Lorsqu'il y a un grand nombre de documents Word en main qui doivent être soumis, archivés ou envoyés au client, il faut beaucoup de temps pour les ouvrir un par un et les enregistrer au format PDF. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool Par exemple, il montre comment convertir par lots plusieurs fichiers Word tels que docx et doc en PDF, et explique les étapes clés avant et après le traitement, l'ajout de fichiers, la confirmation de la liste, la définition de l'emplacement d'enregistrement et le début du traitement, pour vous aider à réduire les opérations en double.
Dans le bureau quotidien, il y a souvent des situations où «de nombreux fichiers Word doivent être convertis en PDF», tels que la finalisation du contrat, la soumission de rapports, l'archivage des données, l'envoi de documents, etc. Si vous ouvrez le document Word un par un et exportez le PDF, cela prendra non seulement du temps, mais il est également facile de rater le fichier. En utilisant la fonction de traitement par lots dans le logiciel bureautique, plusieurs fichiers Word tels que docx et doc peuvent être convertis en PDF à la fois, ce qui réduit considérablement le travail répété.
Scènes applicables
Cet article convient aux utilisateurs qui ont besoin de convertir des fichiers Word en PDF par lots, en particulier dans les scènes où le nombre de fichiers est important, les noms de fichiers doivent maintenir une correspondance et la sortie unifiée des formats PDF. Par exemple, il y a 1.docx, 2.docx, 3.docx et 4.docx dans un dossier, et les 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf et 4.pdf correspondants doivent être générés à la fois.
Le logiciel utilisé dans ce tutoriel est montré dans la capture d'écran" HeSoft Doc Batch Tool ". Son positionnement est un outil de traitement par lots de fichiers de bureau, adapté aux tâches courantes de fichiers de bureau telles que Word, Excel et PDF.
Aperçu des effets: avant et après traitement
Avant le traitement, le dossier est composé de plusieurs documents Word, avec 4 fichiers docx dans l'exemple:
Après le traitement, chaque fichier Word génère le fichier PDF correspondant, et le nom du fichier reste correspondant pour faciliter la vérification et l'archivage:
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez "Convertir Word en PDF"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Dans la barre de fonctionnalités de gauche, sélectionnez Outils Word. Dans la liste des fonctionnalités à droite, recherchez "16, Convertir Word en PDF", qui décrit la conversion de fichiers Word au format PDF par lots. Cliquez sur la fonctionnalité pour accéder à la page de traitement.
Le but de cette étape est de sélectionner d'abord la tâche de traitement par lots. Une fois sélectionné correctement, le logiciel entre dans un processus dédié de Word en PDF.
Étape 2: Ajouter le fichier Word que vous devez convertir
Après être entré dans la page "Convertir Word en PDF", vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" en haut pour sélectionner les documents Word à convertir un par un. Si les fichiers sont concentrés dans le même dossier, vous pouvez également utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
Une fois l'ajout terminé, la liste affiche des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. 4 enregistrements ont été ajoutés à l'exemple, tous les extensions docx, indiquant que le fichier en attente a été importé avec succès.
Étape 3: Vérifiez la liste des fichiers et passez à l'étape suivante
Avant de commencer la conversion, il est recommandé de vérifier le nom et le chemin du fichier dans la liste pour confirmer qu'aucun fichier incorrect n'a été ajouté. Si un fichier n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le supprimer à l'aide de l'opération de suppression située à droite de la liste. L'interface fournit également des entrées telles que «filtrage» et «tri» pour faciliter l'organisation rapide des enregistrements lorsqu'il y a plus de fichiers.
Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas. Le résultat attendu de cette étape est d'entrer dans le processus de configuration de traitement ultérieur.
Étape 4: Définir les options de traitement et l'emplacement de sauvegarde par processus
Le processus complet est affiché en haut de l'interface: sélectionnez les enregistrements à traiter, définissez les options de traitement, définissez l'emplacement d'enregistrement et démarrez le traitement. Après avoir franchi les étapes suivantes, suivez les instructions du logiciel pour terminer les options de traitement et enregistrer les paramètres d'emplacement. Il est recommandé de choisir un dossier de sortie facile à trouver pour faciliter la vérification unifiée des fichiers PDF une fois la conversion terminée.
Étape 5: Commencez la conversion par lots et vérifiez les résultats
Une fois la configuration terminée, entrez dans la phase «Démarrer le traitement» pour effectuer la conversion. Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sauvegarde et vérifiez si le fichier PDF correspondant a été généré. Dans l'exemple, 1.docx, 2.docx, 3.docx et 4.docx seront convertis respectivement en 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf et 4.pdf.
Questions fréquemment posées et considérations
1. doc et docx peuvent-ils être traités comme des fichiers Word?À en juger par le nom de la fonction, l'outil convertit les fichiers PDF pour les fichiers Word. Lorsqu'il est utilisé dans la pratique, un fichier docx ou doc qui doit être traité peut être ajouté à la liste et le résultat de la reconnaissance du logiciel prévaudra.
2. Besoin d'ouvrir les documents Word un par un avant de convertir?Pas besoin. La valeur du traitement par lots réside dans le traitement unifié après avoir ajouté plusieurs fichiers à la liste des tâches, évitant ainsi de les ouvrir et de les enregistrer un par un.
3. Comment éviter les transferts manquants lorsqu'il y a beaucoup de fichiers?Il est recommandé d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier" en premier lieu, d'afficher le nombre d'enregistrements après l'importation et de vérifier avec le nom et le chemin dans la liste.
4. Le nom du fichier sera-t-il confus après la conversion?À partir de l'exemple d'effet, le PDF converti reste correspondant au nom du fichier Word d'origine, ce qui est pratique pour la recherche et l'archivage.
Résumé
Pour convertir des fichiers Word en PDF par lots, l'essentiel est de transférer les actions répétées «Ouvrir, exporter et enregistrer» au logiciel de bureau pour une réalisation unifiée. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool Lorsque vous avez juste besoin d'entrer dans l'outil Word, sélectionnez "Convertir Word en PDF", ajoutez des fichiers, vérifiez la liste, puis appuyez sur les paramètres de processus et commencez le traitement. Si vous traitez fréquemment des documents Word tels que des contrats, des rapports, des notifications, des packs de données, etc., il est recommandé de centraliser les fichiers dans un dossier et de les convertir par lots, ce qui sera plus efficace que les opérations manuelles.