Les fichiers classés par mois, projet ou client perdent facilement leurs informations d'origine lors de la consolidation entre dossiers. Cet article illustre, à l'aide de captures d'écran réelles, comment utiliser la fonction « Ajouter le nom du dossier parent au nom de fichier » dans HeSoft Doc Batch Tool pour écrire en masse les noms des dossiers parents tels que 2026-10 dans les noms de fichiers jpg. Cette méthode peut également servir de référence pour organiser les noms de fichiers bureautiques tels que doc, docx, pdf, etc., aidant les utilisateurs à établir rapidement une règle de nommage de fichiers claire et uniforme.
Lorsque de nombreuses personnes organisent leurs fichiers, elles créent d'abord des dossiers, puis y placent les fichiers correspondants. Par exemple, un dossier par mois : 2026-10, 2026-11, 2026-12 ; un dossier par projet ; un dossier par client. Cette méthode fonctionne très bien lorsque la structure des dossiers est complète, mais dès qu'un fichier est sorti de son contexte, son nom peut devenir moins explicite.
Par exemple, les fichiers black.jpg, green.jpg, sun.jpg dans le dossier 2026-10, on sait qu'ils appartiennent à octobre 2026 grâce au dossier dans lequel ils se trouvent. Mais si l'on regroupe des images de plusieurs dossiers mensuels, les noms de fichiers eux-mêmes n'indiquent pas automatiquement l'information « 2026-10 ». Pour un grand nombre d'images jpg, png, ou de fichiers bureautiques comme doc, docx, pdf, xlsx, la recherche, l'archivage ou l'envoi ultérieur augmenteront le coût de vérification manuelle.
La solution n'est pas compliquée : il s'agit d'intégrer par lots le nom du dossier mensuel dans le nom du fichier. Cet article prend l'exemple du dossier 2026-10 dans la capture d'écran pour expliquer comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool afin d'ajouter le nom du dossier parent au début du nom de fichier, pour obtenir un résultat tel que 2026-10black.jpg. Ainsi, le nom du fichier conserve son appellation d'origine tout en incluant l'information du répertoire source, ce qui est plus adapté à la gestion de fichiers bureautiques en masse.
Cas d'usage : Faire en sorte que le nom du fichier indique sa source (mois, projet ou client)
L'ajout par lots du nom du dossier parent est particulièrement adapté lorsque le nom du répertoire lui-même sert de base de classification. Les situations suivantes sont les plus courantes.
Premièrement, les images et pièces jointes classées par mois. Les photos d'événements marketing, les images d'inspection, les justificatifs de remboursement, les documents mensuels sont souvent sauvegardés mensuellement. En intégrant les noms de dossiers mensuels comme 2026-10, 2026-11 dans le nom du fichier, ce dernier ne perd pas son étiquette temporelle même s'il quitte son répertoire d'origine.
Deuxièmement, les documents gérés par numéro de projet. Un dossier de projet peut contenir Proposition.docx, Devis.xlsx, Contrat.pdf, Photo_chantier.jpg. L'ajout du nom du dossier projet en préfixe permet de distinguer rapidement les documents similaires de différents projets, réduisant le risque d'écrasement par homonymie lors du regroupement.
Troisièmement, les fichiers classés par client ou point de vente. On retrouve souvent des fichiers portant le même nom dans plusieurs dossiers clients, par exemple Licence_commerciale.pdf, Contrat.doc, Photo1.jpg. Après avoir ajouté le nom du dossier parent, le nom du fichier inclut un identifiant client ou magasin, facilitant les transmissions et recherches ultérieures.
Quatrièmement, la normalisation avant de téléverser sur un système ou d'envoyer à quelqu'un. De nombreux systèmes métier n'affichent que le nom du fichier, pas la structure locale des répertoires. Si le répertoire parent est intégré au nom du fichier en amont, l'information est plus complète pour le destinataire et réduit les demandes de clarification.
Aperçu du résultat : Avant traitement, impossible de connaître le mois d'appartenance uniquement par le nom du fichier
Dans l'exemple avant traitement, il y a trois dossiers : 2026-10, 2026-11, 2026-12. Le dossier 2026-10 sélectionné contient black.jpg, green.jpg, sun.jpg, tree.jpg, white.jpg. Ces noms de fichiers n'ont aucun préfixe mensuel et leur appartenance à 2026-10 ne peut être déduite que par le dossier qui les contient.
Ce type de nommage est acceptable lorsque le nombre de fichiers est faible et la hiérarchie des dossiers fixe. Mais dans un contexte bureautique de masse, les fichiers sont souvent copiés, déplacés, compressés, téléversés ou fusionnés. Dès qu'ils quittent leur dossier d'origine, l'information « 2026-10 » contenue dans le chemin d'accès devient invisible. Le problème s'aggrave si des fichiers homonymes existent dans plusieurs dossiers.
Aperçu du résultat : Après traitement, le nom du dossier mensuel devient un préfixe du nom de fichier
Après traitement, le nom du dossier parent apparaît au début du nom de fichier. Dans la capture d'écran, black.jpg dans le dossier 2026-10 est devenu 2026-10black.jpg, green.jpg est devenu 2026-10green.jpg, et tree.jpg est devenu 2026-10tree.jpg. Le corps principal du nom de fichier est conservé, et l'extension .jpg reste inchangée.
L'avantage de ce résultat de nommage est son caractère intuitif : le nom du fichier commence par le dossier source. Par la suite, pour trier dans l'explorateur de fichiers, rechercher « 2026-10 » ou regrouper tous les fichiers dans un même dossier, on peut rapidement localiser les fichiers du mois correspondant. Pour les documents nécessitant un archivage à long terme, ce nom de fichier est plus stable et plus facile à comprendre pour les membres de l'équipe.
Procédure : Ajouter par lots le nom du dossier parent avec le logiciel bureautique
Le logiciel dans la capture d'écran est « HeSoft Doc Batch Tool ». Son interface regroupe différentes tâches de traitement en plusieurs catégories d'outils. Cette fois-ci, la fonction relative au nom de fichier est utilisée. Toute l'opération suit un processus par étapes, sans que l'utilisateur ait besoin d'ouvrir les fichiers un par un ou de copier manuellement les noms de dossier.
Étape 1 : Ouvrir la catégorie Nom de fichier, accéder à la fonction d'ajout du nom du dossier parent
Sur la gauche de l'interface principale du logiciel, on voit que la catégorie « Nom de fichier » est sélectionnée. La partie droite affiche plusieurs fonctions de traitement de nom de fichier, dont la 4ème est « Ajouter le nom du dossier parent au nom de fichier », avec la description « Ajouter par lots le nom du dossier parent au nom de fichier ».
Le but de choisir cette fonction est de faire en sorte que le logiciel extraie automatiquement le nom du dossier parent en fonction du chemin du fichier, plutôt que d'ajouter simplement un texte fixe uniforme. Par exemple, les dossiers parents de D:\test\2026-10\black.jpg et D:\test\2026-11\1.jpg sont différents. En utilisant cette fonction, ils ajouteront respectivement leur propre dossier parent 2026-10, 2026-11, au lieu d'ajouter tous le même préfixe.
Cette étape est également un prérequis pour garantir l'exactitude du traitement. Comme l'outil de nom de fichier propose aussi des fonctions telles que « Insérer du texte dans le nom de fichier » ou « Ajouter un préfixe et un suffixe au nom de fichier » qui conviennent à d'autres scénarios, et que l'objectif ici est d'ajouter le nom du répertoire parent, il faut sélectionner « Ajouter le nom du dossier parent au nom de fichier ».
Étape 2 : Ajouter des fichiers ou importer des fichiers depuis un dossier
Après être entré dans la fonction, le haut de la page affiche un processus en quatre étapes. La première consiste à « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite, il y a les boutons « Ajouter des fichiers », « Importer des fichiers depuis un dossier », « Effacer », « Plus ». D'après la capture d'écran, plusieurs enregistrements de fichiers jpg ont déjà été importés.
Dans le tableau, la colonne « Nom » montre le nom actuel du fichier, comme black.jpg, green.jpg, sun.jpg ; la colonne « Chemin » montre l'emplacement, comme D:\test\2026-10\black.jpg ; la colonne « Extension » montre jpg ; suivies des colonnes de date de création, de modification et d'opération. Le résumé en bas indique que le nombre d'enregistrements est de 15, ce qui signifie que plusieurs fichiers ont été importés en une seule fois pour cette tâche.
Lors de cette étape, il est recommandé de vérifier trois informations clés : premièrement, si tous les fichiers à traiter ont été importés ; deuxièmement, si le chemin pointe vers le bon dossier mensuel ou de projet ; troisièmement, si des fichiers non désirés se sont glissés dans la liste. Si un enregistrement n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le supprimer via la colonne d'opérations ; si la liste est incorrecte, vous pouvez utiliser « Effacer » puis réimporter. Une fois la liste confirmée, cliquez sur « Suivant » en bas de page pour accéder aux options de traitement.
Étape 3 : Configurer l'ajout du nom du dossier parent au début du nom de fichier
Dans la deuxième étape « Définir les options de traitement », il faut d'abord définir la « Position ». La capture d'écran montre les options « Début » et « Fin », « Début » étant sélectionné. Cela signifie que le logiciel placera le nom du dossier parent avant le nom de fichier original.
En prenant black.jpg comme exemple, l'option « Début » ajoutera le dossier parent 2026-10 avant black.jpg, donnant 2026-10black.jpg. Ce résultat correspond à la capture d'écran après traitement. Si l'option « Fin » est choisie, le nom du dossier parent sera placé à la fin du nom de fichier, ce qui convient à une autre convention de nommage.
Lors de la gestion de fichiers par mois, projet ou client, il est généralement conseillé d'ajouter le nom du dossier parent au début. La raison est que lorsque la liste de fichiers est triée par nom, les fichiers d'un même mois ou projet se regrouperont naturellement, facilitant les recherches futures.
Étape 4 : Définir le numéro de niveau du dossier pour extraire le répertoire supérieur immédiat
Ensuite, définissez le « Numéro de niveau du dossier ». Dans la capture d'écran, la valeur est 1. En croisant le chemin et le résultat, on déduit que le niveau 1 correspond au dossier parent immédiat du fichier. Pour D:\test\2026-10\black.jpg, le dossier parent immédiat est 2026-10.
Si votre structure de fichiers est simplement « Dossier_de_classification / fichier », par exemple « Dossier mensuel / image » ou « Dossier client / document », la valeur standard à utiliser est 1, comme dans la capture d'écran. Si la structure de répertoire est plus profonde, par exemple « Répertoire_principal / Client / Projet / fichier », il est conseillé de tester d'abord avec quelques fichiers pour confirmer que le numéro de niveau cible le bon niveau de répertoire que vous souhaitez inclure dans le nom de fichier.
On voit également les options « Texte personnalisé à gauche » et « Texte personnalisé à droite ». L'exemple de capture d'écran n'a pas renseigné de contenu supplémentaire, le résultat final est donc le nom du dossier parent directement juxtaposé au nom original. Pour éviter des modifications indésirables du nom, vous pouvez laisser ces champs vides pour la première opération et obtenir le même résultat que l'exemple.
Étape 5 : Accéder à l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Une fois les options de traitement définies, cliquez sur « Suivant ». Le flux supérieur indique les étapes suivantes « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Comme les captures d'écran fournies ne montrent pas les détails de ces deux pages, cet article ne présume pas des boutons ou règles de sauvegarde spécifiques. En pratique, suivez les indications de l'interface du logiciel pour définir l'emplacement de sauvegarde, puis passez au lancement du traitement.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le dossier cible pour vérifier le résultat. Si les noms de fichiers deviennent 2026-10black.jpg, 2026-10green.jpg, etc., cela signifie que le nom du dossier parent a bien été intégré au nom de fichier. Pour les fichiers d'autres dossiers, les résultats correspondants seront générés en fonction du nom de leur propre dossier parent.
Questions fréquentes ou points d'attention
1. L'ajout du nom du dossier parent modifie-t-il le contenu du fichier ?
Cette opération cible le nom du fichier. D'après le nom de la fonction et les informations du tableau dans la capture d'écran, la cible du traitement est le nom du fichier, pas son contenu. Dans l'exemple, les fichiers images restent au format jpg, seul le nom passe de black.jpg à 2026-10black.jpg. Pour les documents importants, il est toujours conseillé de tester d'abord ou de faire une sauvegarde.
2. Pourquoi est-il important d'avoir une structure de dossiers claire avant le traitement ?
Parce que le logiciel identifie le dossier parent en fonction du chemin du fichier. Si les fichiers ont déjà été déplacés dans un mauvais répertoire, ou si les noms de dossiers ne sont pas normalisés, les noms de fichiers générés par lot seront également affectés. Par conséquent, avant d'exécuter le renommage par lots, il faut d'abord s'assurer que les fichiers sont placés dans le bon dossier mensuel, de projet ou client.
3. Que se passe-t-il si le numéro de niveau du dossier est mal renseigné ?
Si le numéro de niveau ne correspond pas à la structure réelle du répertoire, cela peut extraire un nom de dossier qui n'est pas celui visé. Dans l'exemple, mettre 1 permet d'obtenir le dossier parent direct 2026-10. Pour une arborescence plus complexe, il est conseillé de traiter d'abord 2 à 3 échantillons, de confirmer que le résultat est correct, puis de lancer le traitement complet.
4. Faut-il ajouter un tiret, un underscore ou un espace dans le nom de fichier ?
Le résultat de l'exemple est 2026-10black.jpg, sans séparateur. L'ajout d'un séparateur dépend de votre convention de nommage. L'interface propose des zones « Texte personnalisé à gauche » et « Texte personnalisé à droite » pour ajouter un texte fixe ; mais sans exigence uniforme, les laisser vides permet de réduire la complexité inutile.
5. À quoi faut-il faire attention lors du traitement de fichiers bureautiques tels que docx, pdf, xlsx ?
Pour les documents Word (doc, docx), les fichiers PDF, les feuilles de calcul Excel (xlsx) etc., avant un renommage par lots, assurez-vous que les fichiers ne sont pas utilisés par un autre programme et vérifiez d'abord le nom, le chemin et l'extension dans la liste d'importation. Une fois la règle de nommage appliquée à un grand nombre de fichiers, les futurs chemins de référence peuvent changer. Il faut donc tester prudemment avec les fichiers importants.
Résumé : Utiliser le renommage par lots pour réduire le travail répétitif et construire un système de fichiers plus clair
Intégrer le nom du dossier mensuel ou du projet dans le nom du fichier est une méthode de gestion de fichiers très pratique. Elle résout le problème de la perte de traçabilité d'un fichier sorti de son répertoire d'origine et peut également réduire les conflits de noms lors du regroupement de fichiers. Pour de grandes quantités d'images jpg, de pièces jointes PDF, de documents docx et de feuilles de calcul, renommer manuellement un par un est inefficace et source d'erreurs, tandis que l'utilisation de HeSoft Doc Batch Tool peut transformer ce type d'opération répétitive en un processus par lots.
En suivant la procédure de cet article, sélectionnez d'abord « Ajouter le nom du dossier parent au nom de fichier » dans la catégorie « Nom de fichier », importez les fichiers, choisissez la position « Début », réglez le numéro de niveau de dossier sur 1, puis suivez l'assistant pour définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement. Vous obtiendrez ainsi par lots de nouveaux noms de fichiers avec le nom du dossier parent. Si vous êtes en train d'organiser des documents couvrant plusieurs mois, projets ou clients, il est suggéré d'essayer immédiatement avec quelques fichiers, de confirmer la règle, puis de l'appliquer à l'ensemble des fichiers. Cela vous permettra de normaliser les noms de vos fichiers de manière plus sûre et plus efficace.