Puede haber contenido similar pero no idéntico en muchos documentos de Word, docx o doc, como abreviaturas de tres mayúsculas, números numéricos, horas, códigos de curso, etc. Si abre los archivos uno por uno para buscar y eliminar manualmente, no solo llevará mucho tiempo, sino que también se filtrará fácilmente. Este artículo se basa en HeSoft Doc Batch Tool Como ejemplo, demuestre cómo usar expresiones regulares para buscar palabras clave en Word en forma difusa por lotes y eliminar el contenido coincidente en varios documentos reemplazándolo por vacío a la vez, lo cual es adecuado para limpiar por lotes la regularidad en plantillas, materiales, contratos e informes. texto.
Al organizar una gran cantidad de documentos de Word, a menudo se encuentra con una situación: el contenido que debe eliminarse no es una palabra completamente fija, sino un tipo de texto regular. Por ejemplo, hay tres abreviaturas mayúsculas en inglés, números, números, horas de estudio, etc. en varios archivos docx. Es muy ineficiente abrir y eliminar Word uno por uno. Este artículo describe cómo utilizar el software de oficina" HeSoft Doc Batch Tool ", Realice búsquedas difusas por lotes a través de expresiones regulares y reemplace el contenido coincidente con vacío, logrando así la eliminación por lotes de palabras clave en archivos Word, docx y doc.
Escenarios aplicables: qué contenido de Word es adecuado para la eliminación por lotes regular
Las expresiones regulares son adecuadas para procesar texto de Word que "no es exactamente el mismo contenido, pero tiene un formato regular". Por ejemplo:
- Eliminar por lotes tres abreviaturas en mayúsculas en inglés, como BOT, ELA, etc.;
- Eliminar números en el documento en lotes, como números o valores como 60, 2, 1, 3, etc.;
- Limpie los materiales del curso, los documentos en inglés, las plantillas de contratos y las marcas de regularidad en los informes en lotes;
- Manejar varios archivos de Word a la vez para evitar abrir, buscar, eliminar y guardar repetidamente.
En este ejemplo tutorial, hay 6 archivos docx que deben procesarse. El objetivo es eliminar las palabras clave que cumplen con las reglas en el cuerpo de Word en lotes, en lugar de modificarlas manualmente documento por documento.
Vista previa del efecto: comparación antes y después del procesamiento
Antes del procesamiento, hay varios documentos de Word en la carpeta que deben limpiarse de manera uniforme, y los ejemplos incluyen archivos como 1.docx a 6.docx.
Al abrir uno de los documentos de Word, puede ver que el cuerpo contiene contenido que debe eliminarse, como "BOT" en el título, "ELA" en el cuerpo y el número "60", etc. Estos contenidos tienen ciertas reglas y son adecuados para la coincidencia unificada con expresiones regulares.
Después del procesamiento, se han eliminado las abreviaturas de tres mayúsculas y los números que originalmente coincidían. Por ejemplo, se limpia el "BOT" en el título, se eliminan las abreviaturas y los números relevantes en el texto y se conserva el contenido principal del documento.
Pasos de operación: eliminar palabras clave de Word por lotes con expresiones regulares
Siga el proceso en la interfaz del software para explicar la operación específica. HeSoft Doc Batch Tool Es un software de procesamiento por lotes para documentos de oficina, adecuado para el procesamiento por lotes de contenido de archivos de Word, reduciendo la duplicación de trabajo.
Paso 1: Ingrese a la herramienta de Word, seleccione Buscar y reemplazar la función
Abrir HeSoft Doc Batch Tool , Seleccione "Herramientas de Word" en el lado izquierdo. Busque y haga clic en "Buscar y reemplazar palabras clave en Word" en la lista de herramientas. La función se utiliza para encontrar y reemplazar palabras clave en el contenido del archivo de Word por lotes, y la eliminación por lotes también se puede lograr "reemplazando por vacío".
El propósito de este paso es ingresar al módulo de funciones que se especializa en el procesamiento de reemplazo de búsqueda de palabras clave de contenido de Word para prepararse para la posterior adición de múltiples archivos docx/doc.
Paso 2: Agregar archivos de Word que necesitan procesamiento por lotes
Después de ingresar a la página de funciones, en el paso "Seleccionar registros para procesar", puede hacer clic en "Agregar archivos" o usar "Importar archivos de carpetas". Si desea trabajar con una gran cantidad de documentos de Word en la misma carpeta, es más conveniente usar la importación de carpetas.
Una vez que se completa la adición, el software muestra el nombre del archivo, la ruta, la extensión, la hora de creación, la hora de modificación y más en la lista. Se han importado 6 archivos docx en la captura de pantalla, lo que indica que estos archivos participarán en el procesamiento por lotes posterior. Después de confirmar que el archivo es correcto, haga clic en "Siguiente".
Paso 3: Seleccione "Buscar texto con desenfoque de fórmula"
En la página "Establecer opciones de procesamiento", busque "Buscar". Si solo elimina una palabra fija, puede elegir buscar con precisión; en este ejemplo, debe eliminar el contenido de acuerdo con las reglas, así que seleccione "Usar fórmulas para desenfocar el texto para encontrar texto". La "búsqueda difusa de fórmulas" aquí puede entenderse como el uso de una regla similar a una expresión regular para hacer coincidir el texto.
Después de seleccionar este modo, el software puede identificar el contenido coincidente en el documento de Word en lotes de acuerdo con la expresión ingresada, en lugar de coincidir solo con una determinada cadena fija.
Paso 4: Complete las reglas regulares que debe buscar
En la lista de palabras clave que debe buscar, complete una regla de coincidencia para cada línea. En el ejemplo se completan dos reglas:
- [A-Z]{3}: se utiliza para hacer coincidir 3 letras mayúsculas consecutivas, como BOT, ELA, etc.;
- \ D: se utiliza para hacer coincidir números consecutivos, como 60, 2, 123, etc.
Estas dos reglas pueden anular las abreviaturas en inglés y los contenidos numéricos que deben eliminarse en el documento de ejemplo. Si necesita eliminar otro texto regular en su documento de Word, puede ajustar la expresión de acuerdo con la situación real.
Paso 5: deje la lista de palabras clave reemplazadas en blanco para lograr la eliminación por lotes
En el área "Lista de palabras clave reemplazadas" a la derecha, la interfaz dice "Si no lo completa, significa eliminar". Por lo tanto, este ejemplo no completa el contenido de reemplazo, lo que permite que el software reemplace el contenido encontrado con vacío. Después de este procesamiento, el texto que coincide con [A-Z]{3} y \ d se elimina del documento de Word.
Después de confirmar que las reglas son correctas, haga clic en "Siguiente" para ingresar a la configuración de ubicación de guardado posterior. Después de configurar la ubicación de guardado de acuerdo con el flujo de la interfaz, ingrese el paso "Iniciar procesamiento" para realizar el procesamiento por lotes.
Preguntas y precauciones frecuentes
- Se recomienda hacer una copia de seguridad del archivo original antes del procesamiento:La eliminación por lotes es una operación de modificación de contenido. Se recomienda conservar primero una copia del archivo de Word original para evitar que el documento original se vea afectado por errores en las reglas.
- Las reglas regulares deben ser lo más precisas posible:Por ejemplo, \ d coincidirá con todos los números consecutivos. Si no desea eliminar el número de página, el número y el año del documento, debe usarlo con precaución.
- Preste atención a la coincidencia de mayúsculas y minúsculas:Hay una opción de "Ignorar el caso de las letras" en la interfaz. Si solo desea eliminar las abreviaturas en mayúsculas, generalmente no marque esta opción; si las mayúsculas y minúsculas deben coincidir, habilite según sea necesario.
- La lista de reemplazo se deja en blanco para eliminar:El punto clave de este ejemplo es la regla de llenado de la lista de búsqueda. La lista de palabras clave reemplazadas no completa el contenido, de modo que se logra "buscar y eliminar".
- Funciona con múltiples archivos de Word:Ya sea que se trate de una pequeña cantidad de archivos docx o de una gran cantidad de documentos doc/docx en una carpeta, puede reducir la duplicación mediante la importación masiva.
Resumen: elimine las palabras clave de Word en lotes regulares, reduzca las modificaciones repetidas
Por HeSoft Doc Batch Tool La función "Buscar y reemplazar palabras clave en Word" puede convertir el trabajo que originalmente necesitaba abrir documentos de Word uno por uno, buscar y eliminar uno por uno, en una importación, una configuración y procesamiento por lotes. Para abreviaturas de tres mayúsculas, números de números, códigos de curso y otro contenido regular, use expresiones regulares para búsquedas difusas y luego deje el contenido de reemplazo en blanco para completar rápidamente la eliminación por lotes.
Si a menudo necesita organizar una gran cantidad de documentos de Word, docx o doc, se recomienda utilizar el procesamiento por lotes primero: primero prepare la copia de seguridad del archivo, luego establezca las reglas de coincidencia y finalmente ejecute el procesamiento de manera uniforme. Esto puede reducir significativamente la duplicación de trabajo y mejorar la eficiencia de la limpieza de documentos de oficina.