多くの人が外部からExcel表を送るとき、内容が誤って変更されたり、公式が独占されたり、データが勝手に編集されたりする問題がある。 特に、複数のxlsx、xlsなどのテーブルファイルを一度に処理する必要がある場合、読み取り専用権限を1つずつ設定するのは時間がかかるだけでなく、エラーも発生しやすい。 本文はオフィスソフトと結合します。 HeSoft Doc Batch Tool 「実際の操作インタフェースは、Excelファイルに「読み取り専用パスワード」保護を一括して追加する方法を明確にし、ファイルを表示できる、勝手に変更できない。 見終わったら、複数のExcel表の一括権限設定を迅速に完了して、書類の配布効率を高めて、重複労働を減らすことができます。
この文章はどんな問題を解決するのに役立ちますか?
日常業務では、多くのExcel表を同僚、顧客、仕入先、協力者に配布する必要があるが、元のコンテンツを直接修正したくない。 例えば見積書、統計表、項目台帳、製品リスト、財務明細などの書類は、誤って編集されると、その後の集計と使用に影響を与える可能性がある。
Excelファイルが1つしか処理されていない場合は、手動で保護を設定することもできますしかし、xlsx、xlsなどのテーブルを一括して「見ることしか修正できない」に設定する必要がある場合は一つずつ開けたり、一つずつ暗号化したりすると、非常に非効率的になります。 この場合、ファイルの一括処理をサポートするオフィスソフトを使用する方が時間がかかります。
次は結合します HeSoft Doc Batch Tool のインタフェースは、Excelの表を一括して表示できるように設定する方法、つまりファイルに追加する方法を示しています読み取り専用パスワードまたは読み取り専用保護。
適用シーン
- Excelレポートを一括して他の人に送ってみますが、相手が直接内容を変更したくありません
- お客様に価格表、製品表、在庫表を提供するときは、元のバージョンを保持したい
- 社内でテンプレート、制度添付書類、要約表を共有する場合、誤操作を避ける
- .Xlsx、.xlsなどのフォーマットを含む複数のExcelファイルを一度に処理します
- オフィスソフトで権限を統一的に設定し、重複労働を減らす必要がある
効果プレビュー
処理前
スクリーンショットから見ると、元のExcelファイルは正常に開いたり編集したりでき、セルの内容、式、コメントなどは直接修正できる。 このような状态で、ファイルが何度も転送されたり、复数人で使用されたりすると、内容が乱されやすくなります。
処理後
保護を一括追加した後、Excelファイルを再度開くと、パスワードウィンドウが表示されます。 ウィンドウのヒントはパスワードを入力して書き込み権限を取得するか、読み取り専用で開きます。 受信者がパスワードを知らない場合は、「読み取り専用」ボタンをクリックして内容を見るしかなく、直接編集可能な状態に入ることはできない。 これは多くのユーザーが望んでいる「Excelは見るだけで修正できない」という効果である。
操作手順
ステップ1: Excelにアクセスしてパスワード保護機能を追加する
開く HeSoft Doc Batch Tool 後、左側で選択しますExcelツール。 機能リストで見つけてクリックしますExcelパスワード保護を追加。
インタフェースの説明から分かるように、この機能はExcelにファイルオープンパスワードや読み取り専用パスワードなどの保護措置を一括して追加するために使用されます。 「見ているだけで修正できない」というニーズに、今回重点的に使用したのはファイル内容読み取り専用パスワードこの項目です。
このステップの目的:正しい一括処理機能ページにアクセスして、Excelの権限を手動で設定しないようにします。
予想される結果:「Excelパスワード保護の追加」の操作フローページに入ります。
ステップ2: 処理するExcelファイルを一括インポートします
機能ページに入ると、インタフェースはまず「処理するレコードを選択」です。 上のをクリックできますファイルを追加をクリックすることもできますフォルダからファイルをインポートする、一度に複数のExcel表をタスクリストに追加します。
スクリーンショットにはすでに複数のファイルがインポートされており、リストには名前、パス、拡張子、作成時間、修正時間などの情報が表示され、今回処理するファイルが正しいかどうかをチェックしやすい。
このステップの目的:読み取り専用に設定する必要のあるExcelファイルを一括してタスクに追加します。
予想される結果:すべての保留中のxlsxまたはxlsファイルがリストに表示され、下部をクリックします次へ続けます。
ステップ3: 「ファイル内容読み取り専用パスワード」をオンにする
「処理オプションの設定」ページには、次のような複数のスイッチ項目が表示されますファイルオープンパスワード、ファイル内容読み取り専用パスワード、パスワードの編集を制限する。
もしあなたの目標が「相手が見られるようにするが、勝手に修正できない」なら、スクリーンショットの操作によっては、オンにしなければならないファイル内容読み取り専用パスワードを選択し、設定するパスワードを下に入力します。たとえば、スクリーンショットの例に数字のパスワードが入力されています。
ここで注意したいのはスクリーンショットです。ファイルオープンパスワード開かれていません。説明ファイルはまだ開かれています。「ファイル内容読み取り専用パスワード」をオンにした後、ユーザーが書き込み権限を取得するにはパスワードを入力する必要があります。そうしないと、読み取り専用で開くことができます。
このステップの目的:Excelを実現するには、開くことを完全に禁止するのではなく、変更することはできません。
予想される結果:システムは統一された読み取り専用パスワード設定を記録してからクリックします。次へ後続の保存と処理の流れに入ります。
ステップ4: 保存場所と一括処理をフローで完了
ページ上部のフローヒントから、タスク全体は、記録の選択、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理の開始という4つのステップに分けられています。 スクリーンショットは最初の2つのステップを重点的に示していますが、インタフェースの流れによって合理的に判断でき、次はウィザードに従って出力場所の設定を完了し、一括処理を実行し続けるだけです。
処理したファイルを別のフォルダに出力することをお勧めします。元のExcelファイルと区別して、混同しないようにしてください。
このステップの目的:読み取り専用保護に設定された新しいファイルまたは処理結果を生成します。
予想される結果:複数のExcelテーブルの読み取り専用保護設定を一括して完了します。
ステップ5: 処理結果の検証
処理が完了したら、任意の結果ファイルを開いてください。 スクリーンショットの実際の効果に応じて、Excelはパスワードウィンドウを表示し、ヒントを提示しますパスワードを入力して書き込み権限を取得するか、読み取り専用で開いてください。
クリックすると読み取り専用を選択すると、フォームの内容は正常に表示されますが、変更権限を直接取得することはできません正しいパスワードを入力してのみ、編集可能に開くことができます。 これにより、「Excelは見るだけで修正できない」という目標が達成された。
このステップの目的:一括設定が有効になっていることを確認します。
予想される結果:ファイルを開いたときに読み取り専用のメッセージが表示され、編集との分離を確認できます。
よくある質問または注意事項
1.「見るしか修正できない」は完全に開かないことに等しいですか?
いいえ。 本稿のデモによると、オンになっているのはファイル内容読み取り専用パスワードを選択します。 つまり、他の人はExcelを開いてコンテンツを見ることができますが、パスワードがない場合は、読み取り専用でしか使用できません。
2.ファイルオープンパスワードと読み取り専用パスワードの違いは何ですか?
ファイルオープンパスワード: パスワードがない場合、ファイルが開かないことがあります。
ファイル内容読み取り専用パスワード: ファイルは開くことができますが、書き込み権限を取得したい場合はパスワードが必要です。 「Excelの表は見るだけで修正できない」というニーズは、通常、後者を優先して使用します。
3.このような一括処理はどのExcel形式に適していますか?
スクリーンショットにあるファイルのリストから、少なくともxlsx形式をサポートしています。 実際のオフィスでよく見られるxls、xlsxなどのExcel表は、通常、このような処理シーンに属する。 一括処理する前に、少量のファイルでテストしてから、ファイル全体を正式に処理することをお勧めします。
4.パスワードを設定した後、何に注意する必要がありますか?
設定した読み取り専用パスワードを適切に保存してください。 その後、これらのファイルを編集する必要があり、パスワードが失われた場合、通常の変更プロセスに影響を与えます。 長期にわたるメンテナンスが必要なフォームについては、固定管理者がパスワードを一括して保管することをお勧めします。
5.オフィスソフトウェアを使用して一括処理を推奨するのはなぜですか?
手動でExcelに1つずつ保護を設定するので、手順が重複するだけでなく、数十部、数百部の文書が非常に時間がかかります。 イメージを使う HeSoft Doc Batch Tool このようなオフィスソフトは、同じ操作を一度に複数のファイルに適用し、重複労働を大幅に減らし、権限設定の効率を高めることができる。
まとめ
Excelの表を他人に送る必要があるが、内容が勝手に修正されたくない場合は、「Excelを一括して表示できるように設定して修正できない」というのが実用的なオフィスシーンです。 ファイルの一括処理をサポートするオフィスソフトを利用して、xlsx、xlsファイルを一つずつ開けて手動で権限を設定する必要はありません。Excelパスワード保護を追加機能、ファイルのインポート、オンファイル内容読み取り専用パスワード、プロセスに沿って処理を完了すると、迅速に統一的な保護を実現できます。
レポートの一括発行、資料の共有、テンプレートの配布が必要なユーザーにとって、この方式はより安全であるだけでなく、生産性も明らかに向上する。 まずいくつかのExcelファイルを選んで試運転し、効果を確認してから、正式なファイルを一括処理することをお勧めします。これは、より効率的で安心しています。