Wie entferne ich Zeichen auf der linken Seite von Ordnernamen im Stapel? Methode zum einheitlichen Entfernen einiger Zeichen am Anfang des Texts

Wenn viele Ordnernamen nicht mehr benötigte Buchstaben, Nummern oder feste Präfixe enthalten, ist das einzelne Umbenennen nicht nur zeitaufwendig, sondern führt auch leicht zu versehentlichen Änderungen oder Fehllöschungen. Dieser Artikel zeigt am Beispiel des batchweisen Entfernens der ersten 3 Zeichen ganz links im Ordnernamen, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool mehrere Ordner importieren, „Die ersten Zeichen von links“ auswählen und die Anzahl der zu löschenden Zeichen festlegen und anschließend dem Assistenten folgen, um das Speichern und die Verarbeitung abzuschließen. Nach dem Vorgang lassen sich Namen wie ABC20240101, DEF20240202 einheitlich zu 20240101, 20240202 bereinigen – geeignet für Projektarchivierung, die Vereinheitlichung von Datumsverzeichnissen und die Aufbereitung historischer Unterlagen.

Beim Ordnen von Projektunterlagen, Kundenakten, Verzeichnissen gescannter Dokumente oder nach Datum abgelegten Bürodateien kommt es häufig vor, dass der Hauptteil vieler Ordnernamen korrekt ist, ganz links jedoch ein nicht mehr benötigter Buchstabenblock, eine laufende Nummer oder ein interner Code steht. Lauten die ursprünglichen Ordnernamen beispielsweise „ABC20240101“, „DEF20240202“, „GHI20240303“, soll bei der eigentlichen Ablage nur das dahinterstehende Datumskennzeichen „20240101“, „20240202“, „20240303“ erhalten bleiben. Bei nur wenigen Ordnern ist eine manuelle Änderung noch vertretbar; sobald die Zahl jedoch auf Dutzende oder Hunderte ansteigt, führt das einzelne Umbenennen zu sehr viel sich wiederholender Arbeit.

Dieser Artikel löst genau das Problem des stapelweisen Löschens von Zeichen auf der linken Seite von Ordnernamen. Im Folgenden wird die Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool verwendet, um die ersten 3 Buchstaben mehrerer Ordnernamen in einem Durchgang zu löschen. Der gesamte Ablauf erfolgt assistentengestützt: Ordner auswählen, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten, ohne dass Ordnernamen einzeln geöffnet oder manuell bearbeitet werden müssen.

Anwendungsfälle: Welche Ordnernamen eignen sich zum stapelweisen Löschen von Text auf der linken Seite

„Die ersten Zeichen auf der linken Seite löschen“ eignet sich für Namen mit relativ einheitlicher Struktur, bei denen die zu löschende Präfixlänge übereinstimmt. Zu den häufigen Anwendungen gehören die folgenden Kategorien.

• Abteilungscodes mit fester Länge löschen: Beispielsweise sind die ersten drei Buchstaben in „CWK202401“ und „XSB202402“ alte Abteilungscodes, und es soll nur die dahinterstehende Geschäftsnummer erhalten bleiben.
• Von Exportsystemen erzeugte Präfixe bereinigen: Manche Geschäftssysteme fügen beim Export von Materialien fest lange Kennungen vor den Verzeichnisnamen ein. Wenn diese Kennungen bei der späteren Ablage nicht mehr benötigt werden, können sie einheitlich entfernt werden.
• Datumsordnernamen vereinheitlichen: Beispielsweise müssen „ABC20240101“ und „BCD20241010“ in reine Datumsangaben umgewandelt werden, um das Sortieren, Suchen und Abgleichen nach Namen zu erleichtern.
• Kunden- oder Projektverzeichnisse bereinigen: Nach dem Verschieben von Dateien haben die ursprünglichen Projektkürzel ihre Funktion verloren, und es müssen nur Vertragsnummer, Bestellnummer, Kundennummer oder Datum erhalten bleiben.
• Historische Ordner stapelweise vereinheitlichen: Von verschiedenen Personen angelegte Verzeichnisse tragen alte Codierungen; durch das stapelweise Löschen der ersten Zeichen des Ordnernamens lässt sich schnell eine Vereinheitlichung erreichen.

Zu beachten ist, dass diese Methode nach der „Anzahl der Zeichen“ löscht und nicht ein bestimmtes Wort erkennt. Wird die Anzahl auf 3 gesetzt, werden bei jedem importierten Ordnernamen die 3 Zeichen ganz links entfernt. Daher sollte vor der Verarbeitung bestätigt werden, dass die Benennungsregeln dieser Ordner einheitlich sind – zumindest, dass die zu löschende Präfixlänge übereinstimmt.

Ergebnisvorschau: Änderungen der Ordnernamen vor und nach der Verarbeitung

Vor der Verarbeitung: Die linke Seite des Namens enthält 3 Buchstaben

Die Ordnernamen in der folgenden Abbildung bestehen aus „3 englischen Buchstaben + 8 Datumsziffern“, zum Beispiel ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202, GHI20240303 usw. Die rote Markierung kennzeichnet den zu löschenden Buchstabenteil auf der linken Seite.

Die gemeinsame Regel dieser Namen ist sehr eindeutig: Jeder Ordner hat ganz links 3 Buchstaben, und tatsächlich erhalten bleiben sollen die dahinterstehenden 8 Ziffern. Da Löschposition und Anzahl vollständig übereinstimmen, eignet sich die Aufgabe sehr gut für eine stapelweise Verarbeitung mit der Bürosoftware statt für eine manuelle Einzelbearbeitung.

Nach der Verarbeitung: Einheitlich Datumsziffern beibehalten

Nach Abschluss des Vorgangs wird aus ABC20240101 der Name 20240101, aus DEF20240202 wird 20240202 und aus GHI20240303 wird 20240303. Auch bei den anderen Ordnern werden nach derselben Regel die linken 3 Zeichen entfernt.

Am Ergebnis zeigt sich, dass die Verarbeitung nur den linken Text des Ordnernamens betrifft; Reihenfolge und Inhalt der erhaltenen Ziffern bleiben unverändert. Die Namen werden übersichtlicher und eignen sich besser zum Sortieren, Suchen und Archivieren nach Datum. Dass die Reihenfolge der Ordner im Screenshot leicht von der vorherigen abweicht, liegt daran, dass rein numerische Namen nach den neuen Namensregeln angezeigt und sortiert werden. Bei der Beurteilung des Ergebnisses sollte daher vor allem der Nameninhalt geprüft werden und nicht nur die Listenposition verglichen werden.

Arbeitsschritte: Die ersten 3 Zeichen von Ordnernamen stapelweise löschen

Schritt 1: Die Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“ aufrufen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionskategorie „Ordnername“. Nach dem Aufrufen dieser Kategorie sehen Sie Werkzeuge wie Suchen und Ersetzen, Text einfügen, Präfix oder Suffix hinzufügen sowie Groß-/Kleinschreibung umwandeln, die mit der Benennung von Ordnern zusammenhängen. Da in diesem Fall die Buchstaben auf der linken Seite des Ordnernamens entfernt werden sollen, wählen Sie „Text aus Ordnernamen löschen“.

Ziel dieses Schritts ist es, die Funktionsseite zum Löschen von Text in Ordnernamen aufzurufen. Das ist nicht dasselbe wie das Löschen von Ordnern selbst: Hier werden Teilzeichen im Namen bearbeitet, nicht Verzeichnisse oder Bürodokumente in den Verzeichnissen gelöscht. Nach Auswahl der richtigen Funktion führt die Software den Ablauf „Datensätze auswählen – Verarbeitungsoptionen festlegen – Speicherort festlegen – Verarbeitung starten“ entlang.

Schritt 2: Die stapelweise umzubenennenden Ordner hinzufügen

Klicken Sie auf der Funktionsseite oben rechts auf „Ordner hinzufügen“, um die zu verarbeitenden Verzeichnisse in die Aufgabenliste aufzunehmen. Im Screenshot wurden bereits 10 Datensätze hinzugefügt, darunter Namen wie ABC20240101, BCD20241010 und DEF20240202; die Tabelle zeigt zugleich Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit an.

Klicken Sie nach dem Hinzufügen nicht vorschnell auf „Weiter“, sondern prüfen Sie zunächst Folgendes:

1. Stellen Sie sicher, dass alle Ordner in der Liste tatsächlich die Objekte sind, deren Namen diesmal geändert werden sollen.
2. Prüfen Sie die Pfade, um zu vermeiden, dass gleichnamige Verzeichnisse an unterschiedlichen Speicherorten aufgenommen werden.
3. Sehen Sie sich die Namensregeln an und bestätigen Sie, dass bei allen Verzeichnissen links die 3 zu löschenden Zeichen vorhanden sind.
4. Wurde versehentlich ein Datensatz hinzugefügt, können Sie ihn über das Löschsymbol im Bereich „Aktion“ der betreffenden Zeile aus der aktuellen Aufgabenliste entfernen.
5. Wurde die gesamte Auswahl falsch getroffen, können Sie über „Leeren“ auf der Seite neu beginnen.

Klicken Sie nach der Bestätigung unten auf „Weiter“, um zur Einrichtung der Verarbeitungsregel zu gelangen. Der Vorteil einer Stapelaufgabe liegt darin, mehrere Datensätze gleichzeitig hinzuzufügen und eine Regel einheitlich anzuwenden; gerade weil jedoch mehrere Namen gleichzeitig betroffen sind, ist die Prüfung der Liste vor der Verarbeitung sehr wichtig.

Schritt 3: „Die ersten Zeichen links“ auswählen und Anzahl eintragen

Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ bietet die Software verschiedene Arten des Textlöschens an, darunter alle Ziffern, alle Leerzeichen, die letzten Zeichen rechts, den gesamten Inhalt links oder rechts von einem bestimmten Text, den Inhalt zwischen zwei Texten, Positionsbereiche usw. Ziel dieses Beispiels ist es, die ersten 3 Buchstaben jedes Ordnernamens zu löschen; daher ist „Die ersten Zeichen links“ auszuwählen.

Nach Auswahl dieses Aktionstyps tragen Sie im Eingabefeld „Anzahl“ den Wert „3“ ein. Die 3 bedeutet hier, dass ab der linken Seite des Namens 3 Zeichen gelöscht werden. Am Beispiel „ABC20240101“: Von links nach rechts gezählt ist A das 1. Zeichen, B das 2. Zeichen und C das 3. Zeichen; nach dem Löschen bleibt „20240101“ übrig. Entsprechend bleibt von „BCD20241010“ der Teil „20241010“ übrig.

Klicken Sie nach dem Festlegen der Regel auf „Weiter“. Dieser Schritt ist der Kern des gesamten Vorgangs; die Anzahl sollte anhand des tatsächlichen Namens bestimmt und nicht mechanisch mit 3 übernommen werden. Beträgt das tatsächliche Präfix 2 Zeichen, tragen Sie 2 ein; beträgt es 5 Zeichen, tragen Sie 5 ein. Eine falsche Anzahl kann dazu führen, dass Teile des Präfixes übrig bleiben oder ursprünglich zu erhaltende Namensbestandteile versehentlich gelöscht werden.

Schritt 4: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten

Nach den Hinweisen oben auf der Seite müssen Sie nach dem Festlegen der Verarbeitungsoptionen noch „Speicherort festlegen“ aufrufen und anschließend zu „Verarbeitung starten“ wechseln. Da das stapelweise Umbenennen von Ordnern die bisherigen Verzeichnisverweise beeinflusst, sollten Sie den Speicher- oder Verarbeitungsort entsprechend den Hinweisen auf der Softwareseite sorgfältig bestätigen – insbesondere, ob diese Verzeichnisse gerade von anderen Programmen, Verknüpfungen oder Arbeitsabläufen verwendet werden.

Nach Abschluss der zugehörigen Einstellungen wechseln Sie in die Phase „Verarbeitung starten“ und führen die Stapelaufgabe aus. Öffnen Sie nach Abschluss den Zielort, überprüfen Sie stichprobenartig einige Ordnernamen und gleichen Sie die Gesamtzahl der Datensätze mit der Anzahl der Ergebnisse ab. Bezogen auf das Beispiel im Screenshot sollten bei allen 10 Verzeichnissen die ersten 3 englischen Buchstaben entfernt und nur die 8 Datumsziffern beibehalten werden.

Häufige Fragen und Hinweise

1. Ist „Textanzahl“ gleichbedeutend mit Byteanzahl

In der praktischen Anwendung sollte der Wert als Anzahl der Zeichen verstanden werden, die ab der linken Seite des Namens gezählt werden. Im Beispiel dieses Artikels ist ABC aus 3 Zeichen zusammengesetzt, daher wird als Anzahl 3 eingetragen. Enthält der Namensanfang chinesische Zeichen, Ziffern oder Symbole, sollten die Werte ebenfalls anhand der Oberflächenregeln und des tatsächlichen Namens einzeln geprüft werden; ein Test mit wenigen Kopien wird empfohlen.

2. Was tun, wenn die Präfixlänge der einzelnen Ordner unterschiedlich ist

Wenn manche Namenspräfixe 3 Zeichen und andere 4 Zeichen lang sind, eignet sich ein einheitliches Löschen einer festen Anzahl ohne Unterscheidung nicht. Sie können zunächst nach Benennungsstruktur gruppieren und dann getrennte Stapelaufgaben ausführen; ebenso können Sie prüfen, ob andere Löschmethoden der Software besser zur tatsächlichen Struktur passen, etwa eine Verarbeitung anhand einer bestimmten Textposition. Verwenden Sie nicht um jeden Preis dieselbe Anzahl für unterschiedliche Benennungsregeln, nur um alles in einem Durchgang zu erledigen.

3. Löscht das Entfernen linker Zeichen auch Dateien im Ordner

Diese Funktion ist auf die Bearbeitung von Ordnernamen ausgerichtet; das Beispiel zeigt das Ergebnis der Ordnerumbenennung und nicht das Leeren von Ordnerinhalten. Da sich Namensänderungen jedoch auf bestehende Verknüpfungen, Programmpfade oder Synchronisierungsaufgaben auswirken können, sollten wichtige Verzeichnisse vor der Verarbeitung gesichert und bestätigt werden, dass die betreffenden Dateien nicht von Geschäftssystemen belegt sind.

4. Warum ändert sich nach der Verarbeitung die Anzeigereihenfolge der Ordner

Der Dateimanager sortiert in der Regel anhand des aktuellen Namens neu. Begannen die Namen zuvor mit Buchstaben wie ABC, BCD oder DEF, werden sie nach der Verarbeitung zu reinen Datumsziffern, wodurch sich die Sortiergrundlage ändert. Solange Nameninhalt und Anzahl korrekt sind, ist eine solche Reihenfolgeänderung in der Regel normal.

5. Wie lässt sich das Fehlerrisiko beim stapelweisen Umbenennen senken

Empfohlen wird die Reihenfolge „zuerst Kopie als Sicherung – dann wenige Testfälle – Regel bestätigen – zuletzt stapelweise ausführen“. Prüfen Sie insbesondere die kürzesten Ordnernamen und stellen Sie sicher, dass die Löschmenge den zu löschenden Präfixbereich nicht überschreitet. Kontrollieren Sie nach Abschluss stichprobenartig den ersten, einen mittleren und den letzten Datensatz, statt sich nur ein einziges Ergebnis anzusehen.

Zusammenfassung

Wenn mehrere Ordnernamen dasselbe lange ungültige Präfix tragen, nimmt das einzelne Umbenennen mit F2 viel Zeit in Anspruch und führt leicht dazu, dass ein Zeichen zu wenig gelöscht, eine gültige Nummer versehentlich entfernt oder ein Verzeichnis übersehen wird. Mit HeSoft Doc Batch Tool lässt sich diese Art von Routinetätigkeit in eine einheitliche Regel überführen: Rufen Sie die Kategorie „Ordnername“ auf, wählen Sie „Text aus Ordnernamen löschen“, fügen Sie die Verzeichnisse stapelweise hinzu, wählen Sie „Die ersten Zeichen links“ und tragen Sie die Löschmenge ein, legen Sie anschließend dem Assistenten folgend den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung.

Wenn auch Ihre Verzeichnisse Strukturen wie „Buchstabenpräfix + Datum“, „Abteilungscode + Projektnummer“ oder „alter Code + Kundennummer“ aufweisen, sollten Sie zuerst die ursprünglichen Verzeichnisse sichern und mit wenigen Ordnern die Löschmenge testen. Erst wenn das Ergebnis den Erwartungen entspricht, fügen Sie die vollständigen Verzeichnisse hinzu und führen die Stapelverarbeitung aus, um die Ordnernamen auf sichere Weise zu vereinheitlichen, Routinearbeiten zu reduzieren und die Effizienz beim Ordnen von Büromaterial zu erhöhen.