So löschen Sie alle chinesischen Schriftzeichen aus Ordnernamen und behalten nur Zahlen oder englische Inhalte

Wenn eine große Anzahl von Ordnern nach dem Muster „chinesische Beschreibung + Nummer“ benannt ist, beim Archivieren, Hochladen oder Systemimport jedoch nur die Nummer erhalten bleiben soll, ist das einzelne Umbenennen zeitaufwendig und fehleranfällig. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mit der Stapelverarbeitungsfunktion für Ordnernamen in Office-Software mehrere Ordner auf einmal hinzufügen, „alle chinesischen Schriftzeichen“ entfernen, anschließend den Speicherort festlegen und den Vorgang einheitlich ausführen. Nach der Verarbeitung können Namen wie „报告03“, „财务606“ und „项目001“ schnell in „03“, „606“ und „001“ umgewandelt werden, wobei die ursprünglichen Nummern erhalten bleiben. Dies eignet sich für die Archivierung von Unterlagen, die Ordnung von Nummerierungen und die Datenmigration zwischen verschiedenen Systemen.

In der täglichen Büroarbeit werden viele Materialverzeichnisse im Format „chinesische Kategorie + Nummer“ benannt, zum Beispiel „Bericht03“, „Backup1000“, „Finanzen606“, „Design004“. Solche Namen sind für die manuelle Ansicht praktisch, doch bei der Dateiablage, beim Daten-Upload, beim Systemimport, beim Nummernabgleich oder bei der plattformübergreifenden Migration benötigt das Zielsystem möglicherweise nur die Nummer. Müssen in diesem Fall Dutzende oder sogar Hunderte Ordner verarbeitet werden, führt das einzelne Umbenennen im Explorer nicht nur zu viel wiederholter Arbeit, sondern kann auch zu übersehenen Änderungen, versehentlich gelöschten Ziffern oder uneinheitlichen Nummernformaten führen.

Das in diesem Artikel behandelte Problem lautet: Massenhaft alle chinesischen Schriftzeichen aus vielen Ordnernamen löschen und gleichzeitig die im Namen enthaltenen Ziffern, englischen Buchstaben oder andere nicht zum Löschen vorgesehene Inhalte beibehalten. Verwendet wird HeSoft Doc Batch Tool . Es handelt sich um eine Software zur Stapelverarbeitung von Büromaterial, die neben dokumentbezogenen Werkzeugen auch Funktionen zur Bearbeitung von Ordnernamen bereitstellt. Damit kann dieselbe Benennungsregel auf mehrere Ordner gleichzeitig angewendet und die mechanische Arbeit manueller Umbenennungen reduziert werden.

1. Für welche Szenarien eignet sich das massenhafte Löschen chinesischer Zeichen aus Ordnernamen

Diese Funktion eignet sich für Ordner mit einheitlicher Benennungsstruktur, bei denen eindeutig festgelegt ist, dass chinesische Schriftzeichen entfernt werden sollen. Häufige Anwendungsfälle sind die folgenden.

1. Nur die Projektnummer beibehalten. Beispielsweise sollen die ursprünglichen Namen „Projekt001“, „Projekt002“ und „Projekt003“ nach der Verarbeitung zu „001“, „002“ und „003“ werden, damit sie mit Projektnummern in Excel-Tabellen, Codes in Geschäftssystemen oder Archivkennzeichnungen abgeglichen werden können.

2. Namen von Archivverzeichnissen bereinigen. Historische Materialien können nach Mustern wie „Bericht03“, „Fotos77“ oder „Archiv99“ benannt sein. Erkennt die Archivplattform nur die nachfolgende Nummer, kann die vorangestellte chinesische Beschreibung einheitlich entfernt werden, ohne jeden Ordner einzeln ändern zu müssen.

3. Import- oder Upload-Verzeichnisse ordnen. Manche Geschäftssysteme, Skripte oder Geräte stellen feste Anforderungen an Verzeichnisnamen und benötigen numerische oder englische Namen. Werden zuerst die chinesischen Zeichen entfernt, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Importe aufgrund nicht konformer Benennung fehlschlagen.

4. Chinesische Beschriftungen von Nummern trennen. Wenn die chinesischen Klassifizierungsinformationen bereits in Tabellen, Datenbanken oder übergeordneten Verzeichnissen erfasst sind, müssen die Unterordnernamen diese nicht wiederholen. Nur die eindeutige Nummer zu belassen, ist übersichtlicher.

5. Kunden-, Besprechungs- und Finanzmaterialien einheitlich bereinigen. Verzeichnisse wie „Kunde202“, „Besprechung808“ oder „Finanzen606“ können je nach späterer Verwendung in reine Nummernordner umgewandelt werden.

Zu beachten ist, dass sich diese Methode auf Ordnernamen bezieht. Es werden weder Ordner gelöscht, noch werden durch das Entfernen chinesischer Zeichen automatisch Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF-, Bild- oder andere Dateien innerhalb der Ordner entfernt. Vor der tatsächlichen Ausführung sollten die zu verarbeitenden Einträge dennoch sorgfältig geprüft werden, um zu vermeiden, dass Namensänderungen bestehende Verknüpfungen, Referenzpfade oder automatisierte Aufgaben beeinträchtigen.

2. Vorschau: Ordnernamen vor der Verarbeitung

Im folgenden Beispiel gibt es insgesamt zehn Ordner, deren Namen jeweils chinesische Verwendungsbeschreibungen und numerische Kennzeichnungen enthalten, zum Beispiel „Bericht03“, „Backup1000“, „Finanzen606“, „Export55“, „Archiv99“, „Besprechung808“, „Kunde202“, „Design004“, „Projekt001“ und „Fotos77“. Die rot markierten Stellen kennzeichnen den chinesischen Teil, der einheitlich gelöscht werden soll.

Anhand des Zustands vor der Verarbeitung ist erkennbar, dass die Benennungsstruktur dieser Verzeichnisse recht einheitlich ist: Der erste Teil besteht aus chinesischen Schriftzeichen, der hintere Teil aus Ziffern. Bei manueller Vorgehensweise müsste jeder Ordner nacheinander ausgewählt, in den Umbenennungsmodus versetzt, vom chinesischen Text befreit und bestätigt werden. Bei zehn Ordnern ist das noch mühsam machbar; steigt die Anzahl auf mehrere Hundert, nimmt die wiederholte Arbeit deutlich Arbeitszeit in Anspruch.

Mit einer Stapelverarbeitungsregel genügt die einheitliche Vorgabe „alle chinesischen Zeichen löschen“, und die Software wendet denselben Vorgang auf die Ordner in der Liste an. Für Verzeichnisse mit unterschiedlichen Namen, aber ähnlicher Struktur müssen keine Schlüsselwörter wie „Bericht“, „Backup“ oder „Finanzen“ einzeln angegeben werden.

3. Vorschau: Ergebnis nach dem Löschen aller chinesischen Zeichen

Nach Abschluss der Verarbeitung wurde der chinesische Teil in den Beispielordnern entfernt, während die ursprünglich im Namen enthaltenen Ziffern nicht gelöscht wurden. Das Ergebnis lautet „001“, „03“, „004“, „55“, „77“, „99“, „202“, „606“, „808“ und „1000“. Der Explorer verwendet derzeit die Sortierung nach Namen, daher kann die Anzeigereihenfolge von der vorherigen abweichen. Das ist ein Sortiereffekt und bedeutet nicht, dass Ordner übersehen wurden.

Durch den Vorher-nachher-Vergleich lässt sich bestätigen: Aus „Projekt001“ wird „001“, aus „Bericht03“ wird „03“, aus „Design004“ wird „004“ und aus „Finanzen606“ wird „606“. Dabei bleiben führende Nullen wie in „001“ oder „004“ erhalten, was besonders für Archivnummern mit fester Länge wichtig ist. Ziel des gesamten Vorgangs ist die Änderung des Verzeichnisnamens und nicht die Umwandlung der Nummer in einen Zahlenwert. Daher verschwinden führende Nullen im Beispiel nicht automatisch durch die Umbenennung.

4. Schritt 1: Funktion zum Löschen von Text in Ordnernamen aufrufen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie im linken Funktionsbereich „Ordnername“. Auf der Seite der entsprechenden Werkzeuge stehen Funktionen wie Suchen und Ersetzen, Text einfügen, Präfixe und Suffixe hinzufügen, Groß-/Kleinschreibung umwandeln sowie Text in Ordnernamen löschen zur Verfügung.

Bei dieser Anforderung handelt es sich weder um das Ersetzen eines festen Begriffs noch um das Hinzufügen eines Präfixes oder Suffixes. Daher sollte „Text in Ordnernamen löschen“ gewählt werden. Über diesen Einstieg lassen sich Inhalte, die bestimmten Bedingungen entsprechen, massenhaft aus Ordnernamen entfernen.

Ziel dieses Schritts ist es, in den richtigen Ablauf für die massenhafte Umbenennung von Ordnern zu gelangen. Nach der Auswahl führt die Oberfläche in der Reihenfolge „Zu verarbeitende Datensätze auswählen – Verarbeitungsoptionen festlegen – Speicherort festlegen – Verarbeitung starten“ durch die Aufgabe. Nutzer, die die Funktion zum ersten Mal verwenden, sollten die Schritte der Seite nacheinander ausführen und nicht direkt fortfahren, bevor die Ordnerliste überprüft wurde.

5. Schritt 2: Zu verarbeitende Ordner hinzufügen und prüfen

Nach dem Aufrufen der Funktionsseite befinden Sie sich zunächst im Abschnitt „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Klicken Sie oben rechts auf „Ordner hinzufügen“, um die Verzeichnisse, aus denen chinesische Zeichen entfernt werden sollen, in die Verarbeitungsliste aufzunehmen. Wurde versehentlich ein Eintrag hinzugefügt, kann er über das Löschsymbol im Bedienbereich rechts neben dem Datensatz entfernt werden. Falls eine erneute Auswahl erforderlich ist, kann die aktuelle Liste auch über die Schaltfläche „Leeren“ bereinigt werden.

In der Liste werden Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit angezeigt. Die zehn Datensätze im Screenshot entsprechen eins zu eins den Ordnern vor der Verarbeitung; unten in der Zusammenfassung steht „Datensätze: 10“. Dabei sollten folgende Punkte besonders geprüft werden:

Erstens: Alle Zielordner wurden hinzugefügt, und es fehlen keine Verzeichnisse wie „Projekt001“ oder „Fotos77“. Zweitens: Die Pfade sind korrekt, damit keine Ordner mit ähnlichem Namen, aber anderem Speicherort in die Aufgabe aufgenommen werden. Drittens: Prüfen Sie, ob nach dem Entfernen der chinesischen Zeichen noch sinnvoller Inhalt im jeweiligen Namen verbleibt. Beispielsweise bleibt bei „Bericht03“ nach dem Löschen des chinesischen Teils „03“ übrig, was dem erwarteten Ergebnis entspricht.

Klicken Sie nach erfolgreicher Prüfung unten auf „Weiter“, um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen.

6. Schritt 3: Aktionstyp auf „Alle chinesischen Zeichen“ festlegen

Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ zeigt die Software verschiedene Bedingungen zum Löschen von Text an, darunter alle Ziffern, alle Leerzeichen, die letzten Zeichen, alle Inhalte zwischen zwei Texten, alle chinesischen Zeichen, den gesamten Inhalt, alle Inhalte links oder rechts eines Texts, Positionsbereiche, alle englischen Buchstaben und anderes.

Ziel dieser Aufgabe ist es, sämtliche chinesischen Schriftzeichen aus den Ordnernamen zu entfernen. Wählen Sie daher „Alle chinesischen Zeichen“.

Nach Auswahl dieser Option behandelt die Software die chinesischen Zeichen in jedem Ordnernamen der Liste als Löschobjekt. Anhand der Namen im Screenshot bleibt bei „Bericht03“ nach dem Löschen von „Bericht“ der Teil „03“ erhalten, bei „Backup1000“ nach dem Löschen von „Backup“ der Teil „1000“ und bei „Besprechung808“ nach dem Löschen von „Besprechung“ der Teil „808“. Da weder „Alle Ziffern“ noch „Gesamten Inhalt“ gewählt wurde, werden die Ziffern nicht mit entfernt.

Dieser Schritt ist zugleich die wichtigste Regeleinstellung des gesamten Ablaufs. Achten Sie unbedingt darauf, dass die Auswahl auf „Alle chinesischen Zeichen“ steht, und wählen Sie nicht versehentlich „Gesamten Inhalt“. Bei einer falschen Auswahl könnte der Ordnername keinen nutzbaren Text mehr enthalten, sodass das Ziel, nur die Nummer zu behalten, nicht erreicht wird. Klicken Sie nach der Einstellung auf „Weiter“.

7. Schritt 4: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten

Anhand der Prozessanzeige oben auf der Seite folgt nach den Verarbeitungsoptionen der Abschnitt „Speicherort festlegen“ und schließlich „Verarbeitung starten“. Im Abschnitt zum Speicherort sollten Sie den Hinweisen der Oberfläche folgen und einen geeigneten Ort oder eine passende Verarbeitungsweise auswählen. Da die Umbenennung von Ordnern bestehende Verzeichnispfade verändern kann, sollten Sie zuerst prüfen, ob der Speicherort zum aktuellen Plan der Materialorganisation passt, und sicherstellen, dass die betreffenden Dateien nicht von anderen Programmen belegt sind.

Nach Abschluss der Speicherorteinstellung gelangen Sie zum Abschnitt „Verarbeitung starten“ und führen schließlich die Stapelaufgabe aus. Schließen Sie die Software während der Verarbeitung nicht und verschieben oder benennen Sie dieselben Ordner nicht gleichzeitig im Explorer um. Öffnen Sie nach Abschluss der Aufgabe das entsprechende Verzeichnis und überprüfen Sie das Ergebnis: Die chinesischen Zeichen wurden entfernt und die Ziffern sind weiterhin vollständig vorhanden.

Bei einer größeren Anzahl von Ordnern sollten Sie zunächst eine kleine Stichprobe testen. Prüfen Sie beispielsweise zuerst mit „Bericht03“ und „Design004“, ob die Ergebnisse „03“ und „004“ entstehen. Bestätigen sich Regel und Ergebnis, verarbeiten Sie anschließend alle offiziellen Verzeichnisse. Diese Vorgehensweise verringert das Risiko, nach der Massenumbenennung erneut nacharbeiten zu müssen.

8. Häufige Fragen und Hinweise

Frage 1: Verschwinden nach dem Löschen der chinesischen Zeichen Dateien aus den Ordnern?

Diese Funktion bearbeitet Ordnernamen. Im gezeigten Ablauf ist das Ziel die massenhafte Umbenennung von Verzeichnissen und nicht das Löschen von Ordnerinhalten. Da sich mit dem Namen auch der Ordnerpfad ändert, müssen möglicherweise Verknüpfungen, Skripte oder Softwareverweise, die auf den ursprünglichen Pfad angewiesen sind, entsprechend angepasst werden.

Frage 2: Warum ändert sich nach der Verarbeitung die Anzeigereihenfolge?

Vor der Verarbeitung beginnen die Namen mit chinesischen Zeichen, danach mit Ziffern. Sortiert der Explorer die Namen neu, kann sich die Reihenfolge der Verzeichnisse ändern. Solange Anzahl der Ordner, erhaltene Nummern und interne Inhalte korrekt sind, deutet eine geänderte Sortierung in der Regel nicht auf einen Verarbeitungsfehler hin.

Frage 3: Werden führende Nullen vor der Nummer gelöscht?

Im Screenshot wird aus „Projekt001“ nach der Verarbeitung „001“ und aus „Design004“ wird „004“. Das zeigt, dass beim Löschen der chinesischen Zeichen der ursprüngliche Zifferntext einschließlich führender Nullen erhalten bleibt.

Frage 4: Was passiert, wenn ein Name gleichzeitig chinesische Zeichen, englische Buchstaben und Ziffern enthält?

Wenn als Aktionstyp „Alle chinesischen Zeichen“ gewählt ist, besteht das Ziel im Entfernen der chinesischen Zeichen. Englische Buchstaben, Ziffern und andere Inhalte, die nicht von dieser Bedingung erfasst werden, bleiben in der Regel erhalten. Folgt ein Name beispielsweise der Struktur „ProjektABC001“, ist als Ergebnis „ABC001“ zu erwarten. Vor der tatsächlichen Verarbeitung sollte das Ergebnis dennoch mit wenigen Ordnern überprüft werden.

Frage 5: Sind alle Ordner für eine einmalige Verarbeitung geeignet?

Nicht unbedingt. Zuerst sollte geprüft werden, ob nach dem Löschen der chinesischen Zeichen gleichnamige Verzeichnisse entstehen. Beispielsweise werden „Bericht001“ und „Projekt001“ nach dem Entfernen des chinesischen Teils beide zu „001“. Befinden sie sich am selben Ort, entsteht ein Namenskonflikt. Vor der Verarbeitung sollten doppelte Nummern frühzeitig erkannt und die Ordner notfalls in Gruppen verarbeitet oder mit Unterscheidungsmerkmalen versehen werden.

Frage 6: Sollte vorab eine Sicherung erstellt werden?

Eine Massenumbenennung wirkt sich auf viele Datensätze gleichzeitig aus. Für wichtige Projekte, Finanzunterlagen, Kundendateien und eindeutige Archive wird empfohlen, zuerst eine Sicherung zu erstellen und Word, Excel, PDF-Reader oder andere Geschäftssoftware zu schließen, die diese Verzeichnisse verwenden, bevor die Stapeloperation ausgeführt wird.

9. Zusammenfassung

Die wesentlichen Schritte zum massenhaften Löschen aller chinesischen Schriftzeichen aus Ordnernamen lassen sich so zusammenfassen: In HeSoft Doc Batch Tool den Bereich „Ordnername“ öffnen, „Text in Ordnernamen löschen“ wählen, die Zielordner hinzufügen und prüfen, in den Verarbeitungsoptionen „Alle chinesischen Zeichen“ auswählen, anschließend den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten.

Im Vergleich zum manuellen Umbenennen jedes einzelnen Ordners verringert eine einheitliche Regel deutlich die wiederholte Arbeit durch Klicken, Auswählen und Löschen von Text und sorgt dafür, dass Dutzende oder Hunderte Ordner nach demselben Standard verarbeitet werden. Wenn Ihre Verzeichnisse ebenfalls nach dem Muster „chinesische Beschreibung + Nummer“ benannt sind, können Sie zuerst eine kleine Stichprobe testen. Nachdem bestätigt wurde, dass aus „Projekt001“ korrekt „001“ wird, fügen Sie alle Zielordner hinzu und schließen die Massenverarbeitung ab.