So löschen Sie englische Buchstaben in Ordnernamen stapelweise und behalten nur die numerische Nummerierung

Wenn zahlreiche Ordner nach dem Muster „englischer Name + Ziffernnummer“ benannt sind und beim Archivieren, Importieren in Systeme oder Übergeben von Unterlagen nur die Ziffern erhalten bleiben sollen, können Sie mit Office-Software sämtliche englischen Buchstaben aus den Ordnernamen in einem Durchgang entfernen. Dieser Artikel verwendet die Ordner Alpha001, ClientReport03 usw. als Beispiele und erläutert, wie Sie über HeSoft Doc Batch Tool das zu verarbeitende Verzeichnis hinzufügen, „alle englischen Buchstaben“ auswählen, die Aufzeichnungen überprüfen und die Stapelverarbeitung ausführen. Außerdem werden Hinweise zu doppelten Namen, leeren Namen und Änderungen der Sortierung gegeben.

Beim Ordnen von Projektdaten, Kundenakten, Fotoinhalten oder aus Systemen exportierten Daten stößt man häufig auf Ordner, deren Namen nach dem Muster „englische Wörter + Nummer“ aufgebaut sind, zum Beispiel Alpha001, Beta202, ClientReport03 oder DesignDraft004. Wenn das nachfolgende System nur die Nummer erkennt oder die Abgabevorgaben das Entfernen des englischen Präfixes verlangen, ist das einzelne Öffnen und Umbenennen nicht nur zeitaufwendig, sondern führt auch leicht zu übersehenen Änderungen, zu vielen gelöschten Ziffern oder zu falsch eingegebenen Nummern.

Dieser Artikel behandelt folgende Aufgabe: das gleichzeitige Entfernen aller englischen Buchstaben aus vielen Ordnernamen, während die übrigen Zeichen wie Ziffern im Namen erhalten bleiben. Verwendet wird dafür die Bürosoftware „ HeSoft Doc Batch Tool “. Sie richtet sich an Szenarien zur Stapelverarbeitung von Dateien und Ordnern, führt wiederkehrende manuelle Arbeitsschritte gebündelt aus und eignet sich für Büronutzer, die Dutzende oder Hunderte von Verzeichnissen auf einmal bereinigen müssen.

1. Geeignete Anwendungsfälle

Diese Vorgehensweise eignet sich für Ordnernamen, die sowohl englische Zeichen als auch zu erhaltende Nummern enthalten. Häufige Anwendungen sind:

• Projektarchivierung: Verzeichnisse wie ProjectArchive99 oder DesignDraft004 in 99 bzw. 004 umwandeln, damit sie sich leichter nach Projektnummer archivieren lassen.
• Kundenunterlagen ordnen: Englische Beschreibungen wie Client, Customer oder Report entfernen und nur den Kundencode oder die Geschäftsnummer behalten.
• Chargenverzeichnisse vereinheitlichen: Ordner wie ExportBatch55 oder TempBackup1000 einheitlich in 55 bzw. 1000 umbenennen, um sie in Geschäftssysteme zu importieren, die nur numerische Namen akzeptieren.
• Fotos und Besprechungsunterlagen ordnen: Buchstaben aus Namen wie HolidayPhotos77 oder MeetingNotes808 entfernen und die ursprüngliche Nummerierung beibehalten.
• Migration historischer Daten: Wenn alte Verzeichnisse englische Präfixe verwenden, das neue System jedoch reine Nummern verlangt, lassen sich die Namen zuerst stapelweise bereinigen und anschließend migrieren.

Behandelt werden hier Ordnernamen, nicht das Löschen von Ordnern und auch nicht das Löschen von Dateiinhalten innerhalb der Ordner. Entsprechend der in den Abbildungen gezeigten Funktion führt die Software die Textlöschung auf die Namen der hinzugefügten Datensätze aus. Vor dem Start sollte daher besonders geprüft werden, ob die zu verarbeitenden Verzeichnisse und die Löschart korrekt sind.

2. Vorschau: Unterschied zwischen Vorher und Nachher

1. Ordnernamen vor der Verarbeitung

Vor der Verarbeitung enthält das Beispielverzeichnis insgesamt 10 Ordner. Die Namen bestehen jeweils aus unterschiedlich langen englischen Wörtern und Nummern, zum Beispiel Alpha001, Beta202, ClientReport03, DesignDraft004, ExportBatch55, FinanceData606, HolidayPhotos77, MeetingNotes808, ProjectArchive99, TempBackup1000.

Diese Namen sind zwar für Personen gut verständlich. Wenn das Geschäftssystem jedoch verlangt, dass Verzeichnisnamen nur Ziffern verwenden dürfen, müssen die englischen Buchstaben A-Z und a-z entfernt werden. Bei manueller Bearbeitung ist der englische Teil je nach Name unterschiedlich lang, sodass sich das Problem kaum durch einfaches Löschen einer festen Zeichenanzahl lösen lässt. Die Auswahl „alle englischen Buchstaben“ passt daher besser zu diesem Szenario.

2. Ordnernamen nach der Verarbeitung

Nach Abschluss der Stapelverarbeitung sind die englischen Buchstaben aus den Namen entfernt, während die Ziffern erhalten bleiben. In der Abbildung sind Ergebnisse wie 001, 03, 004, 55, 77, 99, 202, 606, 808 und 1000 zu sehen.

Beispielsweise wird aus Alpha001 nach der Verarbeitung 001, aus ClientReport03 wird 03, aus DesignDraft004 wird 004 und aus TempBackup1000 wird 1000. Zu beachten ist, dass der Explorer die Ordner möglicherweise nach der aktuellen Sortierregel neu anordnet. Die Anzeigereihenfolge nach der Verarbeitung muss daher nicht zeilenweise mit der Reihenfolge vor der Verarbeitung übereinstimmen. Die Ergebnisse sollten anhand der erhaltenen Nummern geprüft werden, nicht nur durch einen Vergleich der Listenposition.

3. Vorgehensweise mit HeSoft Doc Batch Tool

Schritt 1: Funktion „Text aus Ordnernamen entfernen“ öffnen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool . Wählen Sie in der linken Navigation „Ordnername“. Im Hauptbereich werden mehrere Stapelwerkzeuge rund um das Umbenennen von Ordnern angezeigt, darunter Suchen und Ersetzen, Text einfügen, Präfixe und Suffixe hinzufügen sowie Groß-/Kleinschreibung ändern.

Das Ziel ist hier nicht, ein bestimmtes festes englisches Wort zu ersetzen, sondern sämtliche englischen Buchstaben aus dem Namen zu entfernen. Wählen Sie daher „Text aus Ordnernamen entfernen“.

Ziel dieses Schritts ist es, den Ablauf zum Entfernen von Zeichen aus Ordnernamen aufzurufen. Nach dem Aufruf wird oben der aktuelle Funktionsname angezeigt. Die Bedienung folgt der Reihenfolge „Zu verarbeitende Datensätze auswählen – Verarbeitungsoptionen festlegen – Speicherort festlegen – Verarbeitung starten“.

Schritt 2: Zu verarbeitende Ordner stapelweise hinzufügen

Klicken Sie im ersten Abschnitt auf „Ordner hinzufügen“ und fügen Sie die umzubenennenden Verzeichnisse in die Datensatzliste ein. Die Tabelle in der Abbildung zeigt Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit, Änderungszeit und Aktionen. Insgesamt wurden 10 Datensätze hinzugefügt.

Nach dem Hinzufügen sollten Sie nicht sofort zum nächsten Schritt wechseln, sondern zunächst den Umfang prüfen:

1. Prüfen Sie die Spalte „Name“ und stellen Sie sicher, dass die Liste wirklich die Ordner enthält, aus denen englische Buchstaben entfernt werden sollen.
2. Prüfen Sie die Spalte „Pfad“, um Testverzeichnisse, Produktivverzeichnisse oder gleichnamige Verzeichnisse nicht zu verwechseln.
3. Sehen Sie sich unten die Anzahl der Datensätze an und prüfen Sie, ob die tatsächliche Anzahl der erwarteten Anzahl entspricht.
4. Wenn ein Eintrag versehentlich hinzugefügt wurde, können Sie ihn über die Löschaktion rechts neben dem jeweiligen Datensatz aus der Aufgabenliste entfernen.

Die in der Beispielabbildung aufgeführten Namen Alpha001, Beta202, ClientReport03 usw. stimmen mit den Verzeichnissen im Explorer vor der Verarbeitung überein. Der zu verarbeitende Bereich ist damit korrekt erstellt. Klicken Sie anschließend unten auf „Weiter“.

Schritt 3: Aktionstyp auf „Alle englischen Buchstaben“ festlegen

Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ stehen mehrere Löschbereiche zur Verfügung, etwa alle Ziffern, alle Leerzeichen, alle chinesischen Zeichen, gesamter Inhalt, die ersten Zeichen links, die letzten Zeichen rechts, der gesamte Inhalt zwischen zwei Texten, ein Positionsbereich sowie der gesamte Inhalt links oder rechts von einem bestimmten Text.

In diesem Beispiel sollen die Ziffern erhalten bleiben und nur die englischen Zeichen entfernt werden. Wählen Sie daher „Alle englischen Buchstaben“.

Diese Option eignet sich, wenn die Position der englischen Buchstaben im Namen nicht fest ist und die Länge unterschiedlich ausfällt. Unabhängig davon, ob die Buchstaben vor, in der Mitte oder hinter den Ziffern stehen, besteht das Ziel darin, englische Zeichen zu entfernen, statt eine feste Länge abzuschneiden. Prüfen Sie nach der Auswahl noch einmal, ob der Optionsschalter tatsächlich auf „Alle englischen Buchstaben“ gesetzt ist, und klicken Sie dann auf „Weiter“.

Wählen Sie nicht versehentlich „Gesamter Inhalt“, sonst werden nicht mehr nur die Buchstaben entfernt. Wählen Sie auch nicht „Die ersten Zeichen links“, denn die englischen Teile wie Alpha, ClientReport oder DesignDraft haben unterschiedliche Längen. Das feste Entfernen einer identischen Zeichenanzahl führt nicht zu einem einheitlichen Ergebnis.

Schritt 4: Weitere Optionen entsprechend der Benutzerführung festlegen

Oben im Ablauf wird angezeigt, dass nach den Verarbeitungsoptionen noch die beiden Abschnitte „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ folgen. Auf der nächsten Seite prüfen Sie anhand der tatsächlichen Hinweise der Oberfläche den Verarbeitungsort oder die Einstellungen zum Speichern. Da die Stapeländerung mehrere Verzeichnisdatensätze betrifft, sollten Sie vor der eigentlichen Verarbeitung den Aufgabenumfang erneut prüfen und sicherstellen, dass für wichtige Verzeichnisse eine nutzbare Sicherung vorliegt.

Nach Abschluss der zugehörigen Einstellungen wechseln Sie zum Abschnitt „Verarbeitung starten“. Prüfen Sie vor dem Start insbesondere drei Punkte: Das Verarbeitungsobjekt ist der Ordnername, die Löschart ist „Alle englischen Buchstaben“, und die Anzahl der Datensätze entspricht der Erwartung. Führen Sie die Stapelverarbeitung erst nach dieser Prüfung aus und warten Sie, bis die Software die Aufgabe abgeschlossen hat.

Schritt 5: Verzeichnis öffnen und Ergebnis der Stapelumbenennung prüfen

Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das ursprüngliche Verzeichnis im Explorer oder aktualisieren Sie das aktuelle Fenster, und prüfen Sie, ob die Ordnernamen wie erwartet in Ziffern geändert wurden. Es empfiehlt sich, kürzere, längere und Datensätze mit führenden Nullen stichprobenartig zu kontrollieren, zum Beispiel:

• ob Alpha001 zu 001 wurde;
• ob ClientReport03 zu 03 wurde;
• ob DesignDraft004 zu 004 wurde;
• ob ProjectArchive99 zu 99 wurde;
• ob TempBackup1000 zu 1000 wurde.

Führende Nullen können ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsnummer sein. Beispielsweise stehen 001 und 1 in manchen Systemen für unterschiedliche Codes. Prüfen Sie daher, ob die Nullen vollständig erhalten geblieben sind. In den Beispielergebnissen behalten 001, 03 und 004 das ursprüngliche Zahlenformat bei.

4. Warum die Stapelverarbeitung effizienter ist als einzelnes Umbenennen

Bei nur zwei oder drei Ordnern ist eine manuelle Änderung noch machbar. Nimmt die Anzahl der Verzeichnisse jedoch zu, entstehen durch das einzelne Drücken von F2, das Markieren von Buchstaben, das Löschen und Bestätigen viele wiederholte Klicks. Je komplexer die Namen sind, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, Zeichen falsch auszuwählen.

Mit einer Bürosoftware zur Stapelverarbeitung können Sie zunächst alle Ordner gesammelt hinzufügen und anschließend alle Datensätze nach derselben Regel verarbeiten. Der Nutzen besteht nicht nur darin, Arbeitszeit zu sparen, sondern auch darin, die Namensregeln einheitlich zu halten. Besonders bei Finanzunterlagen, Projektarchiven, Kundendaten und Exportverzeichnissen ist Einheitlichkeit häufig wichtiger als reine Geschwindigkeit.

Außerdem unterscheidet sich „alle englischen Buchstaben entfernen“ vom Ersetzen eines einzelnen englischen Worts. Enthalten die Ordnerpräfixe verschiedene Inhalte wie Alpha, Beta, ClientReport oder FinanceData, wäre das Einrichten einzelner Ersetzungsregeln weiterhin mühsam. Durch das direkte Löschen nach Zeichentyp lassen sich unterschiedliche englische Wörter und unterschiedliche Buchstabenlängen mit einer einzigen Regel abdecken.

5. Häufige Fragen und Hinweise

1. Werden beim Entfernen der englischen Buchstaben auch Ziffern gelöscht?

In diesem Beispiel ist „Alle englischen Buchstaben“ ausgewählt. Ziel sind englische Zeichen, die Ziffern sollen erhalten bleiben. Wichtig ist, nicht versehentlich „Alle Ziffern“ oder „Gesamter Inhalt“ auszuwählen. Prüfen Sie die Auswahl vor der Ausführung auf der Seite mit den Verarbeitungsoptionen.

2. Was passiert, wenn Ordnernamen chinesische Zeichen enthalten?

Diese Regel bezieht sich auf englische Buchstaben. Besteht ein Name aus einer Mischung aus chinesischen Zeichen, englischen Buchstaben und Ziffern, testen Sie vor der Verarbeitung zunächst mit wenigen Kopien, ob die erhaltenen chinesischen Zeichen und Ziffern der Erwartung entsprechen. Beispielsweise sollte bei „项目Alpha001“ nach der Zielregel der nicht aus englischen Buchstaben bestehende Teil erhalten bleiben. Für die tatsächliche Aufgabe gilt jedoch weiterhin das tatsächliche Ergebnis der Software.

3. Was ist bei rein englischen Ordnern besonders zu beachten?

Besteht ein Ordnername vollständig aus englischen Buchstaben, kann nach dem Entfernen aller Buchstaben möglicherweise kein verwendbarer Name mehr übrig bleiben. Prüfen Sie daher vor dem Hinzufügen zur Aufgabe, ob rein englische Verzeichnisse vorhanden sind, und verarbeiten Sie diese nicht ungeprüft zusammen mit „englischen + nummerierten“ Ordnern im selben Stapel.

4. Was tun, wenn nach dem Löschen gleiche Namen entstehen?

Verschiedene ursprüngliche Namen können nach dem Entfernen der englischen Bestandteile dieselben Ziffern hinterlassen, zum Beispiel können Alpha001 und Beta001 beide auf 001 verweisen. Eine Umbenennungsaufgabe kann normalerweise nicht zulassen, dass zwei Ordner im selben Pfad exakt denselben Namen verwenden. Prüfen Sie vor der Verarbeitung, ob die Nummern eindeutig sind. Entdecken Sie Duplikate, verarbeiten Sie die Ordner in getrennten Durchläufen oder erstellen Sie vorab eine unterscheidbare Benennungslösung für die Nummern.

5. Warum hat sich die Reihenfolge nach der Verarbeitung geändert?

Dies ist ein häufiges Phänomen der Sortierung im Explorer. Nach dem Entfernen der englischen Bestandteile basiert die Sortierung nicht mehr auf englischen Wörtern, sondern auf Ziffernfolgen. Daher können Elemente wie 03, 004, 55 oder 202 neu angeordnet werden. Eine geänderte Reihenfolge ist kein Verarbeitungsfehler. Die Prüfung sollte anhand der konkreten Nummern erfolgen.

6. Sollte zuerst eine Sicherung erstellt werden?

Da die Stapelumbenennung mehrere echte Verzeichnisse betrifft, empfiehlt es sich, zunächst eine kleine Stichprobe zu kopieren und die Regel zu prüfen sowie für wichtige Daten Sicherungen aufzubewahren. Insbesondere wenn diese Verzeichnisse von anderen Dokumenten, Verknüpfungen oder Geschäftsprogrammen über den Pfad referenziert werden, können Namensänderungen die bisherigen Zugriffspfade beeinträchtigen. Bewerten Sie diese Auswirkungen vorab.

6. Zusammenfassung

Der Kernablauf zum Entfernen englischer Buchstaben aus Ordnernamen lässt sich so zusammenfassen: Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool , wechseln Sie in der Kategorie „Ordnername“ zu „Text aus Ordnernamen entfernen“, fügen Sie die Verzeichnisse stapelweise hinzu, prüfen Sie Namen und Pfade, wählen Sie „Alle englischen Buchstaben“ und folgen Sie anschließend der Benutzerführung zum Festlegen des Speicherorts und zum Starten der Verarbeitung.

Für Ordner des Typs „englische Beschreibung + Nummer“ wie Alpha001, ClientReport03 oder DesignDraft004 können mit dieser Methode Nummern wie 001, 03 oder 004 erhalten bleiben. Das vermeidet die wiederholte manuelle Arbeit des einzelnen Umbenennens. Es wird empfohlen, zunächst mit wenigen Kopien zu testen und dabei rein englische Namen, doppelte Nummern und Pfadreferenzen zu prüfen. Entsprechen die Ergebnisse den Anforderungen, fügen Sie anschließend die übrigen Ordner zur Aufgabe hinzu und führen die eigentliche Stapelverarbeitung durch.