Lorsque plusieurs fichiers xlsx doivent être convertis en fichiers texte txt, l'enregistrement manuel prend beaucoup de temps. Cet article se concentre sur le scénario de bureau réel de la conversion par lots de plusieurs fichiers Excel en txt, et présente comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour effectuer la conversion. Le contenu comprend la comparaison des effets avant et après le traitement, la sélection de l'entrée de l'outil Excel, l'ajout de fichiers ou l'importation depuis un dossier, la vérification de la liste des tâches, la définition de l'emplacement de sauvegarde et le démarrage du traitement, aidant les utilisateurs à maîtriser rapidement le processus de conversion par lots.
Lorsqu'ils traitent des fichiers de données, de nombreuses personnes rencontrent un problème : les données sources sont des tableaux Excel, mais le destinataire ou le système cible exige des fichiers texte TXT. Par exemple, les informations clients exportées par le service commercial sont au format xlsx, alors que le système logistique a besoin de txt ; les pointages des employés compilés par le service RH sont sur Excel, mais les scripts de statistiques suivants doivent lire du texte ; les équipes financières ou opérationnelles doivent unifier plusieurs rapports au format texte pour l'archivage. S'il n'y a qu'un ou deux fichiers, les enregistrer manuellement sous un autre format est encore faisable ; mais dès que le nombre de fichiers augmente, la répétition des opérations devient très inefficace.
Cet article présente une méthode plus adaptée au bureau : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour convertir plusieurs fichiers Excel en une seule fois au format texte TXT. Ce logiciel se positionne comme un outil bureautique de traitement par lots, dont la fonction principale est d'aider les utilisateurs à traiter les fichiers par lots, de réduire les tâches répétitives et d'améliorer l'efficacité quotidienne au bureau.
Scénarios d'utilisation : Convertir des tableaux Excel (xlsx, xls, etc.) en texte par lots
Le besoin de convertir Excel en TXT n'apparaît généralement pas de manière isolée, mais accompagne un flux de données par lots. Par exemple, un dossier contient les données de ventes exportées quotidiennement, les enregistrements de commandes compilés mensuellement, les rapports d'avancement de différents projets, les relevés de pointage de plusieurs services RH, etc. Leur structure de contenu peut être similaire, mais les fichiers sont indépendants les uns des autres. Si vous devez les livrer uniformément au format txt, la conversion manuelle pose plusieurs problèmes.
Premièrement, cela prend un temps considérable. Chaque fichier Excel doit être ouvert, enregistré sous un autre format, avec un choix du format, une confirmation du chemin et une fermeture du fichier ; les étapes sont répétitives et mécaniques.
Deuxièmement, c'est une source d'erreurs. Avec de nombreux fichiers, il est possible d'oublier un tableau, d'enregistrer le TXT dans le mauvais dossier, voire d'écraser un résultat existant.
Troisièmement, cela ne favorise pas la standardisation. Lors d'une collaboration à plusieurs, la méthode d'enregistrement manuelle peut différer d'une personne à l'autre, rendant difficile la vérification uniforme du nommage, de l'emplacement et du nombre de fichiers générés.
Par conséquent, lorsque vous avez besoin de convertir un grand nombre de tableaux xlsx, de classeurs xls ou d'autres fichiers Excel en txt par lots, utiliser un outil de traitement par lots dédié est plus approprié.
Effet avant traitement : Le dossier contient plusieurs classeurs Excel
La capture d'écran avant traitement montre un ensemble de fichiers Excel, comprenant Customer Info, Employee Attendance, Financial Report, Order History, Product List, Project Progress, Sales Data, Training Plan, etc. L'extension de ces fichiers est .xlsx, ce qui signifie que les données actuelles sont encore enregistrées dans des classeurs Excel.
Ces noms de fichiers couvrent les types courants de documents de bureau : informations clients, pointages des employés, rapports financiers, historique des commandes, liste de produits, avancement de projet, données de ventes et plans de formation. Une telle structure de fichiers est typique : chaque fichier Excel enregistre un type de données, mais il peut être nécessaire de tout convertir en TXT pour l'importation de données ou la sauvegarde textuelle.
Effet après traitement : Génération de fichiers TXT du même nom, pour faciliter la vérification
Une fois la conversion terminée, les fichiers sur la capture d'écran sont devenus des fichiers texte TXT, par exemple Customer Info.txt, Employee Attendance.txt, Financial Report.txt, Order History.txt, Product List.txt, Project Progress.txt, Sales Data.txt, Training Plan.txt. Le nom principal du fichier reste identique à l'original Excel, l'extension passant à .txt.
Ce résultat est très pratique pour la vérification des tâches par lots. L'utilisateur peut comparer directement le nombre de fichiers sources et de fichiers de sortie, et confirmer grâce au nom si un fichier TXT correspondant a bien été généré pour chaque fichier Excel. Pour les scénarios nécessitant une soumission à un système ou à un collègue, une sortie avec des noms identiques réduit également les coûts de communication.
Étape 1 : Accéder à l'outil Excel de HeSoft Doc Batch Tool
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , observez d'abord la barre de navigation de gauche. La capture d'écran montre que la colonne de gauche inclut les catégories : Accueil, Flux de tâches, Tous les outils, Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils Texte, Outils Image, etc. Comme cette tâche consiste à traiter des fichiers Excel, il faut sélectionner « Outils Excel ».
Après être entré dans les Outils Excel, la zone principale affiche plusieurs fiches de fonctionnalités liées à Excel. La capture d'écran montre des fonctions de conversion de format comme « Excel vers Csv », « Excel vers Xls », « Excel vers Xlsx », ainsi que la fonction nécessaire ici : « Excel vers Txt ». Cliquez sur cette fiche de fonction pour accéder à la page de traitement dédiée à la conversion Excel en TXT.
Le but de cette étape est de trouver la bonne entrée parmi les nombreuses fonctionnalités de traitement de documents. Le résultat attendu est d'accéder à la page intitulée « Excel vers Txt », prêt à ajouter les fichiers à convertir.
Étape 2 : Ajouter des fichiers ou importer des fichiers depuis un dossier
Une fois sur la page de conversion, l'interface offre deux entrées principales en haut : « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers d'un dossier ». Elles conviennent à différentes manières d'organiser les fichiers.
Si vous souhaitez convertir seulement quelques fichiers Excel spécifiques, vous pouvez cliquer sur « Ajouter des fichiers » et sélectionner les tableaux cibles depuis le disque local. Cette méthode est flexible, adaptée aux fichiers dispersés ou à une sélection ponctuelle.
Si tous les fichiers Excel sont déjà dans le même dossier, nous vous conseillons de cliquer sur « Importer des fichiers d'un dossier ». Les fichiers d'exemple dans la capture d'écran se trouvent dans le même chemin Test folder 4, et l'importation depuis un dossier permet d'ajouter tous les fichiers à la liste en une seule fois, évitant une recherche un par un.
Après l'importation, le logiciel affiche les enregistrements à traiter dans un tableau. Sur la capture, il y a 8 enregistrements, montrant respectivement le numéro de fichier, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et les actions. L'extension est xlsx, ce qui indique que ces fichiers ont été reconnus comme des tableaux Excel.
Étape 3 : Vérifier la liste des fichiers à traiter pour éviter les omissions ou erreurs
L'avantage de la conversion par lots est de traiter plusieurs fichiers à la fois, à condition que la liste des tâches soit correcte. Après avoir importé les fichiers, ne vous précipitez pas pour lancer le traitement, prenez le temps de vérifier le contenu de la liste.
Quatre informations sont à vérifier en priorité : premièrement, si le nombre d'enregistrements correspond aux attentes (la capture d'écran montre 8 enregistrements) ; deuxièmement, si la colonne Nom contient tous les fichiers Excel à convertir ; troisièmement, si la colonne Chemin pointe vers le bon dossier ; quatrièmement, si la colonne Extension affiche le format de fichier Excel. Ces informations permettent de détecter rapidement si vous avez importé le mauvais dossier, oublié des fichiers ou inclus des fichiers non pertinents.
Si vous trouvez des fichiers à ne pas convertir dans la liste, vous pouvez les retirer via la colonne Actions à droite ; si toute la liste doit être refaite, utilisez le bouton « Vider » en haut pour réimporter. Après confirmation, cliquez sur « Suivant » en bas de la page.
Le but de cette étape est de garantir la précision de la tâche de conversion par lots. Le résultat attendu est que la liste des fichiers Excel à convertir soit complète et correcte, pour passer ensuite à la configuration de l'emplacement de sauvegarde.
Étape 4 : Définir l'emplacement de sortie des TXT pour des résultats clairs
La barre de progression sur la capture d'écran montre que la tâche entière est divisée en trois phases : « Sélectionner les enregistrements à traiter », « Définir l'emplacement d'enregistrement » et « Démarrer le traitement ». Après avoir terminé la sélection des fichiers, l'étape suivante est de définir l'emplacement de sauvegarde.
Il est conseillé de ne pas sauvegarder les résultats n'importe où, sur le bureau ou dans le dossier source, surtout si le nombre de fichiers est élevé. Il est préférable de créer un répertoire de sortie dédié, comme « Résultats conversion TXT », « Export texte Excel » ou un dossier nommé avec la date. Cela permet de séparer les fichiers Excel originaux des TXT convertis, facilitant la vérification et évitant suppressions accidentelles ou confusions.
Lors du paramétrage de l'emplacement, vérifiez que l'espace disque est suffisant et que le dossier a les droits d'écriture nécessaires. Sur un ordinateur d'entreprise ou un répertoire partagé, choisissez de préférence un chemin local pour lequel vous avez les droits, ou un répertoire dont l'accès en écriture est confirmé.
Étape 5 : Démarrer le traitement et consulter les résultats de la conversion
Une fois l'emplacement de sauvegarde configuré, passez à la phase « Démarrer le traitement ». Le logiciel va traiter les fichiers Excel selon la liste de tâches et les convertir au format texte TXT. L'intérêt de ce processus est que l'utilisateur n'a pas besoin d'ouvrir les tableaux un par un ni d'effectuer l'opération « Enregistrer sous » de manière répétée.
Une fois le traitement terminé, allez consulter les résultats à l'emplacement de sauvegarde. Normalement, un fichier TXT est généré pour chaque fichier Excel, le nom principal étant identique au fichier source. En prenant l'exemple des fichiers de la capture d'écran, Customer Info.xlsx générera Customer Info.txt, Order History.xlsx générera Order History.txt, et Sales Data.xlsx générera Sales Data.txt.
Si vous devez remettre le résultat à un système pour importation, il est conseillé d'ouvrir un ou deux fichiers TXT pour vérifier que leur contenu est conforme aux attentes, avant une soumission en bloc. Cela permet de détecter des problèmes de format de données, d'encodage ou de disposition du contenu avant une utilisation réelle.
Questions fréquemment posées et points d'attention
1. Le fichier TXT peut-il conserver la mise en forme du tableau Excel ?
TXT est un fichier texte pur, inadapté pour conserver les couleurs, bordures, cellules fusionnées, graphiques et mises en page complexes d'Excel. Si vous devez conserver les styles visuels, il faut envisager une conversion en PDF ou en image ; si vous avez seulement besoin des données textuelles, la conversion en TXT est plus appropriée.
2. Le fichier TXT converti peut-il être reconverti en Excel ?
TXT peut être ouvert ou importé par Excel, mais il n'est pas équivalent au classeur original. Les formules, les feuilles de calcul multiples, les styles et d'autres informations peuvent ne pas être restitués intégralement. Il est donc recommandé de toujours conserver le fichier xlsx ou xls d'origine.
3. Comment améliorer l'efficacité de l'importation quand les fichiers sont très nombreux ?
Placez d'abord tous les fichiers Excel à convertir dans le même dossier, puis utilisez « Importer des fichiers d'un dossier ». C'est plus rapide que d'ajouter un par un et cela facilite la vérification du nombre de fichiers.
4. Pourquoi vérifier d'abord le nombre d'enregistrements ?
Le nombre d'enregistrements vous aide à juger rapidement si tous les fichiers ont été importés. Par exemple, si le dossier source doit contenir 8 Excel et que la liste du logiciel affiche aussi 8 enregistrements, cela indique que le nombre est globalement cohérent, et il ne reste plus qu'à vérifier les noms.
Résumé : La conversion par lots rend la transformation Excel vers TXT plus efficace et mieux contrôlée
Pour convertir plusieurs fichiers Excel en format texte txt, le point clé n'est pas de savoir si un fichier seul peut être converti, mais comment réaliser une conversion par lots de manière efficace, stable et vérifiable. HeSoft Doc Batch Tool , grâce à sa fonction « Excel vers Txt », centralise l'ajout de fichiers, la reconnaissance par lots, la définition de l'emplacement de sauvegarde et le démarrage du traitement en un seul flux, adapté à l'organisation des rapports, l'importation de données et l'archivage texte dans le travail quotidien de bureau.
Si vous avez actuellement une série de tableaux xlsx ou xls à convertir, il est conseillé de les rassembler d'abord dans le même dossier, puis de suivre les étapes de cet article pour entrer dans les Outils Excel, sélectionner la fonction Excel vers Txt, importer les fichiers par lots et lancer le traitement. Cela réduit considérablement les opérations répétitives, libérant ainsi plus de temps pour la vérification des données et l'analyse métier.