Dieser Artikel beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool , Suchen und Ersetzen Sie Schlüssel wörter stapel weise durch Platzhalter formeln für reguläre Ausdrücke in mehreren Word-und docx-Dateien. Im Beispiel werden die drei Großbuchstaben und der numerische Inhalt in mehreren Dokumenten durch bestimmte Zeichen ersetzt, die für die Verarbeitung von Verträgen, Kurs unterlagen, englischen Materialien, Berichts vorlagen und anderen Szenarien geeignet sind, die eine Stapel desensi bilisierung, einheitliche Benennung oder standard isierten Text erfordern. Die Artikel werden in der Reihenfolge der Screenshots beschrieben, um wichtige Schritte wie den Datei import zu erläutern, die Formel für die Fuzzy-Suche auszuwählen, die Such-und Ersetzung liste auszufüllen und die Verarbeitung fortzusetzen. Dies hilft Benutzern, die Zeit für das wiederholte Öffnen der manuellen Ersetzung von Word zu verkürzen.
Im täglichen Büro werden viele Menschen auf ähnliche Probleme stoßen: In einem Ordner befinden sich Dutzende oder sogar Hunderte von Word-Dokumenten, und jedes Dokument ist mit demselben Typ von Schlüssel wörtern, Nummern, englischen Abkürzungen oder digitalen Informationen übersät. Wenn Sie die Docx-Dateien einzeln öffnen und dann die mit Word gelieferte Such-und Ersetzung funktion verwenden, ist dies nicht nur zeit aufwändig, sondern es ist auch leicht, bestimmte Speicherorte zu übersehen. Insbesondere wenn der zu findende Inhalt kein festes Wort ist, sondern "eine Art Text, der einem bestimmten Gesetz entspricht", ist die normale Ersetzung nicht flexibel genug.
Das Kern problem, das in diesem Artikel gelöst werden soll, ist: Verwenden Sie die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke in Office-Software, um Schlüssel wörter in mehreren Word-Dateien stapel weise zu ersetzen. Im Beispiel wird verwendet HeSoft Doc Batch Tool Es ist als Software zur Stapel verarbeitung von Dokumenten für Büros zen arien positioniert. Der Hauptwert liegt in der Stapel verarbeitung von Dateien, der Reduzierung von Doppel arbeit und der Verbesserung der Verarbeitung effizienz. Mit der Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" können Sie den übereinstimmen den Inhalt in mehreren docx-Dokumenten gemäß den Regeln einheitlich ersetzen.
Anwendbare Szenarien: Welche Word-Batch-Ersetzung aufgaben eignen sich für reguläre Ausdrücke
Wenn Sie nur ein festes Wort von "Partei A" in "Kunde" ersetzen, kann auch die herkömmliche Suche und Ersetzung abgeschlossen werden. Wenn sich jedoch der Ziel inhalt ändert, z. B. unterschied liche englische Abkürzungen, unterschied liche Zahlen und unterschied liche Nummern längen, ist die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke besser geeignet. Es kann den Inhalt, der dem Gesetz entspricht, gleichzeitig abgleichen und ihn dann durch das angegebene Ergebnis ersetzen.
Zu den gängigen Anwendungs szenarien gehören: Ersetzen englischer Abkürzungen in Word-Dokumenten in Stapeln, Verarbeiten digitaler Nummern in Docx-und Doc-Dateien in Stapeln, Ersetzen sensibler Zahlen in Verträgen, Papieren und Berichten durch Platzhalter und Einheitliche Spezifikation des alten Codes in mehreren Vorlagen dokumenten, Alte Abkürzungen und alte Projekt nummern; ersetzen Sie eine bestimmte Art von Großbuchstaben durch ein neues Logo in englischen Materialien.
Aus dem Screenshot-Beispiel geht hervor, dass 6 Word-Dokumente mit den Dateinamen 1.docx bis 6.docx verarbeitet werden. Die Anzahl solcher Dateien ist nicht besonders groß, reicht jedoch aus, um die Bedeutung der Stapel verarbeitung wider zu spiegeln. Wenn jede Datei manuell nach zwei Arten von Inhalten sucht und diese dann einzeln speichert, gibt es viele wiederholte Schritte. Nach Verwendung des Batch-Tools müssen Sie nur einmal eine Regel festlegen, um mehrere Dateien kontinuierlich zu verarbeiten.
Effekt vorschau: Dezentrale Existenz von Schlüssel wörtern in mehreren Docx-Dateien vor der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung enthält der Ordner mehrere Word-Dokumente. Im Screenshot sehen Sie 6 Docx-Dateien, darunter 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx und 6.docx, die die Verarbeitung objekte dieses Batch-Ersatzes sind.
Nachdem Sie eines der Word-Dokumente geöffnet haben, sehen Sie, dass im Text eine Vielzahl von Inhalten verarbeitet werden muss. Zum Beispiel "BOT" im Titel, "ELA" im Text und "60 Stunden" und andere digitale Inhalte. Der rote Pfeil im Screenshot markiert die typische Position: Eine ist eine englische Abkürzung in Großbuchstaben, die andere eine Zahl. In der tatsächlichen Arbeit können diese Inhalte an verschiedenen Stellen wie Titel, Text, Liste, Absatz beschreibung usw. verteilt werden, und die manuelle Suche kann leicht übersehen werden.
In diesem Beispiel wird nicht nur ein festes Wort ersetzt, sondern zwei Arten von Text werden mit zwei Regeln behandelt: Die erste Kategorie sind drei aufeinander folgende Großbuchstaben wie BOT und ELA, die zweite Kategorie sind Zahlen wie 60, 2, 5 Warten. Solche Substitution sanford rungen eignen sich sehr gut für die Verwendung von Formeln für reguläre Ausdrücke.
Effekt vorschau: Nach der Verarbeitung werden Schlüssel wörter gemäß der Formel regel stapel weise ersetzt
Öffnen Sie nach Abschluss der Stapel verarbeitung das Dokument, um es anzuzeigen. Sie können feststellen, dass der Inhalt, der ursprünglich den Regeln entsprach, zum angegebenen neuen Inhalt geworden ist. Im Screenshot werden die ursprünglichen drei Großbuchstaben durch A und der numerische Inhalt durch B ersetzt. Beispiels weise wird die BOT-Position im Titel zu A, und die ELA-bezogene Position im Text wird ebenfalls durch A ersetzt, die ursprüngliche Ziffern position wie 60, 2 und 5 wird zu B.
Es ist zu beachten, dass die gelbe Markierung im Screenshot haupt sächlich zur Beobachtung der Ersatz position verwendet wird. Bei der tatsächlichen Beurteilung des Effekts sollte davon ausgegangen werden, ob der Inhalt des Dokuments zum Zieltext geworden ist. Dieses Ergebnis zeigt, dass die Batch-Ersetzung nicht nur für ein einzelnes Dokument wirksam wird, sondern dass derselbe Satz von Such-und Ersetzung regeln für mehrere Word-Dateien in der Import liste einheitlich ausgeführt werden kann.
Schritt 1: Geben Sie das Word-Tool ein und wählen Sie die Such ersatz funktion
Öffnen Sie zuerst HeSoft Doc Batch Tool . Wählen Sie in der linken Funktions klassifizierung "Word-Tool", z. B. Wasser zeichen hinzufügen, Leerzeichen löschen, Konvertierungs formate konvertieren, Bilder ersetzen usw. Was ich dieses Mal verwenden möchte, ist die erste Funktion: "Suchen und ersetzen Sie Schlüssel zeichen in Word".
Die Funktions beschreibung dient dazu, Schlüssel wörter im Inhalt der Word-Datei in Stapeln zu finden und zu ersetzen, was genau den Anforderungen dieses Artikels entspricht. Der Zweck der Auswahl dieser Funktion besteht darin, einen speziellen Batch-Ersetzung prozess einzugeben, anstatt manuell in einem einzelnen Word-Dokument zu arbeiten. Nach dem Aufrufen der Funktion führt die Software den Benutzer durch die Schritte zum Importieren von Dateien, zum Festlegen von Verarbeitung optionen, zum Festlegen des Speicherorts und zum Starten der Verarbeitung.
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die in großen Mengen verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Seite "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" sehen Sie oben auf der Benutzer oberfläche Schaltflächen wie "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordnern importieren", "Leeren" und "Mehr". Wenn Sie weniger Dateien verarbeiten möchten, können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken. Wenn sich alle Docx-Dokumente im selben Ordner befinden, ist es besser, "Dateien aus Ordnern importieren" zu verwenden, mit denen Sie mehrere Word-Dateien gleichzeitig importieren können.
6 Datensätze wurden in den Screenshot importiert, die Namen sind 1.docx bis 6.docx, der Pfad befindet sich im Verzeichnis D:\ test \ und die Erweiterungen sind alle docx. Die Liste zeigt auch die Erstellung szeit, die Änderungs zeit und die Anzahl der Datensätze unten auf 6. Die Funktion dieser Liste besteht darin, Benutzern zu ermöglichen, den Umfang der zu verarbeiten den Dateien zu bestätigen und zu vermeiden, dass nicht verwandte Word-Dateien zur Aufgabe hinzugefügt werden.
Wenn Sie feststellen, dass eine Datei nicht verarbeitet werden muss, können Sie sie mit dem Lösch vorgang auf der rechten Seite der entsprechenden Zeile entfernen. Wenn der gesamte Stapel von Dateien falsch importiert wird, können Sie ihn mit "Löschen" erneut auswählen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Liste korrekt ist, klicken Sie unten auf "Weiter", um die Seite mit den Einstellungen der Keyword-Regeln aufzurufen.
Schritt 3: Wählen Sie aus, um den Text mithilfe der Formel unschärfe zu finden
Auf der Seite "Optionen festlegen" müssen Sie zunächst die Such methode auswählen. . .
Der Grund für die Wahl dieser Option ist: Was wir suchen, ist keine feste Zeichenfolge, sondern eine Art Inhalt, der dem Gesetz entspricht. Zum Beispiel sind BOT und ELA alle 3 Großbuchstaben; 60, 2, 5 usw. sind alle Zahlen. Nachdem Sie den Text mithilfe der Formel unschärfe gefunden haben, können Sie diese Gesetze durch reguläre Ausdrücke oder Platzhalter beschreiben, um eine flexiblere Word-Batch-Substitution zu erreichen.
Wenn Ihre Aufgabe nur darin besteht, das feste Wort "alter Firmenname" durch "neuer Firmenname" zu ersetzen, können Sie den Text genau suchen. Wenn Sie jedoch regelmäßige Inhalte wie Nummer, Datum, Code, englische Großbuchstaben und fortlaufende Zahlen stapel weise ersetzen möchten, wird dies empfohlen Verwenden Sie Formeln fuzzy, um Text zu finden.
Schritt 4: Füllen Sie die Liste der zu finden den Schlüssel wort formeln aus
Links auf der Seite befindet sich die Liste der zu suchen den Schlüssel wörter. Aus dem Screenshot geht hervor, dass das Beispiel zwei Regel zeilen enthält: Die erste Zeile ist [A-Z]{3} und die zweite Zeile ist \ d.
[A-Z]{3} bedeutet, dass es 3 aufeinander folgende englische Großbuchstaben entspricht, sodass es mit BOT, ELA und anderen Inhalten übereinstimmen kann. \ D bedeutet, dass eine oder mehrere Zahlen übereinstimmen, sodass digitale Inhalte wie 60, 2, 5 usw. Mit diesen beiden Formeln können Sie verschiedene Texte mit denselben Gesetzen im Dokument überschreiben.
Beachten Sie beim Ausfüllen der Regeln, dass jede Zeile einer Such regel entspricht. Die Software folgt den Regeln in der Liste, um Übereinstimmungen im Inhalt des Word-Dokuments zu finden. Um fehlerhafte Ersetzungen zu reduzieren, wird empfohlen, zunächst zu überprüfen, ob die Formel den Erwartungen in einer kleinen Anzahl von Beispiel dokumenten entspricht, und sie dann für eine große Anzahl von Datei stapel zu verwenden.
Schritt 5: Füllen Sie die ersetzte Schlüssel wort liste aus und halten Sie die Zeilennummer entsprechend
Auf der rechten Seite befindet sich "Liste der ersetzten Schlüssel wörter". Füllen Sie A in der ersten Zeile des Screenshots und B in der zweiten Zeile aus. Dies bedeutet, dass der Inhalt, der mit der ersten Zeile [A-Z]{3} auf der linken Seite überein stimmt, durch A ersetzt wird und der Inhalt, der mit der zweiten Zeile \ d auf der linken Seite überein stimmt, durch B ersetzt wird.
Das Wichtigste hier ist die Zeilennummern korrespondenz. Die erste Zeile auf der linken Seite entspricht der ersten Zeile auf der rechten Seite, und die zweite Zeile auf der linken Seite entspricht der zweiten Zeile auf der rechten Seite. Schreiben Sie nicht die falsche Zeile für den Ersatz inhalt, da sonst "Großbuchstaben durch numerische Platzhalter ersetzt werden" oder "Zahlen durch Buchstaben Platzhalter ersetzt werden" auftreten können.
Neben dem Titel auf der rechten Seite des Screenshots wird außerdem die Meldung "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" angezeigt. Mit anderen Worten, wenn der Ersatz inhalt, der einer Such regel entspricht, leer ist, kann der Effekt des Löschens des passenden Inhalts erzielt werden. Das Beispiel in diesem Artikel wird durch A und B ersetzt, sodass beide Zeilen rechts ausgefüllt sind.
Schritt 6: Setzen Sie den Speicherort fort und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Klicken Sie nach Abschluss der Suche nach der Formel und dem Austausch der Inhalts erstellung auf den unteren Teil der Seite "Nächster Schritt". Entsprechend dem Prozess über der Grenze,. Die Konfiguration der Aufbewahrung stelle ist sehr wichtig. Es wird empfohlen, die Original datei nicht direkt zu überarbeiten. Es ist am besten, ein neues Ausgabe verzeichnis auszuwählen und es für die Aufbewahrung des Word-Dokuments zu verwenden. Selbst wenn die Regeln angepasst werden müssen, kann die Original datei für die Neu verarbeitung beibehalten werden.
Führen Sie nach dem Aufrufen des Verarbeitung schritts die Aufgabe gemäß dem Software prozess aus. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die docx-Datei im Ausgabe verzeichnis, um eine stichproben artige Überprüfung durch zuführen, und bestätigen Sie, ob die Schlüssel wörter in Titel, Text, Liste und anderen Positionen gemäß den Regeln ersetzt wurden. Wenn Sie eine große Anzahl von Dateien verarbeiten, können Sie zuerst Dokumente mit typischen Schlüssel wörtern und dann eine kleine Anzahl zufälliger Dateien überprüfen.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Warum sollten reguläre Ausdrücke anstelle gewöhnlicher Suche und Substitution verwendet werden?Weil normale Such substitutionen für festen Text geeignet sind, während reguläre Ausdrücke für regulären Text geeignet sind. Zum Beispiel alle drei Großbuchstaben, alle Zahlen, ein bestimmtes Nummerierung format usw. In diesem Beispiel sind BOT und ELA nicht dasselbe Wort, aber beide können mit [A-Z]{3} übereinstimmen.
2. Können sowohl doc als auch docx so behandelt werden?Aus dem Namen der Schnitts telle funktion geht hervor, dass sie auf die Word-Datei verarbeitung ausgerichtet ist. Die Erweiterung im Screenshot-Beispiel ist docx. Wenn Ihre Datei das doc-oder andere Word-Format enthält, wird empfohlen, sie mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen, um sicher zustellen, dass sie normal importiert und verarbeitet werden kann, und dann stapel weise auszuführen.
3. Wie ver meide ich einen falschen Ersatz?Wenn Sie die Formel verwenden, um die Unschärfe zu überprüfen und zu finden, ist das Risiko einer Fehl abgleich umso höher, je breiter die Regeln sind. Zum Beispiel passt \ d alle Zahlen, die Schließ nummer, die Seriennummer, die Zahlen während des Zeitraums usw. an. Wenn Sie nur eine bestimmte Art von Nummer ersetzen möchten, sollten Sie die Formel genauer schreiben und sie in der Muster datei überprüfen.
4. Was ist mit dem Austausch von Inhalten?Die Benutzer oberfläche fordert "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" auf. Wenn also eine Zeile auf der rechten Seite den Inhalt nicht ausfüllt, kann die entsprechende Übereinstimmung gelöscht werden. Überprüfen Sie die Liste auf der rechten Seite vor der Stapel verarbeitung, um zu vermeiden, dass wichtige Inhalte aufgrund fehlender Füllungen gelöscht werden.
5. Benötigen Sie eine Sicherung vor der Stapel verarbeitung?Es wird empfohlen, die Original datei beizu behalten oder in einen neuen Ordner auszugeben, wenn Sie den Speicherort festlegen. Wenn die Regeln nicht ordnungs gemäß festgelegt sind, wirkt sich dies auf einen Stapel von Dokumenten aus. Daher ist eine Sicherung sehr wichtig.
Zusammenfassung: Verbessern Sie die Effizienz des Word-Batch-Ersatzes mit Formel regeln
Durch HeSoft Doc Batch Tool Mit der Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" können Sie den regulären Inhalt in mehreren Docx-Dateien gleichzeitig ersetzen. Im Vergleich zum manuellen Öffnen von Word nacheinander eignet sich diese Methode besser für die Bearbeitung von Office-Aufgaben mit einer großen Anzahl, einheitlichen Regeln und einer starken Wiederholung.
In diesem Artikel werden beispiels weise die Formeln [A-Z]{3} und \ d verwendet, um die drei Großbuchstaben und Ziffern durch A und B zu ersetzen. Sie können die Formel anpassen und den Text entsprechend dem Inhalt Ihres Dokuments ersetzen, um ihn für Stapel desensi bilisierung, einheitliche Felder, Spezifikation vorlagen oder Bereinigung alter Nummern zu verwenden. Es wird empfohlen, vor der formalen Verarbeitung eine kleine Anzahl von Datei tests auszuwählen und sie dann in Chargen auszuführen, nachdem bestätigt wurde, dass der Effekt korrekt ist. Dies kann nicht nur die Effizienz verbessern, sondern auch das Risiko von Fehl bedienungen verringern.