So löschen Sie Inhalte zwischen zwei angegebenen Texten in Ordnernamen stapelweise

Wenn eine große Anzahl von Ordnernamen temporäre Versionsnummern, Projektcodenamen, interne Notizen oder andere nicht mehr benötigte Felder enthält, ist das einzelne Umbenennen sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig. Dieser Artikel erläutert, wie Sie die Funktion zur Stapelverarbeitung von Ordnernamen in Office-Software verwenden, linke und rechte Grenztexte festlegen, den gesamten Inhalt zwischen zwei Texten auf einmal löschen, dabei die Grenzmarkierungen sowie andere Teile des Namens beibehalten, und beschreibt anhand der Effekte vor und nach der Verarbeitung, der vollständigen Bedienschritte und der Hinweise die konkrete Einrichtungsmethode.

Beim Ordnen von Projektunterlagen, Kundenakten oder Archivdateien stößt man häufig auf eine Art strukturell ähnlicher Ordnernamen: Die vorderen und hinteren Teile des Namens müssen erhalten bleiben, aber in der Mitte befinden sich Versionsnummern, Chargennummern, interne Anmerkungen oder temporäre Hinweise. Der Ordnername lautet beispielsweise „Backup_START_tempFiles_END_Final“, und tatsächlich gelöscht werden muss nur „_tempFiles“ zwischen „START“ und „_END“. Bei nur zwei oder drei Ordnern ist die manuelle Änderung nicht schwierig; stehen jedoch Dutzende oder sogar Hunderte von Verzeichnissen an, kostet das einzelne Umbenennen nicht nur Zeit, sondern es können auch Probleme wie versehentliches Löschen, übermäßiges Löschen oder uneinheitliche Trennzeichen auftreten.

In diesem Fall kann HeSoft Doc Batch Tool verwendet werden, um die Umbenennung von Ordnern stapelweise durchzuführen. Es handelt sich um eine Batch-Verarbeitungssoftware für Büroszenarien, mit der wiederkehrende Datei- und Ordnerorganisationsarbeiten in einheitliche Regelausführungen umgewandelt werden können. In diesem Artikel wird am Beispiel des Batch-Löschens aller Inhalte zwischen zwei angegebenen Texten in Ordnernamen die Verarbeitungswirkung, die Bedeutung der Parameter und der vollständige Arbeitsablauf erläutert.

Anwendbare Szenarien: Welche Ordnernamen eignen sich für diese Verarbeitung

„Alle Inhalte zwischen zwei Texten löschen“ eignet sich für Ordnernamen, die feste Benennungsgrenzen aufweisen, deren Inhalt zwischen den Grenzen sich jedoch ständig ändert. Solange in jedem Namen derselbe linke Marker und derselbe rechte Marker gefunden werden können, kann eine einheitliche Löschregel erstellt werden.

Versionsnummern und temporäre Hinweise bereinigen

In Forschungs-, Design- und Betriebsunterlagen tauchen häufig Namen nach dem Muster „Projektname_START_Versionshinweis_ENDE_Status“ auf. Der mittlere Teil kann oldVersion, alpha, debugInfo oder 2024Draft sein, aber der linke und der rechte Marker bleiben gleich. In diesem Fall muss nicht jede Versionstextvariante einzeln gesucht werden; es genügt, zwei Grenzen festzulegen, um die sich ändernden Inhalte dazwischen zu löschen.

Kunden-, Auftrags- und Archivverzeichnisse ordnen

Kundenunterlagen können im Ordnernamen interne Nummern enthalten, Auftragsverzeichnisse können Chargennummern aufweisen, und Archivverzeichnisse können temporäre Felder behalten, die bei der Migration hinzugefügt wurden. Wenn sich diese Felder zwischen zwei festen Texten befinden, können sie stapelweise bereinigt werden, während nützliche Informationen wie Kundenname und Archivstatus erhalten bleiben.

Verzeichnisse für Bilder, Word, Excel und andere Materialien vereinheitlichen

Diese Methode bearbeitet den Ordnernamen und wird daher nicht vom Dateiformat innerhalb des Ordners beeinflusst. Unabhängig davon, ob im Verzeichnis Word-Dokumente wie docx oder doc, Excel-Tabellen wie xlsx oder xls oder PDF-, PPT-, Bild-, Audio- und Videodateien gespeichert sind, kann zuerst der übergeordnete Ordnername einheitlich bereinigt werden. Die Software ändert diesmal den Verzeichnisnamen und nicht den Inhalt dieser Dokumente.

Wirkungsvorschau: Änderungen der Ordnernamen vor und nach der Verarbeitung

Vor der Verarbeitung: Der mittlere Text jedes Namens ist unterschiedlich

Der folgende Screenshot vor der Verarbeitung zeigt 10 zu bereinigende Ordner. Sie alle enthalten die beiden erkennbaren Grenzen „START“ und „_END“, aber die mittleren Inhalte sind jeweils tempFiles, debugInfo, 2024Draft, sampleChunk, oldVersion, batch001, privateText, rawSet, alpha und removeThis.

Einige dieser Namen als Beispiele:

• Backup_START_tempFiles_END_Final
• Client_START_2024Draft_END_Archive
• Invoice_START_batch001_END_Paid
• Project_START_alpha_END_Report

Bei gewöhnlichem Suchen und Ersetzen müssten für tempFiles, 2024Draft, batch001 und andere unterschiedliche Inhalte jeweils eigene Regeln eingerichtet werden, was für eine große Anzahl von Verzeichnissen offensichtlich ungeeignet ist. Effektiver ist es, START als linken Text und _END als rechten Text festzulegen und die Software automatisch alle Zeichen zwischen beiden erkennen und löschen zu lassen.

Nach der Verarbeitung: Veränderliche Inhalte werden einheitlich entfernt

Nach der Batch-Verarbeitung bleiben die linken und rechten Grenzen im Ordnernamen erhalten, während der temporäre Inhalt in der Mitte gelöscht wird. Beispielsweise wird „Backup_START_tempFiles_END_Final“ zu „Backup_START_END_Final“ und „Client_START_2024Draft_END_Archive“ zu „Client_START_END_Archive“.

Im Screenshot nach der Verarbeitung ist zu sehen, dass alle 10 Ordner nach derselben Regel umbenannt wurden. Die Projektkategorie am Anfang des Namens sowie die Statusinformationen am Ende wie Final, Release, Archive, Clean und Approved wurden nicht verändert, sodass eine gezielte Batch-Löschung erreicht wurde.

Arbeitsschritte: Batch-Löschen von Inhalten zwischen zwei Texten

Schritt 1: Funktion zum Löschen von Text in Ordnernamen aufrufen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionskategorie „Ordnername“. In der Hauptoberfläche werden Werkzeuge zur Ordnernamensgebung angezeigt, darunter Suchen und Ersetzen, Text einfügen, Präfixe und Suffixe hinzufügen, Groß-/Kleinschreibung umwandeln sowie Text löschen. Wählen Sie diesmal „Text in Ordnernamen löschen“.

Ziel dieses Schritts ist es, in den Ablauf zur Bearbeitung von Ordnernamen zu gelangen. Achten Sie darauf, nicht versehentlich die Funktion zur Bearbeitung von Dateinamen oder Dokumentinhalten auszuwählen, da sich dieser Artikel auf den Namen des Ordners selbst bezieht.

Schritt 2: Ordner hinzufügen, die stapelweise umbenannt werden sollen

Nach dem Aufrufen der Funktionsseite befinden Sie sich in der Phase „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf „Ordner hinzufügen“ und fügen Sie die zu verarbeitenden Verzeichnisse der Liste hinzu. Im Screenshot wurden bereits 10 Datensätze hinzugefügt; die Tabelle zeigt Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit an, und unten wird außerdem die Anzahl der Datensätze angezeigt.

Nach dem Hinzufügen sollten Sie zuerst Name und Pfad prüfen und bestätigen, dass diese Verzeichnisse tatsächlich derselben Benennungsregel folgen. Falls Ordner in der Liste stehen, die nicht verarbeitet werden sollen, können Sie sie über das Löschsymbol rechts neben dem jeweiligen Datensatz aus der aktuellen Aufgabe entfernen; falls eine neue Auswahl erforderlich ist, kann auch „Leeren“ oben auf der Seite verwendet werden. Dieses Entfernen oder Leeren dient nur der Anpassung der aktuellen Verarbeitungsliste und ist nicht als Löschen der ursprünglichen Ordner auf dem Datenträger zu verstehen.

Klicken Sie nach der Bestätigung der Liste unten auf „Weiter“, um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen.

Schritt 3: Alle Inhalte zwischen zwei Texten auswählen

Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie verschiedene Löschmethoden, darunter alle Ziffern, alle Leerzeichen, alle chinesischen Zeichen, alle englischen Buchstaben, die ersten oder letzten Zeichen von links bzw. rechts, alle Inhalte links oder rechts von einem Text, Positionsbereiche und mehr. Wählen Sie in diesem Beispiel „Alle Inhalte zwischen zwei Texten“.

Nach Auswahl dieses Vorgangstyps müssen zwei Grenzen ausgefüllt werden:

1. Linker Text: START eingeben.
2. Rechter Text: _END eingeben.
3. Linken Text einschließen: deaktiviert lassen, damit START selbst erhalten bleibt.
4. Rechten Text einschließen: deaktiviert lassen, damit _END selbst erhalten bleibt.

Gemäß den Einstellungen im Screenshot löscht die Software nur den Inhalt nach START und vor _END, nicht jedoch die beiden Grenztexte. Da im rechten Feld „_END“ mit Unterstrich eingetragen ist, ergibt sich nach der Verarbeitung die zusammenhängende Struktur „START_END“.

Schritt 4: Unterschiede bei eingeschlossenen Grenztexten verstehen

Die beiden Optionen „Einschließen“ bestimmen unmittelbar den Löschbereich und sollten vor der Einrichtung mit dem Zielergebnis abgeglichen werden. Sind beide Optionen deaktiviert, wird nur der Inhalt zwischen den Grenzen gelöscht, und START sowie _END bleiben erhalten – genau das im Screenshot gezeigte Vorgehen.

Wird „Linken Text einschließen“ aktiviert, wird die linke Grenze in den Löschbereich einbezogen; wird „Rechten Text einschließen“ aktiviert, gilt dies auch für die rechte Grenze. Sind beide aktiviert, kann der gesamte Abschnitt vom linken Text bis zum rechten Text entfernt werden. Die verschiedenen Modi eignen sich für unterschiedliche Benennungsziele; führen Sie die Aktion nicht allein auf Basis der Optionsnamen aus, sondern überprüfen Sie das Vorgehen zuerst mit wenigen Kopien.

Schritt 5: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten

Klicken Sie nach Abschluss der Parametereinstellungen auf „Weiter“. Entsprechend dem oben auf der Seite angezeigten Ablauf folgen anschließend „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Legen Sie in der Speicherphase gemäß den Hinweisen der Oberfläche die Speichermethode oder den Speicherort für das Verarbeitungsergebnis fest und wechseln Sie nach der Bestätigung in die Phase zum Starten der Verarbeitung.

Vor dem eigentlichen Lauf sollten Sie noch einmal drei Punkte prüfen: Sind die zu verarbeitenden Datensätze korrekt, sind die linke und rechte Grenze vollständig, und entsprechen die beiden Einschluss-Optionen den Erwartungen. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Zielverzeichnis und überprüfen Sie stichprobenartig einige Ordner, um sicherzustellen, dass die mittleren Felder gelöscht wurden und die vorderen und hinteren Teile der Namen unverändert geblieben sind.

Häufige Fragen und Hinweise

Warum muss der Unterstrich exakt eingegeben werden

Der Textabgleich erfolgt in der Regel anhand der tatsächlichen Zeichen. „END“ und „_END“ sind nicht dieselbe Grenze. Im Beispiel wird rechts „_END“ eingegeben, damit der rechte Unterstrich zur Grenze gehört und erhalten bleibt. Verwenden Ordner tatsächlich Bindestriche, Leerzeichen oder andere Symbole, müssen die Eingaben anhand der realen Namen erfolgen und dürfen nicht mechanisch aus dem Beispiel übernommen werden.

Darf der mittlere Inhalt in verschiedenen Ordnern unterschiedlich sein

Ja. Der Vorteil dieser Funktion liegt gerade darin, dass der mittlere Inhalt nicht im Voraus bekannt sein muss. Solange die linke und rechte Grenze im Namen erkannt werden können, lassen sich tempFiles, alpha, batch001 oder andere Texte unterschiedlicher Länge nach einer einheitlichen Regel löschen.

Was ist mit Verzeichnissen, in denen die Grenztexte nicht vorkommen

Fehlt bei einigen Ordnern der linke oder rechte Text, erfüllen sie diese Regel nicht. Um das Risiko von Fehlverarbeitungen zu verringern, sollten Sie nach dem Hinzufügen der Verzeichnisse zuerst die Liste prüfen, Datensätze mit abweichender Benennungsstruktur aus der Aufgabe entfernen und für sie gesonderte, passende Verarbeitungsregeln erstellen.

Wie wird vorgegangen, wenn linker und rechter Text mehrfach auftreten

Tritt dieselbe Grenze in einem Namen mehrfach auf, kann das Abgleichergebnis von der Erwartung abweichen. Testen Sie solche Sonderfälle vor der eigentlichen Batch-Ausführung einzeln und beobachten Sie das tatsächliche Ergebnis. Für Verzeichnisse mit nicht eindeutigen Grenzen können stattdessen vollständigere und besser unterscheidbare Texte als Bedingung verwendet werden.

Ist vor der Batch-Umbenennung eine Sicherung erforderlich

Ordnernamen werden häufig auch von Verknüpfungen, Skripten, Projektkonfigurationen oder anderen Dokumenten referenziert. Selbst wenn die Umbenennungsregel selbst korrekt ist, kann die Namensänderung externe Verweise beeinträchtigen. Wichtige Geschäftsdaten sollten daher zuerst gesichert oder zunächst wenige Verzeichnisse kopiert und getestet werden; erst wenn Ergebnis und spätere Nutzung einwandfrei sind, sollte der Verarbeitungsumfang erweitert werden.

Zusammenfassung

Beim Batch-Löschen von Inhalten zwischen zwei Texten in Ordnernamen kommt es darauf an, eine stabile linke und rechte Grenze zu finden und korrekt zu entscheiden, ob die Grenzen mitgelöscht werden sollen. Im Beispiel dieses Artikels werden START und _END als Bedingungen verwendet und beide Einschluss-Optionen deaktiviert, sodass nur die temporären Felder in der Mitte entfernt und die übrigen gültigen Teile des Ordnernamens erhalten bleiben.

Mithilfe von HeSoft Doc Batch Tool lässt sich die ursprünglich erforderliche Einzelumbenennung in einen Ablauf aus einmaligem Hinzufügen, einheitlicher Einrichtung und Batch-Ausführung umwandeln. Es wird empfohlen, zuerst eine Gruppe von Ordnern mit einheitlicher Benennungsstruktur zusammenzustellen und die Regel an wenigen Kopien zu prüfen; wenn die Wirkung vor und nach der Verarbeitung den Erwartungen entspricht, kann die Batch-Verarbeitung auf das vollständige Verzeichnis angewendet werden, um die Effizienz der Dateiorganisation sicherer zu steigern.