Lorsque plusieurs fichiers Excel contiennent des formules de la même structure, changer manuellement les expressions de formule dans les cellules une par une prend non seulement du temps, mais il est également facile de corriger les erreurs. Cet article explique comment utiliser les logiciels de bureau" HeSoft Doc Batch Tool ", Recherchez et remplacez le contenu de la formule dans les cellules Excel par lots, par exemple, remplacez" * 2 "dans la formule par" * 3 ". L'article combinera l'interface de fonctionnement réelle pour clarifier les scènes applicables, les effets avant et après le traitement, les étapes détaillées et les précautions, afin de vous aider à terminer rapidement la modification par lots des formules dans les fichiers de formulaire xlsx, xls et autres, réduire le travail répété et améliorer l'efficacité de l'ajustement des formules.
Dans le traitement quotidien des tables, de nombreuses personnes rencontreront ce problème: dans le même lot de fichiers Excel, de nombreuses cellules utilisent des formules similaires, et les expressions de formule doivent être ajustées temporairement de manière unifiée, comme changer le multiplicateur par 2 en multipliant par 3, ou remplacer un certain paramètre de fonction par lots. Si vous ouvrez manuellement les fichiers xlsx et xls un par un, puis modifiez la cellule par cellule, non seulement il y a beaucoup de travail répété, mais il est également facile de manquer et de corriger les erreurs.
Ce que cet article veut résoudre, c'estModifier les expressions de formule dans les cellules Excel par lotsCe problème. Avec l'aide de logiciels de bureau HeSoft Doc Batch Tool Dans la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Excel", vous pouvez cibler directementCellules contenant des formulesEffectuer une recherche par lots pour remplacer et spécifier parExpressions de formulesAu lieu de traiter uniquement les résultats après le calcul de la formule. Ce type de traitement par lots est particulièrement adapté aux scénarios où un grand nombre de tables Excel doivent ajuster uniformément les règles de formule.
Scènes applicables
Cette méthode sera très pratique si vous avez les besoins suivants:
- Besoin de modifier les expressions de formule dans plusieurs fichiers Excel par lots;
- Dans le même lot de tableaux, la structure de la formule est la même, seul un paragraphe doit être remplacé;
- Le multiplicateur, le diviseur, le paramètre et les règles d'assemblage de chaînes dans la formule doivent être ajustés de manière uniforme;
- Je ne veux pas vérifier et modifier manuellement fichier par fichier et feuille de calcul par feuille;
- Vous devez traiter les fichiers de tableau Excel courants tels que xlsx et xls.
Par exemple, la formule affichée dans la capture d'écran était à l'origine= CONCAT(D6 * 2,E6)Le but est de mettre* 2Remplacement unifié pour* 3De cette façon, la colonne de résultats sera2000gLe lot devient3000g.
Aperçu des effets
Avant le traitement
À partir de l'exemple de la table, vous pouvez voir que les cellules sélectionnées dans la barre de formule sont affichées comme= CONCAT(D6 * 2,E6). En d'autres termes, la colonne de résultat actuelle est obtenue en multipliant la valeur de la colonne D par 2, puis en épissant avec l'unité de la colonne E, de sorte que la plupart des résultats à droite sont affichés comme2000g,400g,2pieceEt d'autres contenus.
Après le traitement
Une fois la substitution par lot terminée, l'expression de formule devient= CONCAT(D6 * 3,E6). À ce stade, le résultat correspondant sera automatiquement mis à jour à3000g,600g,3pieceAttendez. Autrement dit, le logiciel modifié estLa formule elle-même, Au lieu de simplement changer le texte du résultat actuellement vu.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Accédez à la fonction de remplacement de recherche en masse dans Excel
Ouvrir le logiciel de bureau HeSoft Doc Batch Tool Après, sélectionnez sur le côté gaucheOutils Excel. Trouvez et entrez dans la liste des fonctionnalités"Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel".
Le but de cette étape est d'entrer dans la page de fonction dédiée qui prend en charge la recherche et la substitution par lots de contenu Excel. Puisque cet article traite des expressions de formule, vous devez commencer ici au lieu de les modifier manuellement un par un dans Excel.
Étape 2: Importer le fichier Excel à traiter
Après être entré dans la page des fonctionnalités, cliquez sur dans le coin supérieur droit"Ajouter des fichiers"Peut également utiliser"Importer des fichiers à partir d'un dossier"Pour importer plusieurs fichiers Excel à la fois. Quatre fichiers xlsx ont été importés dans la capture d'écran. Vous pouvez voir le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification dans la liste.
Le but de cette étape est d'ajouter toutes les tables qui doivent être uniformément modifiées à la tâche en une seule fois. Pour les scénarios avec un grand nombre de fichiers, il est recommandé de donner la priorité à l'importation par dossier, ce qui est plus conforme à la scène bureautique du traitement par lots de fichiers.
Une fois l'importation terminée, cliquez sur en bas“Suivant”.
Étape 3: Définir la plage de traitement comme texte de cellule
Dans la page "Définir les options de traitement", confirmez d'abordPortée du traitementChoisissez commeTexte de la cellule. Cet élément de la capture d'écran a été coché.
Le but est de laisser le logiciel effectuer la recherche et la substitution au niveau du contenu de la cellule. Étant donné que la formule est essentiellement une expression de contenu dans une cellule, le texte de la cellule doit être traité ici.
Étape 4: Limiter le traitement uniquement des cellules contenant des formules
Dans"Type de formule de cellule à traiter"Dans, choisissez"Traiter uniquement les cellules contenant des formules". C'est l'un des paramètres clés de cette opération.
Après cette configuration, le logiciel ne traitera pas de texte ordinaire ou de cellules numériques ordinaires, mais n'effectue que des recherches et des substitutions pour les cellules avec des formules, ce qui est plus précis et plus sûr.
Étape 5: Choisissez le traitement des expressions par formule
Dans"Manière des cellules contenant des formules"Dans, choisissez"Expressions de formule"Et non "valeur après calcul de la formule".
Cette étape est très critique. Parce que votre but est de mettre= CONCAT(D6 * 2,E6)Dans le* 2Remplacer par* 3, C'est-à-dire modifier le code source de la formule elle-même. S'il est sélectionné comme "valeur calculée par la formule", le logiciel traitera le résultat d'affichage, tel que 2000g, au lieu d'une expression de formule.
Le résultat attendu est le suivant: le logiciel modifie directement le contenu de la formule. Une fois Excel recalculé, la colonne de résultats est automatiquement actualisée.
Étape 6: Définir le contenu de recherche et de remplacement
Dans“Trouver un moyen”Dans, choisissez"Recherche précise du texte". Puis sur le côté gauche"Liste des mots-clés à rechercher"Entrer dans* 2Sur le côté droit"Liste des mots-clés après remplacement"Entrer dans* 3.
Cette étape signifie: mettre toutes les expressions de formule dans* 2Remplacement par lots* 3.
On peut voir à partir de la capture d'écran que le logiciel prend en charge la liste de remplacement correspondante, il est donc très approprié pour gérer des exigences d'ajustement par lots similaires à celles suivantes:
- Mettez* 2Changé à* 3;
- Remplacer uniformément un paramètre de fonction par un nouveau paramètre;
- Changer les anciens noms de paragraphes et les anciens fragments de référence en lots en nouveaux caractères;
- Ajustez uniformément le contenu de l'assemblage de chaînes dans la formule.
Cette fonction est très efficace si vos exigences de modification de formule appartiennent à la «substitution de fragment fixe».
Étape 7: Continuez le processus de suivi et commencez le traitement
Une fois les options définies, cliquez sur en bas de la page“Suivant”, Ensuite, continuez à définir l'emplacement de sauvegarde selon le processus logiciel et entrez le processus de démarrage.
Bien que la capture d'écran se concentre sur les deux premières étapes et les paramètres de remplacement de base, on peut voir à partir du processus en haut de la page que le suivi comprend également"Définir l'emplacement de sauvegarde"Et“Commencer à traiter”. Une fois le processus exécuté, le logiciel traite les fichiers Excel importés par lots.
Une fois le traitement terminé, il est recommandé d'ouvrir au hasard l'un des fichiers de résultats pour vérifier la barre de formule pour confirmer que la formule a été à partir de= CONCAT(D6 * 2,E6)Pour devenir= CONCAT(D6 * 3,E6)Dans le même temps, la colonne de résultats a été2000gPour devenir3000g.
Pourquoi cette méthode convient à la modification par lots des formules Excel
Par rapport à la modification manuelle traditionnelle, cette méthode de traitement par lots de logiciels de bureau présente plusieurs avantages évidents:
- Traitement de plusieurs fichiers à la fois: Il n'est pas nécessaire d'ouvrir les formulaires xls, xlsx un par un;
- Remplacer par la formule elle-même: Évitez de changer uniquement la valeur d'affichage et de vraiment terminer l'ajustement de l'expression de formule;
- Réduire la duplication du travail: Particulièrement adapté aux rapports modèles, aux fiches de données périodiques et aux fiches de devis par lots;
- Réduire le taux d'erreur: Remplacer les règles uniformes, ce qui est plus stable que de changer manuellement les cellules une par une;
- Idéal pour la normalisation des processus de bureau: Pour les équipes qui ont souvent besoin de modifier la formule par lots, l'amélioration de l'efficacité est évidente.
Questions fréquentes ou considérations
1. Pourquoi devez-vous choisir "Expressions de formule"
Parce que ce que vous voulez modifier est le contenu de la formule, pas le résultat de la formule. Par exemple, 2000g n'est que le résultat, ce qui doit vraiment être remplacé est la formule* 2. Si la méthode de traitement est mal sélectionnée, l'effet attendu peut ne pas être atteint.
2. Pourquoi il est recommandé de cocher "Ne traiter que les cellules contenant des formules"
Cela peut éviter de modifier par erreur le texte normal ou les cellules numériques et améliorer la précision de remplacement. Surtout dans le cas de titers, remarques et colonnes de résultats en même temps dans un classeur, cette restriction est nécessaire.
3. Avant de remplacer les mots-clés, assurez-vous que le style est cohérent
Pour. Lorsque vous modifiez la formule Excel par lots, il est préférable d'échantillonner pour confirmer que la formule cible est écrite de manière cohérente. Par exemple, ce que vous recherchez dans cet exemple est* 2Si certaines formules sont écrites comme* 2Ou la structure est différente, alors cette partie peut ne pas être remplacée de la même manière.
4. Recommander un fichier de sauvegarde avant le traitement
Recommandations. Bien que le traitement par lots des logiciels de bureau puisse réduire considérablement les opérations manuelles, il est plus sûr de conserver les documents originaux avant le traitement pour les états importants, les tableaux financiers et les tableaux statistiques, et il est facile de vérifier les différences avant et après.
5. À quel format Excel cette méthode convient
À partir des fichiers importés dans les captures d'écran, le logiciel peut gérer des fichiers Excel courants tels queXlsx. Dans les scènes de bureau réelles, cela implique généralement égalementXlsLe format est adapté pour une intégration unifiée dans le processus de traitement par lots.
Résumé
Si vous cherchez un moyen de pouvoirModifier les expressions de formule dans les cellules Excel par lotsAu lieu de changer les cellules manuellement une par une, alors utilisez HeSoft Doc Batch Tool Sera plus efficace. Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Excel", vous pouvez d'abord importer plusieurs fichiers Excel par lots, puis limiter uniquement les cellules contenant des formules et les remplacer avec précision par la méthode "Expressions de formule"* 2Ces fragments de formule sont rapidement unifiés pour changer* 3.
Pour les employés de bureau qui traitent fréquemment des formulaires xlsx, xls ou qui ont besoin d'ajuster les règles de formule par lots, la valeur de ce type de logiciel de bureau est très directe:Traiter les documents par lots, réduire les doubles emplois et améliorer l'efficacité. Si vous avez un lot de fichiers Excel sous la main qui nécessite une modification unifiée de la formule, il est recommandé de suivre les étapes de cet article pour diriger un ensemble de tests de fichiers d'échantillons, puis de traiter les fichiers officiels par lots après confirmation de l'effet.