In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool in mehreren Word- und docx-Dateien mithilfe von Platzhalterformeln für reguläre Ausdrücke Schlüsselwörter suchen und ersetzen können. Im Beispiel werden dreistellige Großbuchstaben- und Zahleninhalte in mehreren Dokumenten durch bestimmte Zeichen ersetzt – geeignet für Szenarien, in denen Verträge, Kursunterlagen, englischsprachige Materialien, Berichtsvorlagen usw. batchweise anonymisiert, einheitlich benannt oder textlich standardisiert werden müssen. Der Artikel erläutert anhand von Screenshots die wichtigsten Schritte wie Dateiimport, Auswahl der Formel für unscharfe Suche, Ausfüllen der Such- und Ersetzungsliste sowie die weitere Bearbeitung und hilft Benutzern, Zeit beim wiederholten manuellen Ersetzen in Word zu sparen.
Im Büroalltag stehen viele vor einem ähnlichen Problem: Ein Ordner enthält Dutzende oder sogar Hunderte von Word-Dokumenten, in denen verstreut dieselbe Art von Schlüsselwörtern, Nummern, englischen Abkürzungen oder numerischen Informationen vorkommt. Wenn man die docx-Dateien einzeln öffnet und die integrierte Suchen-und-Ersetzen-Funktion von Word verwendet, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern man übersieht auch leicht bestimmte Stellen. Besonders wenn der gesuchte Inhalt kein fester Begriff ist, sondern eine „Textart, die einem bestimmten Muster entspricht“, ist das normale Ersetzen nicht flexibel genug.
Das Kernproblem, das dieser Artikel löst, ist: Wie man mit den Wildcard-Formeln für reguläre Ausdrücke in Bürosoftware Schlüsselwörter in mehreren Word-Dateien stapelweise ersetzt. Im Beispiel wird HeSoft Doc Batch Tool verwendet. Es positioniert sich als Software zur Stapelverarbeitung von Dokumenten für Büroszenarien, wobei der Hauptwert in der Stapelverarbeitung von Dateien, der Reduzierung von Routineaufgaben und der Steigerung der Verarbeitungseffizienz liegt. Mit der Funktion „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Word“ können übereinstimmende Inhalte in mehreren docx-Dokumenten nach Regeln einheitlich ersetzt werden.
Anwendungsszenarien: Für welche Word-Stapelersetzungsaufgaben eignen sich reguläre Ausdrücke?
Wenn Sie nur ein festes Wort von „Firma A“ in „Kunde“ ändern, kann das traditionelle Suchen und Ersetzen dies ebenfalls. Wenn der Zielinhalt jedoch variiert, z. B. unterschiedliche englische Abkürzungen, unterschiedliche Nummern oder unterschiedliche Nummernlängen, sind Wildcard-Formeln für reguläre Ausdrücke besser geeignet. Sie können Inhalte, die einem Muster entsprechen, auf einmal abgleichen und dann einheitlich durch ein angegebenes Ergebnis ersetzen.
Häufige Anwendungsszenarien sind: Stapelweises Ersetzen von englischen Abkürzungen in Word-Dokumenten; Stapelverarbeitung von numerischen Nummern in docx- und doc-Dateien; Einheitliches Ersetzen von sensiblen Zahlen in Verträgen, Abschlussarbeiten und Berichten durch Platzhalter; Vereinheitlichung alter Codes, alter Abkürzungen und alter Projektnummern in mehreren Vorlagendokumenten; Ersetzen einer bestimmten Art von Großbuchstaben-Abkürzungen durch neue Kennungen in englischsprachigem Material.
Wie aus dem Screenshot-Beispiel hervorgeht, handelt es sich um 6 zu verarbeitende Word-Dokumente mit den Dateinamen 1.docx bis 6.docx. Diese Dateianzahl ist nicht besonders groß, verdeutlicht aber bereits den Sinn der Stapelverarbeitung. Wenn man in jeder Datei manuell zwei Arten von Inhalten suchen und dann einzeln speichern müsste, gäbe es sehr viele sich wiederholende Schritte; mit einem Stapelverarbeitungstool muss man die Regeln nur einmal festlegen und kann dann mehrere Dateien nacheinander verarbeiten.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung sind die Schlüsselwörter in mehreren docx-Dateien verstreut vorhanden
Vor der Verarbeitung enthält der Ordner mehrere Word-Dokumente. Im Screenshot sind die 6 docx-Dateien 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx zu sehen, die die Verarbeitungsobjekte für diese Stapelersetzung darstellen.
Nach dem Öffnen eines der Word-Dokumente sieht man, dass der Textkörper verschiedene zu verarbeitende Inhalte enthält. Zum Beispiel „BOT“ im Titel, „ELA“ im Textkörper und numerische Inhalte wie „60 hours“. Die roten Pfeile im Screenshot kennzeichnen typische Stellen: eine ist eine englische Großbuchstabenabkürzung, die andere eine Zahl. In der Praxis können diese Inhalte über verschiedene Stellen wie Titel, Textkörper, Listen, Absatzerklärungen usw. verteilt sein, sodass sie bei manueller Suche leicht übersehen werden.
In diesem Beispiel wird nicht nur ein einzelnes festes Wort ersetzt, sondern es werden zwei Regeln verwendet, um zwei Textarten zu verarbeiten: Die erste Art sind Folgen von 3 aufeinanderfolgenden Großbuchstaben, wie BOT, ELA; die zweite Art sind Zahlen, wie 60, 2, 5 usw. Eine solche Ersetzungsanforderung eignet sich hervorragend für die Erledigung mit Formeln für reguläre Ausdrücke.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung werden Schlüsselwörter gemäß den Formelregeln stapelweise ersetzt
Nach Abschluss der Stapelverarbeitung und erneutem Öffnen des Dokuments sieht man, dass die zuvor dem Muster entsprechenden Inhalte zu den angegebenen neuen Inhalten geworden sind. Im Screenshot wurden die ursprünglichen dreistelligen Großbuchstaben durch A und die numerischen Inhalte durch B ersetzt. So wurde beispielsweise die Stelle von BOT im Titel zu A, und auch die entsprechenden Stellen von ELA im Textkörper wurden durch A ersetzt; die ursprünglichen Zahlstellen wie 60, 2, 5 wurden zu B.
Es ist zu beachten, dass die gelben Markierungen im Screenshot hauptsächlich dazu dienen, die Ersetzungspositionen zu erkennen. Bei der tatsächlichen Beurteilung des Ergebnisses sollte entscheidend sein, ob der Dokumentinhalt zum Zieltext geworden ist. Dieses Ergebnis zeigt, dass die Stapelersetzung nicht nur auf ein einzelnes Dokument wirkt, sondern dieselben Suchen-und-Ersetzen-Regeln einheitlich auf mehrere Word-Dateien in der Importliste angewendet werden können.
Schritt 1: Zum Word-Tool gehen und die Suchen-und-Ersetzen-Funktion auswählen
Öffnen Sie zunächst HeSoft Doc Batch Tool . Wählen Sie in der linken Funktionsklassifizierung „Word-Tool“ aus. Die Hauptoberfläche zeigt Funktionen zur Stapelverarbeitung im Zusammenhang mit Word-Dokumenten an, z. B. Wasserzeichen hinzufügen, Leerzeichen löschen, Format konvertieren, Bilder ersetzen usw. Die diesmal zu verwendende Funktion ist die erste: „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Word“.
Die Funktionsbeschreibung lautet: Stapelweises Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern im Inhalt von Word-Dateien, was vollständig der Anforderung dieses Artikels entspricht. Der Zweck der Auswahl dieser Funktion ist der Einstieg in einen speziellen Stapelersetzungsprozess, anstatt manuell in einem einzelnen Word-Dokument zu arbeiten. Nach dem Aufrufen der Funktion führt die Software den Benutzer Schritt für Schritt durch den Import von Dateien, die Einstellung der Verarbeitungsoptionen, die Festlegung des Speicherorts und den Start der Verarbeitung.
Schritt 2: Die zu verarbeitenden Word-Dateien stapelweise hinzufügen
Nach dem Aufrufen der Seite „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Word“ sehen Sie oben auf der Benutzeroberfläche Schaltflächen wie „Dateien hinzufügen“, „Dateien aus Ordner importieren“, „Leeren“ und „Mehr“. Wenn nur wenige Dateien zu verarbeiten sind, klicken Sie auf „Dateien hinzufügen“. Befinden sich alle docx-Dokumente im selben Ordner, ist es praktischer, „Dateien aus Ordner importieren“ zu verwenden, da so mehrere Word-Dateien auf einmal importiert werden können.
Im Screenshot wurden bereits 6 Datensätze mit den Namen 1.docx bis 6.docx importiert, die sich im Verzeichnis D:\test\ befinden und alle die Erweiterung docx haben. Die Liste zeigt außerdem Erstellungszeit und Änderungszeit an und fasst unten die Datensatzanzahl mit 6 zusammen. Der Zweck dieser Liste ist es, dem Benutzer zu ermöglichen, den Umfang der diesmal zu verarbeitenden Dateien zu bestätigen und zu vermeiden, dass nicht zugehörige Word-Dateien in die Aufgabe aufgenommen werden.
Sollte eine bestimmte Datei nicht verarbeitet werden müssen, kann sie über die entsprechende Löschaktion auf der rechten Seite ihrer Zeile entfernt werden. Wurde der gesamte Dateistapel falsch importiert, kann über „Leeren“ eine neue Auswahl getroffen werden. Klicken Sie nach Bestätigung der Liste auf „Nächster Schritt“, um zur Seite zum Festlegen der Schlüsselwortregeln zu gelangen.
Schritt 3: Die Option zum unscharfen Suchen von Text mittels Formel auswählen
Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ muss zunächst die Suchmethode ausgewählt werden. Im Screenshot sind die Optionen „Text exakt suchen“ und „Text unscharf mittels Formel suchen“ zu sehen. In diesem Beispiel wurde „Text unscharf mittels Formel suchen“ gewählt.
Der Grund für die Wahl dieser Option ist: Wir suchen nicht nach einer festen Zeichenkette, sondern nach einer Art von Inhalt, die einem Muster entspricht. Beispielsweise sind sowohl BOT als auch ELA 3 Großbuchstaben; 60, 2, 5 usw. sind alles Ziffern. Wenn Sie die unscharfe Textsuche mit Formeln verwenden, können Sie diese Muster durch reguläre Ausdrücke oder Wildcards beschreiben und so eine flexiblere Stapelersetzung in Word ermöglichen.
Wenn Ihre Aufgabe nur darin besteht, das feste Wort „alter Firmenname“ durch „neuer Firmenname“ zu ersetzen, können Sie die exakte Textsuche verwenden. Wenn Sie jedoch regelmäßige Inhalte wie Nummern, Daten, Codes, englische Großbuchstabenabkürzungen oder fortlaufende Ziffern stapelweise ersetzen möchten, empfiehlt sich die unscharfe Formelsuche.
Schritt 4: Die Liste der zu suchenden Schlüsselwortformeln ausfüllen
Auf der linken Seite der Seite befindet sich die Liste der zu suchenden Schlüsselwörter. Wie der Screenshot zeigt, wurden im Beispiel zwei Regelzeilen eingetragen: Die erste Zeile ist [A-Z]{3}, die zweite Zeile ist \d+.
[A-Z]{3} steht für die Übereinstimmung mit 3 aufeinanderfolgenden englischen Großbuchstaben und kann daher Inhalte wie BOT, ELA abgleichen. \d+ steht für die Übereinstimmung mit einer oder mehreren Ziffern und kann daher numerische Inhalte wie 60, 2, 5 abgleichen. Mit diesen beiden Formeln können mehrere verschiedene, aber gleichartige Textstellen im Dokument abgedeckt werden.
Beim Ausfüllen der Regeln ist zu beachten, dass jede Zeile einer Suchregel entspricht. Die Software durchsucht den Inhalt der Word-Dokumente gemäß den Regeln in der Liste nach Übereinstimmungen. Um Fehlersetzungen zu reduzieren, wird empfohlen, die Formeln zunächst an einer kleinen Anzahl von Beispieldokumenten zu validieren, bevor sie für die Stapelverarbeitung einer großen Anzahl von Dateien verwendet werden.
Schritt 5: Die Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter ausfüllen und die Zeilenzuordnung beibehalten
Auf der rechten Seite der Seite befindet sich die Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter. Im Screenshot wurde in der ersten Zeile A und in der zweiten Zeile B eingetragen. Dies bedeutet, dass der von [A-Z]{3} in der linken ersten Zeile gefundene Inhalt durch A ersetzt wird; der von \d+ in der linken zweiten Zeile gefundene Inhalt wird durch B ersetzt.
Das Wichtigste hierbei ist die Zeilenzuordnung. Die 1. Zeile links entspricht der 1. Zeile rechts, die 2. Zeile links der 2. Zeile rechts. Achten Sie darauf, die Ersetzungsinhalte nicht in der falschen Zeile einzutragen, da sonst möglicherweise „Großbuchstaben durch numerische Platzhalter“ oder „Ziffern durch alphabetische Platzhalter“ ersetzt werden.
Neben dem Titel auf der rechten Seite des Screenshots steht zudem der Hinweis „Nicht ausfüllen bedeutet löschen“. Das bedeutet: Wenn der Ersetzungsinhalt für eine bestimmte Suchregel leer bleibt, kann dies die Löschung des gefundenen Inhalts bewirken. Im vorliegenden Artikel wird durch A und B ersetzt, daher wurden in beiden rechten Zeilen Inhalte eingetragen.
Schritt 6: Weiter zum Festlegen des Speicherorts und Starten der Verarbeitung
Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungen für Suchformel und Ersetzungsinhalt auf „Nächster Schritt“ am unteren Seitenrand. Gemäß der Prozessanzeige oben umfassen die nachfolgenden Schritte „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Die Festlegung des Speicherorts ist entscheidend. Es wird empfohlen, die Originaldatei nicht direkt zu überschreiben, sondern am besten ein neues Ausgabeverzeichnis zu wählen, in dem die verarbeiteten Word-Dokumente gespeichert werden. So behalten Sie, selbst wenn die Regeln angepasst werden müssen, die Originaldateien für eine erneute Verarbeitung.
Fahren Sie nach dem Schritt „Verarbeitung starten“ gemäß dem Softwareprozess mit der Aufgabenausführung fort. Überprüfen Sie nach Abschluss stichprobenartig die docx-Dateien im Ausgabeverzeichnis und bestätigen Sie, ob die Schlüsselwörter an Stellen wie Titel, Textkörper und Listen gemäß den Regeln ersetzt wurden. Bei einer großen Anzahl verarbeiteter Dateien können Sie zuerst die Dokumente mit typischen Schlüsselwörtern prüfen und dann einige zufällige Dateien kontrollieren.
Häufig gestellte Fragen und Hinweise
1. Warum reguläre Ausdrücke verwenden und nicht normales Suchen und Ersetzen? Weil normales Suchen und Ersetzen für feste Texte geeignet ist, reguläre Ausdrücke jedoch für gemusterte Texte. Zum Beispiel alle dreistelligen Großbuchstaben, alle Ziffern, ein bestimmtes Nummernformat usw. Im Beispiel dieses Artikels sind BOT und ELA nicht dasselbe Wort, können aber beide von [A-Z]{3} abgeglichen werden.
2. Können doc und docx auf diese Weise verarbeitet werden? Dem Namen der Oberflächenfunktion nach zu urteilen, ist sie auf die Verarbeitung von Word-Dateien ausgerichtet; die Erweiterung im Screenshot-Beispiel ist docx. Wenn Ihre Dateien doc oder andere Word-Formate enthalten, wird empfohlen, zuerst mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen, ob der Import und die Verarbeitung normal funktionieren, bevor Sie die Stapelverarbeitung durchführen.
3. Wie vermeidet man Fehlersetzungen? Wenn Sie die unscharfe Formelsuche verwenden, gilt: Je breiter der Regelbereich, desto höher das Risiko von Fehlübereinstimmungen. Beispielsweise würde \d+ alle Ziffern abgleichen, einschließlich Seitenzahlen, laufenden Nummern, Ziffern in Datumsangaben usw. Wenn Sie nur eine bestimmte Art von Nummer ersetzen möchten, sollten Sie die Formel präziser formulieren und sie zuerst in einem Beispieldokument validieren.
4. Was passiert, wenn der Ersetzungsinhalt leer ist? Die Benutzeroberfläche weist darauf hin: „Nicht ausfüllen bedeutet löschen“. Wenn daher eine Zeile auf der rechten Seite nicht ausgefüllt wird, wird die entsprechende Übereinstimmung möglicherweise gelöscht. Überprüfen Sie vor der Stapelverarbeitung unbedingt die rechte Liste, um zu vermeiden, dass wichtige Inhalte durch versehentliches Nichtausfüllen gelöscht werden.
5. Ist vor der Stapelverarbeitung eine Sicherung erforderlich? Es wird empfohlen, die Originaldateien aufzubewahren oder bei der Festlegung des Speicherorts die Ausgabe in einen neuen Ordner zu wählen. Wenn die Ersetzungsregeln einmal falsch eingestellt sind, wirkt sich die Stapelersetzung auf eine Reihe von Dokumenten aus, daher ist eine Sicherung absolut notwendig.
Zusammenfassung: Steigerung der Effizienz der Word-Stapelersetzung mit Formelregeln
Mit der Funktion „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Word“ von HeSoft Doc Batch Tool können regelmäßige Inhalte in mehreren docx-Dateien auf einmal ersetzt werden. Im Vergleich zum manuellen, einzelnen Öffnen von Word ist diese Methode besser für Büroaufgaben geeignet, die viele Dateien, einheitliche Regeln und hohen Wiederholungscharakter aufweisen.
Das Beispiel in diesem Artikel verwendet die zwei Formeln [A-Z]{3} und \d+, um dreistellige Großbuchstaben und Ziffern durch A bzw. B zu ersetzen. Sie können die Formeln und den Ersetzungstext je nach Ihrem Dokumentinhalt anpassen, um sie für die stapelweise Anonymisierung, die Vereinheitlichung von Feldern, die Standardisierung von Vorlagen oder die Bereinigung alter Nummern zu verwenden. Es wird empfohlen, vor der offiziellen Verarbeitung zuerst eine kleine Anzahl von Dateien zu testen und die Richtigkeit der Ergebnisse zu bestätigen, bevor Sie die Stapelverarbeitung durchführen. Dies steigert die Effizienz und verringert das Risiko von Fehlbedienungen.