この記事では、使用方法について説明します HeSoft Doc Batch Tool を選択します。複数のWord、docxファイルで、正規表現のワイルドカード式でキーワードを一括して検索し、置き換えます。 例では、複数のドキュメントの3桁の大文字と数字の内容をそれぞれ指定した文字に置き換えます契約書、コースウェア、英語資料、レポートテンプレートなど、一括脱敏、統一命名、規範テキストが必要な場面に適している。 文章はスクリーンショットの順番でファイルのインポート、式の選択、検索と置換リストの記入、処理の継続などの重要な手順を説明し、ユーザーがWordを繰り返し開いて手動で置換する時間を減らすのに役立ちます。
日常業務では、多くの人が同じような問題に直面しています。一つのファイルには数十個から数百個のword文書があります。各文書には同じタイプのキーワード、番号、英語の略語または数字の情報が散らばっています。 Docxファイルを一つずつ開いて、Wordに付属している検索置換機能を使って処理すると、時間がかかるだけでなく、どこかを見逃しやすい。 特に、探している内容が固定語ではなく、「ある法則に合ったテキスト」である場合、普通の置換は柔軟性がない。
本稿で解決すべき核心的な問題は、オフィスソフトウェアの正規表現ワイルドカード式を使用して、複数のWordファイルのキーワードを一括置換する方法である。 例で使用するのは HeSoft Doc Batch Tool 、その位置付けはオフィスシーン向けの文書一括処理ソフトで、重要な価値は文書を一括処理し、重複労働を減らし、処理効率を高めることである。 「Wordのキーワードを検索して置換」機能を使用すると、複数のdocxドキュメントの一致するコンテンツをルールで統一的に置換できます。
適用シーン: 正規表現に適したWord一括置換タスク
固定語を「甲」から「顧客」に置き換えるだけで、伝統的な検索の交換もできる。 しかし、目標の内容に変化がある場合、例えば英語の略語が違って、数字が違って、番号の長さが違って、正規表現のワイルドカード式がより適切です。 規則に合った内容を一度にマッチングし、統一的に指定結果に置き換えることができる。
一般的な適用シナリオは、word文書の略語を一括で置き換えることですdocx、docファイルの数字番号を一括処理する契約、論文、レポートの機密数字をプレースホルダに統一的に置き換える複数のテンプレート文書の中の古いコード、古い略称、古い項目番号を統一的に規範化する英語の資料では、ある種の大文字の略語を新しい標識に置き換える。
スクリーンショットの例から見ると、処理するのは6つのword文書で、ファイル名は1.docxから6.docxです。 このような書類の数は特に大きくないが、一括処理の意義を表現するのに十分である。 各ファイルが手動で2種類のコンテンツを検索し、1つずつ保存すると、手順が非常に繰り返されます一括処理ツールを使用した後、ルールを設定するだけで、複数のファイルを連続して処理できます。
効果プレビュー: 処理前の複数のdocxファイルのキーワードが分散しています。
処理前に、フォルダに複数のword文書が含まれていました。 スクリーンショットには、1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docxの合計6つのdocxファイルが表示され、今回の一括置換の処理対象となります。
Word文書の1つを開くと、本文にはいくつかの処理が必要な内容があることがわかります。 例えば、タイトルの「BOT」、本文の「ELA」、「60 hr」などの数字の内容。 スクリーンショットの赤い矢印は典型的な位置を示しています。一つは大文字の略語で、もう一つは数字です。 実際の仕事では、これらの内容は見出し、本文、リスト、段落の説明などの異なる場所に分布している可能性があり、手動で探すと見落としやすい。
今回の例では、固定語を1つだけ置き換えるのではなく、2つのルールで2種類のテキストを別々に処理します。1つ目はBOT、ELAなどの3つ連続した大文字です2つ目は数字です例えば60、2、5など。 このような置換ニーズは、正規表現式で行うのに適しています。
効果プレビュー: 処理後のキーワードは公式ルールで一括置換されます。
一括処理が完了したら、ドキュメントを開いて、ルールに準拠していた内容が指定された新しい内容になっていることがわかります。 スクリーンショットでは、元の3桁の大文字がAに、数字の内容がBに置き換えられています。 例えば、見出しのBOT位置がAになり、本文の中でELA関連位置もAに置き換えられる元の60、2、5などの数字の位置はBになる。
注意すべきことは、スクリーンショットの黄色のマークは主に置換位置を観察するのに役立ち、実際に効果を判断するには、文書の内容が目的のテキストになっているかどうかを基準にしなければならない。 この結果は、一括置換は1つの文書のみではなく、インポートリスト内の複数のWord文書に対して同じ検索置換ルールセットを統一的に実行できることを示しています。
操作手順1: Wordツールに入り、「置換機能の検索」を選択します
最初に開く HeSoft Doc Batch Tool 。 左側の機能分類で「Wordツール」を選択すると、メインインタフェースには、透かしの追加、空白の削除、フォーマットの変換、画像の置換など、Word文書に関連する一括処理機能が表示されます。 今回は、1つ目の機能「Wordのキーワードを検索して置き換える」を使用します。
ただし、本文の需要と完全に対応する。 この機能を選択する目的は、専用のロット交換プロセスに入ることであり、単一のword文書で手動で操作することではない。 機能に入ると、ソフトウェアはステップごとにユーザーを誘導してファイルのインポート、処理オプションの設定、保存位置の設定、処理を開始します。
操作手順2: 一括処理が必要なWordファイルを追加します
「Wordのキーワードを検索して置換」ページに入ると、画面上部に「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「クリア」「その他」などのボタンが表示されます。 処理するファイルが少ない場合は、「ファイルを追加」をクリックしますすべてのdocxドキュメントが同じフォルダに集中している場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用するのに適していますこれにより、複数のWordファイルを一度にインポートできます。
スクリーンショットにはすでに6つのレコードがインポートされています。名前はそれぞれ1.docxから6.docxで、パスはD:\ test \ ディレクトリにあり、拡張子はすべてdocxです。 リストには、作成時間、変更時間も表示され、下部に集計されたレコード数は6です。 このリストの役割は、今回処理するファイルの範囲をユーザーに確認させ、関連しないWordファイルをタスクに追加しないようにすることです。
ファイルを処理する必要がない場合は、対応する行の右側にある削除操作を使用して削除できますインポートが間違っている場合は、「クリア」を使用して再度選択できます。 リストに間違いがないことを確認したら、下部の「次へ」をクリックして、キーワードルール設定ページに入ります。
操作手順3: 式を使用してテキストをあいまいに検索することを選択します
「処理オプションの設定」ページでは、まず検索方法を選択する必要があります。 スクリーンショットには「テキストを正確に検索」と「式を使ってテキストをあいまいに検索」の2つのオプションがあります。 この例では、「式を使用してテキストをあいまいに検索」を選択します。
このオプションを選んだ理由は、私たちが探しているのは固定文字列ではなく、規則的な内容に合っているからです。 たとえば、BOTとELAは3つの大文字です60、2、5などはすべて数字です。 式を使ってテキストをあいまいに検索すると、正規表現やワイルドカード形式でこれらの規則を記述し、より柔軟なWord一括置換を実現できます。
もしあなたの任務が固定語「旧会社名」を「新会社名」に置き換えるだけであれば、正確な検索テキストを使うことができるただし、番号、日付、コード、英語大文字の略語、連続した数字などの規則的な内容を一括して置き換える場合は、式を使用してテキストをあいまいに検索することをお勧めします。
操作手順4: 検索するキーワード式のリストを入力します
ページの左側に「検索するキーワードのリスト」があります。 スクリーンショットから、例には2行のルールが入力されています。1行目は [A-Z]{3} 、2行目は \ dです。
[A-Z]{3} は、連続した3つの大文字のアルファベットにマッチするので、BOT、ELAなどのものにマッチできることを示しています。 \ Dは、1つまたは复数の数字がマッチすることを意味し、したがって、60、2、5などの数字の内容をマッチさせることができる。 この2つの公式によって、文書の多くの異なるが同じ法則を持つテキストをカバーすることができる。
規則を記入する時は注意してください。 わたし。 誤減少のために交換して、後で大量のファイルを使って処理します。
操作ステップ5: フォーク
ページの右側に「置換されたキーワードリスト」があります。 スクリーンショットの1行目にA、2行目にBを記入します。 つまり、左側の最初の行 [A-Z]{3} にマッチする内容はAに置き換えられます。左側の2行目 \ dにマッチする内容はBに置き換えられます。
ここで最も重要なのは行番号の対応関係である。 左側の1行目は右側の1行目に対応し、左側の2行目は右側の2行目に対応する。 置換内容を間違った行に書いてはいけません。そうしないと、「大文字が数字のプレースホルダに置き換えられた」または「数字がアルファベットのプレースホルダに置き換えられた」ということが起こります。
わたし。 つまり、マッチの内容を削除する効果が得られます。 この例はaとbに置き換えられています。このため、右側には両方の行に内容が記入されています。
操作手順6: 保存場所の設定を続け、処理を開始します
検索式と置換内容の設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。 インタフェースの上のフローに応じて、次のステップには「保存場所の設定」と「処理の開始」があります。 保存場所の設定は非常に重要なので、元のファイルを直接上書きしないことをお勧めします。処理したword文書を保存するための新しい出力ディレクトリを選択することをお勧めします。 これにより、ルールを発見して調整が必要であっても、元のファイルを保持して再処理することができます。
処理開始手順に入ったら、ソフトウェアフローに従ってタスクを実行すればよい。 処理が完了したら、出力ディレクトリのdocxファイルを開いて抽出し、タイトル、本文、リストなどの場所のキーワードがルールに置き換えられているかどうかを確認します。 処理ファイルの数が多い場合は、一般的なキーワードを含むドキュメントを優先的にチェックし、少量のランダムファイルをチェックできます。
よくある質問と注意事項
1.通常の検索ではなく、正規表現を使用するのはなぜですか?通常の検索置換は固定テキストに適しているが、正規表現は規則テキストに適しているからである。 例えば、すべての3桁の大文字、すべての数字、ある番号の書式など。 この記事の例では、BOTとELAは同じ言葉ではありませんが、 [A-Z]{3} で一致します。
2. docとdocxの両方をこのように扱うことはできますか?インタフェース機能名から見ると、他の面はwordファイルに向かって処理されます。 もしあなたのファイルにdoc或いは他のwordフォーマットが含まれているなら、まず少量のファイルでテストして、正常に導入と処理ができることを確認してから、大量に実行します。
3.間違った交換を避けるにはどうすればいいですか?式ファジー検索を使用する場合、ルール範囲が広いほど、誤一致リスクが高くなります。 たとえば、 \ dはページ番号、シリアル番号、日付の数字など、すべての数字と一致します。 クラス番号だけを置き換える場合は、式をより正確に作成し、まずサンプル文書で検証する必要があります。
4.内容を空にしたらどうなりますか?画面ヒント「入力しない場合は削除」。 そのため、右側の行に内容を記入しないと、対応するマッチが削除される可能性があります。 一括処理する前に必ず右側のリストをチェックして、記入漏れで重要な内容が削除されないようにしてください。
5.バッチ処理の前置きはバックアップが必要ですか?元のファイルを保持するか、保存場所を設定するときに新しいフォルダに出力することをお勧めします。 一括置換ルールが正しく設定されていないと、影響はドキュメントのバッチであるため、バックアップが必要になります。
まとめ: 公式ルールでWordの一括置換効率を高める
通過 HeSoft Doc Batch Tool の「Wordのキーワードを検索して置き換える」機能は、複数のdocxファイルの規則性の内容を一度に置き換えることができます。 Wordを一つずつ開いて手動で操作するよりも、この方式は数量が多く、ルールが統一され、再現性の高いオフィスタスクを処理するのに適している。
この記事では、 [A-Z]{3} と \ dの2つの式を使用して、3桁の大文字と数字をA、Bに置き換えます。 文書の内容に応じて、数式と置換テキストを調整して、一括脱感作、フィールドの統一、標準テンプレート、古い番号の整理を行うことができます。 正式に処理する前に少量のファイルテストを選択し、効果が間違いないことを確認してから一括して実行することをお勧めします。これにより、効率が向上し、誤操作リスクも軽減できます。