Lorsque vous devez copier un dossier de modèle de projet dans plusieurs répertoires de projet, la copie et le renommage manuels sont très inefficaces. Cet article explique, en prenant comme exemple la génération de dossiers de janvier à décembre 2026, comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour créer en masse plusieurs nouveaux dossiers à partir d’un dossier existant et les nommer automatiquement selon une liste de noms. Le tutoriel couvre les résultats avant/après traitement, les étapes détaillées, la méthode de remplissage de la liste de noms ainsi que les points à noter lors des opérations par lots, ce qui le rend adapté à l’archivage de projets et à la gestion de documents bureautiques.
De nombreuses équipes préparent d'abord un dossier de modèle standard lorsqu'elles gèrent la documentation de projet. Ce dossier modèle peut contenir des répertoires fixes tels que « Documentation contractuelle », « Comptes rendus de communication », « Documents de livraison », « Justificatifs de facturation », « Ressources graphiques », ainsi que des documents Word, des feuilles de calcul Excel, des fichiers PDF explicatifs ou des modèles de texte. Pour chaque nouveau projet, il est nécessaire de copier ce dossier modèle, puis de le renommer avec le nom du projet ou du mois.
S'il n'y a qu'un ou deux projets, la copie manuelle ne pose pas de problème majeur ; mais s'il faut générer 12, 30, voire des centaines de répertoires en une seule fois, les copies et renommages répétitifs entraînent une perte de temps considérable. Cet article présente une approche plus adaptée au contexte bureautique : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour copier un dossier existant en plusieurs nouveaux dossiers par lots et les renommer automatiquement selon une liste de noms. Dans l'exemple, nous allons générer par lots les répertoires mensuels de 2026-01 à 2026-12 à partir d'un dossier nommé « New folder ».
Scénarios applicables : réutilisation par lots de modèles de répertoires pour réduire la création répétitive de dossiers
Le besoin de copier par lots un dossier modèle se manifeste généralement dans les tâches où la gestion standardisée est forte. Par exemple, le service de gestion de projet doit créer des répertoires de documentation structurés de manière identique pour chaque projet ; le service comptable doit copier un ensemble de répertoires d'archivage de justificatifs chaque mois ; le service administratif doit créer un dossier de documentation d'intégration pour chaque employé ; l'équipe commerciale doit créer des dossiers de suivi au format unifié pour différents clients.
Ce type de tâche présente deux points communs : premièrement, la structure des dossiers est répétitive ; deuxièmement, le nom final est différent. En opération manuelle, l'utilisateur doit sans cesse exécuter copier, coller, renommer, chaque étape étant mécanique. En tant que logiciel bureautique, l'objectif principal de HeSoft Doc Batch Tool est d'aider les utilisateurs à traiter les fichiers et dossiers par lots, en confiant ces tâches répétitives et standardisables à l'outil.
Outre les répertoires mensuels de cet exemple, la liste de noms peut également être remplacée par des numéros de projet, des noms de clients, des numéros de contrat, des noms d'employés, des codes de point de vente, etc. Tant que vous pouvez préparer une liste de noms à l'avance, vous pouvez utiliser la même logique pour générer des répertoires par lots.
Aperçu du résultat : à partir d'un dossier source et d'une liste de noms
Avant le traitement, seul un dossier source nommé « New folder » se trouve sur le bureau. Le texte de droite liste les noms des nouveaux dossiers à générer, incluant 2026-01, 2026-02, 2026-03, jusqu'à 2026-12. Cette vue exprime la logique de l'ensemble de la tâche par lots : créer une copie pour chaque nom de la liste de droite en se basant sur « New folder ».
Dans le travail réel, la liste de noms à droite n'est pas nécessairement des mois, elle peut être « Projet001 », « Projet002 », ou « ClientA », « ClientB ». Il est conseillé de préparer les noms un par ligne avant le traitement, ce qui est plus clair lors du collage dans le logiciel et facilite la vérification du nombre.
Aperçu du résultat : des répertoires plus ordonnés après la création par lots
Une fois le traitement terminé, l'explorateur de fichiers affiche plusieurs nouveaux dossiers, avec des noms allant de 2026-01 à 2026-12, rangés de manière ordonnée. Chaque dossier est de type « File folder », ce qui indique qu'il s'agit de répertoires déjà créés.
Ce résultat est directement adapté à l'archivage de documents. En prenant l'exemple des mois, il suffira par la suite de placer les fichiers correspondants à chaque mois dans le répertoire dédié ; en prenant l'exemple des projets, chaque projet peut utiliser la même structure de répertoire initiale, évitant la confusion de gestion causée par des créations de dossiers anarchiques par différents membres.
Procédure : copier un dossier modèle par lots et le renommer selon une liste
Étape 1 : Ouvrir la fonction d'organisation des fichiers
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez « Organisation des fichiers » dans la barre de navigation de gauche. Une fois sur cette page, plusieurs fonctions liées à l'organisation des fichiers sont visibles. Cliquez cette fois sur « Créer de nouveaux dossiers par lots à partir d'un dossier existant ».
Le but de choisir cette fonction est d'indiquer au logiciel que la tâche actuelle n'est pas une classification de fichiers ordinaire, ni un tri par extension, mais une création par lots basée sur un dossier déjà existant. Le texte descriptif de la carte de fonction dans la capture d'écran indique également qu'elle est adaptée pour copier un dossier existant en plusieurs exemplaires et prend en charge les noms personnalisés.
Étape 2 : Ajouter le dossier modèle
Après être entré dans la fonction, il faut d'abord sélectionner l'enregistrement à traiter. Cliquez sur « Ajouter un dossier » en haut à droite, puis sélectionnez le dossier source qui servira de modèle. Dans l'exemple, « New folder » a déjà été ajouté à la liste, affichant son chemin d'accès, sa date de création et sa date de modification.
Une attention particulière est requise à cette étape : ce qui doit être ajouté est le « dossier modèle à copier », et non le répertoire de sortie final. Autrement dit, si vous souhaitez copier un modèle de projet standard en plusieurs répertoires de projet, c'est ce modèle de projet standard qu'il faut ajouter. Après l'ajout, vous pouvez vérifier via le nom et le chemin dans la liste. Une fois confirmé, cliquez sur « Suivant » en bas.
Étape 3 : Saisir la liste des noms des nouveaux dossiers
Sur la page « Définir les options de traitement », trouvez la « Liste des nouveaux noms ». Celle-ci sert à renseigner les noms des nouveaux dossiers qui seront générés. Dans l'exemple, 12 lignes de noms de mois ont été saisies : de 2026-01 à 2026-12.
La qualité de la liste de noms impacte directement le résultat final. Il est conseillé de suivre ces principes : n'écrire qu'un seul nom par ligne ; éviter les caractères spéciaux non supportés par le système dans les noms ; maintenir une cohérence de format pour les noms d'une même série ; si un ordre séquentiel est nécessaire, utiliser une numérotation de longueur fixe, comme 01, 02, 03, pour éviter les confusions lors du tri.
La page affiche également une option « Ignorer tous les fichiers, conserver uniquement la structure des dossiers ». Cette option est très utile pour les répertoires modèles. Si le dossier modèle contient des fichiers d'exemple et que vous souhaitez copier uniquement l'arborescence, vous pouvez l'utiliser selon vos besoins ; si les documents Word, Excel, PDF ou autres fichiers du dossier modèle doivent également être copiés dans chaque nouveau répertoire, il faut alors choisir avec prudence pour s'assurer que le résultat du traitement corresponde aux attentes.
Étape 4 : Définir l'emplacement d'enregistrement et exécuter
Une fois la liste de noms configurée, continuez en cliquant sur « Suivant ». Le flux de la page montre qu'on accède ensuite à « Définir l'emplacement d'enregistrement » puis à « Démarrer le traitement ». L'emplacement d'enregistrement détermine où seront placés les nouveaux dossiers générés par lots, et « Démarrer le traitement » exécutera la tâche de création par lots.
Il est conseillé, lors de la première utilisation, de choisir d'abord un répertoire temporaire pour effectuer un test, et de ne l'utiliser pour les répertoires de documentation officiels qu'après avoir confirmé que l'effet généré est conforme aux attentes. Surtout si le dossier source contient un grand nombre de fichiers, le processus de copie peut prendre un certain temps, et l'espace de l'emplacement d'enregistrement doit également être suffisant.
Questions fréquentes et remarques importantes
1. Peut-on utiliser les noms d'un tableau Excel ?
Oui. Bien que la capture d'écran montre une zone de saisie de liste de noms, lors de la préparation des noms, vous pouvez d'abord préparer une colonne de données dans Excel, puis la copier dans la liste des noms. Tant que le résultat collé affiche un nom par ligne, cela convient pour la création par lots.
2. Quelle est la relation entre le nombre de noms et le nombre généré ?
En règle générale, il y aura autant de nouveaux dossiers générés que de noms valides dans la liste. L'exemple comporte 12 noms, ce qui génère 12 dossiers. Il est conseillé de vérifier le nombre de lignes avant le traitement afin d'éviter de copier des lignes vides en surplus ou d'omettre un nom.
3. Pourquoi est-il conseillé d'utiliser un format de nommage uniforme ?
Un format uniforme facilite le tri et la recherche. Par exemple, pour les mois, il est conseillé d'écrire 2026-01 plutôt que 2026-1 ; pour les numéros de projet, il est conseillé d'écrire P001, P002, plutôt que P1, P2. C'est plus clair lors de la visualisation dans l'explorateur Windows.
4. Faut-il faire une sauvegarde avant le traitement par lots ?
Si le dossier source contient des fichiers importants, il est conseillé de conserver d'abord le modèle original, et de ne pas effectuer de tests répétés directement sur le seul répertoire important. Bien que les opérations par lots améliorent l'efficacité, une seule action affecte plusieurs résultats. Une sauvegarde préalable et un test à petite échelle constituent une approche plus prudente.
Résumé : générer les répertoires modèles en une seule fois
En utilisant HeSoft Doc Batch Tool , les opérations répétitives telles que « copier un dossier modèle, le renommer un par un » peuvent être transformées en un processus standardisé. L'utilisateur n'a qu'à ajouter le dossier source, remplir la liste de noms, définir l'emplacement d'enregistrement et démarrer le traitement pour obtenir rapidement plusieurs nouveaux dossiers aux noms normalisés.
Pour les scénarios bureautiques tels que la documentation de projet, l'archivage mensuel, les dossiers clients ou les répertoires de service, ce mode de traitement par lots réduit considérablement le temps d'opération manuelle et améliore la cohérence du nommage. Il est conseillé de préparer la liste de noms avant le traitement officiel, de tester avec un petit nombre de données, puis de générer les répertoires complets par lots une fois l'exactitude confirmée.