Häufige Nummerierungen wie 01, 02, 2023, 2020 hinter Ordnernamen dienen oft nur der temporären Sortierung oder als Exportkennzeichen und müssen beim Archivieren einheitlich entfernt werden. Dieser Artikel zeigt am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool , wie Sie das Modul für Ordnernamen aufrufen, die Funktion "Text aus Ordnernamen entfernen" verwenden, mehrere Ordner hinzufügen und in den Verarbeitungsoptionen "Alle Ziffern" auswählen, um Nummerierungen, Jahreszahlen und Ziffern schnell aus Ordnernamen zu entfernen.
Beim Ordnen des Computer-Desktops, von Projektdaten, freigegebenen Abteilungsordnern oder Kundenlieferverzeichnissen kommt es häufig vor, dass Ordnernamen selbst englische oder chinesische Geschäftsbezeichnungen sind, jedoch eine Zahlenfolge wie Report01, Reports04, Results02, Summary06 oder Templates14 angehängt wurde. Diese Zahlen können aus Exportsystemen, temporären Sortierungen, Jahresangaben oder manueller Nummerierung stammen. Bei der endgültigen Archivierung erscheinen diese Nummern überflüssig und beeinträchtigen sogar die Suche und die Übersichtlichkeit des Verzeichnisses.
Bei nur drei Ordnern ist eine manuelle Umbenennung noch akzeptabel; bei 20, 100 oder noch mehr Ordnern ist das einzelne Löschen angehängter Ziffern jedoch sehr ineffizient. Dieser Artikel stellt eine Methode vor, die besser für Büroszenarien geeignet ist: Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool , um Ziffern aus Ordnernamen auf einmal zu löschen. Es handelt sich um ein Stapelverarbeitungswerkzeug innerhalb von Bürosoftware, geeignet für wiederkehrende Aufgaben wie die Bearbeitung vieler Ordnernamen, Dateiordnung und Dokumentenarchivierung.
Dieser Artikel beantwortet drei zentrale Fragen: Für welche Szenarien eignet sich diese Methode, was ändert sich vor und nach der Bearbeitung und wie geht man Schritt für Schritt in der Software vor. Selbst wenn Sie noch keine ähnlichen Tools zur Stapel-Umbenennung von Ordnern verwendet haben, können Sie den Vorgang anhand der Screenshots nachvollziehen.
Anwendungsszenarien: Wenn Ordnernummern und Jahreszahlen einheitlich entfernt werden sollen
Nicht alle Ziffern in Ordnernamen müssen erhalten bleiben. Folgende Szenarien eignen sich typischerweise für das Stapellöschen von Ziffern:
- Bereinigung von Nummerierungen nach dem Export von Daten: Vom System automatisch generierte Namen wie Report01, Report02, Report03, bei der Archivierung soll nur die Bezeichnung „Report“ erhalten bleiben.
- Entfernen von Jahresangaben: Ordner wie Project2023, Training2021, Statements2019 benötigen nach der Zusammenführung in ein jährliches Übersichtsverzeichnis möglicherweise keine Jahreszahl mehr.
- Vereinheitlichung englischer Ordnernamen: Namen wie Agreements10, Analysis2022, Specifications13, in denen sich Ziffern befinden, beeinträchtigen die Übersichtlichkeit des Verzeichnisses.
- Stapelweise Standardisierung von Netzlaufwerken: Bei der Zusammenarbeit mehrerer Personen sind die Namensformate oft uneinheitlich; durch Stapelregeln lassen sich Ordnernamen besser vereinheitlichen.
- Vorbereitung für die anschließende Dateiablage: Vor der Klassifizierung von Materialien wie Word, docx, doc, Excel, PDF ist es sinnvoll, unnötige Nummerierungen aus Ordnernamen zu entfernen, um ein standardisiertes Verzeichnis zu erstellen.
Wichtig zu beachten: Trägt die Ziffer selbst eine geschäftliche Bedeutung, wie die Ziffern in „Vertrag Version2“, „Produkt 3D-Daten“ oder „Budget2024“, die erhalten bleiben müssen, ist vom direkten Löschen aller Ziffern abzuraten. Vor der Stapelverarbeitung sollte geprüft werden, ob die Ziffern gelöscht werden können.
Ergebnisvorschau: Vor der Bearbeitung weisen Ordnernamen Ziffernnummerierungen auf
Im folgenden Screenshot vor der Bearbeitung enthalten mehrere Ordnernamen Ziffern. Links sind Agreements10, Analysis2022, Data03, Design07, Documents08 usw. zu sehen; rechts Report01, Reports04, Results02, Resumes09, Specifications13, Statements2019, Training2021 usw.
Diese Ziffern wirken teils wie Seriennummern, teils wie Jahreszahlen, teils sind es nur zweistellige Nummern. Bei manueller Änderung müsste man nicht nur die Aktion „Ordner auswählen – Umbenennen – Ziffern löschen – Bestätigen“ wiederholt ausführen, sondern auch darauf achten, nicht versehentlich Buchstaben zu löschen. Für Büromitarbeiter ist dies technisch nicht anspruchsvoll, aber äußerst zeitaufwendig.
Ergebnisvorschau: Nach der Bearbeitung wurden Ziffern stapelweise entfernt
Nach der Stapelverarbeitung wurden die Ziffern aus den Ordnernamen gelöscht, nur der Textteil bleibt erhalten. So wird aus Agreements10 Agreements, aus Analysis2022 Analysis, aus Report01 Report, aus Specifications13 Specifications, aus Training2021 Training.
Am Bearbeitungsergebnis ist zu erkennen, dass die Software weder den gesamten Ordner löscht noch die darin enthaltenen Daten verändert, sondern eine Textbereinigung am Ordnernamen selbst vornimmt. Für Szenarien, in denen angehängte Nummerierungen vieler Ordnernamen einheitlich entfernt werden sollen, ist diese Stapelverarbeitung effizienter als manuelles Umbenennen.
Schritt 1: Modul für Ordnernamen öffnen
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool wählen Sie in der linken Navigationsleiste Ordnername. Die Hauptoberfläche der Software zeigt mehrere Funktionskarten zur Ordnernamenbearbeitung an, darunter das Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Ordnernamen, das Einfügen von Text in Ordnernamen, das Hinzufügen von Präfixen und Suffixen zu Ordnernamen sowie die Groß-/Kleinschreibungsumwandlung von Ordnernamen.
Diesmal sollen Ziffern gelöscht werden, wählen Sie daher den 5. Punkt: Text aus Ordnernamen löschen.
Der Schlüssel in diesem Schritt ist die Auswahl des richtigen Funktionseinstiegs. Da das Bearbeitungsobjekt der „Ordnername“ ist, nicht der Inhalt von Word-Dokumenten, Excel-Tabellen oder PDF-Seiten, sollte der Vorgang in der Kategorie „Ordnername“ erfolgen. Erst nach der Auswahl von „Text aus Ordnernamen löschen“ gelangt man zur nachfolgenden Einrichtungsseite für Stapellöschregeln.
Schritt 2: Zu verarbeitende Ordnereinträge hinzufügen
Auf der Funktionsseite zeigt der obere Bereich die aktuelle Aufgabe Text aus Ordnernamen löschen an und bietet eine schrittweise Anleitung. Der erste Schritt ist Zu verarbeitende Datensätze auswählen. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Ordner hinzufügen, um die Ordner, deren Ziffernnummerierung entfernt werden soll, der Bearbeitungsliste hinzuzufügen.
Nach dem Hinzufügen zeigt die Software Ordnernamen und -pfade in einer Tabelle an. Wie im Screenshot zu sehen, wurden bereits mehrere Ordner mit Ziffern geladen, deren Pfade sich unter einem Testverzeichnis auf dem Desktop befinden. Unter der Tabelle wird eine Datensatzanzahl von 20 angezeigt, was bedeutet, dass aktuell 20 Ordner an der weiteren Verarbeitung teilnehmen.
Es wird empfohlen, in diesem Schritt nicht voreilig auf „Weiter“ zu klicken, sondern zunächst eine Überprüfung durchzuführen:
- Prüfen Sie die Spalte „Name“, um sicherzustellen, dass bei diesen Ordnern tatsächlich die Ziffern gelöscht werden sollen.
- Prüfen Sie die Spalte „Pfad“, um sicherzustellen, dass das Ordnerverzeichnis korrekt ist und nicht versehentlich andere Verzeichnisse ausgewählt wurden.
- Sollte ein bestimmter Ordner nicht bearbeitet werden sollen, kann der entsprechende Eintrag in der Aktionsspalte entfernt werden.
- Sind die hinzugefügten Ordner insgesamt falsch, kann die Schaltfläche „Leeren“ auf der Seite zur Neuauswahl verwendet werden.
Die Effizienz der Stapelverarbeitung beruht auf der einmaligen Ausführung von Regeln, vorausgesetzt, die Bearbeitungsobjekte sind korrekt. Bei falscher Objektauswahl beeinträchtigt eine noch so korrekte Folgeregel ungewollte Ordner.
Schritt 3: „Alle Ziffern“ als Löschtyp auswählen
Nachdem Sie die Liste der zu verarbeitenden Objekte überprüft haben, klicken Sie unten auf Weiter, um zu Bearbeitungsoptionen festlegen zu gelangen. Wählen Sie im Bereich „Aktionstyp“ die Option Alle Ziffern.
Nach Auswahl von „Alle Ziffern“ behandelt die Software alle im Ordnernamen vorkommenden Ziffernzeichen als zu löschenden Inhalt. Dazu gehören die Zeichen 0 bis 9, z. B. 01, 03, 10, 2020, 2021, 2023. Unabhängig davon, ob die Ziffern am Ende des Namens oder mitten im Namen erscheinen, werden sie gemäß dieser Regel bereinigt.
Anhand der Beispiele in diesem Artikel lässt sich die Verarbeitungslogik wie folgt verstehen:
- Report01 löscht 01, ergibt Report.
- Reports04 löscht 04, ergibt Reports.
- Results02 löscht 02, ergibt Results.
- Statements2019 löscht 2019, ergibt Statements.
- Promotion2020 löscht 2020, ergibt Promotion.
Auf derselben Einstellungsseite gibt es weitere Optionen wie „Alle Leerzeichen“, „Alle chinesischen Schriftzeichen“, „Alle englischen Buchstaben“, „Gesamter Inhalt“, „Die letzten Zeichen“ usw. Wählen Sie nicht willkürlich andere Optionen, um die angehängte Nummerierung zu löschen, insbesondere nicht „Gesamter Inhalt“ oder „Alle englischen Buchstaben“, da dies zu einer Überbereinigung des Namens führen könnte. Das Szenario in diesem Artikel erfordert lediglich die Auswahl von „Alle Ziffern“.
Schritt 4: Weiter zum nächsten Schritt, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Nachdem Sie den Aktionstyp festgelegt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf Weiter. Am Fortschrittsbalken ist zu erkennen, dass die Software anschließend in die Phasen Speicherort festlegen und Verarbeitung starten übergeht. Folgen Sie den Anweisungen auf der Oberfläche, um die Einstellungen abzuschließen, und starten Sie die Ausführung, nachdem Sie die endgültige Bestätigung überprüft haben.
Vor dem Start der Verarbeitung werden drei Überprüfungen empfohlen:
- Löschregel prüfen: Stellen Sie sicher, dass aktuell „Alle Ziffern“ ausgewählt ist und kein anderer Textlöschtyp.
- Risiko von Namenskonflikten prüfen: Befinden sich Report01 und Report02 im selben Verzeichnis, könnten beide nach dem Löschen der Ziffern zu Report werden. Solche Konflikte sollten vorab behandelt werden.
- Wichtige Verzeichnisse prüfen: Handelt es sich um offizielle Bürodaten, wird empfohlen, zunächst eine Sicherung des Verzeichnisses anzulegen oder den Effekt anhand weniger Ordner zu testen.
Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie zum ursprünglichen Speicherort des Ordners zurückkehren und sehen, dass die Nummerierung stapelweise aus dem Namen entfernt wurde. Der gesamte Prozess erfordert keine einzelne Umbenennung und eignet sich für das stapelweise Ordnen vieler Datenverzeichnisse.
Häufig gestellte Fragen und Hinweise
1. Kann diese Methode nur die Ziffern am Ende des Ordnernamens löschen?
Dieser Artikel demonstriert das Löschen von „Allen Ziffern“, d. h. alle Ziffern im Namen werden gelöscht. Wenn Sie nur die ganz rechten Ziffern löschen möchten, müssen Sie sorgfältig nach anderen Regeln auf der Oberfläche auswählen. Aber basierend auf der im Screenshot gezeigten Vorgehensweise ist das Ziel dieses Artikels, alle Ziffern zu löschen, daher ist die Wahl von „Alle Ziffern“ am direktesten.
2. Werden die Word-, Excel- oder PDF-Dateien im Ordner beeinflusst?
Dieser Vorgang betrifft den Ordnernamen und verändert nicht direkt den Inhalt von Dateien wie docx, doc, xlsx, PDF, Bildern usw. im Ordner. Da sich der Ordnername jedoch ändert, ändert sich auch der ursprüngliche Pfad. Falls bestimmte Dokumentverknüpfungen auf den alten Pfad verweisen, ist Vorsicht geboten.
3. Was tun, wenn der Ordnername nach dem Löschen der Ziffern leer ist?
Besteht ein Ordnername ursprünglich vollständig aus Ziffern, kann die Auswahl von „Alle Ziffern“ zu einem unerwarteten, leeren Namen führen. Vor der Verarbeitung sollte die Liste überprüft werden, um zu vermeiden, dass Ordner mit reinen Ziffernnamen direkt zur Stapelverarbeitungsaufgabe hinzugefügt werden.
4. Warum wird empfohlen, zuerst die Pfadspalte zu prüfen?
Bei der Stapelverarbeitung von Ordnern können gleichnamige oder ähnlich benannte Ordner in verschiedenen Verzeichnissen verteilt sein. Die Pfadspalte hilft, den tatsächlichen Bearbeitungsort zu bestätigen und eine versehentliche Änderung in anderen Projektverzeichnissen zu verhindern.
5. Für wie viele Ordner eignet sich die Stapelverarbeitung?
Wie im Screenshot zu sehen, wurden in diesem Beispiel 20 Datensätze geladen. In der Büropraxis eignen sich alle Ordner für die Stapelverarbeitung, die nach derselben Regel bearbeitet werden können. Je größer die Anzahl, desto deutlicher die Zeitersparnis.
Fazit: Stapelweises Entfernen von Ordnernummerierungen für effizientere Verzeichnispflege
Nummerierungen, Jahreszahlen und Ziffernzeichen am Ende von Ordnernamen sind, wenn nicht mehr benötigt, durch manuelles, einzelnes Löschen nicht effizient zu entfernen. Über das Modul „Ordnername“ von HeSoft Doc Batch Tool können Sie die Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“ aufrufen, mehrere Ordner hinzufügen und dann „Alle Ziffern“ auswählen, um eine schnelle Stapelumbenennung durchzuführen.
Diese Methode eignet sich besonders für die Archivierung von Projektdaten, die Standardisierung von Büroordnern, die Bereinigung von Netzlaufwerken und die Ordnung von Exportverzeichnissen. Es wird empfohlen, vor der eigentlichen Verarbeitung die Ordnerliste, die Pfade und das Risiko von Namenskonflikten zu überprüfen und die Ausführung erst nach Bestätigung der Korrektheit zu starten. Für Benutzer, die häufig mit vielen Dateien und Ordnern arbeiten müssen, kann die Beherrschung der Methode zum stapelweisen Löschen von Ziffern aus Ordnernamen die sich wiederholende Arbeit deutlich reduzieren und die Effizienz der Dateiverwaltung steigern.