The naming convention of adding a date at the end of a file name is common in office materials, but during summarization, archiving, sending to clients, or generating directories, overly long date suffixes can affect uniform management. This article uses files like PDF, docx, xlsx, pptx, csv, and txt as examples to explain how to use HeSoft Doc Batch Tool to batch delete the 10 rightmost characters of file names, thereby removing dates in yyyy-mm-dd format while preserving file extensions, allowing various types of office files to be standardized quickly.
Lorsque de nombreuses entreprises exportent des rapports, téléchargent des documents de réunion ou organisent des dossiers de projet, elles obtiennent un lot de fichiers avec un suffixe de date, par exemple Invoice 2024-08-05.pdf, Report 2024-11-17.docx, Project Plan 2024-09-23.xlsx. La date elle-même est parfois très utile, mais lors de l'archivage final, de la création d'une liste de fichiers ou de l'envoi à l'extérieur, les utilisateurs peuvent souhaiter ne conserver que le nom thématique du fichier, sans vouloir que chaque nom de fichier soit suivi d'une chaîne de date.
Si le nombre de fichiers est faible, la suppression manuelle des dates est encore acceptable ; si un dossier contient un grand nombre de fichiers PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV, TXT, les renommer un par un devient une tâche répétitive. Cet article présente une approche plus adaptée au contexte bureautique : utiliser HeSoft Doc Batch Tool , via la fonction « Supprimer le texte dans le nom de fichier », pour supprimer en bloc la date à la fin du nom de fichier, c'est-à-dire supprimer les quelques caractères les plus à droite du nom de fichier.
Scénarios d'application
La méthode de cet article convient aux situations où la longueur du texte à la fin du nom de fichier est relativement fixe, en particulier les suffixes de type date :
- Date au format aaaa-mm-jj : Par exemple 2025-02-25, 2024-04-13, d'une longueur de 10 caractères.
- Date d'exportation système : De nombreux systèmes d'entreprise ajoutent automatiquement la date d'exportation à la fin du nom de fichier, ce qui facilite la traçabilité mais nuit à une présentation unifiée.
- Organisation de fichiers bureautiques mixtes : Un même répertoire contient simultanément des fichiers pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, csv, txt, etc., qui doivent être renommés selon la même règle.
- Nettoyage de documents à livrer : Avant de livrer des fichiers à un client ou un collègue, ne conserver que les noms essentiels comme Analysis Results, Budget Details, Client Data.
Il est important de noter que cet article traite de la suppression d'un nombre spécifié de caractères à l'extrémité droite du nom de fichier, et non de la recherche et du remplacement d'une date spécifique. Il est donc particulièrement adapté aux listes de fichiers dont le format du texte final est uniforme.
Aperçu du résultat : d'un nom avec date à un nom de fichier concis
Avant traitement : chaque nom de fichier comporte une date à la fin
Dans la liste de fichiers avant traitement, la partie encadrée en rouge correspond au suffixe de date à supprimer. On peut voir que ces types de fichiers ne sont pas tous identiques, il y a des PDF, xlsx, csv, pptx, docx, txt, etc., mais la date se situe toujours juste avant l'extension.
Par exemple, dans Analysis Results 2025-02-25.pdf, ce qu'il faut supprimer est 2025-02-25 ; dans Budget Details 2024-04-13.xlsx, ce qu'il faut supprimer est 2024-04-13. Comme la longueur de ces dates est identique, on peut définir uniformément le nombre de caractères à supprimer à 10.
Après traitement : la date est supprimée, l'extension est conservée
Après traitement, la date dans le nom de fichier a disparu, l'extension est toujours présente. Analysis Results 2025-02-25.pdf devient Analysis Results.pdf, Report 2024-11-17.docx devient Report.docx, Task List 2024-07-11.txt devient Task List.txt.
C'est exactement l'objectif le plus courant du nettoyage par lot des noms de fichiers : supprimer l'information finale indésirable, sans affecter le format du fichier ni son mode d'ouverture.
Étapes opératoires
Première étape : trouver la fonction de suppression de texte dans la catégorie Nom de fichier
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez Nom de fichier dans la barre de navigation de gauche. Cette catégorie regroupe les outils liés au traitement par lot des noms de fichiers, tels que rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de fichiers, insérer du texte dans le nom de fichier, ajouter un préfixe ou un suffixe, changer la casse du nom de fichier, etc.
Cette fois-ci, il faut cliquer sur Supprimer le texte dans le nom de fichier. Sur la capture d'écran, on peut voir que sa description est « Supprimer en bloc le texte dans le nom de fichier », ce qui correspond au besoin de supprimer en bloc le suffixe de date. Après avoir sélectionné cette option, le logiciel ouvre une page de traitement dédiée, de type assistant.
Deuxième étape : importer la liste des fichiers à traiter
Une fois sur la page de fonction, commencez par « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite de la page, deux options d'importation sont proposées : Ajouter des fichiers et Importer des fichiers depuis un dossier. Si les fichiers sont regroupés dans un même dossier, l'importation depuis un dossier est plus pratique ; si vous ne traitez qu'une partie des fichiers, vous pouvez utiliser l'ajout de fichiers pour une sélection manuelle.
Une fois les fichiers importés, le logiciel affiche dans une liste des informations telles que le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification. Cette liste est très importante, elle équivaut à une liste de contrôle avant exécution. Il est conseillé à l'utilisateur de vérifier trois choses ici : premièrement, tous les fichiers ont-ils bien été importés ? Deuxièmement, des fichiers ne devant pas être traités se sont-ils glissés dans la liste ? Troisièmement, la date à la fin du nom de fichier respecte-t-elle la même règle de longueur ?
Si vous constatez qu'un enregistrement ne devrait pas être traité, vous pouvez utiliser la colonne d'actions à droite de la liste ; en cas d'erreur d'importation, vous pouvez également utiliser le bouton Vider en haut de la page pour recommencer la sélection. Ces boutons sont visibles sur les captures d'écran et permettent d'organiser le périmètre de la tâche avant exécution.
Troisième étape : sélectionner les derniers caractères et indiquer leur nombre
Après avoir confirmé la liste de fichiers, cliquez sur Étape suivante en bas pour accéder à « Définir les options de traitement ». Dans le type d'opération, choisissez Les derniers caractères. Cette option signifie : à partir de la droite du nom de fichier, supprimer un nombre spécifié de caractères.
Dans l'exemple, il faut supprimer une date au format aaaa-mm-jj, par exemple 2024-08-05. Ce format contient 4 chiffres pour l'année, 2 tirets, 2 chiffres pour le mois et 2 pour le jour, soit un total de 10 caractères. Il faut donc entrer la valeur 10. Une fois la valeur saisie, cliquez à nouveau sur Étape suivante.
Si le suffixe de votre nom de fichier n'est pas une date mais un autre texte de longueur fixe, vous pouvez procéder de la même manière. Par exemple, si la fin est -001, il faut supprimer 4 caractères ; si la fin est _v2, il faut supprimer 3 caractères ; si la fin est 20240711, il faut supprimer 8 caractères. L'essentiel est de d'abord compter le nombre de caractères à supprimer.
Quatrième étape : définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Le flux supérieur du logiciel montre qu'après avoir défini les options de traitement, il y a encore Définir l'emplacement de sauvegarde et Lancer le traitement. Par conséquent, après avoir défini la règle de suppression, suivez les instructions à l'écran pour passer à l'étape suivante, définir l'emplacement de sauvegarde des fichiers traités, puis exécuter le traitement par lot.
Ce flux par étapes est adapté aux tâches par lot des logiciels bureautiques : définir d'abord l'objet, puis la règle, puis le mode de sauvegarde, et enfin exécuter. Il aide l'utilisateur à vérifier plusieurs fois avant de modifier en bloc les noms de fichiers, réduisant ainsi le risque lors du traitement d'un grand nombre de fichiers en une seule fois.
Questions fréquentes ou points d'attention
La présence d'espaces dans le nom de fichier affecte-t-elle le traitement ?
Les espaces dans un nom de fichier font généralement partie du nom. Dans l'exemple, après suppression de la date, il y avait peut-être un espace juste avant le début du nom principal. L'effet réel dépendra de la structure du nom de fichier. Il est conseillé d'observer avant traitement s'il y a un espace avant la date. Si vous souhaitez supprimer l'espace en même temps, vous devez l'inclure dans le décompte des caractères.
Peut-on traiter par lot des fichiers docx, xlsx, pptx et pdf ?
Oui. Cette fonction traite le nom du fichier, pas son contenu. Les exemples de captures d'écran incluent déjà des extensions comme pdf, xlsx, csv, pptx, docx, txt, ce qui la rend adaptée au renommage unifié de multiples types de fichiers bureautiques.
Que faire si la longueur de la date à la fin du nom de fichier n'est pas uniforme ?
Si certains fichiers ont une date comme 2024-07-11 et d'autres comme 20240711, leur longueur diffère. Il n'est alors pas conseillé d'utiliser directement le même nombre pour traiter tous les fichiers. Vous pouvez d'abord les traiter par lots selon leur règle de nommage, ou harmoniser les formats avant la suppression par lot.
Faut-il faire une sauvegarde avant le traitement ?
Lors de tout renommage par lot, il est conseillé de sauvegarder les fichiers importants ou de tester la règle sur un petit nombre de fichiers. Confirmez que le nombre de caractères à supprimer et le résultat sont corrects avant de traiter le dossier complet.
Résumé
Supprimer en bloc la date à la fin des noms de fichiers est une tâche d'organisation de fichiers bureautiques essentiellement répétitive mais très fréquente. L'utilisation de HeSoft Doc Batch Tool permet, via la fonction « Supprimer le texte dans le nom de fichier », de transformer une opération qui nécessitait de renommer un par un en un traitement unique basé sur une règle.
Pour un suffixe de date au format aaaa-mm-jj, il suffit de choisir Les derniers caractères, d'entrer le nombre 10, puis de poursuivre le flux pour définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement, afin de nettoyer rapidement les noms de fichiers PDF, Word, Excel, PPT, CSV, TXT. Il est conseillé de regrouper dès maintenant les fichiers à organiser dans un seul dossier, de suivre les étapes de cet article pour importer, définir la règle et enfin exécuter, pour un archivage de fichiers plus standardisé et plus efficace.