.
3. Combien de noms peut-on remplir dans la nouvelle liste de noms ?
Logiquement, la liste de noms supporte le remplissage multiligne, chaque ligne correspondant à un nom de nouveau dossier. En pratique, on peut remplir selon les besoins des tâches bureautiques avec des années, des numéros de projet, des noms de clients, etc. Plus il y a de noms, plus le temps gagné par le traitement par lots est évident.
4. Le répertoire de sortie peut-il être le même que le répertoire d'origine ?
Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de le configurer vers un répertoire de sortie distinct. Ainsi, même si le nom est mal rempli, les dossiers modèles originaux ne seront pas affectés. Une fois vérifié et confirmé comme correct, déplacez-le vers l'emplacement officiel.
5. Peut-on toujours utiliser cette fonction si la structure des répertoires est très profonde ?
L'exemple de cet article montre la structure de A, B, C et leurs sous-répertoires. Pour des répertoires modèles à hiérarchie plus profonde, tant que le logiciel peut lire la structure des dossiers correspondante, il peut conserver la hiérarchie des répertoires par lots selon la logique de conception de cette fonction. Avant un traitement réel, il est conseillé de tester d'abord avec un petit nombre de noms pour confirmer que le résultat correspond aux attentes.
Résumé : Utiliser un outil de traitement par lots pour transformer la création répétée de répertoires en une seule opération
Créer par lots de multiples nouveaux dossiers à partir d'un dossier modèle est un besoin d'automatisation bureautique très typique. La copie, le collage et le renommage manuels sont non seulement inefficaces, mais sujets aux oublis de répertoires, aux noms non unifiés et à la copie erronée d'anciens fichiers. HeSoft Doc Batch Tool permet, via la fonction « Créer de nouveaux dossiers par lots à partir de dossiers existants » dans « Classement de fichiers », de combiner dossier modèle, liste de noms et emplacement de sortie pour générer en une fois un grand nombre de nouveaux répertoires à la structure identique.
Si vous avez souvent besoin de créer des dossiers par lots selon l'année, le projet, le client, le service ou un numéro, il est conseillé de préparer d'abord un ensemble de modèles standard, puis d'utiliser la méthode décrite dans cet article pour générer par lots. Cela permet non seulement d'économiser beaucoup de temps d'opérations répétitives, mais aussi de rendre l'archivage des documents de l'équipe plus standardisé, clair et maintenable.