Wenn viele Menschen Excel-Tabellen nach außen senden, stoßen sie auf Probleme, bei denen der Inhalt falsch geändert, die Formel übers chrieben und die Daten nach Belieben bearbeitet werden. Insbesondere wenn mehrere xlsx-, xls-und andere Tabellen dateien gleichzeitig verarbeitet werden müssen, ist das Festlegen der schreib geschützten Berechtigungen nacheinander nicht nur zeit aufwändig, sondern auch fehler anfällig. Dieser Artikel kombiniert Office-Software" HeSoft Doc Batch Tool In der tatsächlichen Betriebs oberfläche wird klargest ellt, wie Excel-Dateien stapel weise einen "Nur-Lese-Kennwort"-Schutz hinzugefügt werden, damit die Dateien angezeigt und nicht nach Belieben geändert werden können. Nach dem Lesen können Sie die Batch-Berechtigung seins tellung mehrerer Excel-Tabellen schnell abschließen, die Effizienz der Datei verteilung verbessern und Doppel arbeit reduzieren.
Welche Probleme kann dieser Artikel für Sie lösen?
Im täglichen Büro müssen viele Excel-Tabellen zur Überprüfung an Kollegen, Kunden, Lieferanten oder Partner gesendet werden. Sie möchten jedoch nicht, dass die andere Partei den ursprünglichen Inhalt direkt ändert. Wenn beispiels weise Angebote, statistische Tabellen, Projekt bücher, Produkt listen, Finanz details und andere Dokumente falsch bearbeitet werden, können sich dies auf die spätere Zusammenfassung und Verwendung auswirken.
Wenn Sie nur 1 Excel-Datei verarbeiten, ist es akzeptabel, den Schutz manuell festzulegen. Wenn Sie jedoch einen Stapel xlsx, xls und andere Tabellen in der Hand haben, die auf "Nur anzeigen, aber nicht ändern" festgelegt werden müssen, ist das Öffnen und Verschlüsseln nacheinander sehr ineffizient. Zu diesem Zeitpunkt spart die Verwendung von Office-Software, die die Stapel verarbeitung von Dateien unterstützt, Zeit.
Kombinieren Sie unten HeSoft Doc Batch Tool Die Benutzer oberfläche zeigt, wie Sie Excel-Tabellen stapel weise so einstellen, dass sie nur angezeigt, aber nicht geändert werden können, dh Dateien hinzufügenNur Passwort lesenOder nur Lese schutz.
Anwendbare Szenarien
- Senden Sie Excel-Berichte stapel weise an andere, um sie anzuzeigen. Sie möchten jedoch nicht, dass die andere Partei den Inhalt direkt ändert
- Bei der Bereitstellung von Preislisten, Produkt tabellen und Inventar tabellen für Kunden hoffe ich, die Original version beizu behalten
- Vermeiden Sie Fehl bedienungen beim Teilen von Vorlagen, System anhängen und Übersicht stabellen innerhalb des Unternehmens
- Verarbeiten Sie mehrere Excel-Dateien gleichzeitig, einschl ießlich. Xlsx, xls und andere Formate
- Berechtigungen müssen über Office-Software einheitlich festgelegt werden, um Doppel arbeit zu reduzieren
Effekt vorschau
Vor der Verarbeitung
Aus dem Screenshot geht hervor, dass die ursprüngliche Excel-Datei normal geöffnet und bearbeitet werden kann und der Zellen inhalt, Formeln, Notizen usw. direkt geändert werden können. In diesem Zustand kann der Inhalt leicht geändert werden, wenn die Datei mehrmals weiter geleitet oder von mehreren Personen verwendet wird.
Nach der Verarbeitung
Nachdem der Schutz in großen Mengen hinzugefügt wurde, öffnet das System ein Kennwort fenster, wenn die Excel-Datei erneut geöffnet wird. Fenster tipps könnenGeben Sie ein Passwort ein, um Schreib berechtigungen zu erhalten, oder öffnen Sie es schreib geschützt. Wenn der Empfänger das Passwort nicht kennt, kann er nur auf die Schaltfläche "Nur lesen" klicken, um den Inhalt anzuzeigen, und den bearbeitbaren Status nicht direkt eingeben. Dies ist genau der Effekt "Excel kann nur angezeigt, aber nicht geändert werden", den viele Benutzer wünschen.
Betriebs schritte
Schritt 1: Geben Sie Excel ein, um die Passworts chutz funktion hinzuzufügen
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie nach linksExcel-Werkzeuge. Suchen und klicken Sie in der Liste der FunktionenExcel Hinzufügen von Passworts chutz.
Aus der Beschreibung der Benutzer oberfläche ist ersichtlich, dass diese Funktion verwendet wird, um Excel in Stapeln mit Datei öfferungs kennwörtern und Nur-Lese-Kennwörtern zu schützen. Für die Anforderung "nur anzeigen, aber nicht ändern" liegt der Schwerpunkt diesmal aufDatei inhalt schreib geschütztes PasswortDieser Artikel.
Der Zweck dieses Schritts:Geben Sie die richtige Seite für die Stapel verarbeitung funktion ein, um zu vermeiden, dass Excel-Berechtigungen nacheinander manuell festgelegt werden.
Erwartete Ergebnisse:Geben Sie die Seite "Excel Passworts chutz hinzufügen" auf.
Schritt 2: Importieren Sie Excel-Dateien, die in großen Mengen verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktions seite lautet die Benutzer oberfläche zunächst "Auswählen der zu verarbeiten den Datensätze". Sie können oben klickenDateien hinzufügen, Sie können auch klickenDateien aus Ordnern importieren, Fügen Sie mehrere Excel-Tabellen gleichzeitig zur Aufgaben liste hinzu.
Mehrere Dateien wurden in den Screenshot importiert. In der Liste werden Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit, Änderungs zeit und andere Informationen angezeigt, um zu überprüfen, ob die zu verarbeiten den Dateien diesmal korrekt sind.
Der Zweck dieses Schritts:Fügen Sie der Aufgabe stapel weise Excel-Dateien hinzu, die als schreib geschützt festgelegt werden müssen.
Erwartete Ergebnisse:Alle ausstehenden xlsx-oder xls-Dateien werden in der Liste angezeigt und klicken Sie auf den BodenWeiterWeiter.
Schritt 3: Öffnen Sie "Datei inhalt Nur-Lese-Passwort"
Auf der Seite "Verarbeitung optionen festlegen" sehen Sie mehrere Schalt elemente, einschl ießlichPasswort zum Öffnen der Datei,Datei inhalt schreib geschütztes Passwort,Begrenzen Sie die Bearbeitung von Passwörtern.
Wenn Ihr Ziel "Lassen Sie die andere Partei es anzeigen, aber nicht nach Belieben ändern" ist, sollten Sie es gemäß der Aktion im Screenshot aktivierenDatei inhalt schreib geschütztes PasswortGeben Sie das Passwort ein, das Sie unten festlegen möchten, z. B. das numerische Passwort im Beispiel des Screenshots.
Hinweis hier: Screenshots zeigenPasswort zum Öffnen der DateiWenn es nicht geöffnet wird, bedeutet dies, dass die Datei weiterhin geöffnet und angezeigt werden kann. Wenn der Benutzer nach dem Öffnen des "schreib geschützten Passworts für Datei inhalte" Schreib berechtigungen erhalten möchte, muss er das Passwort eingeben, andernfalls kann es nur schreib geschützt geöffnet werden.
Der Zweck dieses Schritts:Implemen tieren Sie Excel kann nur angezeigt und nicht geändert werden, anstatt das Öffnen vollständig zu verbieten.
Erwartete Ergebnisse:Das System zeichnet die einheitliche schreib geschützte Kennwort einstellung auf und klickt dann aufWeiterGeben Sie den nachfolgenden Speicher-und Verarbeitung prozess ein.
Schritt 4: Schließen Sie den Speicherort und die Stapel verarbeitung gemäß dem Prozess ab
Aus der Process-Eingabe aufforderung oben auf der Seite geht hervor, dass die gesamte Aufgabe in 4 Schritte unterteilt ist: Datensätze auswählen, Verarbeitung optionen festlegen, Speicherort festlegen und mit der Verarbeitung beginnen. Obwohl sich der Screenshot auf die ersten beiden Schritte konzentriert, kann er gemäß dem Schnitts telle prozess angemessen beurteilt werden. Drücken Sie dann einfach weiter den Assistenten, um die Ausgabe position festzulegen, und führen Sie die Stapel verarbeitung durch.
Es wird empfohlen, die verarbeitete Datei in einen separaten Ordner auszugeben, um sie von der ursprünglichen Excel-Datei zu unterscheiden und Verwirrung zu vermeiden.
Der Zweck dieses Schritts:Generieren Sie eine neue Datei oder ein Verarbeitung serge bnis, das bereits als schreib geschützter Schutz festgelegt ist.
Erwartete Ergebnisse:Erledigen Sie die schreib geschützten Einstellungen für mehrere Excel-Tabellen stapel weise.
Schritt 5: Verifizieren Sie die Verarbeitung sergeb nisse
Wählen Sie nach Abschluss der Verarbeitung eine Ergebnis datei zum Öffnen aus. Entsprechend dem tatsächlichen Effekt im Screenshot öffnet Excel ein Kennwort fenster, das Folgendes fordert:Bitte geben Sie Ihr Passwort ein, um Schreib berechtigungen zu erhalten, oder öffnen Sie es schreib geschützt.
Wenn Sie klickenNur lesen, Sie können den Inhalt der Tabelle normal anzeigen, die Berechtigung zum Ändern jedoch nicht direkt erhalten. Nur durch Eingabe des richtigen Passworts kann sie auf bearbeitbare Weise geöffnet werden. Dies erreicht das Ziel "Excel kann nur angezeigt, nicht geändert werden".
Der Zweck dieses Schritts:Stellen Sie sicher, dass die Bulk-Einstellungen wirksam sind.
Erwartete Ergebnisse:Beim Öffnen der Datei wird eine schreib geschützte Eingabe aufforderung angezeigt, um den Effekt der Trennung von Anzeige und Bearbeitung zu erzielen.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
1. Bedeutet "Kann nur angezeigt, aber nicht geändert werden", dass es nicht vollständig geöffnet werden kann?
Nicht. Gemäß der in diesem Artikel gezeigten Methode ist das ÖffnenDatei inhalt schreib geschütztes PasswortIst kein Datei öffnungs kennwort. Das heißt, andere können Excel weiterhin öffnen, um den Inhalt anzuzeigen. Wenn jedoch kein Passwort vorhanden ist, kann es nur schreib geschützt verwendet werden.
2. Was ist der Unterschied zwischen einem Passwort zum Öffnen der Datei und einem schreib geschützten Passwort?
Passwort zum Öffnen der Datei: Wenn kein Passwort vorhanden ist, kann die Datei möglicher weise nicht geöffnet werden.
Datei inhalt schreib geschütztes Passwort: Die Datei kann geöffnet werden, es ist jedoch ein Kennwort erforderlich, wenn Sie Schreib berechtigungen erhalten möchten. Letzteres wird normaler weise für die Anforderung "Excel-Tabellen können nur angezeigt, aber nicht geändert werden" bevorzugt.
3. Welche Excel-Formate sind für diese Art der Stapel verarbeitung geeignet?
Aus der Liste der Dateien im Screenshot wird mindestens das xlsx-Format unterstützt. Die im tatsächlichen Büro üblichen Excel-Tabellen wie xls und xlsx gehören normaler weise zu dieser Art von Verarbeitung szenarien. Vor der Stapel verarbeitung wird empfohlen, es mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen und dann den gesamten Stapel von Dateien formell zu verarbeiten.
4. Was muss ich nach dem Festlegen des Passworts beachten?
Bitte speichern Sie das schreib geschützte Passwort, das Sie eingerichtet haben. Wenn Sie diese Dateien später bearbeiten müssen und das Kennwort verloren geht, wirkt sich dies auf den normalen Änderungs prozess aus. Für Formulare, die eine langfristige Wartung erfordern, wird empfohlen, dass der feste Admini strator das Passwort einheitlich aufbewahrt.
5. Warum wird empfohlen, Office-Software für die Stapel verarbeitung zu verwenden?
Da der Schutz in Excel nacheinander manuell festgelegt wird, werden nicht nur die Schritte wiederholt, sondern Dutzende oder Hunderte von Dateien sind sehr zeit aufwändig. Verwenden Sie wie HeSoft Doc Batch Tool Diese Art von Office-Software kann denselben Vorgang gleichzeitig auf mehrere Dateien anwenden, wodurch sich wiederholende Arbeiten erheblich reduziert und die Effizienz der Berechtigung seins tel lungen verbessert werden.
Zusammenfassung
Wenn Sie die Excel-Tabelle häufig zur Anzeige an andere senden müssen, aber nicht möchten, dass der Inhalt nach Belieben geändert wird, ist "Excel in Stapeln so eingestellt, dass sie nur angezeigt, aber nicht geändert werden kann" eine sehr praktische Office-Szene. Mit Hilfe von Office-Software, die die Stapel verarbeitung von Dateien unterstützt, müssen Sie xlsx-und xls-Dateien nicht einzeln öffnen und manuell Berechtigungen festlegen. Geben Sie einfach einExcel Hinzufügen von Passworts chutzFunktion, Datei importieren, öffnenDatei inhalt schreib geschütztes PasswortNachdem Sie die Verarbeitung gemäß dem Prozess abgeschlossen haben, können Sie schnell einen einheitlichen Schutz realisieren.
Für Benutzer, die Berichte senden, Daten teilen und Vorlagen in Stapeln verteilen müssen, ist diese Methode nicht nur sicherer, sondern verbessert auch die Arbeits effizienz erheblich. Es wird empfohlen, dass Sie zuerst einige Excel-Dateien für den Testbetrieb auswählen, den Effekt bestätigen und dann die offiziellen Dokumente stapel weise verarbeiten, um effizienter und sicherer zu sein.