Este artículo describe cómo usar HeSoft Doc Batch Tool , Busque y reemplace las palabras clave en lotes a través de fórmulas comodín de expresiones regulares en varios archivos de Word y docx. En el ejemplo, el contenido de tres letras mayúsculas y números en varios documentos se reemplaza con caracteres designados, que son adecuados para manejar contratos, cursos, materiales en inglés, plantillas de informes y otras escenas que requieren desensibilización por lotes, nombres unificados o texto estandarizado. El artículo describe los pasos clave, como la importación de archivos, la selección de fórmulas para la búsqueda difusa, el llenado de la lista de búsqueda y reemplazo y el procesamiento continuo en orden de captura de pantalla, lo que ayuda a los usuarios a reducir el tiempo para abrir Word repetidamente y reemplazarlos manualmente.
En la oficina diaria, muchas personas encontrarán problemas similares:,, número, abreviatura en inglés o información digital. Si abre los archivos docx uno por uno y luego usa la función de reemplazo de verificación propia de Word, no solo consume mucho tiempo, sino que también es fácil perder ciertas posiciones. En particular, el contenido de la búsqueda no es una palabra fija, y el reemplazo ordinario no es lo suficientemente flexible.
El problema central que se resolverá en este artículo es cómo utilizar la fórmula comodín de expresión regular en el software de oficina para reemplazar por lotes las palabras clave en varios archivos de Word. El ejemplo utilizado es HeSoft Doc Batch Tool Está posicionado como un software de procesamiento por lotes de documentos para escenarios de oficina. El valor clave es procesar archivos por lotes, reducir la duplicación de trabajo y mejorar la eficiencia del procesamiento. Con la función "Buscar y reemplazar palabras clave en Word", el contenido coincidente en varios documentos docx se puede reemplazar de manera uniforme de acuerdo con las reglas.
Escenarios aplicables: Qué tareas de reemplazo por lotes de Word son adecuadas con expresiones regulares
, También se puede completar la sustitución de búsqueda tradicional. Sin embargo, cuando el contenido del objetivo cambia, como diferentes abreviaturas en inglés, diferentes números y diferentes longitud de numeración, la expresión regular es más adecuada. , Reemplazarlo como resultado indicado.
Los escenarios más comunes incluyen: reemplazo por lotes de abreviaturas en inglés en documentos de Word; procesamiento por lotes de números de docx y documentos; reemplazo de números sensibles en contratos, documentos e informes en marcadores de posición; reemplazo de códigos antiguos, abreviaturas antiguas y números de proyectos antiguos en documentos de múltiples plantillas Especificación unificada;.
A juzgar por el ejemplo de captura de pantalla, hay 6 documentos de Word pendientes con nombres de archivo de 1.docx a 6.docx. El número de estos documentos no es particularmente grande, pero es suficiente para reflejar la importancia del procesamiento por lotes. Si cada archivo busca manualmente dos tipos de contenido y luego lo guarda uno por uno, repetirá muchos pasos; después de usar la herramienta de procesamiento por lotes, solo necesita configurar la regla una vez para procesar varios archivos continuamente.
Vista previa del efecto: se procesa la dispersión de palabras clave en varios archivos docx anteriores
Antes del procesamiento, la carpeta contiene varios documentos de Word. En la captura de pantalla, puede ver un total de 6 archivos docx de 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx y 6.docx, que son los objetos de procesamiento para este reemplazo por lotes.
Después de abrir uno de los documentos de Word, puede ver que hay varias cosas en el cuerpo que deben procesarse. Por ejemplo, "BOT" en el título, "ELA" en el texto y "60 horas" y otros contenidos digitales. La flecha roja en la captura de pantalla indica la posición típica: una es una abreviatura en mayúscula y la otra es un número. En el trabajo real, estos contenidos pueden distribuirse en diferentes posiciones, como el título, el cuerpo, la lista, la descripción del párrafo, etc., y la búsqueda manual es fácil de omitir.
Este ejemplo no solo reemplaza una palabra fija, sino que usa dos reglas para procesar dos tipos de texto: el primer tipo son 3 letras mayúsculas consecutivas, como BOT, ELA; el segundo tipo son números, como 60, 2, 5, etc. Este requisito de reemplazo es muy adecuado para completar con una fórmula de expresión regular.
Vista previa de efectos: después del procesamiento, las palabras clave se reemplazan por lotes según las reglas
Después de completar el procesamiento por lotes, abra el documento para ver, puede ver que el contenido que originalmente cumplió con las reglas se ha convertido en el nuevo contenido especificado. En la captura de pantalla, las tres letras mayúsculas originales se reemplazan con A y el contenido digital se reemplaza con B. Por ejemplo, la posición BOT en el título se convierte en A, y la posición relacionada con ELA en el texto también se reemplaza por A; las posiciones digitales originales como 60, 2 y 5 se convierten en B.
Cabe señalar que la marca amarilla en la captura de pantalla se utiliza principalmente para ayudar a observar la posición de reemplazo. El juicio real del efecto debe basarse en si el contenido del documento se ha convertido en el texto de destino. Este resultado muestra que el reemplazo por lotes no solo tiene efecto en un solo documento, sino que puede ejecutar el mismo conjunto de reglas de búsqueda y reemplazo para varios archivos de Word en la lista de importación.
Paso 1: Ingrese a la herramienta Word y seleccione Buscar la función de reemplazo
Primero abre HeSoft Doc Batch Tool -No. Seleccione "Herramientas de Word" en la categoría de funciones de la izquierda, y la interfaz principal mostrará funciones de procesamiento por lotes relacionadas con documentos de Word, como agregar marcas de agua, eliminar espacios en blanco, convertir formatos, reemplazar imágenes, etc. Esta vez, quiero usar la primera función: "Buscar y reemplazar palabras clave en Word".
Esta función describe la búsqueda por lotes y el reemplazo de palabras clave en el contenido del archivo de Word, que corresponde exactamente a los requisitos de este artículo. El propósito de elegir esta función es ingresar a un proceso de reemplazo por lotes especial en lugar de operar manualmente en un solo documento de Word. Después de ingresar a la función, el software guiará al usuario para que complete la importación de archivos, establezca las opciones de procesamiento, establezca la ubicación de guardado y comience el procesamiento de acuerdo con los pasos.
Paso 2: Agregar archivos de Word que necesitan procesamiento por lotes
,. Si tiene menos archivos para procesar, puede hacer clic en "Agregar archivo";, es más adecuado usar "Introducción de archivos desde la carpeta", que puede ingresar varios archivos de Word de una vez.
Se han importado 6 registros en la captura de pantalla, los nombres son 1.docx a 6.docx, las rutas están en el directorio D:\ prueba \ y las extensiones son docx. La lista también muestra la hora de creación, la hora de modificación y el número de registros agregados en la parte inferior es 6. La función de esta lista es permitir al usuario confirmar el alcance de los archivos que se procesarán esta vez y evitar agregar archivos de Word irrelevantes a la tarea.
Si encuentra que un archivo no necesita ser procesado, puede usar la operación de eliminación en el lado derecho de la línea correspondiente para eliminarlo; si importa el lote incorrecto de archivos, puede usar "Borrar" para volver a seleccionar. Después de confirmar que la lista es correcta, haga clic en "Siguiente" en la parte inferior para ingresar a la página de configuración de la regla de palabras clave.
Paso 3: Elija usar la fórmula para desenfocar el texto para encontrar
En la página "Establecer opciones de procesamiento", primero debe seleccionar el método de búsqueda. Hay dos opciones en la captura de pantalla: "Buscar texto con precisión" y "Buscar texto con fórmulas difusas". En este ejemplo, se selecciona "Buscar texto con una fórmula difusa".
La razón para elegir esta opción es que lo que estamos buscando no es una cadena fija, sino un tipo de contenido que se ajuste a la ley. Por ejemplo, tanto BOT como ELA son 3 letras mayúsculas; 60, 2, 5, etc. son números. Después de buscar texto con fórmulas difusas, puede describir estas leyes en forma de expresiones regulares o comodines, logrando así un reemplazo por lotes de Word más flexible.
Si su tarea es solo reemplazar la palabra fija "nombre de la empresa anterior" por "nuevo nombre de la empresa", puede usar el texto de búsqueda preciso; pero si desea reemplazar el número, la fecha, el código, las abreviaturas en mayúsculas en inglés, los números continuos y otro contenido regular en lotes, se recomienda Utilice fórmulas para desenfocar el texto de búsqueda.
Paso 4: Complete la lista de fórmulas de palabras clave que debe buscar
En el lado izquierdo de la página hay una lista de palabras clave que debe buscar. Como se puede ver en la captura de pantalla, el ejemplo completa dos líneas de reglas: la primera línea es [A-Z]{3} y la segunda línea es \ d.
[A-Z]{3} significa que coincide con 3 letras mayúsculas consecutivas en inglés, por lo que puede coincidir con BOT, ELA y más. \ D significa que coincide con uno o más números, por lo que puede coincidir con 60, 2, 5 y otros contenidos digitales. A través de estas dos fórmulas, puede sobrescribir muchos textos diferentes pero con las mismas reglas en el documento.
Al completar las reglas, tenga en cuenta que cada línea corresponde a una regla de búsqueda. El software buscará coincidencias en el contenido del documento de Word de acuerdo con las reglas de la lista. Para reducir el reemplazo incorrecto, se recomienda verificar si la fórmula cumple con las expectativas en un pequeño número de documentos de muestra y luego utilizarla para el procesamiento por lotes de una gran cantidad de documentos.
Paso 5: Complete la lista de palabras clave reemplazadas y mantenga el número de línea correspondiente
Complete A en la primera línea y B en la segunda línea. Esto significa que el contenido de la primera línea [A-Z]{3} en el lado izquierdo se reemplazará por A; el contenido de la segunda línea \ d en el lado izquierdo se reemplazará por B.
Lo más importante aquí es la correspondencia del número de línea. La primera línea de la izquierda corresponde a la primera línea de la derecha y la segunda línea de la izquierda corresponde a la segunda línea de la derecha. No escriba el contenido de reemplazo en la línea incorrecta, de lo contrario, puede haber situaciones en las que "las letras mayúsculas se reemplazan con marcadores de posición numéricos" o "los números se reemplazan con marcadores de posición alfabéticos".
El título en el lado derecho de la captura de pantalla también indica "Si no lo completa, significa eliminar". En otras palabras, si el contenido de reemplazo correspondiente a una regla de búsqueda está vacío, se puede lograr el efecto de eliminar el contenido coincidente. El ejemplo de este artículo se reemplaza por A y B, por lo que ambas líneas a la derecha están llenas de contenido.
Paso 6: Continúe configurando la ubicación de guardado e inicie el procesamiento
Una vez que haya terminado de buscar fórmulas y reemplazar la configuración de contenido, haga clic en "Siguiente" en la parte inferior de la página. Según el proceso en la parte superior de la interfaz, los siguientes pasos incluyen "Establecer ubicación para guardar" y "Iniciar procesamiento". La configuración de la ubicación de guardado es muy crítica. Se recomienda no sobrescribir directamente el archivo original. Es mejor seleccionar un nuevo directorio de salida para guardar el documento de Word procesado. De esta manera, incluso si se encuentra que la regla necesita ser ajustada, el archivo original se puede conservar para su reprocesamiento.
Después de ingresar al paso de inicio, siga el proceso del software para realizar la tarea. Una vez completado el procesamiento, abra el archivo docx en el directorio de salida para verificar si las palabras clave en el título, el cuerpo, la lista, etc. se han reemplazado de acuerdo con las reglas. Si se trata de una gran cantidad de archivos, puede verificar primero los documentos que contienen palabras clave típicas y luego verificar una pequeña cantidad de archivos aleatorios.
Preguntas y precauciones frecuentes
1. ¿Por qué usar expresiones regulares en lugar de reemplazos de búsqueda normales?Porque el reemplazo de búsqueda normal es adecuado para texto fijo, mientras que las expresiones regulares son adecuadas para texto regular. Por ejemplo, las tres letras mayúsculas, todos los números, cierto formato de numeración, etc. En este ejemplo, BOT y ELA no son la misma palabra, pero pueden coincidir con [A-Z]{3}.
2. ¿Se pueden manejar tanto doc como docx de esta manera?A juzgar por el nombre de la función de interfaz, está orientado al procesamiento de archivos de Word; la extensión en el ejemplo de captura de pantalla es docx. Si su archivo contiene doc u otro formato de Word, se recomienda probar primero una pequeña cantidad de archivos para confirmar que se puede importar y procesar normalmente, y luego ejecutarlo en lotes.
3. ¿Cómo evitar el reemplazo incorrecto?Cuando se usa una búsqueda difusa de fórmula, cuanto más amplio sea el rango de reglas, mayor será el riesgo de coincidencia incorrecta. Por ejemplo, \ d coincidirá con todos los números, incluidos números de página, números de serie, números de fecha, etc. Si solo desea reemplazar un cierto tipo de número, debe escribir la fórmula con mayor precisión y verificarla primero en el documento de muestra.
4. ¿Qué sucede cuando el contenido está vacío?La interfaz indica "Si no lo completa, significa eliminar". Por lo tanto, si una línea a la derecha no completa el contenido, la coincidencia correspondiente puede eliminarse. Asegúrese de verificar la lista de la derecha antes del procesamiento por lotes para evitar eliminar contenido importante debido a omisiones.
5. ¿Necesito hacer una copia de seguridad antes del procesamiento por lotes?Se recomienda conservar el archivo original o exportarlo a una nueva carpeta cuando se establece la ubicación de guardado. Reemplazo por lotes Una vez que la regla se establece incorrectamente, afecta a un lote de documentos, por lo que la copia de seguridad es muy necesaria.
Resumen: mejorar la eficiencia del reemplazo por lotes de Word con reglas de fórmula
Por HeSoft Doc Batch Tool La función "Buscar y reemplazar palabras clave en Word" puede reemplazar el contenido regular en varios archivos docx a la vez. En comparación con abrir las operaciones manuales de Word una por una, este método es más adecuado para manejar tareas de oficina con un gran número, reglas uniformes y repetibilidad.
Este ejemplo usa [A-Z]{3} y \ d para reemplazar tres letras mayúsculas y números con A y B, respectivamente. Puede ajustar las fórmulas y reemplazar el texto de acuerdo con el contenido de su documento para la desensibilización masiva, los campos unificados, las plantillas de especificación o la limpieza de números antiguos. Se recomienda seleccionar una pequeña cantidad de documentos para probar antes del procesamiento formal y luego ejecutar en lotes después de confirmar que el efecto es correcto, lo que puede mejorar la eficiencia y reducir el riesgo de mal funcionamiento.