Cuando varios archivos de Excel contienen fórmulas con la misma estructura, cambiar manualmente las expresiones de fórmula en las celdas una por una no solo requiere mucho tiempo, sino que también es fácil de corregir. Este artículo describe cómo utilizar el software de oficina" HeSoft Doc Batch Tool ", Busque y reemplace el contenido de la fórmula en las celdas de Excel en lotes, por ejemplo, reemplace" * 2 "en la fórmula con" * 3 ". El artículo se combinará con la interfaz de operación real para aclarar los escenarios aplicables, los efectos antes y después del procesamiento, los pasos detallados y las precauciones para ayudarlo a completar rápidamente la modificación por lotes de fórmulas en archivos de tablas como xlsx y xls, reducir la duplicación de trabajo y mejorar la eficiencia del ajuste de fórmulas.
En el procesamiento diario de tablas, muchas personas se encontrarán con este problema: en el mismo lote de archivos de Excel, muchas celdas usan fórmulas similares y la expresión de la fórmula debe ajustarse de manera uniforme temporalmente, como multiplicar por 2 a multiplicar por 3, O reemplace un determinado segmento de parámetros de función por lotes. Si abre manualmente los archivos xlsx y xls uno por uno, y luego los modifica celda por celda, no solo repetirá más trabajo, sino que también es fácil perder o corregir errores.
Lo que este artículo quiere resolver esModificar por lotes expresiones de fórmula en celdas de ExcelEsta pregunta. Con software de oficina HeSoft Doc Batch Tool La función "Buscar y reemplazar palabras clave en Excel" enCeldas que contienen fórmulasRealice un reemplazo de búsqueda por lotes y especifique presionarExpresiones de fórmulaPara procesar, no solo los resultados calculados por la fórmula. Este tipo de procesamiento por lotes es especialmente adecuado para escenarios en los que una gran cantidad de tablas de Excel necesitan ajustar las reglas de fórmula de manera uniforme.
Escenarios aplicables
Este método será muy práctico si tiene las siguientes necesidades:
- Las expresiones de fórmula en varios archivos de Excel deben modificarse por lotes;
- En el mismo lote de tablas, la estructura de la fórmula es la misma, y solo es necesario reemplazar una parte del contenido;
- Es necesario ajustar uniformemente el multiplicador, el divisor, el parámetro y las reglas de empalme de cadenas en la fórmula;
- No desea verificar y modificar manualmente un archivo por archivo y una hoja de trabajo por hoja;
- Necesita trabajar con archivos de hoja de Excel comunes como xlsx y xls.
Por ejemplo, la fórmula que se muestra en la captura de pantalla es originalmente= CONCAT(D6 * 2,E6), El objetivo es poner* 2Reemplazado uniformemente como* 3, Entonces la columna de resultados será de2000gEl lote se convierte en3000g-No.
Vista previa del efecto
Antes del procesamiento
Como puede ver en la tabla de ejemplo, la barra de fórmula de celda seleccionada se muestra como= CONCAT(D6 * 2,E6)-No. En otras palabras, la columna de resultado actual se obtiene multiplicando el valor de la columna D por 2 y luego empalmándose con la unidad de la columna E, por lo que la mayoría de los resultados de la derecha se muestran como2000g,400g,2pieceY otros contenidos.
Después del procesamiento
Una vez completada la sustitución por lotes, la expresión de fórmula se convierte en= CONCAT(D6 * 3,E6)-No. En este momento, el resultado correspondiente se actualizará automáticamente a3000g,600g,3pieceEspera. En otras palabras, el software modificaLa fórmula misma, En lugar de cambiar solo el texto del resultado que se ve actualmente.
Pasos de operación
Paso 1: Ir a la función de reemplazo de búsqueda por lotes de Excel
Abra el software de oficina HeSoft Doc Batch Tool Después, seleccione a la izquierdaHerramientas de Excel-No. Busque y entre en la lista de funciones"Buscar y reemplazar palabras clave en Excel"-No.
El propósito de este paso es ingresar a la página de funciones dedicada que admite la sustitución de búsqueda por lotes de contenido de Excel. Dado que este artículo está tratando con expresiones de fórmula, debe comenzar aquí en lugar de modificarlas manualmente una por una en Excel.
Paso 2: Importar el archivo de Excel que necesita ser procesado
Después de ingresar a la página de funciones, haga clic en la esquina superior derecha"Agregar archivos", También puede usar"Importar archivos de una carpeta", Importe varios archivos de Excel a la vez. Se han importado 4 archivos xlsx en la captura de pantalla, y el nombre del archivo, la ruta, la extensión, la hora de creación y la hora de modificación se pueden ver en la lista.
El propósito de este paso es agregar todas las tablas que deben modificarse uniformemente a la tarea al mismo tiempo. Para escenarios con una gran cantidad de archivos, se recomienda utilizar primero la importación por carpeta, que está más en línea con los escenarios de oficina de procesamiento por lotes de archivos.
Una vez completada la importación, haga clic en la parte inferior"Siguiente paso"-No.
Paso 3: Establecer el rango de procesamiento para texto de celda
En la página "Establecer opciones de procesamiento", primero confirmeAlcance del procesamientoSelecciona como"Texto de celda"-No. Este elemento ha sido marcado en la captura de pantalla.
El propósito de esto es permitir que el software realice el reemplazo de búsqueda en el nivel de contenido de la celda. Debido a que la fórmula es esencialmente una expresión de contenido en una celda, el texto de la celda debe procesarse aquí.
Paso 4: Limitar para procesar solo las celdas que contienen la fórmula
En"Tipos de fórmula de celda que deben procesarse"En, seleccione"Manejar solo las celdas que contienen la fórmula"-No. Esta es una de las configuraciones clave para esta operación.
Después de esta configuración, el software no procesará texto normal o celdas numéricas ordinarias, sino que solo realizará búsquedas y reemplazos para celdas con fórmulas, que son más precisas y seguras.
Paso 5: Selección de procesamiento por expresión de fórmula
En"Manera de procesamiento de celdas que contiene fórmulas"En, seleccione"Expresión de fórmula", En lugar de "valores calculados por fórmula".
Este paso es muy crítico. Porque tu objetivo es poner= CONCAT(D6 * 2,E6)Por dentro* 2Reemplazar con* 3, Es decir, modifique el código fuente de la fórmula en sí. Si elige "valor calculado por fórmula", el software procesará el resultado de la visualización, como 2000g, en lugar de la expresión de fórmula.
El resultado esperado es: el software modificará directamente el contenido de la fórmula. Después de que Excel vuelva a calcular, la columna de resultados se actualizará automáticamente.
Paso 6: Configurar Buscar y reemplazar el contenido
En"Método de búsqueda"En, seleccione"Búsqueda precisa de texto"-No. Luego a la izquierda"Lista de palabras clave que debe buscar"Ingrese* 2, En el lado derecho"Lista de palabras clave reemplazadas"Ingrese* 3-No.
Este paso significa: poner todas las expresiones de fórmula en* 2Reemplazar por lotes con* 3-No.
Como se puede ver en la captura de pantalla, el software admite la lista de reemplazo correspondiente a la izquierda y a la derecha, por lo que es muy adecuado para manejar requisitos de ajuste por lotes similares a los siguientes:
- Pon* 2Cambiar a* 3;
- Reemplace un parámetro de función en un nuevo parámetro;
- Cambie el nombre del campo antiguo y el fragmento de referencia antiguo a una nueva escritura en lotes;
- Ajuste el contenido del empalme de cadenas en la fórmula.
Si su requisito de modificación de fórmula es "reemplazo de clip fijo", esta función es muy eficiente.
Paso 7: Continuar con el proceso de seguimiento y comenzar a procesar
Después de completar la configuración de opciones, haga clic en la parte inferior de la página"Siguiente paso", Y luego continúe configurando la ubicación de guardado de acuerdo con el proceso del software e ingrese al proceso de inicio.
Aunque la captura de pantalla se centra en los dos primeros pasos y la configuración de reemplazo principal, se puede ver en el proceso en la parte superior de la página que también incluyeEstablecer una ubicación para guardarY“Empezar a procesar”-No. Después de ejecutar el proceso, el software procesa por lotes los archivos de Excel importados.
Una vez completado el procesamiento, se recomienda abrir aleatoriamente uno de los archivos de resultados y verificar la barra de fórmulas para confirmar que la fórmula ha sido= CONCAT(D6 * 2,E6)Conviértete en= CONCAT(D6 * 3,E6), Y la columna de resultados ha sido de2000gConviértete en3000g-No.
Por qué este método es adecuado para la modificación por lotes de fórmulas de Excel
En comparación con la modificación manual tradicional, este método de procesamiento por lotes de software de oficina tiene varias ventajas obvias:
- Manejar varios archivos a la vez: No es necesario abrir las tablas xls y xlsx una por una;
- Reemplazar para la propia fórmula: Evite solo cambiar el valor de visualización y realmente complete el ajuste de la expresión de la fórmula;
- Reducir la duplicación de trabajo: Especialmente adecuado para informes con plantilla, tablas de datos periódicas, tablas de precios por lotes;
- Reducir la tasa de error: Reemplazo de reglas unificadas, más estable que cambiar manualmente las celdas una por una;
- Adecuado para procesos de oficina estandarizados: Para los equipos que a menudo necesitan cambiar la fórmula por lotes, la mejora de la eficiencia es obvia.
Preguntas o consideraciones frecuentes
1. ¿Por qué debe elegir "expresión de fórmula"?
Porque lo que desea modificar es el contenido de la fórmula, no el resultado de la fórmula. Por ejemplo, 2000g es solo el resultado, lo que realmente necesita ser reemplazado es la fórmula* 2-No. Si el método de procesamiento es incorrecto, es posible que no se logren los resultados esperados.
2. Por qué se recomienda marcar "Manejar solo las celdas que contienen fórmulas"
Esto puede evitar errores al cambiar texto normal o celdas numéricas y mejorar la precisión del reemplazo. Especialmente cuando hay un título, una nota y una columna de resultados en un libro de trabajo, esta restricción es necesaria.
3. ¿Debe confirmar que el estilo es consistente antes de reemplazar las palabras clave?
Para. Al modificar la fórmula de Excel por lotes, es mejor muestrear primero para confirmar que la fórmula objetivo está escrita de manera consistente. Por ejemplo, la búsqueda en este ejemplo es* 2, Si algunas fórmulas escriben* 2O la estructura es diferente, entonces esta parte puede no ser reemplazada por la misma.
4. ¿Se recomienda hacer una copia de seguridad de los archivos antes del procesamiento?
Sugerencias. Aunque el procesamiento por lotes de software de oficina puede reducir significativamente las operaciones manuales, es más seguro mantener los documentos originales antes del procesamiento para estados importantes, estados financieros y tablas estadísticas, lo que facilita la verificación de las diferencias antes y después.
5. ¿Qué formatos de Excel es adecuado para este método?
A juzgar por los archivos importados en la captura de pantalla, el software puede manejar archivos de Excel comunes, comoXlsx-No. En la escena de la oficina real, generalmente también involucraXlsY otros formatos, adecuados para la integración unificada en el proceso de procesamiento por lotes.
Resumen
Si está buscando una manera de poderModificar por lotes expresiones de fórmula en celdas de Excel, En lugar de cambiar manualmente las celdas una por una, luego use HeSoft Doc Batch Tool Será más eficiente. A través de la función "Buscar y reemplazar palabras clave en Excel", primero puede importar varios archivos de Excel en lotes, luego limitar el procesamiento de solo las celdas que contienen fórmulas y reemplazarlas con precisión de acuerdo con la "expresión de fórmula" para* 2Estos fragmentos de fórmula se cambian rápidamente a* 3-No.
El valor de este tipo de software de oficina es muy directo para los trabajadores de oficina que trabajan con frecuencia con formularios xlsx, xls o que necesitan ajustar las reglas de fórmula por lotes:Procesamiento de archivos por lotes, reducción de la duplicación de trabajo y mejora de la eficiencia-No. Si tiene un lote de archivos de Excel que necesita modificar la fórmula de manera uniforme, se recomienda ingresar un conjunto de archivos de muestra para probar de acuerdo con los pasos de este artículo y luego procesar los documentos oficiales en lotes después de confirmar el efecto.