Wie kann man chinesische Präfixe bei Ordnernamen in großen Mengen entfernen? Vorgehensweise zum Beibehalten der ursprünglichen Nummerierung

Viele Büroverzeichnisse verwenden Benennungen wie „Bericht03, Archiv99, Projekt001“ mit chinesischen Präfixen und Nummern. Wenn die Daten nach Nummern migriert, sortiert oder in Systeme importiert werden müssen, können Sie mit HeSoft Doc Batch Tool alle chinesischen Zeichen in den Ordnernamen einheitlich entfernen. Dieser Artikel erläutert anhand der Vorher-Nachher-Effekte und der Software-Oberfläche, wie Sie mehrere Ordner hinzufügen, Pfade überprüfen, den Verarbeitungstyp „alle chinesischen Zeichen“ auswählen und die Batch-Umbenennung abschließen. Außerdem werden Hinweise zu Namenskonflikten, rein chinesischen Verzeichnissen und führenden Nullen gegeben.

Auf gemeinsam genutzten Abteilungsdatenträgern, Projektbibliotheken und in Kundenarchivverzeichnissen finden sich häufig Ordnernamen nach dem Muster „Zweckbeschreibung + Nummer“, zum Beispiel „会议808“, „客户202“ oder „设计004“. Diese Benennungsweise ist für die tägliche Ansicht anschaulich. Wenn Ordner jedoch nach Nummern übergeben, in Systeme migriert werden müssen, die nur Codenamen akzeptieren, oder von Skripten weiterverarbeitet werden sollen, müssen die chinesischen Präfixe im Namen möglicherweise einheitlich entfernt werden.

Das Problem besteht darin, dass diese Präfixe nicht vollständig identisch sind: Manche lauten „报告“, andere „备份“, und es gibt auch „财务、导出、归档、会议、客户、设计、项目、照片“ usw. Bei einer gewöhnlichen Suchen-und-Ersetzen-Funktion müsste für jeden chinesischen Inhalt eine eigene Regel eingerichtet werden; bei manueller Änderung entstünde dagegen eine große Menge an wiederholten Arbeitsschritten. Geeigneter ist es, direkt nach Zeichentyp alle chinesischen Zeichen aus dem Ordnernamen zu entfernen und Ziffern, Buchstaben oder andere nicht-chinesische Inhalte beizubehalten.

Im Folgenden wird am Beispiel der Bürosoftware „ HeSoft Doc Batch Tool “ erläutert, wie sich mehrere Ordner per Stapelverarbeitung umbenennen lassen. Dieser Artikel behandelt ausschließlich Ordnernamen. Es ist nicht erforderlich, die Ordner einzeln zu öffnen, und es geht auch nicht darum, die Namen der darin enthaltenen doc-, docx-, xls-, xlsx-, pptx-, PDF-, Bild- oder sonstigen Bürodateien zu ändern.

Geeignete Szenarien: Welche Verzeichnisse sich für das massenhafte Löschen nach dem Zeichentyp „chinesische Zeichen“ eignen

Wenn der chinesische Anteil verschiedener Ordner uneinheitlich ist, aber überall einheitlich entfernt werden soll, ist die Verarbeitung anhand „aller chinesischen Zeichen“ besonders praktisch. Typische Anwendungsfälle sind:

• Vor der Datenübergabe „项目001、项目002“ zu „001、002“ bereinigen;
• bei der Migration von Kundenarchiven „客户202、客户203“ in reine Nummernverzeichnisse umwandeln;
• bei der Archivierung von Finanz- oder Prüfungsunterlagen beschreibende Texte wie „财务、报告、备份“ entfernen;
• vor der Anbindung einer Materialbibliothek an Programme chinesische Präfixe löschen und nur Zahlencodes beibehalten;
• vor Massenkomprimierung, -upload oder -synchronisierung eine einheitliche Namenskonvention für Verzeichnisse vorbereiten.

Im Vergleich zum einzelnen Suchen nach konkreten Begriffen wie „报告“ oder „备份“ ist das Löschen aller chinesischen Zeichen nicht von festen Präfixen abhängig. Selbst wenn das Chinesische im Namen vor oder nach den Zahlen steht oder die chinesischen Inhalte voneinander abweichen, kann dieselbe Verarbeitungsregel verwendet werden. Vor der tatsächlichen Ausführung sollte jedoch geprüft werden, ob die nach dem Entfernen der chinesischen Zeichen verbleibenden Namen gültig und eindeutig sind.

Vorschau auf das Ergebnis: Veränderungen vor und nach dem Entfernen chinesischer Präfixe

Ursprüngliche Verzeichnisnamen

Bei den Ordnern im Beispiel handelt es sich jeweils um eine Kombination aus chinesischer Beschreibung und Zahlennummer, darunter „报告03、备份1000、财务606、导出55、归档99、会议808、客户202、设计004、项目001、照片77“. Diese Namen haben unterschiedliche Längen und unterschiedliche chinesische Präfixe, besitzen jedoch alle einen erhaltenswerten numerischen Anteil.

Wenn nur ein einziges festes Schlüsselwort gelöscht wird, kann nur ein Teil der Verzeichnisse bearbeitet werden. Beispielsweise ergibt das Löschen von „项目“ lediglich „001“, kann aber „报告03“ und „客户202“ nicht gleichzeitig verarbeiten. Daher wird in diesem Beispiel nicht nach Schlüsselwörtern ersetzt, sondern es werden einheitlich die chinesischen Zeichen im Namen erkannt und entfernt.

Ergebnis nach der Stapelumbenennung

Nach Abschluss der Verarbeitung ist der chinesische Anteil vollständig entfernt, und die Verzeichnisnamen lauten „001、03、004、55、77、99、202、606、808、1000“. Die ursprünglichen Zahlentexte bleiben erhalten, und auch die führenden Nullen in „001“ und „004“ sind weiterhin vorhanden.

Da sich die Ordnernamen ändern, sortiert das System die Einträge möglicherweise nach der neuen Namensreihenfolge. Deshalb steht der vor der Verarbeitung an erster Stelle liegende Ordner „报告03“ nach der Änderung zu „03“ nicht unbedingt weiterhin in der ersten Zeile. Bei der Überprüfung des Ergebnisses sollte man sich an der endgültigen Nummer und der Gesamtzahl orientieren und nicht nur die Listenposition vergleichen.

Arbeitsschritte: Vom Hinzufügen der Verzeichnisse bis zum massenhaften Löschen chinesischer Zeichen

Schritt 1: „Text aus Ordnernamen löschen“ auswählen

Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool öffnen Sie in der linken Navigationsleiste die Kategorie „Ordnernamen“. Im Hauptbereich werden mehrere Werkzeuge zum Umbenennen von Verzeichnissen angezeigt, darunter Suchen und Ersetzen, Text einfügen, Präfixe und Suffixe hinzufügen, Groß-/Kleinschreibung umwandeln sowie Text aus Ordnernamen löschen.

Da diesmal verschiedene chinesische Präfixe entfernt werden sollen, wählen Sie „Text aus Ordnernamen löschen“.

Der Zweck dieses Funktionsaufrufs besteht darin, eine einheitliche Verarbeitungsaufgabe für mehrere Verzeichnisse einzurichten. Im Vergleich zum manuellen Umbenennen mit F2 kann die Software zunächst alle Datensätze zentral erfassen und anschließend einheitlich eine Löschregel auswählen. Das eignet sich für Büro-Aufräumszenarien mit einer größeren Anzahl von Ordnern.

Schritt 2: Zielordner stapelweise hinzufügen

Nach dem Öffnen der Aufgabenseite befinden Sie sich zunächst in der Phase „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Klicken Sie oben rechts auf „Ordner hinzufügen“ und wählen Sie die Verzeichnisse aus, deren Namen diesmal geändert werden sollen. Nach dem Hinzufügen zeigt die Software Ordnername, vollständigen Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit in einer Tabelle an.

Im Screenshot beträgt die Anzahl der angezeigten Datensätze 10, und die Tabelle listet jedes Zielverzeichnis auf. Gehen Sie an dieser Stelle nicht vorschnell zum nächsten Schritt über. Es empfiehlt sich, zuerst folgende Prüfungen durchzuführen:

1. Prüfen, ob die Anzahl der Datensätze mit der geplanten Anzahl der zu verarbeitenden Ordner übereinstimmt;
2. die Spalte „Pfad“ ansehen, um Verzeichnisse mit ähnlichem Namen, aber anderer Position nicht versehentlich auszuwählen;
3. sicherstellen, dass nach dem Entfernen der chinesischen Zeichen bei jedem Namen noch Zahlen oder andere Zeichen erhalten bleiben;
4. sicherstellen, dass verschiedene Verzeichnisse nach dem Entfernen des Chinesischen nicht denselben Namen erhalten.

Wurde ein Verzeichnis versehentlich hinzugefügt, können Sie über das Löschsymbol im Aktionsbereich des entsprechenden Datensatzes nur diesen Eintrag aus der aktuellen Aufgabenliste entfernen. Ist die gesamte Liste falsch ausgewählt, können Sie „Leeren“ verwenden und neu hinzufügen. Klicken Sie nach Abschluss der Prüfung unten auf „Weiter“.

Schritt 3: In den Verarbeitungsoptionen „Alle chinesischen Zeichen“ auswählen

Auf der nächsten Seite befinden sich die „Verarbeitungsoptionen“. Die Aktionstypen in der Oberfläche decken mehrere Löschbereiche ab, zum Beispiel alle Ziffern, alle Leerzeichen, alle chinesischen Zeichen, alle englischen Buchstaben, eine bestimmte Anzahl von Zeichen ganz links oder ganz rechts sowie festgelegte Positionsbereiche.

In diesem Beispiel sollten Sie „Alle chinesischen Zeichen“ aktivieren.

Nach Auswahl dieser Option erkennt die Software für jeden Datensatz die chinesischen Zeichen im Ordnernamen und löscht sie. Bei „归档99“ entfernt die Regel „归档“ und lässt „99“ übrig; bei „设计004“ entfernt sie „设计“ und lässt „004“ übrig. Da Ziffern in diesem Durchgang nicht gelöscht werden sollen, wird der Nummernteil durch die Auswahl von „Alle chinesischen Zeichen“ nicht aktiv entfernt.

Beachten Sie hier besonders, dass Sie nicht versehentlich „Alle Inhalte“ auswählen. Ziel ist diesmal nicht, die Namen zu leeren, sondern nur chinesische Zeichen zu löschen. Wählen Sie auch nicht „Alle Ziffern“, da dies zum gegenteiligen Ergebnis führen und nur der chinesische Teil übrig bleiben würde.

Schritt 4: Weitere Einstellungen vornehmen und Verarbeitung starten

Nachdem Sie „Alle chinesischen Zeichen“ bestätigt haben, klicken Sie auf „Weiter“. Am oberen Rand der Oberfläche ist im Prozessablauf zu sehen, dass danach noch „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ folgen. Führen Sie die restlichen Einstellungen gemäß den tatsächlichen Hinweisen auf der Softwareseite durch und prüfen Sie den Aufgabenumfang erneut, bevor Sie die Ausführung starten.

Vor der eigentlichen Verarbeitung wird empfohlen, Programme zu schließen, die gerade auf diese Verzeichnisse zugreifen. Wenn beispielsweise ein Synchronisierungstool, eine Befehlszeilenaufgabe oder ein Dokumentenmanagementsystem den Zielpfad verwendet, können Sie das betreffende Programm vorübergehend beenden, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass die Ordnerumbenennung durch eine Sperre beeinträchtigt wird. Warten Sie nach dem Start der Verarbeitung das Ende der Aufgabe ab und ändern Sie diese Verzeichnisse nicht gleichzeitig manuell.

Schritt 5: Zum Verzeichnis zurückkehren und die Nummern überprüfen

Öffnen Sie nach Abschluss der Stapelaufgabe den Zielspeicherort und prüfen Sie das Ergebnis. Kontrollieren Sie zunächst die Gesamtzahl der Ordner und überprüfen Sie anschließend einige repräsentative Namen, zum Beispiel ob „报告03“ zu „03“, „备份1000“ zu „1000“ und „项目001“ zu „001“ geworden ist.

Darüber hinaus sollten Sie stichprobenartig einige Verzeichnisse öffnen und bestätigen, dass sich die darin enthaltenen Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PPT-Präsentationen, PDFs und Bilder weiterhin im entsprechenden Ordner befinden. Falls nach der Ordnerumbenennung andere Dokumente, Verknüpfungen oder Skripte auf die alten Pfade verweisen, sollte ebenfalls geprüft werden, ob diese aktualisiert werden müssen.

Warum Stapelverarbeitung für viele Verzeichnisse besser geeignet ist als manuelles Umbenennen

Das manuelle Umbenennen eines einzelnen Ordners wirkt einfach, umfasst aber in der Regel mehrere Arbeitsschritte wie Auswählen, in den Umbenennungsmodus wechseln, die chinesischen Zeichen ansteuern, Zeichen löschen und das Ergebnis bestätigen. Bei Hunderten von Verzeichnissen nimmt die wiederholte Ausführung viel Zeit in Anspruch, und es ist schwer, die manuelle Beurteilung dauerhaft konsistent zu halten.

Mit einer Büro-Stapelverarbeitungssoftware lassen sich „Objekte auswählen“ und „Regeln festlegen“ getrennt durchführen. Der Benutzer fügt zunächst alle Ziele auf einmal hinzu und wählt dann die einheitliche Regel „Alle chinesischen Zeichen“, statt für jede Art chinesischen Präfixes eine eigene Aufgabe einzurichten. Bei Verzeichnissen mit langen Nummern, führenden Nullen oder ähnlichen Ordnernamen reduziert dieses Vorgehen auch Fehler, die durch erneutes Eintippen von Zahlen entstehen könnten.

Der Wert der Stapelverarbeitung liegt nicht nur in der höheren Geschwindigkeit, sondern auch in einheitlichen Regeln, einer überprüfbaren Liste und einem klareren Bearbeitungsumfang. Insbesondere in Szenarien wie Finanzarchivierung, Übergabe von Kundendaten oder Projektmigration, in denen Namen nicht beliebig falsch geändert werden dürfen, ist es leichter, zuerst die Liste zu prüfen und dann einheitlich auszuführen, als beim Durchsuchen nebenbei manuell zu ändern.

Häufige Fragen und Hinweise

Können chinesische Zeichen auch verarbeitet werden, wenn sie nicht am Namensanfang stehen?

Die diesmalige Einstellung basiert auf „Alle chinesischen Zeichen“ und nicht auf „eine feste Anzahl von Zeichen links löschen“. Entscheidend ist daher der Zeichentyp und nicht die Position des Chinesischen. Bei komplexeren gemischten Namen empfiehlt es sich, zunächst mit einer kleinen Anzahl von Kopien zu testen und zu bestätigen, dass das Erkennungsergebnis der Software den tatsächlichen Benennungsregeln entspricht.

Gehen führende Nullen vor Zahlen verloren?

Wie am Beispieleffekt zu sehen ist, wird „项目001“ nach der Verarbeitung zu „001“ und „设计004“ zu „004“. Das liegt daran, dass die Software den Zahlentext aus dem ursprünglichen Namen beibehält und die Nummer nicht erst in einen Zahlenwert umwandelt und neu erzeugt. Wenn die Namen später jedoch in Excel oder ein anderes System importiert werden, kann das Zielsystem die Werte als Zahl lesen und führende Nullen weglassen. In diesem Fall muss beim Import ein Textformat gesondert eingestellt werden.

Was tun, wenn zwei Ordner nach der Verarbeitung denselben Namen erhalten?

Angenommen, es gibt „报告03“ und „会议03“. Nach dem Entfernen der chinesischen Zeichen würden beide auf „03“ verweisen. Unter demselben übergeordneten Verzeichnis können keine zwei vollständig identischen Namen bestehen bleiben, sodass einige Datensätze möglicherweise nicht wie erwartet umbenannt werden können. Vor der Verarbeitung sollte geprüft werden, ob Nummern doppelt vorkommen. Falls nötig, ergänzen Sie doppelte Nummern um Buchstaben, Daten oder andere eindeutige Kennzeichnungen.

Können Namen, die ausschließlich aus Chinesisch bestehen, direkt verarbeitet werden?

Es wird nicht empfohlen, rein chinesische Namen ohne vorherige Prüfung zu verarbeiten. Wenn „财务资料“ keine Ziffern, Buchstaben oder Symbole enthält, bliebe nach dem Löschen aller chinesischen Zeichen kein gültiger Restname übrig. Für solche Verzeichnisse können Sie zuerst eine Nummer ergänzen und sie anschließend gemeinsam mit den anderen Ordnern stapelweise verarbeiten.

Ist eine Sicherung erforderlich?

Die Stapelumbenennung selbst zielt nicht darauf ab, Verzeichnisinhalte zu löschen, verändert aber die ursprünglichen Pfade. Für wichtige Projekte, Finanzbelege oder alleinige Archivbestände wird empfohlen, zuerst eine Sicherung anzulegen und die Zuordnung zwischen alten Namen und Nummern zu dokumentieren. Falls relevante Verknüpfungen, Hyperlinks, Skripte oder Softwarekonfigurationen auf alte Pfade verweisen, sollten auch diese Auswirkungen der Umbenennung im Voraus bewertet werden.

Zusammenfassung

Bei Verzeichnissen wie „报告03、备份1000、财务606“, die chinesische Präfixe mit Zahlennummern kombinieren, müssen die chinesischen Zeichen nicht einzeln gelöscht werden, und es ist auch nicht nötig, für jede Präfixart eigene Ersetzungswörter festzulegen. Verwenden Sie in HeSoft Doc Batch Tool die Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“, fügen Sie die Zielverzeichnisse hinzu und wählen Sie „Alle chinesischen Zeichen“. Damit lassen sich die ursprünglichen Nummern einheitlich beibehalten und die chinesischen Inhalte entfernen.

Für die praktische Durchführung wird die Reihenfolge „zuerst sichern, dann im kleinen Umfang testen, Liste prüfen, Regel bestätigen und zuletzt stapelweise ausführen“ empfohlen. So lassen sich sowohl die Effizienzvorteile einer Bürosoftware bei der Stapelverarbeitung von Dateien und Ordnern nutzen als auch die Auswirkungen durch Namensgleichheit, leere Namen und Pfadänderungen verringern.