Lorsque de nombreux fichiers .xls s'accumulent dans un dossier, les ouvrir un par un pour les enregistrer en .xlsx peut faire perdre beaucoup de temps. Cet article se concentre sur le traitement uniformisé du format de plusieurs fichiers Excel, en expliquant comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour accéder à l'outil Excel, sélectionner "Convertir Excel en Xlsx", importer en masse les tableaux du dossier, et suivre les étapes pour définir l'emplacement de sauvegarde et effectuer la conversion.
De nombreuses personnes rencontrent un problème similaire lorsqu'elles classent d'anciens documents : un dossier contient un grand nombre de tableaux Excel, dont le contenu peut être des états financiers, des listes de projets, des registres d'achats, de ventes et de stocks ou des livres de statistiques, mais l'extension est encore l'ancienne version .xls. Si le téléchargement ultérieur vers un système, la collaboration en équipe ou les normes d'archivage exigent l'utilisation du .xlsx, il est nécessaire de convertir uniformément le format de ces fichiers.
Tout le monde connaît la méthode de conversion manuelle : ouvrir un fichier XLS, cliquer sur Enregistrer sous, choisir le format XLSX, puis enregistrer. Le problème, c'est que lorsque les fichiers sont nombreux, cette action devient une tâche mécanique et répétitive. Cet article présente une méthode de traitement plus adaptée au travail par lots : utiliser la fonction Excel en Xlsx de « HeSoft Doc Batch Tool » pour ajouter plusieurs fichiers Excel en une seule fois à la liste des tâches, puis effectuer uniformément la conversion par lots de XLS en XLSX.
Scénarios applicables : plusieurs fichiers Excel doivent être uniformisés au format XLSX
La conversion par lots du format Excel n'est pas un besoin marginal, elle est très courante dans le travail de bureau en entreprise. En particulier lorsque les fichiers proviennent de systèmes historiques, d'anciens ordinateurs, de clients externes ou de différents services, l'incohérence des formats peut entraver l'utilisation ultérieure.
Les scénarios suivants sont particulièrement adaptés à l'utilisation de la conversion par lots :
- Mise à niveau des archives historiques : les tableaux enregistrés il y a des années sont pour la plupart en .xls, et doivent maintenant être uniformément convertis en .xlsx pour faciliter la conservation et l'ouverture à long terme.
- Classement des fichiers financiers : les rapports mensuels, trimestriels et annuels sont nombreux, et un format uniformisé facilite l'archivage.
- Préparation à l'importation de données : certains systèmes d'entreprise, plateformes de rapports ou outils de données n'acceptent que les fichiers .xlsx et nécessitent une conversion préalable.
- Compilation de documents interservices : les formats des fichiers Excel soumis par les différents services ne sont pas uniformes ; il est plus facile de les gérer en uniformisant le format avant la compilation.
- Standardisation des fichiers : lorsqu'une entreprise établit des normes de gestion documentaire, elle peut exiger que les fichiers de type tableur utilisent uniformément le format actuellement courant.
Pour les tâches susmentionnées, l'important n'est pas de savoir comment convertir un fichier individuel, mais comment faire en sorte que des dizaines, voire des centaines de fichiers, soient traités selon la même règle. La capacité de traitement par lots des logiciels de bureau est précisément conçue pour réduire ce type de travail répétitif.
Aperçu du résultat : d'un lot de fichiers XLS à un lot de fichiers XLSX
Avant la conversion : le dossier contient des tableaux .xls
La capture d'écran avant traitement montre un dossier contenant plusieurs fichiers Excel. Les noms de fichiers vont de « Financial Statements 1.xls » à « Financial Statements 30.xls », ce qui indique qu'il s'agit d'un ensemble de tableaux du même type, dont l'extension actuelle est .xls.
Avec une méthode manuelle, il faudrait répéter 30 fois l'opération « Enregistrer sous ». Même si chaque fichier ne prend que 20 secondes, le temps total augmenterait considérablement, et une fois distrait, on pourrait sauter un fichier ou l'enregistrer au mauvais emplacement.
Après la conversion : l'extension est uniformément passée en .xlsx
Dans la capture d'écran après traitement, le même lot de fichiers est devenu « Financial Statements 1.xlsx » à « Financial Statements 30.xlsx ». Le corps du nom de fichier conserve la numérotation et le nom d'origine, le changement principal étant que l'extension est passée de .xls à .xlsx.
C'est précisément le résultat idéal de la conversion par lots de formats Excel : la correspondance des fichiers est claire, le format est uniforme, et ils peuvent ensuite être archivés, téléchargés, modifiés ou envoyés à des collègues.
Étapes : convertir des fichiers XLS en XLSX par lots
Première étape : ouvrir le module Outils Excel
Après avoir lancé « HeSoft Doc Batch Tool », la navigation des catégories de fonctions se trouve à gauche. La capture d'écran montre que le logiciel inclut non seulement des outils Excel, mais aussi des modules Outils Word, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils texte, Outils image, etc., ce qui reflète son positionnement en tant que logiciel de traitement par lots de documents bureautiques.
Comme il s'agit ici de traiter des fichiers Excel, il faut cliquer sur Outils Excel dans la colonne de gauche. Une fois cliqué, la zone principale à droite affiche les cartes des fonctions de traitement par lots liées à Excel.
Deuxième étape : choisir la fonction « Excel en Xlsx »
Dans la liste des outils Excel, trouvez « Excel en Xlsx ». Dans la capture d'écran, cette carte de fonction est affichée comme « 12、Excel en Xlsx », avec le texte explicatif « Convertir des fichiers Excel au format Xlsx par lots ». Cela correspond exactement à notre besoin actuel.
Il faut noter ici que la page Outils Excel contient également de nombreuses autres fonctions de conversion de format, telles que convertir en PDF, convertir en Csv, convertir en Xls, etc. Pour convertir des .xls en .xlsx, il faut choisir « Excel en Xlsx », et ne pas se tromper en choisissant un autre format de sortie.
Troisième étape : ajouter les tableaux via « Ajouter des fichiers » ou « Importer des fichiers d'un dossier »
Après être entré sur la page de fonction, le titre de la page affiche « Excel en Xlsx ». En haut à droite se trouvent deux boutons d'importation bien visibles : Ajouter des fichiers et Importer des fichiers d'un dossier.
Si vos fichiers .xls sont dispersés à différents endroits, vous pouvez utiliser « Ajouter des fichiers » pour les sélectionner par lots ; si, comme dans l'exemple, tous les fichiers sont déjà rassemblés dans un seul dossier, il est plus recommandé d'utiliser « Importer des fichiers d'un dossier ». Cela réduit le nombre de sélections et correspond mieux à une méthode de travail par lots.
Une fois les fichiers importés, ils apparaissent dans la liste. Les champs de la liste incluent le numéro, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et les actions. Grâce à ces informations, on peut confirmer que tous les fichiers importés sont bien les fichiers Excel cibles. Dans la capture d'écran, la colonne d'extension affiche xls, ce qui indique que ces fichiers sont bien ceux à convertir en xlsx.
Quatrième étape : vérifier la liste de fichiers, filtrer, trier ou supprimer si nécessaire
La vérification avant le traitement par lots est cruciale. Plus il y a de fichiers, plus il est important de confirmer l'exactitude de la liste avant de commencer le traitement. La zone de liste dans la capture d'écran offre des fonctionnalités de pagination, de nombre d'éléments par page, de filtrage, de tri ; l'icône de suppression est également visible dans la colonne d'actions à droite.
Il est conseillé de vérifier de la manière suivante :
- Vérifier le nom : Confirmer que le nom de fichier appartient bien aux tableaux à traiter cette fois, par exemple s'ils font tous partie de la série Financial Statements.
- Vérifier le chemin : Confirmer que le fichier provient du bon dossier, pour éviter de sélectionner par erreur des fichiers portant le même nom dans un autre répertoire.
- Vérifier l'extension : Confirmer que l'extension est xls, pour s'assurer que l'objectif de cette conversion est clair.
- Vérifier le nombre : Si le dossier d'origine contient 30 fichiers, la liste importée doit correspondre au nombre attendu.
Si certains fichiers ne devraient pas être inclus dans le traitement, on peut les retirer en utilisant l'icône de suppression dans la colonne d'actions ; si la liste globale est incorrecte, on peut cliquer sur « Vider » sur la page et ajouter les fichiers à nouveau.
Cinquième étape : passer à l'étape suivante et définir l'emplacement de sauvegarde
Après avoir confirmé les enregistrements à traiter, cliquez sur Suivant en bas de la page. La barre de progression indique que l'étape 2 est « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Lors d'une conversion par lots, il est conseillé de ne pas sauvegarder n'importe où dans un répertoire désordonné, mais de spécifier un dossier de sortie clair.
Par exemple, on peut créer un nouveau dossier « Converti en XLSX » à côté du dossier d'origine pour y stocker les fichiers .xlsx générés. L'avantage est que les fichiers .xls originaux et les fichiers .xlsx convertis sont conservés séparément, ce qui facilite les vérifications ultérieures, les sauvegardes, les suppressions ou les téléchargements.
La capture d'écran actuelle ne montrant pas les détails de la page de l'emplacement de sauvegarde, dans la pratique, suivez les invites de l'interface du logiciel pour terminer le paramétrage du chemin.
Sixième étape : démarrer le traitement et vérifier les résultats de sortie
L'étape 3 de la barre de progression est « Démarrer le traitement ». Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, continuez à suivre les invites de l'interface pour lancer la tâche de conversion. Le logiciel traitera les fichiers Excel de la liste par lots et les convertira au format XLSX.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sortie et vérifiez si les fichiers ont bien été générés. Vérifiez deux aspects principaux : premièrement, si l'extension du fichier est passée de .xls à .xlsx ; deuxièmement, si le corps du nom de fichier correspond au fichier d'origine. La capture d'écran de l'exemple après traitement montre que tous les fichiers de la série Financial Statements ont été uniformément convertis en .xlsx, ce qui indique que le traitement par lots a atteint l'objectif escompté.
Questions fréquentes et remarques
Pourquoi est-il déconseillé d'ouvrir les fichiers Excel un par un pour les enregistrer sous ?
Quelques fichiers peuvent être traités manuellement, mais cela est déconseillé pour un grand nombre de fichiers. Car l'enregistrement sous manuel nécessite de répéter les étapes d'ouverture, de choix du format, de sauvegarde et de fermeture, ce qui est long et sujet aux erreurs. L'utilisation d'un outil de traitement par lots permet de concentrer ces actions répétitives en un seul processus.
Les fichiers XLS d'origine resteront-ils après la conversion ?
La méthode de traitement des fichiers dépend du paramétrage de l'emplacement de sauvegarde. Par mesure de sécurité, il est conseillé de sauvegarder les fichiers originaux avant la conversion et de sauvegarder les fichiers de sortie dans un répertoire séparé. Ainsi, même s'il est nécessaire de revenir aux fichiers .xls originaux, ils seront toujours disponibles.
Les espaces ou la numérotation dans les noms de fichiers affectent-ils la conversion ?
Comme on peut le voir dans l'exemple, le nom de fichier « Financial Statements 1.xls » contient des espaces et une numérotation, et après traitement, le fichier correspondant « Financial Statements 1.xlsx » est généré. Dans la pratique, il est toujours recommandé de garder des noms de fichiers clairs et d'éviter d'utiliser des caractères trop spéciaux.
Que faire si l'ordre n'est pas correct après l'importation des fichiers ?
L'ordre des fichiers n'affecte généralement pas le résultat de la conversion de format. Si une vérification est nécessaire, utilisez la fonction de tri de la liste. L'important est de confirmer que les fichiers ont été importés en totalité, plutôt que de s'assurer que l'ordre d'affichage est parfaitement identique.
Faut-il fermer Excel avant la conversion ?
Il est conseillé de fermer les fichiers Excel concernés en cours d'édition avant le traitement par lots, afin d'éviter que les fichiers ne soient verrouillés ou que le contenu n'ait pas encore été sauvegardé. En particulier pour les fichiers dans des répertoires collaboratifs, il faut d'abord confirmer qu'aucune autre personne n'est en train de les modifier.
Résumé : confiez les conversions répétitives de format Excel à un processus de traitement par lots
L'objectif principal de la conversion par lots de plusieurs fichiers XLS en XLSX est d'« uniformiser le format » et de « réduire le travail répétitif ». Si chaque fichier est enregistré manuellement sous un autre format, non seulement l'efficacité est faible, mais des omissions sont également probables. Grâce à « HeSoft Doc Batch Tool », vous pouvez sélectionner directement « Excel en Xlsx » dans les Outils Excel, puis ajouter un grand nombre de tableaux en une seule fois à la liste de traitement en ajoutant des fichiers ou en important depuis un dossier.
Après avoir vérifié la liste, défini l'emplacement de sauvegarde et démarré le traitement, vous obtiendrez des fichiers .xlsx uniformes. Pour les utilisateurs qui traitent fréquemment des états financiers, des livres comptables, des données de projet et des tableaux historiques, cette méthode de conversion par lots du logiciel bureautique est plus stable, permet un gain de temps considérable et répond mieux aux besoins quotidiens de gestion de fichiers.
Si vous avez devant vous un lot de fichiers .xls, commencez par bien organiser le dossier source, puis suivez les étapes de cet article pour effectuer la conversion par lots, afin que la standardisation du format des fichiers Excel ne dépende plus d'opérations manuelles répétitives.