Wie kann man den Inhalt rechts von einem angegebenen Text in Ordnernamen stapelweise löschen? Umbenennungsmethode unter Beibehaltung des Trennzeichens

Wenn viele Ordnernamen ein festes Trennzeichen enthalten und rechts vom Trennzeichen Statusangaben wie Final, Release oder Archive stehen, die nicht mehr benötigt werden, ist das einzelne Umbenennen nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für Auslassungen oder versehentliches Löschen. Dieser Artikel verwendet END als Ankertext und zeigt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool mehrere Ordner auf einmal importieren, „Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text“ auswählen und über den Schalter „Diesen Text einschließen“ festlegen, ob END erhalten bleiben soll. Nach dem Vorgang bleiben der Hauptname des Ordners und der Ankertext erhalten, während das Suffix rechts einheitlich entfernt wird – geeignet für Projektarchivierung, Datenorganisation und die Vereinheitlichung historischer Verzeichnisse.

Bei der Projektarchivierung, der Organisation von Kundendaten, der Übergabe von Designentwürfen oder der täglichen Verwaltung von Bürodateien stoßen wir häufig auf eine Reihe von Ordnern mit ähnlich aufgebauten Namen. Beispielsweise enthalten die Ordnernamen alle einen festen Text „END“ in der Mitte, rechts davon stehen Statusanhänge wie Final, Release, Archive, Approved oder Paid. Wenn die Materialien in die nächste Phase übergehen, haben diese Anhänge möglicherweise keine Funktion mehr und müssen einheitlich entfernt werden.

Bei nur zwei oder drei Ordnern ist das manuelle Umbenennen nicht schwierig. Wenn jedoch Dutzende, Hunderte oder sogar mehr Ordner betroffen sind, führt das einzelne Löschen des Inhalts rechts von einem bestimmten Text zu sehr viel repetitiver Arbeit. Beim manuellen Vorgehen können außerdem Auslassungen, uneinheitliche Löschpositionen oder versehentliche Beschädigungen des Hauptnamens auftreten. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mit der Bürosoftware „ HeSoft Doc Batch Tool “ alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text in Ordnernamen stapelweise löschen und dabei den als Begrenzungsmarkierung dienenden Text beibehalten.

In diesem Beispiel wird „END“ als Positionierungstext verwendet. Vor der Verarbeitung ähnelt der Name „Backup_START_tempFiles_END_Final“, nach der Verarbeitung wird daraus „Backup_START_tempFiles_END“. Das bedeutet: Die Software findet END und löscht einheitlich den Unterstrich und die nachfolgenden Inhalte rechts davon, während END selbst erhalten bleibt.

Anwendungsszenarien

Diese Methode zur stapelweisen Änderung von Ordnernamen eignet sich für Verzeichnisse, deren Namen gemeinsame Markierungen oder einheitliche Trennregeln aufweisen. Solange in jedem zu verarbeitenden Ordner derselbe Text zur Positionsbestimmung vorhanden ist, kann dieser Text als Löschgrenze verwendet werden.

• Archivierung von Projektdaten: Löschen Sie Statusangaben wie Final, Done oder Approved rechts von END in Ordnernamen, damit die Archivverzeichnisse übersichtlicher werden.
• Organisation von Kundendateien: Behalten Sie Kundennamen, Projektnummern und feste Trennzeichen bei und löschen Sie temporäre Notizen oder Umlaufinformationen rechts vom Trennzeichen.
• Verwaltung von Design- und Fotomaterial: Entfernen Sie stapelweise Phasenanhänge wie Approved, Edited oder Review, um uneinheitlich lange Namen ähnlicher Verzeichnisse zu vermeiden.
• Standardisierung von Finanz- und Verwaltungsunterlagen: Löschen Sie nicht mehr benötigte Statustexte wie Paid, Checked oder Completed und vereinheitlichen Sie das Format historischer Ordner.
• Bereinigung von Datenverzeichnissen: Behalten Sie Chargennummern und feste Begrenzungszeichen bei und löschen Sie Umgebungsnamen, Versionsnamen oder Beschreibungstexte rechts von der Begrenzung.

Zu beachten ist, dass in diesem Artikel Ordnernamen bearbeitet werden. Es werden weder Dateien in den Ordnern noch Inhalte von Word-, Excel- oder PDF-Dokumenten gelöscht. HeSoft Doc Batch Tool ist eine Bürosoftware für die stapelweise Verarbeitung. In diesem Artikel wird die Funktion zur Bearbeitung von Ordnernamen verwendet; das Hauptziel besteht darin, mechanisch wiederholte Umbenennungsvorgänge zu reduzieren.

Vorschau der Ergebnisse: Was ändert sich vor und nach der Verarbeitung?

Vor der Verarbeitung: Rechts vom angegebenen Text stehen unterschiedliche Anhänge

Die folgende Abbildung zeigt die Ordnerliste vor der Verarbeitung. Alle Namen enthalten „END“, aber die Inhalte rechts von END sind unterschiedlich, darunter Final, Release, Archive, Clean, Approved, Paid, Public, Edited, Report und Done.

Obwohl sich die Anhänge unterscheiden, weisen sie dasselbe strukturelle Merkmal auf: Sie befinden sich alle rechts von END. Daher müssen Final, Release oder Archive nicht einzeln eingegeben und auch nicht für jeden Anhang separat verarbeitet werden. Es genügt, END als Positionierungstext festzulegen.

Einige Beispiele für Namen:

• Backup_START_tempFiles_END_Final
• Build_START_debugInfo_END_Release
• Client_START_2024Draft_END_Archive
• Invoice_START_batch001_END_Paid

Das erwartete Ziel besteht darin, END und den Hauptnamen links davon zu erhalten und alle Zeichen rechts von END einheitlich zu löschen. Da der rechte Inhalt den verbindenden Unterstrich enthält, wird auch dieser Unterstrich zusammen mit dem rechten Anhang entfernt.

Nach der Verarbeitung: Hauptname und END bleiben erhalten

Das Ergebnis nach der stapelweisen Verarbeitung zeigt die folgende Abbildung. Jeder Ordner behält weiterhin den ursprünglichen Hauptnamen sowie END, während der Anhang rechts von END verschwunden ist.

Beispielsweise wird aus „Client_START_2024Draft_END_Archive“ nun „Client_START_2024Draft_END“ und aus „Project_START_alpha_END_Report“ wird „Project_START_alpha_END“. Anhänge unterschiedlicher Länge werden nach derselben Regel gelöscht, ohne dass die Zeichenanzahl einzeln beurteilt werden muss. Genau darin liegt der Vorteil einer Positionierung anhand eines bestimmten Textes gegenüber dem festen Löschen einer bestimmten Anzahl von Zeichen am rechten Ende.

Arbeitsschritte: Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text stapelweise löschen

Schritt 1: Die Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“ öffnen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionskategorie „Ordnername“. Rufen Sie die entsprechende Werkzeugliste auf, suchen Sie den Eintrag „Text aus Ordnernamen löschen“ und klicken Sie darauf.

Ziel der Auswahl dieser Funktion ist es, den Konfigurationsablauf für das stapelweise Löschen aus Ordnernamen zu starten. Im Screenshot sind außerdem Werkzeuge wie Suchen und Ersetzen, Text einfügen, Präfixe und Suffixe hinzufügen sowie Groß-/Kleinschreibungsumwandlung zu sehen. Da es bei dieser Anforderung jedoch darum geht, Inhalte nach einer bestimmten Position zu löschen, sollte „Text aus Ordnernamen löschen“ verwendet werden und nicht das normale Suchen und Ersetzen.

Auf der Funktionsseite führt die Oberfläche in der Reihenfolge „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, „Verarbeitungsoptionen festlegen“, „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ durch den Vorgang. Wenn Sie die Konfiguration gemäß diesem Ablauf vornehmen, verringert sich das Risiko, bei der stapelweisen Umbenennung Parameter zu übersehen.

Schritt 2: Die umzubenennenden Ordner stapelweise hinzufügen

Klicken Sie auf der Seite „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ oben rechts auf „Ordner hinzufügen“, um die umzubenennenden Verzeichnisse in die Aufgabenliste aufzunehmen. Nach dem Hinzufügen zeigt die Oberfläche Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit an.

Im Screenshot wurden insgesamt 10 Datensätze hinzugefügt. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie insbesondere die Spalten „Name“ und „Pfad“ prüfen, um sicherzustellen, dass die richtigen Zielordner importiert wurden und keine gleichnamigen Verzeichnisse an anderen Speicherorten. Falls versehentlich falsche Datensätze hinzugefügt wurden, können Sie diese über das Löschsymbol in der Spalte „Aktion“ der entsprechenden Zeile aus der aktuellen Aufgabe entfernen. Dieser Schritt dient lediglich dazu, die Liste der zu verarbeitenden Elemente anzupassen, damit die Auswahl vor der Ausführung korrigiert werden kann.

Es wird empfohlen, vor dem Fortfahren einige Ordnernamen stichprobenartig zu prüfen und sicherzustellen, dass sie den Positionierungstext END tatsächlich enthalten. Wenn bestimmte Verzeichnisse kein END enthalten, entspricht ihre Namensstruktur nicht der aktuellen Regel. Sie sollten vorsichtig behandelt und bei Bedarf zunächst aus der Liste entfernt und erst nach gesonderter Analyse bearbeitet werden. Nachdem Sie die Datensätze bestätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“.

Schritt 3: „Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text“ auswählen

Wählen Sie auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ unter „Aktionstyp“ die Option „Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text“. Diese Option bedeutet, dass die Software den vom Benutzer eingegebenen Text als Grenze verwendet und alle Zeichen rechts von diesem Text löscht, anstatt nur eine feste Anzahl von Zeichen am rechten Ende zu entfernen.

Geben Sie anschließend im Pflichtfeld „Text“ den Wert END ein. Die Eingabe sollte mit den tatsächlichen Zeichen im Ordnernamen übereinstimmen, einschließlich Buchstabeninhalt und Groß-/Kleinschreibung. Fügen Sie nicht den Unterstrich hinter END mit ein, es sei denn, Ihr tatsächliches Ziel besteht darin, „END_“ als vollständigen Positionierungstext zu verwenden.

Im Screenshot ist die Option „Diesen Text einbeziehen“ deaktiviert. In Verbindung mit dem Endergebnis ist erkennbar, dass die Software in diesem Zustand alle Inhalte rechts von END löscht, END selbst jedoch nicht entfernt. Daher endet der bearbeitete Name mit END. Dies entspricht genau der Anforderung, das Trennzeichen zu erhalten und den Anhang hinter dem Trennzeichen zu löschen.

Die Regel dieses Beispiels lässt sich wie folgt zusammenfassen:

• Aktionstyp: Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text;
• Text: END;
• Diesen Text einbeziehen: deaktiviert;
• Erwartetes Ergebnis: END bleibt erhalten, der Unterstrich und alle Anhänge rechts von END werden gelöscht.

Klicken Sie nach Bestätigung der Parameter auf „Weiter“, folgen Sie dem Ablauf der Oberfläche, um die Einstellung des Speicherorts abzuschließen, und starten Sie im letzten Schritt die Verarbeitung. Da es sich bei den nachfolgenden Seiten um die Schritte „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ handelt, sollten Sie bei der tatsächlichen Ausführung die aktuellen Hinweise auf der Oberfläche sorgfältig lesen und die Aufgabenparameter sowie den Zielort bestätigen, bevor Sie die Verarbeitung ausführen.

Schritt 4: Verarbeitung abschließen und Ergebnisse überprüfen

Öffnen Sie nach Abschluss der Aufgabe den Speicherort der verarbeiteten Ordner und vergleichen Sie, ob die Namen den Erwartungen entsprechen. Es wird empfohlen, zumindest den ersten, einen mittleren und den letzten Eintrag der Liste zu prüfen und dabei besonders auf Namen zu achten, deren ursprünglicher Anhang lang war oder mehrere Unterstriche enthielt.

In diesem Beispiel wurden bei allen 10 Ordnern die Inhalte rechts von END gelöscht, während der Hauptteil unverändert blieb. Bei der stapelweisen Überprüfung können drei Punkte kontrolliert werden: Ist END noch vorhanden, ist der Bereich rechts von END tatsächlich leer, und sind Projektname und Nummer links von END vollständig?

Warum das manuelle Umbenennen einzelner Ordner nicht empfehlenswert ist

Manuelle Änderungen wirken zunächst direkt, aber mit zunehmender Ordneranzahl werden die Kosten der repetitiven Arbeit immer deutlicher. Jedes Verzeichnis muss in den Umbenennungsmodus versetzt, END lokalisiert, der rechte Inhalt ausgewählt, gelöscht und bestätigt werden. Bei langen Namen kann zudem leicht die falsche Position erkannt werden, sodass Teile des Haupttextes versehentlich gelöscht werden.

Nachdem über die Bürosoftware eine einheitliche Regel eingerichtet wurde, müssen Benutzer nur einmal die Ordner importieren und die Parameter festlegen. Die Software wendet dieselbe Regel dann auf die gesamte Aufgabenliste an. Bei Dutzenden oder Hunderten von Verzeichnissen reduziert dieses Vorgehen Maus- und Tastaturbedienung deutlich und sorgt für konsistente Verarbeitungsergebnisse. Besonders wenn die rechten Anhänge unterschiedlich lang sind und unterschiedliche Texte enthalten, aber dieselbe Grenze aufweisen, ist das stapelweise Löschen anhand eines Positionierungstextes besser geeignet als das Löschen nach Zeichenanzahl.

Häufige Fragen und Hinweise

1. Sollte „Diesen Text einbeziehen“ aktiviert oder deaktiviert sein?

Wenn END nach der Verarbeitung erhalten bleiben soll, deaktivieren Sie „Diesen Text einbeziehen“ wie im Screenshot-Beispiel. Wenn das Geschäftsziel auch das Löschen des Positionierungstextes selbst umfasst, passen Sie die Einstellung entsprechend der Oberflächenoption an. Vor der stapelweisen Ausführung sollten Sie die Einstellung jedoch unbedingt mit wenigen Testverzeichnissen überprüfen, da das Beibehalten und das Löschen von END zu unterschiedlichen Ergebnissen führen.

2. Warum muss nach der Eingabe von END auf Groß- und Kleinschreibung geachtet werden?

Im Ordnernamen kann die englische Schreibweise als END, End oder end auftreten. Damit die Regel sicher passt und der Verarbeitungsbereich vollständig ist, sollte sich die Eingabe nach dem tatsächlichen Namen richten. Falls die Groß-/Kleinschreibung in den vorhandenen Verzeichnissen uneinheitlich ist, empfiehlt es sich, zuerst die Liste zu bereinigen und die verschiedenen Schreibweisen getrennt zu verarbeiten.

3. Was tun, wenn END mehrfach im Ordnernamen vorkommt?

Wenn derselbe Text mehrfach in einem Namen erscheint, entspricht die Löschgrenze möglicherweise nicht der intuitiven Erwartung. Im Screenshot wird die konkrete Regel bei mehrfachen Treffern nicht dargestellt. Daher kann nicht einfach angenommen werden, dass die Software stets die erste oder letzte Fundstelle verwendet. Sicherer ist es, zunächst einige Stichproben zu kopieren, das Ergebnis zu prüfen und erst danach alle Ordner hinzuzufügen.

4. Müssen alle Ordner exakt denselben Anhang haben?

Nein. Die Anhänge in diesem Beispiel wie Final, Release oder Archive unterscheiden sich voneinander, befinden sich aber alle rechts von END. Die Software positioniert anhand von END und nicht anhand des Anhanginhalts. Daher können unterschiedliche Anhänge in derselben Aufgabe verarbeitet werden.

5. Ist vor der Verarbeitung eine Sicherung erforderlich?

Die stapelweise Umbenennung betrifft mehrere Datensätze gleichzeitig. Für wichtige Projektverzeichnisse wird empfohlen, zuerst eine Sicherung anzulegen oder einige Ordner für Tests zu kopieren. Insbesondere sollte geprüft werden, ob die Namen von anderen Programmen, Skripten, Verknüpfungen oder Geschäftssystemen referenziert werden, damit nach der Umbenennung keine ursprünglichen Pfade ungültig werden.

6. Kann diese Methode auch für Dateinamen von Word, Excel oder PDF verwendet werden?

Die Screenshots und der Ablauf in diesem Artikel beziehen sich auf die Funktion „Ordnername“. Dieses Tutorial beschreibt daher ausschließlich die stapelweise Umbenennung von Ordnern. Ob Dateien wie doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx oder pdf denselben Einstieg verwenden, richtet sich nach den entsprechenden Dateinamen-Werkzeugen und der tatsächlichen Oberfläche der Software. Der Ablauf für Ordner sollte nicht einfach mit dem Ablauf für Dateiumbenennungen gleichgesetzt werden.

Zusammenfassung

Wenn bei vielen Ordnern die Inhalte rechts von einem festen Text gelöscht werden müssen, ist es am wichtigsten, eine stabile Namensgrenze zu finden. In diesem Beispiel wird END als Positionierungstext verwendet. Über die Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“ von HeSoft Doc Batch Tool wird „Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text“ ausgewählt und „Diesen Text einbeziehen“ deaktiviert. Dadurch bleiben END erhalten und alle Anhänge rechts davon werden gelöscht.

Dieses stapelweise Verfahren setzt nicht voraus, dass alle Anhänge exakt übereinstimmen. Es eignet sich besonders zum Bereinigen unterschiedlich langer Statusangaben wie Final, Release, Archive oder Approved. In der Praxis empfiehlt es sich, zuerst wichtige Verzeichnisse zu sichern, einige Stichproben zu importieren, die Regel zu überprüfen und erst dann alle Ordner stapelweise hinzuzufügen. Nachdem Text, Schalterzustand und Zielpfad bestätigt wurden, kann die Verarbeitung gestartet werden. So lässt sich die repetitive Arbeit des einzelnen Umbenennens verringern und Büroverzeichnisse werden einheitlicher, leichter auffindbar und einfacher zu pflegen.