이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 기존 템플릿 폴더를 기반으로 여러 새 폴더를 일괄 생성하고 원래 하위 디렉터리 구조를 유지하는 방법을 소개합니다. 연도, 프로젝트, 고객, 학급, 부서 등과 같은 차원별로 자료 디렉터리를 반복적으로 생성해야 하는 시나리오에 적합합니다. 템플릿 폴더 추가, 새 폴더 이름 목록 입력, 폴더 구조만 유지 설정 및 출력 위치 지정을 통해 한 번에 대량의 표준 디렉터리를 생성할 수 있어 수동 복사, 이름 변경 및 계층 확인과 같은 반복 작업을 줄일 수 있습니다.
일상 업무에서 많은 자료 디렉터리는 한 번만 생성하는 것이 아니라 정해진 템플릿에 따라 반복적으로 생성해야 합니다. 예를 들어 매년 동일한 업무용 디렉터리 세트에 대해 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 등의 폴더를 생성해야 하고, 각 프로젝트마다 계약, 견적, 도면, 검수, 보관 등의 하위 디렉터리를 포함해야 하며, 모든 고객, 학급, 매장 또는 부서에 동일한 폴더 구조 세트를 사용해야 합니다. 템플릿 폴더를 수동으로 복사한 후 하나씩 이름을 변경하면 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 하위 폴더를 빠뜨리거나 잘못된 위치에 복사하거나 필요 없는 이전 파일까지 함께 가져오기 쉽습니다.
이 문서에서 해결하고자 하는 문제는 다음과 같습니다. 이미 정리된 템플릿 폴더를 기반으로 여러 개의 새 폴더를 대량 생성하고 템플릿의 디렉터리 구조를 유지하는 방법입니다. 아래에서는 스크린샷과 함께 오피스 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "의 파일 정리 기능을 사용하여 이러한 대량 처리 작업을 완료하는 방법을 소개합니다. 이 기능의 핵심 가치는 사용자가 파일과 폴더를 대량으로 처리하도록 도와 반복 작업을 줄이고, 대량의 디렉터리 생성 작업을 수동 조작에서 일괄 처리로 전환하는 데 있습니다.
적용 시나리오: 어떤 경우에 템플릿으로 폴더 대량 생성이 적합한가
"템플릿 폴더를 기반으로 새 폴더를 대량 생성하고 디렉터리 구조 유지"는 표준 디렉터리를 반복적으로 생성해야 하는 모든 사무 시나리오에 적합합니다. 하나 이상의 표준 폴더가 있고, 이를 기반으로 이름은 다르지만 구조가 일치하는 새 디렉터리 세트를 생성하려는 경우 이 방법을 사용할 수 있습니다.
일반적인 시나리오는 다음과 같습니다.
- 연도별 기록 디렉터리 생성: 예를 들어 A, B, C 세 가지 자료 아래에 각각 2001, 2002, 2003, 2004, 2005를 생성하고 각 자료의 기존 하위 폴더 구조를 유지합니다.
- 프로젝트별 자료 폴더 대량 생성: 각 프로젝트에 "계약, 견적, 요구사항, 납품, 검수, 인보이스" 등의 고정 디렉터리가 필요합니다.
- 고객 또는 공급업체별 디렉터리 생성: 여러 고객을 위해 동일한 자료 관리 구조를 생성하여 나중에 Word 문서, docx 파일, Excel 표, PDF 계약서, 이미지 첨부 파일 등을 보관하기 편리합니다.
- 부서 또는 담당자별 작업 폴더 생성: 예를 들어 영업, 재무, 인사, 행정 등의 부서에 통일된 월별 또는 연도별 자료 폴더를 생성합니다.
- 학급, 학생, 매장, 지역별 보관 디렉터리 생성: 특히 폴더 수가 많고 디렉터리 레벨이 고정적인 대량 사무 작업에 적합합니다.
이러한 작업의 공통된 특징은 디렉터리 구조가 이미 결정되어 있으며, 변경되는 것은 새 폴더 이름뿐이라는 점입니다. 여전히 수동 복사 및 이름 변경에 의존한다면 수량이 많아지면 실수하기 쉽습니다. 대량 처리 도구를 사용하면 "디렉터리 반복 생성" 작업을 한 번에 완료할 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전 템플릿 폴더 구조
처리 전 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 예제의 템플릿 디렉터리는 test 폴더 아래에 있으며 그 안에 A, B, C 세 개의 주요 폴더가 포함되어 있습니다. 각 주요 폴더 아래에는 다시 하위 디렉터리가 있습니다. A 폴더 아래에는 A-001, A-002, A-003이 있고, B 폴더 아래에는 B1, B2, B3이 있으며, C 폴더 아래에는 C1, C2, C3이 있습니다. 이것이 이후 대량 생성할 새 폴더에서 유지할 디렉터리 구조입니다.
이 사례를 수동으로 처리한다면, 일반적으로 A, B, C를 먼저 복사한 다음 각 폴더에 들어가 2001부터 2005까지 생성하고, 이어서 원래 하위 디렉터리를 해당하는 새 폴더에 넣어야 합니다. 예제가 복잡해 보이지는 않지만 A, B, C의 수가 늘어나거나 하위 디렉터리 레벨이 깊어지면 수동 작업은 높은 반복성과 위험성을 가진 작업이 됩니다.
효과 미리보기: 처리 후 대량 생성된 새 폴더
처리 후 스크린샷은 출력 디렉터리가 hesoft-output임을 보여줍니다. 소프트웨어는 원래의 A, B, C 분류에 따라 최상위 구조를 유지하고, 각 분류 아래에 2001, 2002, 2003, 2004, 2005라는 새 폴더를 대량 생성했습니다. A를 예로 들면, A 아래에 2001, 2002, 2003, 2004, 2005가 생성되었고, 각 새 폴더 안에는 다시 A-001, A-002, A-003이라는 하위 디렉터리 구조 세트가 유지되었습니다.
이 결과는 소프트웨어가 단순히 몇 개의 빈 폴더를 생성하는 것이 아니라, 기존 폴더 템플릿에 따라 디렉터리 레벨을 대량 복사한다는 것을 보여줍니다. 프로젝트 자료 폴더, 연간 기록 폴더, 고객 폴더를 대량 생성해야 하는 사람들에게 이 방식은 디렉터리 이름 지정의 통일성과 구조의 일관성을 보장하며, 나중에 Word, doc, docx, Excel, PDF, 이미지 등의 파일을 해당 위치에 넣기 편리하게 합니다.
조작 단계 1: 파일 정리 기능 진입 및 해당 도구 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후, 왼쪽 기능 모음에서 "파일 정리"를 선택합니다. 이 모듈은 규칙별 분류, 확장자별 분류, 기존 폴더 기반 새 폴더 대량 생성 등 파일 및 폴더의 정리 작업을 처리하는 데 사용됩니다.
기능 카드에서 "3. 기존 폴더를 기반으로 새 폴더 대량 생성"을 선택합니다. 스크린샷의 안내에서 볼 수 있듯이, 이 기능은 "이미 존재하는 폴더를 여러 개로 대량 복사하고 새 폴더의 이름을 사용자 정의할 수 있도록 지원"합니다. 이는 기존 템플릿 폴더를 기반으로 지정된 이름의 새 폴더를 대량 생성하려는 본 문서의 요구 사항과 정확히 일치합니다.
이 단계의 조작 목적은 소프트웨어에 다음에 실행할 작업이 일반 파일 복사나 파일 이름별 분류가 아니라 폴더 템플릿에 따라 디렉터리를 대량 생성하는 것임을 알리는 것입니다. 올바른 기능을 선택해야만 후속 절차인 템플릿 폴더 대량 추가, 새 이름 입력 및 출력 위치 설정을 진행할 수 있습니다.
조작 단계 2: 템플릿으로 사용할 폴더 추가
기능 페이지에 진입하면, 인터페이스 상단에 현재 작업이 "기존 폴더를 기반으로 새 폴더 대량 생성"임이 표시됩니다. 프로세스 표시줄에서 총 몇 단계인지 확인할 수 있습니다: 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작입니다. 먼저 완료할 것은 처리할 레코드 선택, 즉 템플릿으로 사용할 폴더를 추가하는 것입니다.
오른쪽 상단의 "폴더 추가" 버튼을 클릭하여 처리할 템플릿 폴더를 목록에 추가합니다. 스크린샷에는 이미 A, B, C 세 개의 폴더가 추가되었으며, 경로는 각각 D:\test\A\, D:\test\B\, D:\test\C\입니다. 표에는 이름, 경로, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시되어 사용자가 올바른 폴더를 선택했는지 확인하기 쉽습니다.
이 단계의 예상 결과는 다음과 같습니다: 디렉터리 구조를 대량 복사해야 하는 모든 템플릿 폴더가 목록에 나타납니다. 잘못된 폴더를 선택한 경우 표 오른쪽의 삭제 작업을 통해 제거할 수 있으며, 다시 선택해야 하는 경우 인터페이스의 "비우기" 버튼을 사용하여 현재 목록을 지운 후 다시 추가할 수 있습니다. 목록이 올바른지 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 들어갑니다.
조작 단계 3: 폴더 구조만 유지 설정 및 새 이름 목록 입력
"처리 옵션 설정"에 들어가면 두 가지 설정 영역에 주목해야 합니다. 첫 번째는 "모든 파일 무시, 폴더 구조만 유지"입니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 이 옵션은 페이지 상단에 위치해 있습니다. 이 옵션의 역할은 소프트웨어가 새 폴더를 대량 생성할 때 템플릿 디렉터리의 파일은 함께 복사하지 않고 디렉터리 구조만 복사하도록 하는 것입니다.
많은 사무 시나리오에서 이 옵션은 매우 중요합니다. 예를 들어 템플릿 디렉터리에 과거에 Word 문서, docx 파일, Excel 표, PDF 파일 또는 이미지 첨부 파일이 있었을 수 있지만, 현재는 이후 새 자료를 보관하는 데 사용할 깨끗한 새 디렉터리만 생성하려는 경우입니다. 이전 파일이 새 폴더로 들어오는 것을 원하지 않는다면 "모든 파일 무시, 폴더 구조만 유지"를 사용해야 합니다. 이렇게 하면 디렉터리 레벨을 유지하면서 과거 파일이 새 프로젝트나 새 연도로 복사되는 것을 방지할 수 있습니다.
두 번째 설정 영역은 "새 이름 목록"입니다. 스크린샷에서 사용자는 2001, 2002, 2003, 2004, 2005를 줄 바꿈하여 입력했습니다. 소프트웨어는 이 줄들을 새 폴더의 이름으로 사용하여 앞서 추가한 A, B, C 템플릿 폴더에 대량 적용합니다. 즉, A 아래에 2001부터 2005까지, B 아래에도 2001부터 2005까지, C 아래에도 마찬가지로 2001부터 2005까지 생성됩니다.
이름 목록 작성 시 다음 원칙을 따르는 것이 좋습니다.
- 각 새 폴더 이름은 한 줄에 하나씩 입력하고, 여러 이름을 같은 줄에 쓰지 않도록 합니다.
- 이름은 예를 들어 연도, 프로젝트 번호, 고객 이름, 부서 이름 등 가능한 한 간결하고 명확하게 합니다.
- 시스템에서 지원하지 않는 특수 문자 사용을 피하여 폴더 생성 실패를 방지합니다.
- 이름이 많을 경우, 먼저 Excel 또는 텍스트 파일에서 정리한 후 이름 목록에 복사해 넣을 수 있습니다.
"폴더 구조만 유지" 및 "새 이름 목록" 설정이 올바른지 확인한 후 "다음"을 클릭하여 저장 위치 설정으로 들어갑니다.
조작 단계 4: 저장 위치 설정 및 대량 처리 시작
스크린샷에 표시된 프로세스 표시줄에는 "저장 위치 설정" 및 "처리 시작"이라는 두 가지 후속 단계가 포함되어 있습니다. 저장 위치 단계에 진입하면 인터페이스 안내에 따라 새 폴더의 출력 디렉터리를 선택합니다. 예제 처리 후 디렉터리는 hesoft-output으로 표시되어, 대량 생성 결과가 독립된 출력 폴더에 저장되었음을 나타냅니다.
출력 위치는 새로운 빈 디렉터리로 설정하거나 최소한 원래 템플릿 디렉터리와 다른 위치로 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 두 가지 이점이 있습니다. 첫째, 원본 템플릿을 덮어쓰거나 혼동하는 것을 방지할 수 있습니다. 둘째, 처리 완료 후 결과를 확인하기 쉽습니다. 출력 구조가 올바른지 확인한 후 결과를 공식 보관 위치로 이동해도 늦지 않습니다.
저장 위치를 설정한 후 "처리 시작" 단계로 진입하여 대량 처리를 실행합니다. 소프트웨어는 앞서 추가한 템플릿 폴더, 입력한 새 이름 목록, 그리고 "폴더 구조만 유지" 등의 옵션에 따라 자동으로 디렉터리를 생성합니다. 완료 후 출력 디렉터리를 열면 처리된 폴더 구조를 볼 수 있습니다.
결과 확인: 디렉터리 생성이 올바른지 확인하는 방법
대량 처리가 완료되면 세 가지 측면에서 결과를 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 최상위 디렉터리가 템플릿과 일치하는지, 예를 들어 예제의 A, B, C가 모두 생성되었는지 확인합니다. 둘째, 각 최상위 디렉터리 아래의 새 폴더 이름이 완전한지, 예를 들어 2001, 2002, 2003, 2004, 2005가 빠짐없이 생성되었는지 확인합니다. 셋째, 그중 몇몇 새 폴더를 확장하여 하위 디렉터리 구조가 유지되었는지, 예를 들어 A\2001 아래에 A-001, A-002, A-003이 포함되어 있는지 확인합니다.
"모든 파일 무시, 폴더 구조만 유지"를 선택하거나 활성화한 경우, 출력 디렉터리에 불필요한 이전 파일이 포함되지 않았는지도 확인해야 합니다. 이렇게 하면 새 디렉터리가 깨끗한 상태임을 보장할 수 있으며, 나중에 새로운 Word, docx, Excel, PDF, 이미지 등 사무 자료를 넣을 때 이전 자료와 섞이지 않습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 왜 A, B, C 폴더를 먼저 추가해야 하나요?
이것들이 참조할 템플릿 폴더이기 때문입니다. 소프트웨어는 어떤 기존 폴더를 기반으로 할지 알아야만, 그 아래에 새 이름의 디렉터리를 대량 생성하고 원래 하위 디렉터리 레벨을 유지할 수 있습니다.
2. "모든 파일 무시, 폴더 구조만 유지"는 언제 사용하는 것이 적합한가요?
디렉터리만 필요하고 템플릿 폴더 내의 기존 파일을 복사할 필요가 없을 때 이 옵션을 사용해야 합니다. 예를 들어 새 연도별 자료 디렉터리, 프로젝트 디렉터리 또는 고객 디렉터리를 생성하려는데 폴더 프레임워크만 필요하고 기존의 doc, docx, xlsx, pdf 파일이 복사되는 것을 원하지 않을 때입니다.
3. 새 이름 목록에는 몇 개까지 입력할 수 있나요?
조작 로직으로 볼 때, 이름 목록은 여러 줄 입력을 지원하며 각 줄은 하나의 새 폴더 이름에 해당합니다. 실제 사용 시 사무 작업 필요에 따라 연도, 프로젝트 번호, 고객 이름 등을 입력할 수 있습니다. 이름이 많을수록 대량 처리로 절약되는 시간이 더욱 두드러집니다.
4. 출력 디렉터리를 원래 디렉터리와 같게 할 수 있나요?
안전을 위해 별도의 출력 디렉터리로 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 이름을 잘못 입력하더라도 원본 템플릿 폴더에 영향을 주지 않습니다. 확인 결과 올바르면 공식 위치로 이동하면 됩니다.
5. 디렉터리 구조가 매우 깊을 때도 사용할 수 있나요?
본 문서의 예제는 A, B, C 및 그 하위 디렉터리 구조를 보여줍니다. 더 깊은 레벨의 템플릿 디렉터리라도, 소프트웨어가 해당 폴더 구조를 읽을 수만 있다면 이 기능의 설계 사상에 따라 디렉터리 레벨을 대량으로 유지할 수 있습니다. 실제 처리 전에 먼저 적은 수의 이름으로 한 번 테스트하여 결과가 예상에 부합하는지 확인하는 것이 좋습니다.
요약: 대량 처리 도구로 반복적인 디렉터리 생성을 한 번의 조작으로 전환
템플릿 폴더를 기반으로 여러 개의 새 폴더를 대량 생성하는 것은 매우 전형적인 사무 자동화 요구 사항입니다. 수동으로 복사, 붙여넣기, 이름 변경을 반복하면 효율이 낮을 뿐만 아니라 디렉터리 누락, 이름 불일치, 이전 파일 잘못된 복사 등의 문제가 발생하기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하면 "파일 정리"의 "기존 폴더를 기반으로 새 폴더 대량 생성" 기능을 통해 템플릿 폴더, 이름 목록, 출력 위치를 조합하여 구조가 일치하는 새 디렉터리를 한 번에 대량 생성할 수 있습니다.
연도별, 프로젝트별, 고객별, 부서별 또는 번호별로 폴더를 대량 생성해야 하는 경우가 많다면, 먼저 표준 템플릿 한 세트를 정리한 후 본 문서의 방법을 사용하여 대량 생성하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 많은 반복 작업 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 팀 자료 보관을 더욱 표준화되고 명확하며 유지 관리하기 쉽게 만들 수 있습니다.