Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans plusieurs fichiers Word et docx via la formule de caractère générique d'expressions régulières. Dans l'exemple, remplacez le contenu à trois lettres majuscules et numériques dans plusieurs documents par des caractères spécifiés, ce qui convient au traitement de contrats, de didacticiels, de données en anglais, de modèles de rapport et d'autres scènes qui nécessitent une désensibilisation par lots, une dénomination unifiée ou un texte canonique. L'article décrit les étapes clés de l'importation de fichiers dans l'ordre des captures d'écran, sélectionne la recherche floue de formule, remplit la liste de recherche et de remplacement et continue le traitement pour aider les utilisateurs à réduire le temps nécessaire pour ouvrir et remplacer manuellement Word à plusieurs reprises.
Dans le bureau quotidien, de nombreuses personnes rencontreront des problèmes similaires: il y a des dizaines, voire des centaines de documents Word dans un dossier, et chaque document est parsemé du même type de mots-clés, de numéros, d'abréviations ou d'informations numériques. Si vous ouvrez les fichiers docx un par un et utilisez la fonction de recherche et de remplacement de Word, cela prendra non seulement du temps, mais il est également facile de rater certains emplacements. Surtout lorsque le contenu à rechercher n'est pas un mot fixe, mais un «type de texte conforme à une certaine loi», la substitution ordinaire ne semble pas assez flexible.
Le problème central à résoudre dans cet article est le suivant: Comment remplacer par lots les mots clés dans plusieurs fichiers Word à l'aide de formules de caractères génériques d'expressions régulières dans les logiciels de bureau. Dans l'exemple, ce qui est utilisé est HeSoft Doc Batch Tool , Son positionnement est un logiciel de traitement par lots de documents pour les scènes de bureau. La valeur clé est le traitement par lots de fichiers, la réduction du travail répété et l'amélioration de l'efficacité du traitement. Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", vous pouvez remplacer uniformément le contenu correspondant dans plusieurs documents docx par des règles.
Scènes applicables: quelles tâches de remplacement par lots Word conviennent aux expressions régulières
Si vous remplacez simplement un mot fixe de «partie A» à «client», la recherche et la substitution traditionnelles peuvent également être complétées. Mais lorsqu'il y a des changements dans le contenu cible, tels que des abréviations anglaises différentes, des nombres différents et des longueurs de numérotation différentes, la formule de caractère générique de l'expression régulière est plus appropriée. Il peut faire correspondre le contenu conforme à la loi à la fois, puis le remplacer par le résultat spécifié.
Les scénarios d'application courants comprennent: le remplacement par lots des abréviations anglaises dans les documents Word; le traitement par lots des numéros numériques dans les fichiers docx et doc; le remplacement unifié des chiffres sensibles dans les contrats, les articles et les rapports par des espaces réservés; le remplacement de l'ancien code dans plusieurs modèles de documents, l'ancien abréviation et l'ancien numéro de projet sont unifiés; remplacez un certain type d'abréviations majuscules par un nouveau logo dans les données anglaises.
À partir de l'exemple de capture d'écran, il y a 6 documents Word en attente avec des noms de fichiers 1.docx à 6.docx. Le nombre de ces documents n'est pas particulièrement important, mais il suffit de refléter la signification du traitement par lots. Si chaque fichier recherche manuellement deux types de contenu, puis l'enregistre un par un, il y aura beaucoup d'étapes répétées; après avoir utilisé l'outil de traitement par lots, il suffit de définir une règle pour traiter plusieurs fichiers en continu.
Aperçu des effets: traitement de l'existence de mots clés dispersés dans plusieurs fichiers docx précédents
Avant le traitement, le dossier contient plusieurs documents Word. Dans la capture d'écran, vous pouvez voir un total de 6 fichiers docx 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx et 6.docx, qui sont les objets de traitement de ce remplacement par lots.
Après avoir ouvert l'un des documents Word, vous pouvez voir qu'il existe plusieurs éléments à traiter dans le corps. Par exemple, "BOT" dans le titer, "ELA" dans le texte principal et "60 hours" et autres contenus numériques. La flèche rouge dans la capture d'écran indique la position typique: l'une est l'abréviation en majuscule et l'autre est un nombre. Dans le travail réel, ces contenus peuvent être distribués à différents endroits tels que le titer, le corps, la liste, la description de paragraphe, etc., et il est facile de les trouver manuellement.
Cet exemple ne remplace pas seulement un mot fixe, mais utilise deux règles pour traiter deux types de texte séparément: le premier type est trois lettres majuscules consécutives, telles que BOT et ELA; le second type est des nombres, tels que 60, 2, 5 et ainsi de suite. Un tel besoin de remplacement est très approprié pour compléter avec des formules d'expression régulières.
Aperçu des effets: les mots clés après le traitement sont remplacés par lots par des règles de formule
Une fois le traitement par lots terminé, ouvrez la visualisation du document et vous pouvez voir que le contenu original conforme aux règles est devenu le nouveau contenu spécifié. Dans la capture d'écran, les trois lettres majuscules d'origine sont remplacées par A et le contenu numérique est remplacé par B. Par exemple, la position BOT dans le titer devient A, et la position liée à ELA dans le texte principal est également remplacée par A; les positions numériques d'origine telles que 60, 2 et 5 deviennent B.
Il convient de noter que la marque jaune dans la capture d'écran est principalement utilisée pour aider à observer la position de remplacement. Le jugement réel doit être basé sur le fait que le contenu du document est devenu le texte cible. Ce résultat montre que la substitution par lots ne prend pas seulement effet sur un seul document, mais peut exécuter le même ensemble de règles de recherche et de remplacement pour plusieurs fichiers Word dans la liste d'importation.
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Ouvre d'abord HeSoft Doc Batch Tool . Sélectionnez "Outil Word" dans la catégorie des fonctions de gauche. L'interface principale affiquera les fonctions de traitement par lots liées au document Word, telles que l'ajout de filigranes, la suppression des blancs, la conversion des formats, le remplacement des images, etc. Cette fois, vous souhaitez utiliser la première fonction: "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word".
Cette fonction décrit la recherche et le remplacement par lots de mots-clés dans le contenu du fichier Word, qui correspond exactement aux besoins de cet article. Le but du choix de cette fonction est d'entrer dans un processus de remplacement par lots dédié, plutôt que de le faire manuellement dans un seul document Word. Une fois entré dans la fonction, le logiciel guidera l'utilisateur pour importer le fichier, définir les options de traitement, définir l'emplacement d'enregistrement et démarrer le traitement par étapes.
Étape 2: Ajouter le fichier Word qui doit être traité en masse
Après être entré dans la page "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", vous pouvez voir des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir de dossiers", "Vider" et "Plus" en haut de l'interface. Si vous souhaitez traiter moins de fichiers, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers". Si tous les documents docx sont concentrés dans le même dossier, il est préférable d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier", ce qui permet d'importer plusieurs fichiers Word à la fois.
6 enregistrements ont été importés dans la capture d'écran, les noms sont 1.docx à 6.docx, le chemin se trouve dans le répertoire D:\ test \ et les extensions sont docx. La liste montre également l'heure de création, l'heure de modification et le nombre d'enregistrements récapitulatifs en bas est de 6. Le rôle de cette liste est de permettre à l'utilisateur de confirmer la portée des fichiers à traiter cette fois et d'éviter d'ajouter des fichiers Word non pertinents à la tâche.
Si vous constatez qu'un fichier n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez utiliser l'opération de suppression sur le côté droit de la ligne correspondante pour le supprimer; si vous avez importé le mauvais lot de fichiers, vous pouvez utiliser "Vider" pour sélectionner à nouveau. Après avoir confirmé que la liste est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder à la page des paramètres de règle de mot-clé.
Opération Étape 3: Choisissez d'utiliser la formule pour trouver le texte flou
Sur la page "Définir les options de traitement", vous devez d'abord sélectionner la méthode de recherche. Il y a deux options dans la capture d'écran, "Recherche précise du texte" et "Recherche de texte avec le flou de formule". Dans cet exemple, vous sélectionnez "Recherche de texte flou avec des formules".
La raison de cette option est la suivante: ce que nous recherchons n'est pas une chaîne fixe, mais une classe de contenu conforme aux règles. Par exemple, BOT et ELA ont trois lettres majuscules; 60, 2, 5, etc. sont tous des nombres. Après avoir utilisé le flou de formule pour trouver du texte, vous pouvez décrire ces lois à travers des expressions régulières ou des caractères génériques, permettant ainsi une substitution par lots plus flexible de Word.
Si votre tâche consiste uniquement à remplacer le mot fixe "ancien nom de la société" par "nouveau nom de la société", vous pouvez utiliser la recherche précise du texte; mais si vous souhaitez remplacer par lots le nombre, la date, le code, l'abréviation anglaise en majuscule, les nombres continus et autres contenus réguliers, il est recommandé d'utiliser la formule pour trouver le texte de manière floue.
Étape 4: Remplissez la liste des formules de mots clés que vous devez rechercher
Sur le côté gauche de la page se trouve la liste des mots-clés à rechercher. Comme le montre la capture d'écran, l'exemple remplit deux lignes de règles: la première ligne est [A-Z]{3} et la deuxième ligne est \ d.
[A-Z]{3} signifie qu'il y a 3 lettres majuscules consécutives, de sorte qu'il peut correspondre à BOT, ELA et à d'autres contenus. \ D signifie qu'il correspond à un ou plusieurs nombres et peut donc correspondre à un contenu numérique tel que 60, 2, 5. Grâce à ces deux formules, de nombreux textes différents mais avec les mêmes règles peuvent être écrasés dans le document.
Faites attention lors du remplissage des règles, et vérifiez les règles une par une pour chaque ligne. . Afin de les remplacer par erreur,, puis utiliser le traitement par lots de documents à grande échelle.
Étape 5: Remplissez la liste des mots-clés remplacés et gardez le numéro de ligne correspondant
À droite de la page se trouve la liste des mots-clés remplacés. Remplissez A à la première ligne de la capture d'écran et B à la deuxième ligne. Cela signifie que le contenu correspondant à la première ligne de gauche [A-Z]{3} sera remplacé par A; le contenu correspondant à la deuxième ligne \ d sur la gauche sera remplacé par B.
La chose la plus importante ici est la correspondance des numéros de ligne. La première ligne à gauche correspond à la première ligne à droite et la deuxième ligne à gauche correspond à la deuxième ligne à droite. N'écrivez pas la mauvaise ligne du contenu de remplacement, sinon il peut y avoir des cas où "les lettres majuscules sont remplacées par des espaces réservés numériques" ou "les nombres sont remplacés par des espaces réservés aux lettres".
Le titer sur le côté droit de la capture d'écran indique également "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". En d'autres termes, si le contenu de remplacement correspondant à une règle de recherche est vide, l'effet de suppression du contenu correspondant peut être obtenu. Les exemples de cet article sont remplacés par A et B, donc les deux lignes de droite sont remplies.
Étape 6: Continuer à définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Une fois la formule de recherche et les paramètres de contenu de remplacement terminés, cliquez sur "Suivant" au bas de la page. Selon le processus au-dessus de l'interface, les étapes suivantes incluent "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Les paramètres de l'emplacement d'enregistrement sont très critiques. Il est recommandé de ne pas écraser directement le fichier d'origine. Il est préférable de choisir un nouveau répertoire de sortie pour enregistrer le document Word traité. Cela permet de conserver le fichier d'origine pour le retraitement, même si les règles de découverte doivent être ajustées.
Après avoir commencé les étapes de traitement, suivez le processus logiciel pour effectuer la tâche. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier docx dans le répertoire de sortie pour un contrôle ponctuel afin de confirmer si les mots-clés dans le titer, le corps, la liste et d'autres positions ont été remplacés conformément aux règles. Si vous traitez un grand nombre de fichiers, vous pouvez d'abord vérifier les documents contenant des mots-clés typiques, puis vérifier un petit nombre de fichiers aléatoires.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi utiliser une expression régulière au lieu d'une recherche normale pour la remplacer?Parce que la substitution de recherche normale convient au texte fixe, tandis que les expressions régulières conviennent au texte régulier. Par exemple, tous les trois majuscules, tous les chiffres, un certain format de numérotation, etc. Dans l'exemple de cet article, BOT et ELA ne sont pas les mêmes mots, mais ils sont tous deux appariés par [A-Z]{3}.
2. doc et docx peuvent-ils gérer cela?À en juger par le nom de la fonction de l'interface, il est orienté vers le traitement de fichier Word; l'extension dans l'exemple de capture d'écran est docx. Si votre fichier contient doc ou un autre format Word, il est recommandé de le tester avec un petit nombre de fichiers pour confirmer qu'il peut être importé et traité normalement, puis de le faire par lots.
3. Comment éviter le remplacement par erreur?Lorsque vous utilisez la formule pour une recherche floue, plus la plage de règles est large, plus le risque de correspondance erronée est élevé. Par exemple, \ d correspond à tous les nombres, y compris les numéros de page, les numéros de série, les numéros de date, etc. Si vous souhaitez uniquement remplacer un certain type de numéro, vous devez écrire la formule avec plus de précision et la vérifier d'abord dans le document de l'échantillon.
4. Que se passe-t-il lorsque le contenu de remplacement est vide?L'interface invite "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Par conséquent, si une ligne à droite ne remplit pas le contenu, la correspondance correspondante peut être supprimée. Assurez-vous de vérifier la liste à droite avant le traitement par lots pour éviter de supprimer le contenu important en raison de fuites.
5. La sauvegarde est-elle nécessaire avant le traitement par lots?Il est recommandé de conserver le fichier d'origine ou de le sortir dans un nouveau dossier lorsque l'emplacement de sauvegarde est défini. Remplacement par lots Une fois les règles mal définies, cela affecte un lot de documents, de sorte que la sauvegarde est très nécessaire.
Résumé: Améliorer l'efficacité du remplacement par lots Word avec les règles de formule
Par HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" peut remplacer le contenu régulier de plusieurs fichiers docx à la fois. Par rapport à l'ouverture manuelle de Word un par un, cette méthode est plus adaptée pour gérer un grand nombre de tâches de bureau, des règles uniformes et une forte répétabilité.
Cet exemple utilise deux formules [A-Z]{3} et \ d pour remplacer les trois majuscules et les chiffres par A et B respectivement. Vous pouvez ajuster les formules et remplacer le texte en fonction du contenu de votre document pour la désensibilisation par lots, les champs uniformes, les modèles de spécifications ou le nettoyage des anciens numéros. Il est recommandé de sélectionner un petit nombre de tests de fichiers avant le traitement formel, puis de les exécuter par lots après avoir confirmé que l'effet est correct, ce qui peut améliorer l'efficacité et réduire le risque de fonctionnement erroné.