Wie lösche ich die ersten 3 Zeichen von Ordnernamen in einem Batch? Umbenennungsmethode, die die nachfolgende Nummerierung beibehält

Viele Projektverzeichnisse verwenden ein Benennungsschema aus „Buchstabenpräfix + Datumsnummer“. Wenn das Buchstabenpräfix nicht mehr benötigt wird, ist das einzelne Umbenennen vieler Ordner sehr ineffizient. Dieser Artikel zeigt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool die ersten 3 Zeichen mehrerer Ordnernamen einheitlich entfernen und dabei die nachfolgende Nummer vollständig beibehalten können. Die Vorgehensweise umfasst das Aufrufen der Funktion „Text löschen“, das Hinzufügen von Ordnern, das Prüfen von Name und Pfad, das Auswählen von „Die ersten Zeichen“, das Festlegen der Anzahl auf 3 sowie das Fortfahren mit dem Assistenten. Außerdem werden Hinweise zu Namenskonflikten, Zeichenanzahl und Pfadreferenzen zusammengestellt.

Nach einer langen Zeit der Anhäufung von Geschäftsunterlagen ändern sich die Benennungsregeln für Ordner häufig. In der Frühphase wurden zur Unterscheidung von Abteilungen oder Projekten möglicherweise Buchstabencodes wie ABC, BCD oder GHI an den Anfang des Namens gesetzt; in der Phase der einheitlichen Archivierung müssen die Mitarbeiter nur noch das dahinterstehende Datum oder die laufende Nummer beibehalten. In diesem Fall müssen die ersten 3 Zeichen vieler Ordnernamen gemeinsam entfernt werden.

Die herkömmliche Vorgehensweise besteht darin, jeden Ordner einzeln auszuwählen und manuell umzubenennen. Eine solche Bedienung wirkt einfach, doch wenn derselbe Vorgang Dutzende Male wiederholt wird, ist sie nicht nur wenig effizient, sondern es kommt auch leicht vor, dass ein Ordner übersehen wird, die Anzahl der gelöschten Zeichen falsch ist oder die Nummer versehentlich geändert wird. Im Folgenden wird am Beispiel von Ordnern mit „Buchstabencode + 8-stelliger Zahl“ erläutert, wie Sie mit der Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool die ersten 3 Zeichen eines Ordnernamens stapelweise entfernen und gleichzeitig die hintere Nummer beibehalten.

Anwendbare Szenarien: Stapelweises Bereinigen von Präfixen fester Länge

Diese Methode eignet sich für Ordner, bei denen „der zu löschende Inhalt ganz links im Namen steht und dieselbe Länge hat“. Selbst wenn sich die Buchstaben oder Zahlen am Anfang jedes Ordners unterscheiden, kann dieselbe Verarbeitungsregel verwendet werden, solange die Anzahl der zu entfernenden Zeichen gleich ist.

Beispielsweise entsprechen die folgenden Namen alle den Bedingungen dieser Verarbeitung:

• ABC20240101: ABC löschen, 20240101 beibehalten;
• DEF20240202: DEF löschen, 20240202 beibehalten;
• GHI20240303: GHI löschen, 20240303 beibehalten;
• PQR20240606: PQR löschen, 20240606 beibehalten.

Diese Methode der stapelweisen Umbenennung von Ordnern wird häufig bei der Projektarchivierung, der Bereinigung von Kundendaten, der Standardisierung von Vertragsverzeichnissen, der Bereinigung von Bestellordnern sowie bei der Migration historischer Daten eingesetzt. Beispielsweise verlangte die alte Regel, dem Ordnernamen eine Abteilungsabkürzung voranzustellen, während die neue Regel nur noch Datum und Nummer verwendet; oder das System fügt beim Exportieren von Verzeichnissen automatisch einen dreistelligen Klassifizierungscode hinzu, während das andere System beim späteren Import nur rein numerische Namen akzeptiert.

Wenn es sich bei dem zu löschenden Inhalt nicht um eine feste Anzahl von Zeichen handelt, sondern um vollständige Begriffe mit uneinheitlicher Länge, muss zuerst die Namensstruktur analysiert werden. Wenden Sie nicht einfach auf alle Datensätze dieselbe Anzahl an, nur weil einige Ordner ähnlich aussehen; andernfalls könnten Informationen gelöscht werden, die erhalten bleiben sollten.

Ergebnisvorschau: Änderungen vor und nach dem Entfernen des Buchstabenpräfixes

Struktur der Ordnernamen vor der Verarbeitung

Die folgende Abbildung zeigt das Verzeichnis vor der Stapelverarbeitung. Die Ordnernamen bestehen jeweils aus zwei Teilen: Die 3 Buchstaben links sind der zu entfernende Klassifizierungscode, die 8 Ziffern rechts sind das beizubehaltende Datum oder die Geschäftsnummer.

Es ist zu erkennen, dass die Ordner unter anderem ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202, GHI20240303 und JKL20240404 umfassen. Obwohl sich die Buchstabenkombinationen am Anfang jeweils unterscheiden, nehmen sie alle 3 Zeichen ein. Daher ist es besser, die 3 Textzeichen ganz links im Namen direkt positionsbezogen zu löschen, anstatt einzeln nach ABC, BCD oder DEF zu suchen.

Nach der Verarbeitung bleiben nur die numerischen Nummern erhalten

Nach Abschluss der stapelweisen Umbenennung sind die drei Buchstaben aus den ursprünglichen Namen verschwunden, und alle Ordner behalten einheitlich 8 Ziffern. Zu den verarbeiteten Namen gehören 20240101, 20240202, 20240303, 20240404, 20240505 usw.

Dieses Ergebnis ist übersichtlicher und erleichtert das Sortieren nach Datum oder Nummer. Anhand konkreter Namen wird aus „JKL20240404“ nach der Verarbeitung „20240404“ und aus „MNO20240505“ wird „20240505“. Daran lässt sich überprüfen, dass die Software die ersten 3 Zeichen des Namens löscht und nicht etwa alle englischen Buchstaben entfernt oder willkürlich einen Teil des Inhalts abgleicht.

Bedienungsschritte: Die ersten 3 Zeichen mehrerer Ordnernamen auf einmal löschen

Schritt 1: Die Kategorie für die Bearbeitung von Ordnernamen öffnen

Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool und klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf „Ordnername“. Diese Kategorie bündelt Funktionen zur Stapelverarbeitung rund um die Benennung von Ordnern. Wählen Sie nach dem Öffnen der Kategorie „Text aus Ordnernamen löschen“.

Beurteilen Sie die Funktion anhand des Aufgabenziels. Diesmal wird Text aus vorhandenen Namen entfernt, daher verwenden Sie „Text aus Ordnernamen löschen“; wenn Sie versehentlich Funktionen wie Präfix hinzufügen oder Text einfügen wählen, verläuft die Verarbeitung in die entgegengesetzte Richtung. Nach dem Öffnen zeigt der obere Seitenbereich mehrere Bearbeitungsphasen an, und der Benutzer kann dem Assistenten folgen, um nacheinander Datensatzauswahl, Einstellung der Verarbeitungsoptionen, Festlegung des Speicherorts und Start der Verarbeitung abzuschließen.

Schritt 2: Die zu ändernden Ordner stapelweise hinzufügen

Klicken Sie in der Phase „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ oben rechts auf „Ordner hinzufügen“ und wählen Sie das Verzeichnis aus, das diesmal stapelweise umbenannt werden soll. Nach dem Hinzufügen wird jeder Ordner als ein Datensatz in der Tabelle angezeigt.

Die Beispielliste zeigt insgesamt 10 Datensätze. Die Tabelle enthält nicht nur die Namen, sondern auch den zugehörigen Pfad, die Erstellungszeit und die Änderungszeit. Für eine stapelweise Umbenennung ist diese Liste ein wichtiger Kontrollschritt vor der eigentlichen Verarbeitung. Es wird empfohlen, Name und Pfad einzeln zu prüfen und sicherzustellen, dass es sich um die Zielordner handelt und nicht um andere Verzeichnisse mit ähnlichen Namen, aber anderem Zweck.

Bei der Prüfung sollten Sie vor allem auf drei Punkte achten: Erstens, ob die Gesamtzahl der Datensätze korrekt ist; zweitens, ob alle Namen mindestens 3 löschbare Zeichen enthalten; drittens, ob der verbleibende Teil nach dem Löschen der ersten drei Zeichen noch eine eindeutige Bedeutung hat. Falls ein falsch ausgewählter Datensatz auffällt, können Sie ihn über das Löschsymbol rechts in der Zeile aus der Verarbeitungsliste entfernen; wenn die gesamte Ordnerauswahl erneut vorgenommen werden soll, können Sie „Leeren“ verwenden und anschließend erneut hinzufügen.

Klicken Sie nach bestätigter Liste unten auf der Seite auf „Weiter“. Zu diesem Zeitpunkt erstellt die Software lediglich die Verarbeitungsliste und hat die endgültige stapelweise Umbenennung noch nicht ausgeführt. Nutzen Sie diese Phase daher, um fehlerhaft ausgewählte Einträge auszuschließen.

Schritt 3: Den Vorgangstyp auf die ersten Zeichen von links einstellen

Nach dem Öffnen von „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie mehrere Löschregeln, darunter alle Ziffern, alle chinesischen Zeichen, alle englischen Buchstaben, alle Leerzeichen, alle Inhalte sowie positionsbezogenes Löschen. Diesmal sollen nicht sämtliche englischen Buchstaben aus dem Namen gelöscht werden, sondern ein Inhalt fester Länge ganz am Anfang des Namens. Wählen Sie daher „Die ersten Zeichen von links“.

Geben Sie nach Auswahl dieser Option im Feld „Anzahl“ darunter „3“ ein. Diese Zahl bedeutet, dass bei jedem Ordner 3 Zeichen von der linken Seite des Namens entfernt werden. Am Beispiel von „ABC20240101“ lässt sich der Name in die Teile „ABC“ und „20240101“ zerlegen; nach dem Löschen der ersten drei Zeichen lautet das Ergebnis genau „20240101“.

Hier wird davon abgeraten, „Alle englischen Buchstaben“ zu wählen. Zwar bestehen die Anfänge der Beispielnamen zufällig alle aus Buchstaben, doch in tatsächlichen Geschäftsnamen kann auch der beizubehaltende Teil englische Buchstaben enthalten. Bei einer Regel zum Löschen aller englischen Buchstaben könnten auch Buchstaben an anderen Stellen entfernt werden, die erhalten bleiben müssen. Die Verarbeitung nach Position ganz links und fester Anzahl hat klarere Regelgrenzen und passt besser zu der eindeutigen Anforderung, „die ersten 3 Zeichen des Ordnernamens zu entfernen“.

Schritt 4: Die weiteren Phasen aufrufen und die Verarbeitung ausführen

Klicken Sie nach Bestätigung von Vorgangstyp und Anzahl auf „Weiter“ und folgen Sie weiter dem Seitenassistenten, um „Speicherort festlegen“ abzuschließen, und wechseln Sie dann in die Phase „Verarbeitung starten“. Vor der eigentlichen Ausführung können Sie die aktuelle Regel noch einmal überprüfen: Verarbeitungsobjekte sind die 10 hinzugefügten Ordner, die Löschposition ist ganz links, die Löschanzahl ist 3.

Kehren Sie nach Abschluss der Verarbeitung in das Verzeichnis der Ordner zurück und prüfen Sie die Namen. Es wird empfohlen, nicht nur ein einziges Ergebnis anzusehen, sondern jeweils Ordner am Anfang, in der Mitte und am Ende der Liste zu kontrollieren. Prüfen Sie beispielsweise, ob ABC20240101 zu 20240101 wird, MNO20240505 zu 20240505 und BCD20241010 zu 20241010. Stichproben an mehreren Stellen helfen zu beurteilen, ob dieselbe Regel korrekt auf die gesamte Datensatzgruppe angewendet wurde.

Worin unterscheidet sich die Stapelverarbeitung von der manuellen Umbenennung

Manuelles Umbenennen eignet sich für gelegentliche Änderungen in sehr kleinem Umfang. Steht man jedoch vor Dutzenden gleich strukturierter Ordner, müssen Mitarbeiter Auswählen, Bearbeiten und Bestätigen ständig wiederholen. Bei jeder Wiederholung können Abweichungen entstehen, etwa dass einmal nur zwei Zeichen gelöscht werden oder versehentlich die erste Ziffer der Nummer entfernt wird.

Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie zunächst die Ordner einheitlich erfassen und dann einmalig eine Löschregel definieren. Die Bürosoftware wendet denselben Vorgang auf die gesamte Datensatzgruppe an, reduziert wiederkehrende Arbeit und sorgt zugleich für ein einheitliches Namensformat. Für Mitarbeiter in Verwaltung, Betrieb, Archiv, Finanzen und Technik, die regelmäßig große Mengen von Projektverzeichnissen bereinigen müssen, lässt sich mit einer solchen Methode der Stapelverarbeitung leichter ein standardisierter Ablauf etablieren.

Darüber hinaus erleichtert die listenbasierte Bearbeitung die Prüfung von Ordnernamen und Pfaden vor der Ausführung. Im Vergleich zum Wechseln zwischen Verzeichnissen im Datei-Explorer können Mengenabweichungen, Pfadfehler oder uneinheitliche Benennungsregeln durch die zentrale Prüfung schneller erkannt werden.

Häufige Fragen und Hinweise

Wird der Inhalt des Ordners gelöscht, nachdem 3 Zeichen entfernt wurden?

Die in diesem Artikel beschriebene Aktion zielt auf die Umbenennung von Ordnernamen ab. Das Beispielergebnis zeigt, dass sich der Ordnername ändert, während der beibehaltene Teil weiterhin als neuer Name verwendet wird. Wichtige Daten sollten dennoch vorab gesichert und vor der eigentlichen Stapelverarbeitung mit einer kleinen Anzahl von Kopien getestet werden, um die Auswirkungen fehlerhafter Regeln zu verringern.

Kann man auch bei 2 chinesischen Zeichen am Anfang den linken Text löschen?

Wenn das Ziel tatsächlich darin besteht, eine feste Anzahl von Zeichen ganz links im Namen zu löschen, kann die Anzahl entsprechend dem tatsächlichen Wert eingestellt werden. Entscheidend ist nicht, dass die Zeichen englische Buchstaben sein müssen, sondern dass der zu löschende Teil jedes Ordners ganz links steht und eine einheitliche Länge hat. Vor der Einstellung sollten repräsentative Namen manuell zerlegt werden, um die Anzahl zu bestätigen.

Warum darf die Anzahl nicht nur anhand der visuellen Breite bestimmt werden?

Chinesische Zeichen, Buchstaben, Ziffern und Leerzeichen können in der Oberfläche unterschiedlich breit dargestellt werden, die Löschregel arbeitet jedoch mit der Textanzahl. Enthält der Ordnername am Anfang Leerzeichen, müssen diese ebenfalls in die Prüfung der Namensstruktur einbezogen werden. Am sichersten ist es, einen Namen zu kopieren, den zu löschenden und den beizubehaltenden Teil eindeutig zu markieren und erst dann die Anzahl einzutragen.

Was tun, wenn nach dem Entfernen des Präfixes zwei Ordner denselben Namen haben?

Dies muss beim stapelweisen Löschen von Präfixen unbedingt im Voraus geprüft werden. Beispielsweise unterscheiden sich die ersten drei Zeichen von „ABC20240101“ und „BCD20240101“, der beibehaltene Teil ist jedoch gleich; nach der Verarbeitung ergäbe sich bei beiden „20240101“. Vor der eigentlichen Ausführung sollte geprüft werden, ob das Ergebnis nach dem Entfernen des Präfixes bei jedem Namen eindeutig ist. Falls Duplikate auftreten, können die Ordner nach Verzeichnis getrennt verarbeitet werden, oder es muss zuvor für einen Teil ein notwendiges Unterscheidungsmerkmal erhalten bleiben.

Funktionieren vorhandene Verknüpfungen nach der Umbenennung des Ordners noch?

Der Ordnername ist Teil des Pfads. Wurde das Verzeichnis bereits von Verknüpfungen, Bürodokumentlinks, Skripten, Synchronisierungsprogrammen oder Geschäftssystemen referenziert, kann sich der ursprüngliche Pfad nach der Umbenennung ändern. Bei der Bearbeitung von freigegebenen Verzeichnissen, Verzeichnissen für automatisierte Aufgaben oder Softwaredatenverzeichnissen sollten zuerst die Abhängigkeiten bestätigt und nach der Umbenennung die Verweise entsprechend aktualisiert werden.

Können gleichzeitig Word-, Excel- oder PDF-Dateinamen bearbeitet werden?

Dieses Tutorial verwendet die Kategorie „Ordnername“, das Bearbeitungsobjekt ist also der Verzeichnisname. doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf usw. gehören zu Dateien oder Dokumentformaten. Wenn bei diesen Dateinamen vordere Zeichen stapelweise gelöscht werden sollen, sollten Werkzeuge gewählt werden, die sich auf Dateinamen oder den jeweiligen Dokumenttyp beziehen; die Ordnernamenfunktion darf nicht als Ersatz verwendet werden.

Praktische Empfehlungen zur Verbesserung der Bearbeitungsgenauigkeit

Erstens: Bereinigen Sie zuerst die Namensbeispiele. Einige zufällig ausgewählte Einträge reichen nicht aus, um zu belegen, dass die gesamte Ordnergruppe derselben Regel folgt; prüfen Sie am besten mehrere Datensätze am Anfang, in der Mitte und am Ende.

Zweitens: Berechnen Sie zuerst das erwartete Ergebnis. Schreiben Sie „ABC20240101“ als „ABC｜20240101“, legen Sie den Trennpunkt eindeutig hinter das dritte Zeichen und tragen Sie dann in der Software die Anzahl 3 ein.

Drittens: Sichern Sie wichtige Verzeichnisse zuerst. Insbesondere bei Verzeichnissen mit großer Anzahl, tiefer Hierarchie oder Verbindung zu Geschäftssystemen wird empfohlen, Tests mit Kopien durchzuführen.

Viertens: Führen Sie unmittelbar nach der Verarbeitung Stichproben durch. Bestätigen Sie, dass das Buchstabenpräfix entfernt wurde, die numerische Nummer vollständig ist, und prüfen Sie, ob Namensduplikate oder ungültige Pfadverweise vorliegen.

Zusammenfassung

Wenn viele Ordner die Struktur „3-stelliger Buchstabenpräfix + Nummer“ aufweisen, können Sie mit HeSoft Doc Batch Tool schnell die ersten 3 Zeichen des Ordnernamens löschen. Der vollständige Ablauf ist: Öffnen Sie die Kategorie „Ordnername“, rufen Sie „Text aus Ordnernamen löschen“ auf, fügen Sie die Zielordner hinzu und prüfen Sie sie, wählen Sie „Die ersten Zeichen von links“, setzen Sie die Anzahl auf 3, folgen Sie dann dem Assistenten zu den weiteren Phasen und starten Sie die Verarbeitung.

Diese Methode erfordert nicht, dass der konkrete Inhalt jedes Präfixes gleich ist; sie verlangt nur, dass die Position ganz links und die Länge einheitlich sind. Im Vergleich zum manuellen Ändern einzelner Ordner reduziert die Stapelverarbeitung mechanische Tätigkeiten und sorgt dafür, dass die gesamte Ordnergruppe einer einheitlichen Benennungsregel folgt. Sie können jetzt zunächst eine kleine Anzahl von Zielordnern kopieren und testen und erst nach Bestätigung, dass das Verarbeitungsergebnis den Erwartungen entspricht, das vollständige Verzeichnis zur Stapelverarbeitung in die Software aufnehmen.