Cet article s'articule autour du besoin bureautique de « générer des copies de dossiers en lot selon une liste de noms », et explique comment copier un dossier existant en plusieurs nouveaux répertoires, nommés respectivement de 2026-01 à 2026-12. Grâce à la fonction de gestion de fichiers de HeSoft Doc Batch Tool , l'utilisateur peut ajouter le dossier source, coller la liste des nouveaux noms, définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement pour terminer rapidement la création en lot, ce qui convient aux scénarios d'archivage mensuel, de dossiers clients, de documentation de projets et de réutilisation de répertoires modèles.
Lors de l'organisation de fichiers, beaucoup rencontrent une tâche répétitive et sujette aux erreurs : ayant déjà un dossier, ils doivent le copier en plusieurs exemplaires selon une liste de noms, et chaque copie doit être renommée avec le nom correspondant. Par exemple, créer des répertoires pour 12 mois, des archives pour une liste de clients, des dossiers par numéro de projet, ou des dossiers personnels pour une liste d'employés. La copie manuelle est non seulement lente, mais elle peut aussi entraîner l'oubli d'une copie ou une erreur de renommage, ce qui affecte l'archivage ultérieur.
Cet article illustrera par un exemple concret comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour accomplir cette tâche. Dans l'exemple, avant le traitement, il n'y a qu'un dossier « New folder » et une liste de noms de mois ; après traitement, on obtient 12 dossiers, de 2026-01 à 2026-12. HeSoft Doc Batch Tool est un logiciel de traitement par lots orienté bureautique, conçu pour fluidifier les opérations répétitives sur les fichiers et dossiers, aidant les utilisateurs à organiser leurs documents plus efficacement.
Scénarios applicables : Création de dossiers par lots pilotée par une liste de noms
« Générer des dossiers selon une liste » est un besoin d'automatisation bureautique très typique. La liste de noms peut provenir de nombreuses sources : une liste texte dans le Bloc-notes, une colonne dans un tableau Excel, des numéros exportés d'un système de gestion de projet, des noms de clients exportés d'un système client, ou une liste de départements, mois, succursales ou régions compilée manuellement.
Lorsque vous avez déjà un dossier standard et souhaitez que chaque nouveau nom corresponde à un dossier de structure identique, la méthode décrite ici est appropriée. Par exemple, pour l'archivage annuel de documents, vous pouvez générer en une seule fois les dossiers de 2026-01 à 2026-12 ; pour la gestion de fichiers clients, générer par lots les répertoires d'archive par nom de client ; pour la livraison de projet, copier par lots un modèle de livraison selon le numéro de projet ; pour la gestion RH, générer des répertoires de dossier d'intégration par nom d'employé.
L'avantage de cette méthode est que les noms sont contrôlés uniformément par la liste, et la copie est exécutée par lots par le logiciel. Comparé au traitement manuel un par un, le résultat est plus uniforme, le processus fait gagner du temps et il est plus facile à vérifier.
Effet avant traitement : Un dossier correspond à une colonne de noms à générer
Sur la capture d'écran avant traitement, à gauche se trouve un dossier source nommé « New folder », et à droite, une liste de texte contenant 2026-01, 2026-02, 2026-03 jusqu'à 2026-12. Cette liste est la source des noms des nouveaux dossiers à créer.
Avant de procéder, il est conseillé de vérifier si la liste de noms est complète. Pour l'exemple des mois, elle devrait contenir de 01 à 12 ; s'il s'agit de noms de clients ou de projets, confirmez également qu'il n'y a pas de doublons, d'omissions ou d'espaces superflus. Une fois la tâche par lots exécutée, elle génère plusieurs résultats simultanément, donc plus la phase de préparation est rigoureuse, moins il y aura de retouches ultérieures.
Effet après traitement : Plusieurs dossiers automatiquement nommés selon la liste
Sur la capture d'écran après traitement, l'explorateur de fichiers affiche 12 dossiers générés, nommés respectivement de 2026-01 à 2026-12. Tous les dossiers sont bien alignés, prêts à recevoir les documents du mois correspondant.
S'il s'agit de répertoires de projet, chaque dossier peut ensuite contenir les contrats, communications, livrables et documents financiers du projet ; s'il s'agit de répertoires mensuels, ils peuvent contenir les rapports, factures, justificatifs et comptes-rendus de réunion mensuels. Grâce au traitement par lots, l'utilisateur n'a plus besoin d'effectuer manuellement 12 copies et 12 renommages.
Procédure opérationnelle : De l'ajout du dossier à la saisie de la liste de noms
Étape 1 : Trouver la fonction de création par lots dans « Organiser les fichiers »
Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool , puis sélectionnez « Organiser les fichiers » dans la barre de navigation de gauche. Dans la zone des fonctions, choisissez « Créer de nouveaux dossiers en lot à partir d'un dossier existant ». Sur la capture d'écran, cette fonction se situe dans la zone de droite de la page, dans une carte, et est mise en évidence par un cadre rouge.
Cette étape sert à accéder au module de traitement par lots approprié. Puisque cette tâche ne consiste ni à renommer des fichiers par lots, ni à classer des fichiers par extension, mais à créer plusieurs nouveaux dossiers à partir d'un dossier existant, il est nécessaire de choisir la fonction liée à « dossier existant » et « créer de nouveaux dossiers en lot ».
Étape 2 : Ajouter le dossier servant de source pour les copies
Après être entré dans cette fonction, la page passe à l'étape 1 « Sélectionner les enregistrements à traiter ». Cliquez sur « Ajouter un dossier » en haut à droite, puis sélectionnez le dossier source à copier en série. Dans l'exemple, « New folder » est ajouté, et le logiciel affiche des informations comme le nom et le chemin.
Après avoir ajouté le dossier, vérifiez attentivement que le chemin est correct. Il peut y avoir plusieurs dossiers portant des noms similaires sur un ordinateur de bureau ; si le mauvais dossier source est sélectionné, les résultats générés par lots ne correspondront pas aux attentes. Une fois confirmé que le dossier affiché dans la liste est bien celui à copier, cliquez sur « Suivant » en bas.
Étape 3 : Coller ou saisir la nouvelle liste de noms
Une fois à l'étape 2 « Définir les options de traitement », vous verrez le champ obligatoire « Nouvelle liste de noms ». Collez ici les noms préparés, un par ligne. Dans cet exemple, les noms saisis vont de 2026-01 à 2026-12, soit 12 lignes au total.
Cette page détermine les noms finaux des dossiers de sortie. Lors de la saisie, il est conseillé de prêter attention à trois points : premièrement, chaque nom doit occuper une ligne distincte ; deuxièmement, évitez les caractères spéciaux non autorisés dans les noms de dossiers Windows ; troisièmement, utilisez autant que possible un format uniforme. Par exemple, utilisez 2026-01 plutôt que 2026-1 pour les mois, et P001 plutôt que P1 pour les numéros de projet, ce qui facilite le tri et la recherche ultérieure.
La capture d'écran montre également l'option « Ignorer tous les fichiers et ne conserver que la structure des dossiers ». Elle est adaptée si vous souhaitez uniquement copier la hiérarchie des répertoires sans copier les fichiers contenus dans le dossier source. Si votre dossier source contient des fichiers Word, docx, doc, Excel, xlsx, PDF ou d'autres modèles, et que vous souhaitez que chaque nouveau dossier les contienne, configurez cette option avec prudence selon vos besoins réels.
Étape 4 : Définir l'emplacement d'enregistrement et lancer le traitement par lots
Une fois la liste de noms confirmée, cliquez sur « Suivant ». L'indicateur de progression supérieur montre qu'il reste ensuite « Définir l'emplacement d'enregistrement » et « Lancer le traitement ». L'emplacement d'enregistrement sert à spécifier le répertoire de destination des nouveaux dossiers ; lancer le traitement exécute la copie et le renommage par lots.
Avant de lancer officiellement, il est conseillé de vérifier à nouveau : si le dossier source est correct, si le nombre de noms dans la liste est exact, s'il faut conserver uniquement la structure des dossiers, et si l'espace de stockage à l'emplacement de sauvegarde est suffisant. Une fois ces vérifications faites, suivez les invites de l'interface pour lancer le traitement. Après la fin du traitement, ouvrez l'emplacement cible pour voir les nouveaux répertoires générés par lots.
Questions fréquentes et points d'attention
1. La liste de noms peut-elle contenir du chinois ?
Oui. Les noms de dossiers peuvent utiliser le chinois, l'anglais, les chiffres et les tirets courants. Par exemple, « Service commercial », « ClientA », « 2026-01 », « Projet-Chine orientale » sont des conventions de nommage courantes. Il faut cependant éviter les caractères spéciaux non autorisés par le système.
2. Peut-on traiter un grand nombre de noms à la fois ?
D'après la logique fonctionnelle, la liste de noms peut contenir plusieurs lignes, chaque ligne correspondant à un nouveau dossier. Le nombre réel à traiter doit être déterminé en fonction des performances de l'ordinateur, de la taille du dossier source et de l'espace disponible à l'emplacement de sauvegarde. Si le dossier source contient beaucoup de fichiers, il est conseillé de tester d'abord avec quelques noms avant de procéder à un traitement à grande échelle.
3. Que faire si le dossier source contient des fichiers et des sous-dossiers ?
Cette fonction crée de nouveaux dossiers à partir d'un dossier existant. La capture d'écran offre également l'option « Ignorer tous les fichiers et ne conserver que la structure des dossiers », vous permettant ainsi de décider si vous souhaitez copier uniquement la structure. Si vous devez conserver les fichiers modèles, vérifiez attentivement l'état de cette option lors de la configuration.
4. Pourquoi vérifier les noms en double avant le traitement ?
Les noms en double peuvent entraîner des conflits de noms à l'emplacement cible. Pour que les résultats du traitement par lots soient plus clairs, il est conseillé de supprimer les doublons d'abord dans Excel ou un éditeur de texte avant de les coller dans le logiciel. Surtout pour les listes de clients ou les numéros de projet, les doublons peuvent nuire à la gestion ultérieure.
5. Avec quels types de documents bureautiques est-il adapté de l'utiliser ?
Si le dossier source contient des documents Word, des fichiers docx, doc, des feuilles de calcul Excel, des fichiers PDF, des images ou des notes textuelles, ils peuvent tous être gérés comme faisant partie de la documentation modèle. Cet article se concentre sur la création et le renommage de dossiers par lots, mais on peut aussi combiner cela avec d'autres besoins d'organisation de fichiers bureautiques pour améliorer encore l'efficacité du traitement documentaire.
Résumé : Copier des dossiers par lots selon une liste pour un contrôle accru de la création de répertoires
Générer des copies de dossiers par lots selon une liste de noms transforme la copie et le renommage manuels fastidieux en une opération unique. Avec HeSoft Doc Batch Tool , il suffit de choisir la fonction correspondante dans « Organiser les fichiers », d'ajouter le dossier source, de remplir la nouvelle liste de noms, puis de définir l'emplacement d'enregistrement et de lancer le traitement pour obtenir des répertoires bien structurés et standardisés.
Si vous avez souvent besoin de créer des dossiers mensuels, des répertoires de projets, des archives clients ou des dossiers d'employés, il est recommandé d'organiser vos listes de noms dans un format fixe et d'utiliser un outil de traitement par lots pour la création. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir l'uniformité du nommage, rendant la gestion documentaire plus efficace et ordonnée.