So werden alle Inhalte links neben dem angegebenen Text in Ordnernamen stapelweise gelöscht

Wenn viele Ordnernamen denselben Markierungstext enthalten, links von der Markierung jedoch noch Projektnamen, Abteilungsnamen oder temporäre Präfixe stehen, ist das einzelne Umbenennen zeitaufwendig und fehleranfällig. Dieser Artikel verwendet START als Positionierungstext und beschreibt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool alle Inhalte links von START in Ordnernamen batchweise löschen und gleichzeitig START sowie die rechts davon stehenden Namen beibehalten. Außerdem werden die Vorher-Nachher-Effekte, die vollständigen Arbeitsschritte und Hinweise zur konkreten Vorgehensweise erläutert.

Beim Ordnen von Projektunterlagen, beim Archivieren von Geschäftsdateien oder beim Empfang externer Daten stößt man häufig auf eine Reihe von Ordnernamen mit ähnlicher Struktur, aber unterschiedlichen Präfixen. Beispielsweise beginnen Ordner jeweils mit Backup_, Build_, Client_ oder Project_, enthalten in der Mitte eine einheitliche START-Markierung und dahinter den Namen, der langfristig erhalten bleiben soll. Wenn man den Inhalt links von START manuell einzeln löscht, ist das nicht nur repetitiv, sondern bei einer größeren Anzahl von Ordnern passieren leicht Fehler wie zu wenige gelöschte Zeichen, versehentlich gelöschte Markierungen oder uneinheitliche Namensformate.

Das Kernproblem dieses Artikels lautet: Wie kann man bei vielen Ordnernamen alle Inhalte links von einem bestimmten Text stapelweise löschen? Im Beispiel dient START als Positionierungstext; nach der Verarbeitung bleiben START selbst und der Inhalt rechts davon erhalten. Der gesamte Vorgang wird mit HeSoft Doc Batch Tool durchgeführt. Dabei handelt es sich um eine Software zur Stapelverarbeitung für alltägliche Büroaufgaben. Sie kann mehrere Ordner auf einmal importieren und die Namen nach einheitlichen Regeln bearbeiten, wodurch sich mechanisch wiederholende Umbenennungsarbeiten reduziert werden.

1. Anwendungsfälle

Diese Methode zur stapelweisen Umbenennung von Ordnern eignet sich für Namen, die feste Trenntexte oder Geschäftsmarkierungen enthalten. Wenn mehrere Ordner denselben Text enthalten, kann dieser Text als Positionierungsgrundlage dienen, um den nicht mehr benötigten Teil links davon einheitlich zu bereinigen.

• Quellpräfixe bereinigen: Von verschiedenen Personen eingereichte Ordner tragen Präfixe mit Name, Abteilung, Gerät oder Kanal und sollen ab einer einheitlichen Markierung erhalten bleiben.
• Projektarchivverzeichnisse ordnen: Historische Verzeichnisse enthalten vorn Klassifizierungswörter wie Backup, Build, Client oder Project; benötigt wird nur noch START und die nachfolgende Geschäftsbezeichnung.
• Chargenordnernamen vereinheitlichen: Stapelweise exportierte Verzeichnisse enthalten temporäre Chargennummern, während bei der formellen Archivierung alle Inhalte links vom Positionierungstext gelöscht werden sollen.
• Namensbereinigung nach Datenmigration: Aus anderen Systemen kopierte Ordner tragen Herkunftskennzeichnungen und sollen schnell in eine einheitliche Namensstruktur überführt werden.
• Manuelle Umbenennung reduzieren: Wenn für Dutzende oder Hunderte Ordner dieselbe Löschregel gilt, ist eine einmalige Einrichtung und stapelweise Ausführung über die Bürosoftware effizienter.

Zu beachten ist, dass diese Funktion Ordnernamen bearbeitet. Wenn Namen von doc-, docx-, xls-, xlsx-, ppt-, pptx-, pdf-, txt- oder Bilddateien bereinigt werden sollen, muss sichergestellt sein, dass die entsprechende Funktion für Dateinamen verwendet wird, damit Dateien und Ordner nicht verwechselt werden.

2. Vorschau: Änderungen vor und nach der Verarbeitung

1. Ordnernamen vor der Verarbeitung

Vor der Verarbeitung enthalten mehrere Ordner START, aber der Inhalt links davon unterscheidet sich. Zum Beispiel:

• Backup_START_tempFiles_END_Final
• Build_START_debugInfo_END_Release
• Client_START_2024Draft_END_Archive
• Data_START_sampleChunk_END_Clean
• Project_START_alpha_END_Report

Tatsächlich gelöscht werden müssen die Inhalte Backup, Build, Client, Data und Project links von START. Der folgende Screenshot zeigt den tatsächlichen Verzeichniszustand vor der Verarbeitung; die roten Markierungen kennzeichnen die Namenspräfixe, die einheitlich entfernt werden sollen.

Obwohl diese Präfixe unterschiedlich lang sind, muss die Zeichenanzahl nicht einzeln berechnet werden. Solange jeder Ordner START enthält, kann einheitlich anhand der Position des angegebenen Textes gelöscht werden. Das ist besser geeignet als das Abschneiden nach einer festen Zeichenanzahl, wenn die Namen unterschiedlich lang sind.

2. Ordnernamen nach der Verarbeitung

Nach Abschluss der Stapelverarbeitung wird der Inhalt links von START gelöscht, während START selbst und der Text rechts davon erhalten bleiben. Zu den Ergebnissen gehören:

• START_2024Draft_END_Archive
• START_alpha_END_Report
• START_batch001_END_Paid
• START_debugInfo_END_Release
• START_privateText_END_Public

Am Ergebnis ist zu erkennen, dass die ursprünglich unterschiedlich langen linken Präfixe einheitlich verschwunden sind und alle Namen mit START beginnen. Die Texte rechts wie 2024Draft, alpha, batch001 und debugInfo wurden nicht verändert. Das zeigt, dass diese Regel nur auf den Bereich links vom angegebenen Text wirkt.

3. Vorgehen: Inhalte links von START stapelweise löschen

Schritt 1: Funktion zur Bearbeitung von Ordnernamen öffnen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionskategorie „Ordnernamen“. Suchen und klicken Sie in der Funktionsliste auf „Text aus Ordnernamen löschen“. Diese Funktion dient dazu, Zeichen, Texte oder bestimmte Bereiche in Ordnernamen nach festgelegten Bedingungen stapelweise zu löschen.

Ziel dieses Schritts ist es, das richtige Modul für die Stapelumbenennung zu öffnen. Im Screenshot sind gleichzeitig Funktionen wie Suchen und Ersetzen, Text einfügen, Präfix/Suffix hinzufügen und Groß-/Kleinschreibung ändern zu sehen. Der aktuelle Bedarf ist jedoch weder das Ersetzen von START noch das Hinzufügen neuer Inhalte, sondern das Löschen aller Zeichen links von START. Daher sollte „Text aus Ordnernamen löschen“ gewählt werden.

Schritt 2: Zu verarbeitende Ordner hinzufügen

Klicken Sie auf der Funktionsseite oben rechts auf „Ordner hinzufügen“, um die umzubenennenden Verzeichnisse in die Aufgabenliste aufzunehmen. Nach dem Hinzufügen zeigt die Software Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit an.

Vor dem Fortfahren empfiehlt es sich, die Liste Zeile für Zeile zu prüfen:

1. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Ordner und keine irrelevanten Verzeichnisse hinzugefügt wurden.
2. Prüfen Sie, ob in allen Namen das zur Positionierung verwendete START vorhanden ist.
3. Kontrollieren Sie die Pfade, um Verzeichnisse mit gleichem Namen, aber unterschiedlichem Speicherort zu vermeiden.
4. Bei versehentlich hinzugefügten Einträgen können Sie das Löschsymbol im jeweiligen Zeilenbereich verwenden, um sie aus der Aufgabenliste zu entfernen.

Im Screenshot wurden insgesamt 10 Einträge hinzugefügt. Der Vorteil des Stapelwerkzeugs liegt darin, dass die Regel nur einmal konfiguriert werden muss und dann gleichzeitig auf alle Ordner in der Liste angewendet werden kann, ohne jeden Ordner einzeln im Datei-Explorer anklicken, bearbeiten und bestätigen zu müssen.

Schritt 3: Verarbeitungsoptionen öffnen

Nachdem die Ordnerliste geprüft wurde, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“, um die „Verarbeitungsoptionen“ zu öffnen. Wählen Sie unter „Aktionstyp“ die Option „Alle Inhalte links von einem Text“. Diese Option verwendet den eingegebenen Text als Positionspunkt und löscht den Namensinhalt links davon.

Geben Sie in das Eingabefeld „Text“ START ein. Hier muss ein Text eingetragen werden, der tatsächlich im Ordnernamen vorkommt. Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen und Symbole müssen mit dem ursprünglichen Namen übereinstimmen. Im Beispiel wird START in Großbuchstaben geschrieben, daher sollte die Eingabe wie im Screenshot ebenfalls als großgeschriebenes START erfolgen.

Schritt 4: Festlegen, ob der Positionierungstext erhalten bleibt

Im Einstellungsbereich gibt es außerdem den Schalter „Diesen Text einschließen“. Im Beispiel-Screenshot ist dieser Schalter deaktiviert, daher umfasst der Löschbereich nur den Inhalt links von START, nicht START selbst. Das Endergebnis beginnt mit START, zum Beispiel:

Backup_START_tempFiles_END_Final → START_tempFiles_END_Final

Wenn das Ziel darin besteht, START mit zu löschen, sodass das Ergebnis mit dem nachfolgenden Inhalt beginnt, muss der Löschbereich entsprechend über die Option „Diesen Text einschließen“ angepasst werden. Da das in diesem Artikel gezeigte Ergebnis START jedoch ausdrücklich beibehält, sollten die Einstellungen wie im Screenshot bleiben.

Schritt 5: Speicherort und Verarbeitungsablauf abschließen

Nachdem die Regeln festgelegt sind, klicken Sie auf „Weiter“. Im oberen Prozessverlauf der Oberfläche folgen noch „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Folgen Sie dem Assistenten weiter, bestätigen Sie im Schritt Speicherort die Ausgabe- oder Speicheroptionen für das Verarbeitungsergebnis und wechseln Sie dann in den Schritt Verarbeitung starten, um die Aufgabe auszuführen.

Da sich die Stapelumbenennung unmittelbar auf die spätere Verzeichnissuche und Dateireferenzen auswirkt, sollten vor dem offiziellen Start noch einmal drei Punkte geprüft werden: Ist die Aufgabenliste korrekt? Lautet der Aktionstyp „Alle Inhalte links von einem Text“? Ist als Text START eingetragen? Erst nach Bestätigung sollte die Verarbeitung gestartet werden, um das Risiko fehlerhafter Stapeländerungen zu verringern.

Schritt 6: Endgültige Namen prüfen

Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das entsprechende Verzeichnis und prüfen Sie die Ordnernamen. Achten Sie besonders auf folgende Ergebnisse:

• Wurde bei jedem Ordner das linke Präfix gelöscht?
• Wurde START wie erwartet beibehalten?
• Ist der Namensinhalt rechts von START vollständig?
• Gibt es unbearbeitete Ordner oder abweichende Namen ohne START?

Nach erfolgreicher Stichprobenprüfung können die Verzeichnisse für Archivierung, Übertragung, Upload oder nachfolgende Büroabläufe verwendet werden.

4. Warum manuelle Einzelumbenennung nicht empfehlenswert ist

Bei wenigen Ordnern scheint eine manuelle Änderung machbar zu sein, doch mit zunehmender Anzahl steigen die Kosten der wiederholten Arbeit rasch an. Jeder Ordner durchläuft Schritte wie Auswählen, Umbenennen öffnen, START lokalisieren, linke Zeichen löschen und Namen bestätigen. Bei unterschiedlich langen Präfixen lässt sich außerdem nicht einfach dieselbe Löschaktion kopieren.

Mit der Büro-Stapelverarbeitungssoftware genügt es, START als gemeinsamen Positionierungstext festzulegen. Die Software wendet dann dieselbe Regel auf mehrere Verzeichnisse in der Liste an. So muss weder die Zeichenanzahl jedes Präfixes berechnet noch Namen wiederholt kopiert und eingefügt werden. Das ist besonders geeignet für Stapelarchivierung, regelmäßige Datenbereinigung und Verzeichnisstandardisierung vor Projektabgabe.

5. Häufige Fragen und Hinweise

1. Warum haben sich manche Ordner nicht geändert?

Prüfen Sie zuerst, ob der Ordnername tatsächlich START enthält. Achten Sie außerdem auf Groß-/Kleinschreibung, Leerzeichen sowie Unterschiede zwischen Halb- und Vollbreite. Beispielsweise unterscheiden sich Start, start und START in der Schreibweise; der Positionierungstext muss entsprechend dem tatsächlichen Namen eingegeben werden.

2. Wird START ebenfalls gelöscht?

Das hängt von der Einstellung „Diesen Text einschließen“ ab. Im Beispiel dieses Artikels ist diese Option deaktiviert, daher wird nur der Inhalt links von START gelöscht und START bleibt erhalten. Achten Sie bei der Regelkonfiguration nicht nur auf den Aktionstyp, sondern prüfen Sie auch, ob dieser Schalter dem Ziel entspricht.

3. Was tun, wenn START mehrfach im Namen vorkommt?

Wenn der Positionierungstext mehrfach im selben Namen erscheint, kann die tatsächliche Löschgrenze von der Erwartung abweichen. Solche Sonderfälle sollten vor der Stapelausführung herausgefiltert und mit wenigen Kopien getestet werden. Erst nach bestätigtem Positionierungsergebnis sollten alle Daten verarbeitet werden.

4. Kann ein chinesischer Positionierungstext eingegeben werden?

Von der Funktionslogik her dient „ein Text“ als Positionierungsgrundlage. In der Praxis richten Sie sich nach der Unterstützung der Oberfläche und dem tatsächlichen Inhalt der Ordner. Unabhängig davon, ob chinesische, englische oder numerische Kombinationen eingegeben werden, muss der Text exakt mit dem ursprünglichen Namen übereinstimmen, und zuvor sollte ein Test in kleinem Umfang durchgeführt werden.

5. Ist vor der Aktion eine Sicherung erforderlich?

Für wichtige Verzeichnisse wird eine Sicherung empfohlen, insbesondere wenn Ordner möglicherweise von anderen Dokumenten, Verknüpfungen, Skripten oder Geschäftssystemen referenziert werden. Nach der Umbenennung müssen bestehende Referenzpfade möglicherweise synchron aktualisiert werden. Eine Sicherung dient nicht nur dem Schutz vor fehlerhaften Namensregeln, sondern erleichtert auch den Abgleich vor und nach der Verarbeitung.

6. Wie lassen sich fehlerhafte Stapelumbenennungen vermeiden?

Verarbeiten Sie nicht von Anfang an alle offiziellen Unterlagen. Kopieren Sie zwei oder drei repräsentative Ordner – einschließlich kurzer Präfixe, langer Präfixe und Namen mit Sonderzeichen – und testen Sie zuerst die Regel. Erst wenn das Testergebnis der Erwartung entspricht, importieren Sie das vollständige Verzeichnis zur Stapelverarbeitung.

6. Zusammenfassung

Beim stapelweisen Löschen aller Inhalte links von einem bestimmten Text in Ordnernamen kommt es darauf an, den Positionierungstext zu finden, den mehrere Namen gemeinsam enthalten. In diesem Beispiel dient START als Grenze. Wählen Sie in HeSoft Doc Batch Tool die Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“, stellen Sie „Alle Inhalte links von einem Text“ ein und lassen Sie „Diesen Text einschließen“ deaktiviert. Dadurch werden die Präfixe links von START gelöscht, während START und der Name rechts davon erhalten bleiben.

Im Vergleich zur manuellen Einzelumbenennung reduziert diese Stapelverarbeitung deutlich wiederholtes Klicken und Zeichenbearbeitung und vermeidet Auslassungen durch unterschiedlich lange Präfixe. Sichern Sie zuerst wichtige Verzeichnisse und testen Sie mit wenigen Ordnern. Nach bestätigtem Verarbeitungsergebnis fügen Sie die vollständige Aufgabenliste hinzu und starten die Stapelausführung.