Lorsque de nombreuses personnes envoient des tableaux Excel au monde extérieur, elles rencontrent des problèmes tels que le contenu est mal modifié, les formules sont écrasées et les données sont modifiées à volonté. Surtout lorsqu'il est nécessaire de traiter plusieurs fichiers de tableau tels que xlsx et xls à la fois, il faut non seulement du temps pour définir les autorisations en lecture seule un par un, mais aussi des erreurs. Cet article combine le logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool L'interface de fonctionnement réelle de "" explique clairement comment ajouter une protection "mot de passe en lecture seule" aux fichiers Excel par lots, de manière à ce que les fichiers puissent être visualisés et ne puissent pas être modifiés à volonté. Après l'avoir lu, vous pouvez rapidement compléter les paramètres d'autorisation par lots pour plusieurs feuilles Excel, améliorer l'efficacité de la distribution de fichiers et réduire le travail en double.
Ce que cet article peut vous aider à résoudre
Dans le bureau quotidien, de nombreux tableaux Excel doivent être envoyés à des collègues, des clients, des fournisseurs ou des partenaires pour examen, mais ils ne veulent pas que l'autre partie modifie directement le contenu d'origine. Par exemple, des documents tels que des devis, des tableaux statistiques, des comptes de projet, des listes de produits, des détails financiers, etc., une fois mal édités, peuvent affecter le résumé et l'utilisation ultérieurs.
Si vous ne traitez qu'un seul fichier Excel, la protection manuelle est acceptable; mais lorsque vous avez un lot de tableaux xlsx, xls et autres dans votre main qui doivent être uniformément définis sur "ne peut être visualisé que mais pas modifié", l'ouvrir un par un et le chiffrer un par un sera très inefficace. À ce stade, l'utilisation d'un logiciel bureautique prenant en charge le traitement de fichiers par lots permet de gagner du temps.
Ce qui suit est combiné HeSoft Doc Batch Tool L'interface, qui montre comment définir un tableau Excel par lots pour afficher uniquement ne peut pas être modifié, c'est-à-dire ajouter un fichierMot de passe en lecture seuleOu protection en lecture seule.
Scènes applicables
- Envoyez des rapports Excel par lots à d'autres, mais ne souhaitez pas que l'autre partie modifie directement le contenu
- Lorsque vous fournissez aux clients des listes de prix, des listes de produits et des listes d'inventaire, vous souhaitez conserver la version d'origine
- Évitez les erreurs de fonctionnement lors du partage interne de modèles, d'accessoires système et de tableaux de synthèse
- Traitement de plusieurs fichiers Excel à la fois, y compris. Formats xlsx,. xls et autres
- Nécessaire de définir les autorisations via un logiciel de bureau pour réduire la duplication du travail
Aperçu des effets
Avant le traitement
À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir que le fichier Excel d'origine peut être ouvert et édité normalement, et que le contenu de la cellule, les formules, les remarques, etc. peuvent être directement modifiés. Dans cet état, si le fichier est transmis plusieurs fois ou utilisé par plusieurs personnes, le contenu est facilement modifié.
Après le traitement
Après l'ajout de la protection par lots, lorsque le fichier Excel est à nouveau ouvert, la fenêtre de mot de passe apparaît. Les astuces de la fenêtre peuventEntrez le mot de passe pour obtenir l'autorisation d'écriture ou l'ouvrir en lecture seule. Si le destinataire ne connaît pas le mot de passe, il ne peut cliquer que sur le bouton "lecture seule" pour afficher le contenu, et il ne peut pas entrer directement dans l'état modifiable. C'est exactement l'effet "Excel ne peut être vu que ne peut pas être modifié" que de nombreux utilisateurs veulent.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Accédez à Excel pour ajouter une protection par mot de passe
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après, sélectionnez sur le côté gaucheOutils Excel. Trouvez dans la liste des fonctionnalités et cliquez surExcel Ajouter une protection par mot de passe.
On peut voir à partir de la description de l'interface que cette fonction est utilisée pour ajouter des fichiers à Excel par lots pour ouvrir des mots de passe et des mots de passe en lecture seule. Pour la demande de "seulement voir mais pas de modification", l'accent est mis cette fois sur l'utilisationMot de passe en lecture seule du contenu du fichierCelui-ci.
Le but de cette étape:Entrez dans la page de fonction de traitement par lots correcte pour éviter de définir manuellement les autorisations Excel une par une.
Résultats attendus:Accédez à la page de flux d'actions pour "Excel Ajouter une protection par mot de passe".
Étape 2: Importation par lots de fichiers Excel qui doivent être traités
Après être entré dans la page de fonctionnalités, l'interface commence par «sélectionner les enregistrements à traiter». Vous pouvez cliquer dessusAjouter un fichierVous pouvez également cliquer surImporter des fichiers à partir d'un dossier, Ajoutez plusieurs feuilles Excel à la liste des tâches à la fois.
Plusieurs fichiers ont été importés dans la capture d'écran, et des informations telles que le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification seront affichées dans la liste pour vérifier si le fichier à traiter cette fois est correct.
Le but de cette étape:Ajouter les fichiers Excel qui doivent être définis en lecture seule à la tâche par lots.
Résultats attendus:Tous les fichiers xlsx ou xls en attente apparaissent dans la liste, puis cliquez sur le basProchaine étapeContinuez.
Étape 3: Ouvrez le mot de passe en lecture seule du contenu du fichier
Sur la page "Définir les options de traitement", vous pouvez voir plusieurs éléments de commutation, y comprisMot de passe d'ouverture de fichier,Mot de passe en lecture seule du contenu du fichier,Restreindre l'édition des mots de passe.
Si votre objectif est de "permettre à l'autre partie de visualiser, mais ne peut pas modifier à volonté", selon l'action dans la capture d'écran, il devrait être activéMot de passe en lecture seule du contenu du fichierEt entrez le mot de passe que vous souhaitez définir ci-dessous, par exemple, le mot de passe numérique est rempli dans l'exemple de capture d'écran.
Notez ici: la capture d'écran montreMot de passe d'ouverture de fichierS'il n'est pas ouvert, le fichier de description peut toujours être ouvert pour afficher; et après avoir activé le "Mot de passe en lecture seule du contenu du fichier", si l'utilisateur souhaite obtenir l'autorisation d'écriture, il doit entrer un mot de passe, sinon il ne peut être ouvert qu'en lecture seule.
Le but de cette étape:L'implémentation Excel ne peut voir que ne peut pas être modifié et ne pas être complètement interdit d'ouvrir.
Résultats attendus:Paramètres de mot de passe en lecture seule unifiés sous les enregistrements système, puis cliquez surProchaine étapeAccédez au processus de sauvegarde et de traitement ultérieur.
Étape 4: Terminez l'emplacement de sauvegarde et le traitement par lots en fonction du processus
À partir de l'invite de processus en haut de la page, vous pouvez voir que toute la tâche est divisée en 4 étapes: sélectionner l'enregistrement, définir les options de traitement, définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement. Bien que la capture d'écran se concentre sur les deux premières étapes, elle peut être raisonnablement jugée en fonction du processus d'interface. Ensuite, il vous suffit de continuer à suivre l'assistant pour terminer le réglage de la position de sortie et effectuer le traitement par lots.
Il est recommandé de sortir les fichiers traités dans un dossier séparé pour faciliter la distinction avec les fichiers Excel d'origine et éviter toute confusion.
Le but de cette étape:Génère un nouveau fichier ou un résultat de traitement déjà défini pour la protection en lecture seule.
Résultats attendus:Complétez les paramètres de protection en lecture seule pour plusieurs tableaux Excel par lots.
Étape 5: Valider les résultats du traitement
Une fois le traitement terminé, sélectionnez un fichier de résultat à ouvrir. En fonction de l'effet réel dans la capture d'écran, Excel affiche une fenêtre de mot de passe avec:Veuillez saisir le mot de passe pour obtenir l'autorisation d'écriture ou l'ouvrir en lecture seule.
Si vous cliquez surLecture seule, Vous pouvez afficher le contenu du formulaire normalement, mais vous ne pouvez pas obtenir directement l'autorisation de modifier; seul le mot de passe correct peut être ouvert de manière modifiable. Cela atteint l'objectif "Excel ne peut voir que ne peut pas être modifié".
Le but de cette étape:Confirmez que la configuration par lots est déjà en vigueur.
Résultats attendus:Une invite en lecture seule apparaît lors de l'ouverture du fichier, ce qui permet de voir la séparation de l'édition.
Questions fréquentes ou considérations
1. "Ne peut que voir mais pas modifier" signifie qu'il ne peut pas être ouvert du tout?
Non. Selon la manière dont cet article est démontré, ce qui est activé estMot de passe en lecture seule du contenu du fichier, Pas le mot de passe d'ouverture du fichier. Autrement dit, d'autres peuvent toujours ouvrir Excel pour voir le contenu, mais s'il n'y a pas de mot de passe, il ne peut être utilisé qu'en lecture seule.
2. Quelle est la différence entre un mot de passe d'ouverture de fichier et un mot de passe en lecture seule?
Mot de passe d'ouverture de fichierSans mot de passe, le fichier peut ne pas être ouvert.
Mot de passe en lecture seule du contenu du fichierLe fichier peut être ouvert, mais vous avez besoin d'un mot de passe lorsque vous souhaitez obtenir des droits d'écriture. Pour la demande «Les feuilles Excel ne peuvent voir que ne peuvent pas être modifiées», ce dernier est généralement préféré.
3. Quels formats Excel conviennent à ce type de traitement par lots?
À partir de la liste des fichiers dans la capture d'écran, au moins le format xlsx est pris en charge. Les feuilles Excel courantes telles que xls et xlsx dans le bureau réel appartiennent généralement à ce type de scénario de traitement. Avant le traitement par lots, il est recommandé de tester d'abord un petit nombre de documents, puis de traiter formellement l'ensemble du lot de documents.
4. À quoi dois-je faire attention après avoir défini un mot de passe?
Veuillez enregistrer le mot de passe en lecture seule que vous avez défini. Si vous devez modifier ces fichiers à l'avenir et que le mot de passe est perdu, cela affectera le processus de modification normal. Pour les formulaires nécessitant une maintenance à long terme, il est recommandé que l'administrateur fixe garde les mots de passe.
5. Pourquoi est-il recommandé d'utiliser un logiciel de bureau pour le traitement par lots?
Parce que la protection est définie manuellement une par une dans Excel, non seulement les étapes sont répétées, mais des dizaines de copies et des centaines de fichiers prennent beaucoup de temps. Utiliser comme HeSoft Doc Batch Tool Un tel logiciel de bureau peut appliquer la même opération à plusieurs fichiers à la fois, ce qui réduit considérablement le travail répété et améliore l'efficacité de la configuration des autorisations.
Résumé
Si vous avez souvent besoin d'envoyer des feuilles Excel à d'autres pour les afficher, mais que vous ne voulez pas que le contenu soit modifié à volonté, alors "Définissez Excel par lots uniquement pour voir mais pas pour modifier" est une scène de bureau très pratique. Avec un logiciel bureautique qui prend en charge le traitement par lots de fichiers, vous n'avez pas besoin d'ouvrir les fichiers xlsx, xls un par un pour définir manuellement les autorisations, il suffit d'entrerExcel Ajouter une protection par mot de passeFonction, importer des fichiers, activerMot de passe en lecture seule du contenu du fichier, Ensuite, suivez le processus pour réaliser rapidement une protection unifiée.
Pour les utilisateurs qui ont besoin de publier des rapports par lots, de partager des données et de distribuer des modèles, cette méthode est non seulement plus sûre, mais améliore également considérablement l'efficacité du travail. Il est recommandé de sélectionner quelques fichiers Excel pour une exécution d'essai, de confirmer l'effet, puis de traiter les fichiers officiels par lots, ce qui est plus efficace et plus sûr.