本文では、「名前リストによるフォルダーの一括複製」という業務ニーズに焦点を当て、既存のフォルダーを複数の新しいディレクトリにコピーし、それぞれ「2026-01」から「2026-12」まで名前を付ける方法を解説します。 HeSoft Doc Batch Tool のファイル整理機能を活用することで、ソースフォルダーの追加、新しい名前リストの貼り付け、保存場所の設定、処理の実行により、月次アーカイブ、顧客ファイル、プロジェクト資料、テンプレートディレクトリの再利用などのシーンに適した一括作成を迅速に完了できます。
ファイル資料を整理する際、多くの人が繰り返し発生し、かつミスを起こしやすい作業に直面します。既にフォルダが1つあり、それを名称リストに従って多数複製し、さらにそれぞれを対応する名前に変更する必要がある、というものです。例えば、12ヶ月分のディレクトリ作成、顧客リストに基づくアーカイブ作成、プロジェクト番号に基づく資料フォルダ作成、従業員リストに基づく個人フォルダ作成などが挙げられます。手動での複製は遅いだけでなく、複製漏れや名前変更ミスが後続のアーカイブ作業に影響を及ぼす可能性があります。
本記事では、具体例を通じて、 HeSoft Doc Batch Tool を使用してこのタスクを完了する方法を説明します。例では、処理前には「New folder」1つと月名リスト1つしかありません。処理後は、2026-01から2026-12までの合計12個のフォルダが得られます。 HeSoft Doc Batch Tool はオフィスシーン向けのバッチ処理ソフトウェアであり、反復的なファイルやフォルダ操作をフロー化し、ユーザーがより効率的に資料整理を完了できるよう支援します。
適用シーン：名称リストに基づくフォルダの一括作成
「リストに従ってフォルダを生成する」ことは、非常に典型的なオフィス自動化のニーズです。名称リストの入手元は多岐にわたります。メモ帳のテキストリスト、Excel表の特定の列、プロジェクト管理システムからエクスポートされた番号、顧客システムからエクスポートされた顧客名、あるいは手作業で整理した部門、月、店舗、地域リストなどです。
標準となるフォルダが既に1つあり、新しい名称それぞれに同一構造のフォルダを対応させたい場合、本記事の手法が適しています。例えば、年度資料をアーカイブする際に、2026-01から2026-12までを一度に生成できます。顧客資料管理では、顧客名に基づいてアーカイブディレクトリを一括生成できます。プロジェクト納品時には、プロジェクト番号に基づいて納品テンプレートを一括複製できます。人事管理では、従業員名に基づいて入社手続き資料ディレクトリを生成できます。
この処理方法の利点は、名称がリストによって一元的に管理され、複製がソフトウェアによって一括実行される点にあります。手作業で一つずつ処理するのに比べ、結果はより整然とし、プロセスは時間を節約でき、検証も容易になります。
処理前の状態：1つのフォルダと、生成予定の名称リスト
処理前のスクリーンショットでは、左側に「New folder」というソースフォルダがあり、右側には2026-01、2026-02、2026-03から2026-12までを含むテキストリストがあります。このリストが、後続で作成される新しいフォルダの名称ソースです。
正式な操作の前に、まず名称リストが完全かどうかを確認することをお勧めします。月を例にとると、01から12までが全て存在するべきです。顧客名やプロジェクト名の場合も、重複、漏れ、不要なスペースがないか確認します。バッチタスクは一度実行されると、同時に複数の結果を生成するため、準備段階が標準化されているほど、後々の手戻りが少なくなります。
処理後の状態：リストに従って自動命名された複数のフォルダ
処理後のスクリーンショットでは、エクスプローラーに12個のフォルダが生成されており、名称はそれぞれ2026-01から2026-12となっています。全てのフォルダが整然と並び、後続で対応する月の資料を入れやすくなっています。
これがプロジェクトディレクトリであれば、各フォルダにはプロジェクト契約書、コミュニケーション記録、成果物、財務資料などを引き続き格納できます。月次ディレクトリであれば、月次レポート、請求書、証憑、会議議事録などの格納に使用できます。バッチ処理により、ユーザーは12回の複製と12回の名前変更を手動で実行する必要がなくなります。
操作手順：フォルダ追加から名称リスト入力まで
手順1：ファイル整理で一括作成機能を見つける
HeSoft Doc Batch Tool を開き、左側のナビゲーションバーで「ファイル整理」を選択します。機能エリアで、「既存フォルダに基づき新しいフォルダを一括作成」を選択します。スクリーンショットでは、この機能はファイル整理ページの右側のカード位置にあり、赤枠で強調表示されています。
この手順の役割は、正しいバッチ処理モジュールに入ることです。今回のタスクはファイル名の一括変更や拡張子によるファイル分類ではなく、既存のフォルダに基づいて複数の新しいフォルダを作成するものです。そのため、「既存フォルダ」「新しいフォルダを一括作成」に関連する機能を選択する必要があります。
手順2：複製元となるフォルダを追加する
この機能に入ると、ページは第1ステップ「処理するレコードを選択」に進みます。右上の「フォルダを追加」をクリックし、一括複製したいソースフォルダを選択します。例では「New folder」が追加され、ソフトウェアのリストに名前とパスなどの情報が表示されています。
フォルダを追加した後は、パスが正しいかどうかを重点的に確認してください。オフィスのPCには似た名前のフォルダが複数存在する可能性があり、ソースフォルダを間違えると、一括生成された結果も期待と異なってしまいます。リストに表示されているフォルダが複製したい対象であることを確認してから、下部の「次へ」をクリックします。
手順3：新しい名称リストを貼り付けまたは入力する
第2ステップ「処理オプションを設定」に入ると、必須項目「新しい名称リスト」が表示されます。準備した名称を1行ずつここに貼り付けます。本例では2026-01から2026-12までの計12行が入力されています。
このページは、最終的に出力されるフォルダ名を決定します。入力時には3点に注意することをお勧めします。第一に、各名称は必ず1行にします。第二に、Windowsのフォルダ名としてサポートされていない特殊記号は使用しないでください。第三に、できるだけ統一されたフォーマットを使用します。例えば、月は「2026-1」ではなく「2026-01」、プロジェクト番号は「P1」ではなく「P001」とすることで、並べ替えや検索がより便利になります。
スクリーンショットには「すべてのファイルを無視し、フォルダ構造のみを保持」オプションも見えます。これは、ソースフォルダ内のファイルを複製せず、ディレクトリ階層だけを複製したい場合に適しています。ソースフォルダにWord、docx、doc、Excel、xlsx、PDF、その他のテンプレートファイルが含まれており、新しい各フォルダにもこれらのテンプレートを含めたい場合は、実際のニーズに応じてこのオプションを慎重に設定する必要があります。
手順4：保存場所を設定し、バッチ処理を開始する
名称リストに誤りがないことを確認したら、「次へ」をクリックします。上部のフローには、後続に「保存場所の設定」と「処理開始」があることが表示されます。保存場所は、新しいフォルダをどのディレクトリに出力するかを指定するためのものです。処理開始は、一括複製と名前変更を実行するためのものです。
正式に開始する前に、再度確認することをお勧めします。ソースフォルダが正しいか、名称リストの数が正しいか、フォルダ構造のみを保持する必要があるか、保存場所に十分な空き容量があるか、です。確認が完了したら、画面の指示に従って処理を開始します。処理終了後、指定した保存場所を開くと、一括生成された新しいディレクトリを確認できます。
よくある質問と注意点
1. 名称リストに中国語を含めてもよいですか？
はい。フォルダ名には中国語、英語、数字、一般的な接続記号を使用できます。例えば、「営業部」「顧客A」「2026-01」「プロジェクト-華東地区」などはよくある命名方法です。ただし、システムが許可しない特殊文字は避けてください。
2. 一度に多くの名称を処理できますか？
機能ロジック上、名称リストには複数行を入力でき、各行が一つの新しいフォルダに対応します。実際の処理数は、PCの性能、ソースフォルダのサイズ、保存場所の空き容量に応じて決定する必要があります。ソースフォルダの内容が多い場合は、最初に少数の名称でテストしてから、大量のバッチ処理を行うことをお勧めします。
3. ソースフォルダ内にファイルやサブフォルダがある場合はどうなりますか？
この機能は、既存のフォルダに基づいて新しいフォルダを作成します。スクリーンショットには「すべてのファイルを無視し、フォルダ構造のみを保持」オプションも提供されているため、構造のみを複製するかどうかを必要に応じて決定できます。テンプレートファイルを保持する必要がある場合は、設定時にこのオプションの状態を注意深く確認する必要があります。
4. 処理前に重複した名称を確認する必要があるのはなぜですか？
重複した名称は、保存先で同名の競合を引き起こす可能性があります。一括処理の結果をより明確にするために、Excelやテキストエディタで事前に重複を排除してから、ソフトウェアに貼り付けることをお勧めします。特に顧客リストやプロジェクト番号のようなデータでは、重複項目が後続の管理に影響を与えます。
5. どのようなオフィスファイルと併用するのに適していますか？
ソースフォルダにWord文書、docx、docファイル、Excel表、PDFファイル、画像、またはテキスト説明が含まれている場合、それらはすべてテンプレート資料の一部として管理できます。本記事ではフォルダの一括作成と名前変更に重点を置いていますが、後続でオフィスファイル自体の一括整理ニーズと組み合わせることで、資料処理の効率をさらに向上させることができます。
まとめ：リストに基づいてフォルダを一括複製し、ディレクトリ作成をより制御可能に
名称リストに基づいてフォルダのコピーを一括生成することで、元々煩雑だった手動での複製と名前変更を一度の操作に変えることができます。 HeSoft Doc Batch Tool を通じて、ユーザーは「ファイル整理」内の対応する機能を選択し、ソースフォルダを追加し、新しい名称リストを入力し、保存場所を設定して処理を開始するだけで、整然とした標準的な新しいディレクトリを得られます。
月次フォルダ、プロジェクトディレクトリ、顧客アーカイブ、または従業員資料ディレクトリを頻繁に作成する必要がある場合は、名称リストを固定フォーマットで整理し、バッチ処理ツールを使用して作成を完了することをお勧めします。これにより、時間を節約できるだけでなく、命名の一貫性を保証し、オフィスファイル管理をより効率的かつ秩序立ったものにできます。