Cuando hay una gran cantidad de documentos de Word que deben enviarse, archivarse o enviarse a los clientes, puede llevar mucho tiempo abrirlos uno por uno y guardarlos como PDF. Este artículo se basa en HeSoft Doc Batch Tool Por ejemplo, demuestre cómo convertir varios archivos de Word, como docx y doc en PDF en lotes, y explique los pasos clave para procesar los efectos antes y después del procesamiento, agregar archivos, confirmar listas, establecer ubicaciones de guardado e iniciar el procesamiento, para ayudarlo a reducir las operaciones repetitivas.
En la oficina diaria, a menudo se encuentra con situaciones en las que "muchos archivos de Word deben convertirse a PDF", como la finalización del contrato, el envío de informes, el archivo de datos y el envío de documentos. Si abre los documentos de Word uno por uno y luego exporta archivos PDF, no solo llevará mucho tiempo, sino que también se filtrará fácilmente. Con la función de procesamiento por lotes en el software de oficina, puede convertir varios archivos de Word como docx y doc a PDF a la vez, lo que reduce significativamente la duplicación de trabajo.
Escenarios aplicables
Este artículo es adecuado para usuarios que necesitan convertir archivos de Word a PDF en lotes, especialmente aquellos en los que hay una gran cantidad de archivos, los nombres de los archivos deben mantenerse en correspondencia y desean generar formato PDF de manera uniforme. Por ejemplo, si hay 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx en una carpeta, debe generar los correspondientes 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf y 4.pdf al mismo tiempo.
El software utilizado en este tutorial es el" HeSoft Doc Batch Tool ". Está posicionado como una herramienta de procesamiento por lotes de archivos de oficina, adecuada para tareas comunes de archivos de oficina como Word, Excel y PDF.
Vista previa del efecto: antes y después del procesamiento
Antes del procesamiento, hay varios documentos de Word en la carpeta y 4 archivos docx en el ejemplo:
Después del procesamiento, cada archivo de Word generará un archivo PDF correspondiente, y el nombre del archivo seguirá siendo correspondiente para facilitar la verificación y el archivo:
Pasos de operación
Paso uno: vaya a la herramienta de Word y seleccione "Convertir Word a PDF"
Abrir HeSoft Doc Batch Tool , Seleccione "Herramientas de Word" en la barra de funciones de la izquierda. Busque "16, Word to PDF" en la lista de funciones de la derecha, que describe la conversión de archivos de Word a PDF por lotes. Haga clic en esta función para ingresar a la página de procesamiento.
El propósito de este paso es seleccionar primero la tarea de procesamiento por lotes. Cuando se selecciona correctamente, el software ingresa a un proceso dedicado de Word a PDF.
Paso 2: Agregar el archivo de Word que necesita ser convertido
Después de ingresar a la página "Convertir de Word a PDF", puede hacer clic en "Agregar archivo" en la parte superior para seleccionar los documentos de Word que deben convertirse uno por uno; También puede usar "Importar archivos de carpetas" si el conjunto de archivos se encuentra en la misma carpeta.
Una vez completada la adición, la lista muestra información como el número de serie, el nombre, la ruta, la extensión, la hora de creación y la hora de modificación. En el ejemplo se han agregado 4 registros, ambos con la extensión docx, lo que indica que el archivo pendiente se ha importado correctamente.
Paso 3: Verifique la lista de archivos y vaya al siguiente paso
Antes de comenzar la conversión, se recomienda verificar el nombre del archivo y la ruta de acceso en la lista para confirmar que no se agregó el archivo incorrecto. Si un archivo no necesita ser procesado, puede eliminarlo mediante la acción de eliminación a la derecha de la lista. La interfaz también proporciona entradas como "filtrar" y "ordenar" para facilitar la clasificación rápida de registros cuando hay muchos archivos.
Después de confirmar que es correcto, haz clic en "Siguiente" en la parte inferior. El resultado esperado de este paso es ingresar al proceso de configuración de procesamiento posterior.
Paso 4: Configure las opciones de procesamiento y la ubicación de guardado por proceso
El proceso completo se muestra en la parte superior de la interfaz: seleccione los registros que deben procesarse, establezca las opciones de procesamiento, establezca la ubicación de guardado y comience el procesamiento. Después de ingresar a los pasos siguientes, siga las instrucciones del software para completar las opciones de procesamiento y guardar la configuración de la ubicación. Se recomienda seleccionar una carpeta de salida que sea fácil de encontrar, para facilitar la inspección unificada de archivos PDF después de la conversión.
Paso 5: Comience la conversión por lotes y verifique los resultados
Una vez que haya terminado con la configuración, vaya a la fase "Iniciar procesamiento" para realizar la conversión. Después del procesamiento, abra el directorio de guardado y verifique si se ha generado el archivo PDF correspondiente. En el ejemplo, 1.docx, 2.docx, 3.docx y 4.docx se convierten a 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, respectivamente.
Preguntas y precauciones frecuentes
1. ¿Se pueden manejar tanto doc como docx como archivos de Word?A juzgar por el nombre de la función, la herramienta está orientada a convertir archivos PDF de Word. En el uso real, puede agregar archivos docx o doc a la lista que deben procesarse, y prevalecerá el resultado de la identificación del software.
2. ¿Necesita abrir los documentos de Word uno por uno antes de la conversión?No es necesario. El valor del procesamiento por lotes es agregar varios archivos a la lista de tareas y procesarlos de manera unificada para evitar abrirlos y guardarlos uno por uno.
3. ¿Cómo evitar fugas cuando hay muchos archivos?Se recomienda utilizar "Importar archivos de carpetas" primero, ver el número de registros después de la importación y verificar el nombre y la ruta de la lista.
4. ¿Se confundirá el nombre del archivo después de la conversión?A partir del efecto de ejemplo, el PDF convertido se corresponde con el nombre del archivo de Word original para facilitar la búsqueda y el archivo.
Resumen
Para convertir archivos de Word en PDF por lotes, el núcleo es entregar las acciones repetidas de "abrir, exportar y guardar" al software de oficina para su finalización unificada. Usar HeSoft Doc Batch Tool Solo necesita ingresar a la herramienta Word, seleccionar "Convertir Word a PDF", agregar archivos, verificar la lista y luego configurar el proceso y comenzar a procesar. Si a menudo procesa documentos de Word como contratos, informes, notificaciones, paquetes de información, etc., se recomienda concentrar los archivos en una carpeta y convertirlos por lotes, lo que será más eficiente que las operaciones manuales.