Wie kann ich Zeichen auf der linken Seite von Ordnernamen in großen Mengen löschen? Anleitung zum Entfernen fester Präfixe mit einem Klick

Wenn viele Ordnernamen unnötige Buchstaben, Nummern oder einheitliche Präfixe enthalten, ist das einzelne Umbenennen nicht nur zeitaufwändig, sondern führt auch leicht zu übersehenen Änderungen oder falsch gelöschten Zeichen. Dieser Artikel zeigt am Beispiel des massenhaften Entfernens der ersten 3 Zeichen links in Ordnernamen, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool Ordner stapelweise umbenennen. Durch das Hinzufügen von Ordnern, das Überprüfen der Verarbeitungsprotokolle, das Auswählen von „Die ersten Zeichen von links“ und das Eintragen der Anzahl können Sie ABC20240101 in einem Schritt in 20240101 ändern – geeignet für Archivorganisation, Projektablage, Bereinigung von Kundendaten und ähnliche Szenarien.

Beim Ordnen von Projektunterlagen, Kundenakten, Vertragsanhängen oder nach Datum archivierten Ordnern stößt man häufig auf folgendes Problem: Links im Ordnernamen steht ein Textabschnitt, der keine Bedeutung mehr hat. Beispielsweise wurden Ordner ursprünglich in der Form „Abteilungsbuchstabencode + Datumsnummer“ benannt. Später möchte man nur die Datumsnummer behalten und muss daher die ersten Buchstaben ganz links im Namen einheitlich löschen.

Bei zwei oder drei Ordnern ist manuelles Umbenennen noch vertretbar. Steigt die Anzahl jedoch auf Dutzende, Hunderte oder mehr, führt das einzelne Drücken der Umbenennen-Tastenkombination, das Bewegen des Cursors, das Löschen von Zeichen und das Bestätigen zu sehr viel wiederholter Arbeit. Durch Unachtsamkeit kann außerdem bei verschiedenen Namen ein Zeichen zu wenig oder zu viel gelöscht werden. Dieser Artikel zeigt anhand eines praktischen Beispiels, wie Sie mit der Bürosoftware „ HeSoft Doc Batch Tool “ eine feste Anzahl von Zeichen ganz links in vielen Ordnernamen auf einmal löschen und so Ordner effizient und nach einheitlichen Regeln massenhaft umbenennen können.

Geeignete Szenarien: Welche Ordnernamen sich so bearbeiten lassen

„Die ersten Zeichen links löschen“ eignet sich für Ordner, deren Namensstruktur relativ einheitlich ist und bei denen die zu löschende Textlänge fest ist. Entscheidend sind Position und Anzahl der Zeichen, nicht dass der linke Text bei jedem Ordner exakt identisch ist.

Im Beispiel dieses Artikels lauten die Ordnernamen etwa „ABC20240101“, „BCD20241010“, „DEF20240202“ und ähnlich. Die Buchstaben links sind unterschiedlich, belegen am Anfang aber jeweils genau 3 Zeichen. Die nachfolgenden Ziffern sind die gültige Nummer, die erhalten bleiben soll. Wenn Sie also das Löschen der ersten 3 Zeichen links festlegen, können die unterschiedlichen dreibuchstabigen Codes in einem Schritt entfernt werden.

Häufige Einsatzszenarien sind:

• Löschen von Abteilungscodes fester Länge am Anfang von Ordnernamen, etwa dreistellige Codes wie „ABC“, „BCD“, „DEF“;
• Entfernen automatisch erzeugter Nummernpräfixe beim Massenexport von Materialien;
• Bereinigen von Jahreszahlen, Chargennummern oder Klassifizierungskennzeichen links im Projektordnernamen;
• Ordnen von Verzeichnissen für Fotos, Verträge, Bestellungen, Finanzbelege und Ähnliches, sodass nur die Kernnummer erhalten bleibt;
• nach der Migration von Geschäftssystemdaten einheitliches Entfernen von Markierungen, die das Altsystem vor den Verzeichnisnamen gesetzt hat.

Zu beachten ist, dass diese Methode nach Zeichenanzahl löscht. Wenn die zu löschende Präfixlänge bei verschiedenen Ordnern nicht gleich ist, sollten Sie nicht direkt dieselbe Anzahl für alle verwenden, sondern die Ordner zunächst gruppieren oder eine Verarbeitungsweise wählen, die besser zum Namensmuster passt.

Vorschau: Ordnernamen vor und nach der Verarbeitung

Vorher: Namen enthalten links drei Buchstaben

Vor der Verarbeitung folgen die Ordnernamen dem Aufbau „3 englische Buchstaben + 8 Ziffern“. Beispiele sind „ABC20240101“, „GHI20240303“, „JKL20240404“. Die rot markierten drei Buchstaben sind der Inhalt, der diesmal massenhaft gelöscht werden soll.

Auf dem Screenshot ist zu erkennen, dass die Buchstabenkombinationen am Anfang der Ordner zwar unterschiedlich sind, ihre Länge aber gleich ist: jeweils 3 Zeichen. Genau das ist die typische Situation für das Löschen einer festen Anzahl. Vor der Massenverarbeitung sollten Sie das Namensmuster prüfen und sicherstellen, dass bei allen Zielordnern der gültige Inhalt ab dem 4. Zeichen beginnt.

Nachher: Nur Datums- oder Geschäftsnummer bleibt erhalten

Nach der Verarbeitung sind die drei Buchstaben links im Ordnernamen entfernt: „ABC20240101“ wird zu „20240101“, „DEF20240202“ zu „20240202“, „YZA20240909“ zu „20240909“. Auch die übrigen Ordner werden nach derselben Regel umbenannt.

Beim Vergleich vor und nach der Verarbeitung zeigt sich, dass die Software nur den Ordnernamen ändert und den zu erhaltenden Ziffernteil nicht verändert. Das Namensformat wird von „Buchstabencode + Ziffernnummer“ einheitlich zu reinen Ziffernnummern bereinigt, sodass sich die Ordner später leichter nach Datum, Charge oder Geschäftsnummer suchen und sortieren lassen.

Arbeitsschritte: Die ersten Zeichen links im Ordnernamen massenhaft löschen

Schritt 1: Funktion zum Löschen von Text im Ordnernamen öffnen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool . Wählen Sie in der linken Funktionskategorie „Ordnername“. In der Hauptansicht werden verschiedene Werkzeuge zum massenhaften Umbenennen von Ordnern angezeigt. Suchen und öffnen Sie „Text im Ordnernamen löschen“.

Ziel dieses Schrittes ist es, das richtige Verarbeitungsmodul auszuwählen. Die aktuelle Aufgabe besteht darin, Zeichen aus vorhandenen Ordnernamen zu entfernen. Daher sollte die Funktion zum Löschen von Text verwendet werden und nicht „Text in Ordnernamen einfügen“ oder „Präfix und Suffix zum Ordnernamen hinzufügen“. Nach dem Öffnen führt die Oberfläche durch den Ablauf „Zu verarbeitende Datensätze auswählen – Verarbeitungsoptionen festlegen – Speicherort festlegen – Verarbeitung starten“.

Schritt 2: Die massenhaft umzubenennenden Ordner hinzufügen

Wenn Sie die Seite „Text im Ordnernamen löschen“ geöffnet haben, klicken Sie oben rechts auf „Ordner hinzufügen“ und fügen die zu verarbeitenden Zielordner der Liste hinzu. Nach dem Hinzufügen zeigt die Software Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit an.

Im Beispiel wurden auf einmal 10 Ordner hinzugefügt. In der Liste sind Namen wie „ABC20240101“, „BCD20241010“, „DEF20240202“ zu sehen. Gehen Sie jetzt noch nicht voreilig zum nächsten Schritt, sondern prüfen Sie zunächst Folgendes:

• Stimmt die Anzahl der Datensätze mit der geplanten Anzahl der zu verarbeitenden Ordner überein?
• Folgen alle Ordner in der Spalte „Name“ derselben Namensstruktur?
• Zeigt die Spalte „Pfad“ auf das richtige Arbeitsverzeichnis?
• Sind versehentlich Ordner enthalten, die nicht umbenannt werden sollen?

Wenn die Liste versehentlich hinzugefügte Einträge enthält, können Sie diese über das Löschsymbol rechts neben dem jeweiligen Datensatz entfernen. Soll die Liste neu zusammengestellt werden, können Sie auch „Leeren“ oben auf der Seite verwenden. Nachdem Sie die 10 Datensätze geprüft haben, klicken Sie unten auf „Weiter“.

Schritt 3: Text ganz links auswählen und Anzahl der zu löschenden Zeichen eingeben

Wählen Sie unter „Verarbeitungsoptionen festlegen“ im Bereich „Operationstyp“ die Option „Die ersten Zeichen links“ und geben Sie dann im Eingabefeld „Anzahl“ die Anzahl der zu löschenden Zeichen ein. In diesem Beispiel sollen die dreibuchstabigen Codes ABC, BCD, DEF usw. entfernt werden, daher geben Sie als Anzahl „3“ ein.

Diese Einstellung bedeutet: Von jedem hinzugefügten Ordnernamen werden ganz links beginnend 3 Zeichen nach rechts gelöscht. Die Software prüft nicht, ob diese 3 Zeichen konkret ABC oder BCD sind, sondern arbeitet nach Position und Anzahl. Dadurch können unterschiedliche Buchstabenpräfixe im selben Auftrag verarbeitet werden.

Geben Sie die Anzahl anhand der tatsächlichen Zeichenzahl ein und schätzen Sie nicht nach der optischen Breite. Beispielsweise soll aus „ABC20240101“ nach dem Löschen von 3 Zeichen „20240101“ werden. Geben Sie versehentlich 2 ein, bleibt der Buchstabe C erhalten; geben Sie versehentlich 4 ein, wird auch die Ziffer 2 mitgelöscht. Es empfiehlt sich, zunächst an einem beliebigen Namen manuell zu prüfen, ob das Ergebnis den Erwartungen entspricht, bevor Sie fortfahren.

Schritt 4: Weitere Einstellungen vornehmen und Massenverarbeitung starten

Wenn die Verarbeitungsregel bestätigt ist, klicken Sie auf „Weiter“ und folgen der Oberfläche zu „Speicherort festlegen“ und anschließend zu „Verarbeitung starten“. Da das Umbenennen von Ordnern direkte Auswirkungen auf die spätere Suche und auf Pfadverweise hat, sollten Sie vor der endgültigen Ausführung die Zieldatensätze, die Löschrichtung und die Zeichenanzahl noch einmal prüfen.

Öffnen Sie nach Abschluss des Auftrags den Speicherort der Ordner und kontrollieren Sie das Ergebnis. Prüfen Sie stichprobenartig den ersten, einen mittleren und den letzten Eintrag der Liste und stellen Sie sicher, dass die ersten 3 Zeichen gelöscht wurden und die nachfolgende 8-stellige Ziffernnummer vollständig erhalten ist. Nach der Verarbeitung im Beispiel sind alle 10 Ordner vom Format „Buchstaben + Ziffern“ in ein reines Ziffernformat überführt.

Warum die Massenverarbeitung mit Bürosoftware effizienter ist

Der Hauptaufwand beim manuellen Ändern von Ordnernamen liegt nicht nur im Tippen selbst, sondern auch im wiederholten Ansteuern des Namens, Auswählen von Zeichen, Bestätigen der Änderung und Prüfen auf vergessene Einträge. Je mehr Namen vorhanden sind, desto mehr Arbeitszeit beanspruchen diese wiederkehrenden Schritte. HeSoft Doc Batch Tool ist eine Software zur Massenverarbeitung von Dateien für den Büroalltag. Sie können damit zunächst die Zieldatensätze zentral hinzufügen und anschließend eine einheitliche Löschregel festlegen, sodass dieselbe Regel automatisch auf mehrere Ordner angewendet wird.

Der Nutzen dieser Vorgehensweise zeigt sich vor allem in drei Punkten: Erstens verringert sie die mechanischen Arbeitsschritte des einzelnen Umbenennens. Zweitens stellt sie sicher, dass für alle Ordner einer Gruppe dieselbe Regel gilt, wodurch die Wahrscheinlichkeit uneinheitlicher Formate sinkt. Drittens lassen sich vor der Verarbeitung Name und Pfad anhand der Liste prüfen, sodass versehentlich ausgewählte Datensätze leichter auffallen. Für administrative Ablage, das Ordnen von Projektunterlagen, die Bereinigung von Finanzverzeichnissen und die Vereinheitlichung von Unternehmensdateien ist die Massenverarbeitung für stark repetitive Aufgaben besser geeignet als manuelles Vorgehen.

Häufige Fragen und Hinweise

Wird die Löschmenge in Bytes oder in sichtbaren Zeichen berechnet?

Ausgehend von der Funktionsoberfläche und der Vorgehensweise in diesem Beispiel ist die Anzahl als Textzeichen im Ordnernamen zu verstehen. Im Beispiel stehen am Anfang drei Buchstaben ABC, daher wird als Anzahl 3 eingetragen. In der Praxis sollten Sie unabhängig davon, ob Buchstaben, Ziffern oder chinesische Zeichen gelöscht werden sollen, anhand des Zielnamens genau abzählen, wie viele Zeichen entfernt werden müssen.

Können Ordner mit unterschiedlichem Präfix gemeinsam verarbeitet werden?

Ja, sofern die zu löschenden Inhalte jeweils ganz links stehen und dieselbe Zeichenanzahl haben. Im Beispiel unterscheiden sich ABC, BCD, DEF usw., sie bestehen aber alle aus drei Buchstaben und können daher einheitlich gelöscht werden. Hat ein Präfix dagegen 2 Zeichen und ein anderes 4 Zeichen, sollten Sie die Ordner zunächst gruppieren, um gültige Namen nicht zu beschädigen.

Wie lassen sich Namenskonflikte nach dem Umbenennen vermeiden?

Nach dem Löschen des Präfixes können verschiedene Ordner denselben Namen erhalten. Beispielsweise würden „ABC20240101“ und „DEF20240101“ nach dem Löschen der ersten drei Zeichen beide zu „20240101“. Vor der eigentlichen Verarbeitung sollten Sie prüfen, ob der verbleibende Teil eindeutig ist. Bei Duplikaten sollten Sie das Benennungsschema anpassen oder die Ordner getrennt nach Verzeichnissen verarbeiten.

Ist vor der Verarbeitung eine Sicherung erforderlich?

Das massenhafte Umbenennen wirkt sich gleichzeitig auf mehrere Ordner aus. Bei wichtigen Unterlagen empfiehlt es sich, vorher eine Sicherung aufzubewahren oder die Regel zunächst an wenigen Kopien zu testen. Beachten Sie besonders, dass bestimmte Ordnerpfade möglicherweise von Verknüpfungen, Skripten, Synchronisierungsaufgaben oder anderer Geschäftssoftware referenziert werden. Nach einer Namensänderung müssen diese Pfadverweise unter Umständen ebenfalls aktualisiert werden.

Kann man damit Dateierweiterungen löschen?

Dieser Artikel beschreibt die Verarbeitung von Ordnernamen. Ordner haben in der Regel keine Dateierweiterungen wie doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx oder pdf. Wenn Sie Dateinamen massenhaft ändern oder Word-, Excel-, PowerPoint- oder PDF-Dokumente bearbeiten möchten, sollten Sie in der Software die entsprechende Kategorie für Dateinamen oder Dokumentwerkzeuge öffnen und die Ordnernamenfunktion nicht mit der Verarbeitung von Dateierweiterungen vermischen.

Zusammenfassung

Beim massenhaften Löschen einer festen Zeichenanzahl links im Ordnernamen kommt es vor allem darauf an, zuerst das Namensmuster zu erkennen, dann „Text im Ordnernamen löschen“ zu wählen, die Zielordner der Liste hinzuzufügen und unter den Verarbeitungsoptionen „Die ersten Zeichen links“ sowie die richtige Anzahl festzulegen. Nachdem in diesem Beispiel 3 eingetragen wurde, lassen sich Namen wie „ABC20240101“ einheitlich in „20240101“ umwandeln.

Im Vergleich zum einzelnen manuellen Umbenennen kann HeSoft Doc Batch Tool die wiederholten Arbeitsschritte in eine einmalige Regeleinstellung überführen und eignet sich besonders für Ordner mit großer Anzahl und einheitlicher Struktur. Für den praktischen Einsatz empfiehlt es sich, wichtige Verzeichnisse vorher zu sichern, Name und Pfad zu prüfen und das Ergebnis zunächst an wenigen Beispieldaten zu testen. Sobald die Regel bestätigt ist, können Sie die Massenverarbeitung starten und so die Effizienz beim Ordnen von Bürodateien steigern.