Wenn viele Ordnernamen alle ein festes Trennzeichen oder Schlüsselwort enthalten und man den gesamten Text nach diesem Zeichen löschen möchte, ist die manuelle Umbenennung jedes einzelnen Ordners sehr ineffizient. Dieser Artikel konzentriert sich auf das Szenario der stapelweisen Umbenennung von Ordnern und zeigt, wie man mit der Funktion "Text aus Ordnernamen löschen" in HeSoft Doc Batch Tool die Option "Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text" auswählt, END als Positionierungstext eingibt und mehrere Ordnernamen einheitlich in ein standardisiertes Format bringt.
Viele Arbeitsverzeichnisse entwickeln nach einer gewissen Nutzungsdauer immer längere Ordnernamen. So wird beispielsweise zu Beginn eines Projekts nur der Projektname und die Phase festgehalten, später werden dann noch Version, Status, Prüfergebnis und Archivierungshinweise angehängt, wodurch schließlich Namen wie Backup_START_tempFiles_END_Final, Design_START_oldVersion_END_Approved entstehen. Wenn dann eine einheitliche Archivierung ansteht, müssen die Anmerkungen wie Final, Approved, Paid auf der rechten Seite wieder entfernt werden. Bei einer großen Anzahl von Ordnern kostet das einzelne Umbenennen sehr viel Zeit.
Dieser Artikel stellt eine effizientere Methode vor: Nutzen Sie HeSoft Doc Batch Tool , um eine Stapelumbenennung für viele Ordner durchzuführen und dabei bestimmte Zeichen oder den gesamten Text rechts von einem festgelegten Text zu löschen. In diesem Beispiel ist der festgelegte Text END, das Ziel ist es, END und den Inhalt links davon zu behalten und alles rechts von END zu löschen. Diese Methode eignet sich auch für andere einheitliche Markierungen wie DONE, OK, FINISH, 2024, V2 usw. Solange es in Ihren Ordnernamen einen einheitlichen Positionierungstext gibt, können Sie nach der Anleitung in diesem Artikel vorgehen.
Anwendungsszenario: Einheitliche Bereinigung von Anmerkungen nach einer festen Markierung
In der Büroarbeit übernehmen Ordnernamen häufig eine Informationsfunktion. Entwicklungsteams kennzeichnen gültige Felder vielleicht mit START und END; Buchhalter hängen vielleicht Paid, Unpaid an Rechnungsverzeichnisse an; Designer fügen vielleicht Approved, Edited hinter Materialordnern an; operative Teams ergänzen vielleicht Draft, Final hinter Veranstaltungsdaten; Verwaltungsmitarbeiter versehen Archivverzeichnisse vielleicht mit Erläuterungen wie Archive, Report.
Diese Suffixe sind im Prozessmanagement wertvoll, aber wenn Materialien ausgeliefert, archiviert, migriert oder neu nummeriert werden müssen, beeinträchtigen überflüssige Suffixe die Übersichtlichkeit der Verzeichnisse. Insbesondere bei der Zusammenarbeit mehrerer Personen erhöhen uneinheitliche Namensformate zudem den Suchaufwand. In solchen Fällen ist die Stapelverarbeitung von Ordnernamen mit Bürosoftware zuverlässiger als das manuelle Löschen jedes Einzelnen.
Der Schwerpunkt dieses Tutorials liegt nicht auf dem Löschen eines einzelnen festen Wortes, sondern auf dem Löschen des gesamten Inhalts rechts von einem bestimmten Text. Das bedeutet, unabhängig davon, ob hinter END Final, Release, Archive oder ein anderer Text unterschiedlicher Länge steht, kann alles nach derselben Regel verarbeitet werden.
Effekt vor der Verarbeitung: Suffixe unterschiedlicher Länge rechts von END
In der Liste der Ordner vor der Verarbeitung enthält jeder Name END, aber der Inhalt nach END ist unterschiedlich. So folgt beispielsweise in Backup_START_tempFiles_END_Final auf END das Wort Final, in Build_START_debugInfo_END_Release folgt Release, in Client_START_2024Draft_END_Archive folgt Archive.
Wären diese Suffixe alle gleich lang, könnte man sie vielleicht durch einfaches Abschneiden bearbeiten; in der Praxis sind sie jedoch oft unterschiedlich lang und haben verschiedene Bedeutungen, sodass beim manuellen Löschen jeder Fall einzeln beurteilt werden muss. Der Vorteil des Stapelverarbeitungswerkzeugs liegt darin, dass es nicht darauf ankommt, was genau der rechte Text ist – sobald END gefunden wird, kann der gesamte Inhalt rechts davon gelöscht werden.
Effekt nach der Verarbeitung: Alle Namen einheitlich bis END gekürzt
Nach Abschluss der Verarbeitung sind die Ordnernamen übersichtlicher. Alle Verzeichnisse enden nun mit END, die Statuswörter und zusätzlichen Anmerkungen auf der rechten Seite wurden gelöscht. Das Endergebnis umfasst unter anderem Backup_START_tempFiles_END, Build_START_debugInfo_END, Client_START_2024Draft_END, Data_START_sampleChunk_END.
Dieses Ergebnis eignet sich besonders für die Standardisierung von Verzeichnissen. Unabhängig vom ursprünglichen Inhalt rechts von END wird nach der Verarbeitung eine einheitliche Namensregel beibehalten, was die spätere Archivierung, Synchronisation, Komprimierung, Sicherung oder Übergabe erleichtert.
Schritt 1: Funktion "Text in Ordnernamen löschen" öffnen
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool wählen Sie zunächst in der linken Navigation "Ordnernamen". Wie im Screenshot zu sehen, bietet die Bürosoftware mehrere Kategorien zur Stapelverarbeitung. Die Kategorie "Ordnernamen" ist speziell für die Verarbeitung von Verzeichnisnamen gedacht und nicht für die der Dateien Word, Excel, PDF oder Bilder selbst.
Suchen Sie im Funktionsbereich für Ordnernamen den Punkt "Text in Ordnernamen löschen". Die Funktionsbeschreibung lautet: Stapelweises Löschen von Text in Ordnernamen – das entspricht genau dieser Anforderung. Klicken Sie auf diese Funktion, um die Verarbeitungsoberfläche aufzurufen.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes ist das Aufrufen der korrekten Stapelumbenennungsfunktion. Beachten Sie: Wenn Sie Dateinamen wie docx, doc, xlsx, pdf bearbeiten möchten, sollten Sie entsprechende Funktionen für Dateinamen wählen; da es sich in diesem Beispiel jedoch um Ordner handelt, muss die Funktion unter "Ordnernamen" gewählt werden.
Schritt 2: Die zu verarbeitenden Ordner zur Liste hinzufügen
Nach dem Aufrufen der Funktion zeigt die obere Leiste als aktuelle Aufgabe "Text in Ordnernamen löschen" an und bietet Schaltflächen wie "Ordner hinzufügen", "Leeren", "Mehr" usw. Klicken Sie auf "Ordner hinzufügen", um die Verzeichnisse, deren Namen stapelweise geändert werden sollen, in die Verarbeitungsliste aufzunehmen.
Nach dem Hinzufügen zeigt die Tabelle alle zu verarbeitenden Einträge an. Im Screenshot sind es insgesamt 10 Einträge, die Informationen wie Name, Pfad, Erstellungszeit, Änderungszeit enthalten. Die Spalte "Name" dient zur Bestätigung der zu ändernden Ordnernamen, die Spalte "Pfad" zur Bestätigung des Speicherorts dieser Ordner.
In diesem Schritt sollten Sie vor allem zwei Punkte überprüfen: Erstens, ob alle aufgelisteten Ordner diejenigen sind, die diesmal verarbeitet werden sollen. Zweitens, ob alle Namen den festgelegten Text END enthalten. Da die folgende Regel END als Bezugspunkt verwendet, sollten Verzeichnisse ohne END nicht derselben Stapelaufgabe hinzugefügt werden.
Klicken Sie, nachdem Sie die Einträge überprüft haben, unten auf der Seite auf "Weiter". So gelangen Sie in die zweite Phase, um die konkreten Löschregeln festzulegen.
Schritt 3: "Gesamten Inhalt rechts von einem bestimmten Text löschen" wählen
Auf der Seite zum Festlegen der Verarbeitungsoptionen sind mehrere Aktionstypen sichtbar. Da das Ziel diesmal das Löschen aller Zeichen nach END ist, muss "Gesamten Inhalt rechts von einem bestimmten Text" ausgewählt werden. Die Bedeutung dieser Option: Die Software sucht im Ordnernamen zuerst den angegebenen Text und löscht dann die Zeichen rechts von diesem Text.
Nach der Auswahl des Aktionstyps tragen Sie im Eingabefeld "Text" das Wort END ein. Der Screenshot zeigt mit einem roten Pfeil auf das eingegebene END und die gewählte Option "Gesamten Inhalt rechts von einem bestimmten Text". Diese beiden Einstellungen kombiniert bilden die Kernregel für diese Stapelumbenennung.
Auf der Seite gibt es außerdem einen Schalter "Diesen Text einbeziehen". Laut Screenshot ist dieser Schalter deaktiviert, daher wird bei der Verarbeitung END beibehalten und nur der Inhalt rechts von END gelöscht. Das Endergebnis des Beispiels bestätigt dies: Alle Ordner enden mit END, ohne dass END selbst mit gelöscht wurde.
Nach der Einrichtung klicken Sie auf "Weiter", um zu den Schritten bezüglich des Speicherorts zu gelangen. Da der Screenshot die spezifischen Optionen dieser Seite nicht zeigt, folgen Sie hier einfach den weiteren Bestätigungen der Softwareoberfläche. Bei wichtigen Verzeichnissen empfiehlt es sich, Regel und Zielliste vor dem eigentlichen Start zu bestätigen, um Fehlverarbeitungen zu vermeiden.
Schritt 4: Verarbeitung ausführen und Ergebnis prüfen
Gemäß dem Ablauf in der oberen Leiste folgt auf die Festlegung der Verarbeitungsoptionen noch die Bestimmung des Speicherorts und der Start der Verarbeitung. Folgen Sie den Bestätigungen der Software und führen Sie die Aufgabe aus. Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung im Datei-Explorer, ob die Ordnernamen das gewünschte Format haben.
In diesem Beispiel sollte das Verarbeitungsergebnis mit dem Nachher-Screenshot übereinstimmen: Backup_START_tempFiles_END_Final wird nach dem Löschen des rechten Inhalts zu Backup_START_tempFiles_END; Invoice_START_batch001_END_Paid wird zu Invoice_START_batch001_END; Photo_START_rawSet_END_Edited wird zu Photo_START_rawSet_END.
Entspricht das Ergebnis Ihren Erwartungen, war die Regeleinstellung korrekt. Bei ähnlichen Anforderungen zum Löschen von Text nach einem bestimmten Zeichen in der Zukunft brauchen Sie nur den Positionierungstext auszutauschen. Verwenden Sie beispielsweise DONE, #, -, _2024 anstelle von END, vorausgesetzt, dieser Text hat in den Ordnernamen eine klare Trennfunktion.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Warum sollte "Gesamten Inhalt rechts von einem bestimmten Text" gewählt werden? Weil die Anforderung diesmal weder das Löschen eines festen Wortes noch von Zeichen fester Länge ist, sondern das Löschen des gesamten Inhalts rechts von END. Diese Option entspricht am besten dem Szenario, Ordnernamen anhand eines Positionierungstextes abzuschneiden.
2. Wird ein Unterstrich nach END mit gelöscht? Ja. Da der Unterstrich sich rechts von END befindet, werden er und die folgenden Wörter wie Final, Release etc. gelöscht, wenn "rechts von" gewählt wird. Das Ergebnis endet daher direkt mit END.
3. Kann END beibehalten werden? Ja. Im Screenshot ist der Schalter "Diesen Text einbeziehen" deaktiviert, und das Endergebnis behält END bei. Wenn Ihr Ziel nur darin besteht, den Inhalt nach END zu löschen, belassen Sie diesen Status.
4. Ist die Methode für die Verarbeitung sehr vieler Ordner auf einmal geeignet? Der Wert des Stapelverarbeitungswerkzeugs liegt gerade in der Reduktion sich wiederholender Arbeit. Bei einer großen Anzahl sollten Sie dennoch zuerst mit einer kleinen Stichprobe testen, die Regel bestätigen und dann den Verarbeitungsumfang erweitern.
5. Was tun, wenn END mehrfach im Ordnernamen vorkommt? Der Screenshot zeigt das Verarbeitungsergebnis bei mehrfachem Vorkommen desselben Positionierungstextes nicht. Sollte END in Ihren Verzeichnisnamen mehrfach auftauchen, empfiehlt es sich, zuerst einige Einträge einzeln zu testen, das Ergebnis der Software bei wiederholtem Text zu bestätigen und erst dann stapelweise auszuführen, sofern es Ihren Erwartungen entspricht.
Fazit: Effizienz der Ordnerbereinigung durch regelbasierte Verarbeitung steigern
Das stapelweise Löschen aller Zeichen nach einem festgelegten Text in Ordnernamen ist eine sehr praktische Methode zur Ordnerbereinigung und Verzeichnisstandardisierung. Mit HeSoft Doc Batch Tool lässt sich die komplexe manuelle Umbenennung in eine klare Regeleinstellung umwandeln: Ordner hinzufügen, "Text in Ordnernamen löschen" wählen, "Gesamten Inhalt rechts von einem bestimmten Text" festlegen, END eingeben und schließlich den Assistenten zur Fertigstellung durchlaufen.
Diese Vorgehensweise reduziert effektiv repetitive Arbeit und vermeidet Probleme wie versehentliches Löschen, falsches Löschen und uneinheitliche Formate. Wenn Sie gerade Projektverzeichnisse, Kundenordner, Finanzarchivierungsverzeichnisse oder Designmaterialordner bereinigen, können Sie eine kleine Auswahl an Mustern gemäß den Schritten in diesem Artikel bearbeiten, das Ergebnis bestätigen und dann die Stapelverarbeitung auf weitere Ordner ausdehnen.