이 기사에서는 사용 방법에 대해 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool , 여러 Word에서 정사이즈 식 와일드 카드 공식 배치를 통해 docx 파일을 찾아 키워드를 대체합니다. 이 예에서는 여러 문서의 대문자 3 개와 숫자가 지정된 문자로 대체되어 계약, 코스웨어, 영어 자료, 보고서 템플릿 및 배치 탈감작, 통합 명명 또는 표준화 된 텍스트가 필요한 기타 시나리오를 처리하는 데 적합합니다. 이 기사에서는 파일 가져오기, 공식 선택 퍼지 검색, 검색 및 교체 목록 작성, 스크린 샷 순서에 따라 계속 처리와 같은 주요 단계를 설명하므로 사용자가 수동으로 교체하기 위해 Word를 반복적으로 여는 시간을 줄일 수 있습니다.
매일 사무실에서는 많은 사람들이 비슷한 문제를 겪게됩니다. 폴더에 수십 또는 수백 개의 Word 문서가 있으며 각 문서에는 동일한 유형의 키워드, 숫자, 영어 약어 또는 디지털 정보가 흩어져 있습니다. Docx 파일을 하나씩 열고 Word의 자체 찾기 및 대체 기능을 사용하면 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 일부 위치를 쉽게 놓칠 수 있습니다. 특히 발견 될 내용이 고정 된 단어가 아니라 특정 법칙에 부합하는 일종의 텍스트 인 경우 일반 대체는 충분히 유연하지 않습니다.
이 논문에서 해결해야 할 핵심 문제는 사무실 소프트웨어에서 정사이즈 식 와일드 카드 공식을 사용하여 여러 Word 파일의 키워드를 일괄 적으로 대체하는 방법입니다. 사용 된 예는 HeSoft Doc Batch Tool 문서의 일괄 처리, 노력의 중복 감소, 처리 효율성 향상에 초점을 맞춘 사무실 시나리오를위한 문서 배치 처리 소프트웨어로 자리 잡고 있습니다. "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 규칙에 따라 여러 docx 문서에서 일치하는 콘텐츠를 대체 할 수 있습니다.
응용 프로그램 시나리오: 정사이즈 표현식에 적합한 Word 일괄 교체 작업
"Party a" 에서 "고객" 으로 고정 된 단어를 바꾸면 전통적인 검색 대체를 수행 할 수도 있습니다. 그러나 다른 영어 약어, 다른 숫자 및 다른 숫자 길이와 같은 대상 내용에 변경이있는 경우 정사이즈 식 와일드 카드 공식이 더 적합합니다. 한 번에 법을 준수하는 내용을 일치시키고 지정된 결과로 대체 할 수 있습니다.
일반적인 응용 프로그램 시나리오는 다음과 같습니다. Word 문서에서 영어 약어의 일괄 교체; docx 및 doc 파일의 숫자 일괄 처리; 계약, 논문 및 보고서의 민감한 숫자를 자리 표시자로 대체합니다. 여러 템플릿 문서에서 이전 코드, 이전 약어 및 이전 항목 번호의 통합 사양; 특정 유형의 자본 약어를 영어 자료의 새로운 로고로 교체하십시오.
스크린 샷 예제에서 파일 이름이 1.docx 에서 6.docx 인 6 개의 Word 문서를 처리해야합니다. 이러한 문서의 수는 특별히 많지는 않지만 배치 처리의 중요성을 반영하는 것으로 충분합니다. 각 파일을 수동으로 두 가지 유형의 콘텐츠를 검색 한 다음 하나씩 저장하면 많은 반복 단계가 나타납니다. 일괄 처리 도구를 사용한 후에는 여러 파일을 계속 처리하려면 규칙을 한 번만 설정하면됩니다.
효과 미리보기: 여러 docx 파일의 키워드가 처리하기 전에 흩어져 있습니다.
처리하기 전에 폴더에는 여러 Word 문서가 있습니다. 스크린 샷에서 6 개의 docx 파일, 즉 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx 및 6.docx를 볼 수 있습니다.
Word 문서 중 하나를 열면 신체에서 처리해야하는 많은 종류의 내용이 있음을 알 수 있습니다. 예를 들어 제목의 "BOT", 텍스트의 "ELA" 및 "60 시간" 및 기타 디지털 콘텐츠. 스크린 샷의 빨간색 화살표는 일반적인 위치를 나타냅니다. 하나는 대문자 영어 약어이고 다른 하나는 숫자입니다. 실제 작업에서 이러한 내용은 제목, 본문, 목록, 단락 설명 등과 같은 다른 위치에 배포 될 수 있습니다. 수동 검색은 놓치기 쉽습니다.
이 예는 고정 된 단어를 대체하는 것이 아니라 두 가지 유형의 텍스트를 각각 처리하는 데 두 가지 규칙을 사용하는 것입니다. 첫 번째 유형은 BOT 및 ELA와 같은 세 개의 연속적인 큰 글자입니다. 두 번째 범주는 60, 2, 5 등과 같은 숫자입니다.
효과 미리보기: 처리 후 키워드는 공식 규칙으로 일괄 적으로 대체됩니다.
일괄 처리가 완료되면 문서를 열어 볼 수 있습니다. 규칙을 충족하는 원본 콘텐츠가 지정된 새 콘텐츠가되었음을 알 수 있습니다. 스크린 샷에서 원래 3 개의 대문자는 A로 대체되고 숫자 내용은 B로 대체됩니다. 예를 들어, 제목에서 BOT 위치는 A가 되고, 본문에서의 ELA 관련 위치도 A로 대체된다; 원본 60, 2, 5 및 다른 수치 위치는 B가 된다.
스크린 샷의 노란색 표시는 주로 교체 위치를 관찰하는 데 사용됩니다. 실제 판정 효과는 문서 내용이 대상 텍스트가 되었는지에 기초해야 한다. 이 결과는 일괄 대체가 단일 문서에 효과적 일뿐만 아니라 가져오기 목록의 여러 Word 파일에 대해 동일한 찾기 및 교체 규칙 세트를 균일하게 구현할 수 있음을 보여줍니다.
작업 단계 1: Word 도구를 입력하고 찾기 및 교체 기능을 선택하십시오.
먼저 엽니 다. HeSoft Doc Batch Tool . 왼쪽의 기능 범주에서 "Word Tools" 를 선택하면 메인 인터페이스는 워터 마크 추가, 공백 제거, 형식 변환 및 그림 교체와 같은 Word 문서와 관련된 배치 처리 기능을 표시합니다. 이번에는 "Word에서 키워드를 찾아서 바꾸십시오" 라는 첫 번째 기능을 사용합니다.
이 기능 설명은이 기사의 요구 사항과 완전히 일치하는 일괄 처리 된 Word 파일의 내용에서 키워드를 찾아 대체하는 것입니다. 이 기능을 선택하는 목적은 단일 Word 문서에서 수동으로 작동하는 대신 특수 배치 교체 프로세스를 입력하는 것입니다. 기능을 입력하면 소프트웨어는 파일 가져오기, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정 및 처리 시작 단계를 통해 사용자를 안내하는 단계를 따릅니다.
작업 단계 2: 일괄 처리가 필요한 Word 파일 추가
"Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 페이지를 입력 한 후 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져 오기", "빈" 및 "기타" 와 같은 버튼을 인터페이스 상단에 볼 수 있습니다. 처리 할 파일이 적은 경우 "파일 추가" 를 클릭 할 수 있습니다. 모든 docx 문서가 동일한 폴더에 집중되어있는 경우 한 번에 여러 Word 파일을 가져올 수있는 "폴더에서 파일 가져 오기" 를 사용하는 것이 더 적합합니다.
스크린 샷에서 6 개의 레코드를 가져 왔습니다. 이름은 1.docx ~ 6.docx입니다. 경로는 D:\ test \ 디렉토리에 있고 확장자는 docx입니다. 이 목록에는 6 의 하단에 생성 시간, 수정 시간 및 요약 기록 번호가 표시됩니다. 이 목록의 목적은 사용자가 이번에 처리 할 문서의 범위를 확인하고 관련없는 Word 문서를 작업에 추가하지 않도록하는 것입니다.
파일을 처리 할 필요가 없다면 해당 줄의 오른쪽에있는 삭제 작업을 사용하여 파일을 제거 할 수 있습니다. 잘못된 파일 배치를 가져오는 경우 "비어 있음" 을 사용하여 다시 선택할 수 있습니다. 목록이 올바른지 확인한 후 하단의 "다음" 을 클릭하여 키워드 규칙 설정 페이지를 입력하십시오.
3 단계: 공식 퍼지 찾기 텍스트를 사용하도록 선택하십시오.
처리 옵션 설정 페이지에서 먼저 검색 방법을 선택해야합니다. 스크린 샷에는 "정확히 텍스트 찾기" 와 "수식 흐림이있는 텍스트 찾기" 라는 두 가지 옵션이 있습니다. 이 예제에서는 수식을 사용하여 텍스트 흐림이 선택됨 "을 찾습니다.
이 옵션을 선택하는 이유는 우리가 찾고있는 것은 고정 된 문자열이 아니라 법을 준수하는 콘텐츠 유형이기 때문입니다. 예를 들어, BOT와 ELA는 3 개의 대문자입니다. 60, 2, 5 등은 모두 숫자입니다. 수식을 사용하여 흐릿한 방식으로 텍스트를 찾으면 이러한 패턴을 정사이즈 표현식 또는 와일드 카드 형태로 설명하여보다 유연한 Word 배치 교체가 가능합니다.
정밀도를 사용하여 텍스트를 찾을 수 있지만 숫자, 날짜, 코드, 영어 약어, 연속 번호 및 기타 규제 내용을 바꾸려면 수식을 사용하여 텍스트를 찾는 것이 좋습니다.
작업 단계 4: 검색 할 키워드 수식 목록을 작성하십시오.
페이지의 왼쪽에는 "찾을 키워드 목록" 이 있습니다. 스크린 샷에서 알 수 있듯이이 예제는 두 줄의 규칙을 채 웁니다. 첫 번째 줄은 [A-Z]{3} 이고 두 번째 줄은 \ d입니다.
[A-Z]{3} 은 3 개의 연속 대문자 영어 문자를 일치시키는 것을 의미하므로 BOT, ELA 등 \ d와 일치시켜 하나 이상의 숫자를 일치시킬 수 있으므로 60, 2, 5 등을 일치시킬 수 있습니다. 이 두 공식을 사용하면 문서에서 여러 가지 다른 텍스트를 다룰 수 있습니다.
규칙을 작성할 때 각 행은 검색 규칙에 해당합니다. 소프트웨어는 목록의 규칙을 따라 Word 문서의 내용에서 일치 항목을 찾습니다. 잘못된 대체를 줄이려면 수식이 많은 수의 파일을 일괄 처리하기 위해 사용하기 전에 소수의 샘플 문서에 대한 기대치를 충족하는지 확인하는 것이 좋습니다.
작업 단계 5: 대체 키워드 목록을 작성하고 해당 줄 번호를 유지
그리고 ". 첫 번째 줄에는 A를, 두 번째 줄에는 B를 채 웁니다. 이것은 왼쪽의 첫 번째 줄 [A-Z]{3} 과 일치하는 내용이 A로 대체된다는 것을 의미합니다. 왼쪽의 두 번째 줄 \ d와 일치하는 내용은 B로 대체됩니다.
여기서 가장 중요한 것은 줄 번호 대응입니다. 왼쪽의 첫 번째 행은 오른쪽의 첫 번째 행에 해당하고 왼쪽의 두 번째 행은 오른쪽의 두 번째 행에 해당합니다. 대체 내용을 잘못된 줄에 쓰지 마십시오. 그렇지 않으면 "대문자가 숫자 자리 표시자로 대체" 또는 "숫자가 알파벳 자리 표시자로 대체 됨" 이 발생할 수 있습니다.
스크린 샷의 오른쪽에있는 제목 옆에는 "채우지 않으면 삭제를 의미합니다" 라는 메시지가 있습니다. 즉, 특정 검색 규칙에 대응하는 대체 콘텐츠가 비어있는 경우, 매칭 콘텐츠를 삭제하는 효과가 달성될 수 있다. 이 기사의 예는 A와 B로 대체되므로 오른쪽에있는 두 줄이 채워집니다.
6 단계: 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하십시오.
수식 찾기 설정을 완료하고 내용을 바꾸면 페이지 하단에서 다음 "을 클릭하십시오. 인터페이스 위의 프로세스에 따르면, 다음 단계는 "설정 저장 위치" 및 "시작 처리" 를 포함한다. 저장 위치의 설정은 매우 중요합니다. 원본 파일을 직접 덮어 쓰지 않는 것이 좋습니다. 처리 된 Word 문서를 저장하려면 새 출력 디렉토리를 선택하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 규칙을 조정할 필요가 있는 경우에도 원래 파일을 다시 처리할 수 있습니다.
시작 처리 단계를 입력한 후에, 작업은 소프트웨어 흐름에 따라 실행될 수 있다. 처리가 완료된 후 출력 디렉토리에서 docx 파일을 열어 스팟 검사를 위해 제목, 본문, 목록 등의 키워드가 규칙에 따라 교체되었는지 확인하십시오. 많은 수의 파일을 처리하는 경우 일반적인 키워드가 포함 된 문서를 먼저 확인한 다음 소수의 임의의 파일을 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 왜 일반 찾기 교체 대신 정사이즈 표현을 사용합니까?일반 찾기 대체는 고정 텍스트에 적합하고 정사이즈 표현식은 정사이즈 텍스트에 적합하기 때문입니다. 예를 들어, 세 개의 대문자, 모든 숫자, 일부 번호 매기기 형식 등이 예에서 BOT와 ELA는 같은 단어가 아니지만 [A-Z]{3} 으로 일치 할 수 있습니다.
2. doc과 docx 모두 이것을 처리 할 수 있습니까?인터페이스 기능 이름에서 Word 파일 처리를 지향합니다. 스크린 샷 예제의 확장자는 docx입니다. 파일에 doc 또는 기타 Word 형식이 포함 된 경우 적은 수의 파일로 테스트하여 일괄 실행 전에 정상적으로 가져오고 처리 할 수 있는지 확인하는 것이 좋습니다.
잘못된 교체를 피하는 방법?수식 퍼지 조회를 사용할 때 규칙 범위가 넓을수록 불일치가 발생할 위험이 높아집니다. 예를 들어, \ d는 페이지 번호, 시퀀스 번호, 날짜의 숫자 등을 포함한 모든 숫자와 일치합니다. 특정 유형의 숫자 만 교체하려면 수식을보다 정확하게 작성하고 샘플 문서에서 먼저 확인해야합니다.
4. 교체 내용이 비어 있으면 어떻게됩니까?인터페이스는 "채워지지 않으면 삭제를 의미합니다" 라는 메시지가 표시됩니다. 따라서, 우측의 라인이 채워지지 않으면, 해당 일치가 삭제될 수 있다. 채우기 누락으로 인해 중요한 내용을 삭제하지 않도록 일괄 처리 전에 오른쪽 목록을 확인하십시오.
5. 일괄 처리 전에 백업이 필요합니까?저장 위치를 설정할 때 원본 파일을 보관하거나 새 폴더로 내보내는 것이 좋습니다. 배치 교체 규칙이 부적절하게 설정되면 문서 배치에 영향을 미치므로 백업이 매우 필요합니다.
요약: 수식 규칙을 사용하여 워드 일괄 교체 효율성 향상
에 의해 HeSoft Doc Batch Tool 의 "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능은 한 번에 여러 docx 파일의 정사이즈 내용을 대체 할 수 있습니다. Word를 하나씩 여는 수동 조작과 비교할 때, 이 방법은 통일 된 규칙과 강력한 반복성으로 많은 수의 사무실 작업을 처리하는 데 더 적합합니다.
이 예제에서는 [A-Z]{3} 및 \ d 수식을 사용하여 세 개의 대문자와 숫자를 각각 A와 B로 대체합니다. 배치 탈감작, 균일 필드, 표준 템플릿 또는 이전 번호를 정리할 수 있도록 문서 내용에 대한 수식 및 교체 텍스트를 조정할 수 있습니다. 공식 처리 전에 테스트를 위해 적은 수의 문서를 선택한 다음 결과가 정확하다는 것을 확인한 후 일괄 적으로 실행하는 것이 좋습니다. 이는 효율성을 향상시킬뿐만 아니라 오작동의 위험을 줄일 수 있습니다.