Wenn wir bei der Arbeit Dateien verwalten und einen Ordner mitsamt seinem gesamten Inhalt kopieren und sichern sowie den neuen Ordner umbenennen müssen, geht das normalerweise nur manuell. Die Schritte sind nicht nur umständlich, sondern es können auch Fehler bei den wiederholten Vorgängen auftreten. Dieses Problem tritt besonders deutlich beim Ordnen von Mitarbeiterdaten oder beim Sichern von Arbeitsdateien zutage. Um standardisierte Verzeichnisse zu erstellen, sind wir gezwungen, diese mühsame Arbeit auszuführen. Gibt es eine Möglichkeit, uns bei der Lösung dieses Problems zu helfen, sodass wir Ordner und darin enthaltene Dateien einfach kopieren und gleichzeitig den Ordnernamen schnell ändern können?
Hier wird eine einfache Methode vorgestellt, mit der Sie Ordnerstrukturen stapelweise kopieren und umbenennen können, wobei die Hierarchie und der Inhalt der Originaldateien vollständig erhalten bleiben. Das hilft uns effektiv, die Arbeitseffizienz bei der Dateiverwaltung zu steigern. Lassen Sie uns gemeinsam diesen praktischen Trick kennenlernen!
In welchen Situationen müssen Ordner und Dateihierarchien stapelweise kopiert und gleichzeitig die Ordnernamen geändert werden?
Wiederverwendung von Projektvorlagen
Nach Abschluss eines Projekts gibt es vordefinierte Ordner- und Dateihierarchiestrukturen. Bei jedem Start eines neuen Projekts müssen wir diese Vorlagenstrukturen kopieren und die Ordnernamen entsprechend dem aktuellen Projektnamen oder der Projektnummer ändern, um sie zu unterscheiden.
Erstellung von Kundendaten
Es ist sehr üblich, dass Unternehmen für verschiedene Kunden Ordner mit individuellen Unterlagen erstellen. In der Regel kopiert man eine Standard-Ordnerstruktur und benennt den obersten Ordner in den Kundennamen oder die Kundennummer um.
Sicherung historischer Dateien
Beim Sichern und Archivieren von Dateien kann es erforderlich sein, die Hierarchiestruktur der Originalordner beizubehalten und die Ordner nach Datum umzubenennen, z. B. wenn ein Ordner mit jährlichen Finanzberichten in einen neuen Pfad kopiert wird und alle darin enthaltenen Dateien in Ordner wie "Finanzdaten 2023", "Finanzdaten 2024", "Finanzdaten 2025" usw. abgelegt werden.
Vorschau auf das Ergebnis nach dem Kopieren der Ordnervorlage und der anschließenden Änderung des Ordnernamens
Vor der Verarbeitung:
Nach der Verarbeitung:
Schritte zum Kopieren von Ordnern und Dateien sowie zum Umbenennen von Ordnern im Stapel
1. Öffnen Sie 【 HeSoft Doc Batch Tool 】 und wählen Sie 【Dateiverwaltung】 - 【Neue Ordner basierend auf vorhandenen Ordnern stapelweise erstellen】.
2. Klicken Sie dann auf 【Ordner hinzufügen】, fügen Sie die zu kopierenden Ordner hinzu oder ziehen Sie sie direkt in den unteren Bereich und klicken Sie dann auf Weiter.
3. Im Einstellungsbildschirm geben Sie die Namen der kopierten Ordner unter der neuen Namensliste ein, eine Zeile pro Ordnername. Klicken Sie anschließend erneut auf Weiter. Klicken Sie dann auf Durchsuchen, um den Speicherort für die neuen Dateien auszuwählen.
4. Nachdem die Verarbeitung abgeschlossen ist, klicken Sie auf den roten Pfad, um den Ordner zu öffnen. Sie können sehen, dass die Dateiverzeichnisstruktur im Ordner in die umbenannten Ordner eingefügt wurde.
