Lorsqu'un grand nombre de noms de fichiers contiennent des codes, des codes de ville, des abréviations de département ou des identifiants de projet à des positions fixes, il est très chronophage de créer manuellement chaque dossier puis de déplacer les fichiers. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour utiliser les caractères des positions 4 à 6 du nom de fichier comme critère de classification, afin de classer automatiquement par lots des fichiers tels que txt dans les dossiers correspondants, adapté au traitement des besoins de classification de caractères à plage fixe comme LON, NYC, PAR, SYD, TYO.
Dans le travail quotidien, les règles de nommage de nombreux fichiers ne sont pas arbitraires. Par exemple, dans les captures d'écran, les noms de fichiers comme « 128LON75957.txt », « 200LON66460.txt », « 213TYO11946.txt », « 230SYD60610.txt », etc., commencent par un numéro, suivi d'un code de ville ou de catégorie aux positions 4 à 6, puis d'un numéro de série. Pour ce type de fichiers, si l'on souhaite les classer dans différents dossiers selon les codes « LON, NYC, PAR, SYD, TYO », l'opération manuelle nécessite généralement d'identifier d'abord le nom du fichier, puis de créer un nouveau dossier et enfin de les faire glisser un par un, ce qui est source d'erreurs dès que le nombre de fichiers est important.
Le problème à résoudre dans cet article est le suivant : classer en masse de nombreux fichiers selon les caractères d'une plage fixe dans leur nom. Nous prenons l'exemple des fichiers txt, mais la logique est la même pour d'autres fichiers aux règles de nommage claires, tels que doc, docx, xls, xlsx, pdf, jpg, etc. Grâce à la capacité de classement de fichiers du logiciel bureautique « HeSoft Doc Batch Tool », il est possible d'extraire les caractères à une position spécifiée du nom de fichier comme nom de catégorie, et de générer automatiquement les dossiers correspondants, réduisant ainsi le travail répétitif et augmentant l'efficacité de l'archivage des fichiers.
Scénarios applicables : quels fichiers se prêtent au classement par plage de caractères fixe
Le classement par plage de caractères fixe dans les noms de fichiers convient aux situations où la structure des noms est relativement uniforme. Par exemple, dans « 128LON75957.txt », les positions 1 à 3 sont un numéro, les positions 4 à 6 sont le code de ville « LON », et ce qui suit la position 7 est un autre numéro. Tant que tous les fichiers suivent une règle similaire, il est possible, en définissant une plage de caractères, de laisser le logiciel extraire automatiquement le contenu à une position fixe comme base de classement.
Les scénarios courants incluent : le classement de fichiers par code de ville, par exemple LON, NYC, PAR, SYD, TYO ; par abréviation de service, par exemple FIN, MKT, HRD ; par numéro de projet, par exemple A01, B02, C03 ; l'archivage en masse par code client, code d'entrepôt, code de lot ou code de contrat. Pour un grand nombre de fichiers journaux txt, de documents Word docx/doc, de feuilles de calcul Excel xlsx/xls, de documents PDF, d'images, etc., cette méthode peut être utilisée dès lors que le nom de fichier contient des informations de classement à une position fixe.
L'avantage de cette approche est qu'il n'est pas nécessaire d'ouvrir le contenu du fichier ni de juger un par un à quelle catégorie chaque fichier appartient. Le logiciel lit directement le nom de fichier et le classe en fonction de la plage que vous avez définie, ce qui est idéal pour le personnel des services financiers, des ressources humaines, des ventes, de l'administration, des opérations, de la gestion documentaire, etc., qui traitent des centaines ou des milliers de fichiers.
Aperçu du résultat : avant le traitement, les fichiers sont mélangés dans le même répertoire
Avant le traitement, tous les fichiers sont placés ensemble dans le même dossier. Bien que les noms de fichiers contiennent déjà les informations de classement, celles-ci sont simplement « cachées » dans le nom et ne forment pas une structure de dossiers réelle. Dans la capture d'écran, on peut voir que des caractères comme LON, TYO, SYD, PAR et NYC apparaissent respectivement aux positions 4 à 6 des noms de fichiers, le marquage rouge soulignant également ces caractères à position fixe.
S'il n'y a qu'une dizaine de fichiers à traiter, un classement manuel peut encore être envisagé ; mais s'il y en a des centaines ou des milliers, des problèmes évidents apparaissent : la recherche est chronophage, le glisser-déposer est sujet aux erreurs, il est facile d'oublier de créer des dossiers homonymes, et les règles de classement ne sont pas uniformes. En particulier, lorsque les noms de fichiers se ressemblent beaucoup, il est très facile de confondre des codes comme « SYD » et « TYO » à l'œil nu.
Aperçu du résultat : après le traitement, les dossiers de classement sont générés automatiquement
Après le traitement, le logiciel crée automatiquement les dossiers correspondants en fonction des caractères des positions 4 à 6 du nom de fichier, et place les fichiers correspondants dans ces répertoires. Dans la capture d'écran, on peut voir que le résultat a généré cinq dossiers : LON, NYC, PAR, SYD et TYO, ces noms de dossiers étant précisément les caractères extraits de la plage fixe des noms de fichiers.
Avec ce classement, la recherche de fichiers devient plus intuitive. Par exemple, pour consulter tous les fichiers liés à LON, il suffit d'ouvrir le dossier LON ; pour ceux liés à NYC, il suffit d'aller dans le dossier NYC. Un travail qui nécessitait auparavant de filtrer, trier et faire glisser les fichiers de manière répétée se transforme en un seul traitement par lots.
Étapes : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour classer par plage de nom de fichier
Étape 1 : accéder à la fonction de classement de fichiers et choisir le classement par nom de fichier
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez « Classement de fichiers » dans le menu de navigation de gauche. Ce logiciel bureautique offre plusieurs capacités de traitement par lots. La tâche actuelle consistant à organiser l'emplacement des fichiers, il est nécessaire d'entrer dans le module de classement de fichiers. Dans l'interface, plusieurs cartes fonctionnelles liées au classement de fichiers sont visibles, dont la première est « Classer les fichiers par nom de fichier ».
En cliquant sur « Classer les fichiers par nom de fichier », le logiciel entre dans le flux de travail correspondant. Le but de cette fonction est de générer une base de classement à partir d'une partie du contenu du nom de fichier et de placer les fichiers dans les dossiers appropriés. Pour ce besoin de classement par position de caractère fixe comme dans notre exemple, choisir cette fonction est le moyen le plus direct.
Étape 2 : ajouter des fichiers ou les importer depuis un dossier
Une fois dans la page de la tâche, la première étape consiste à « sélectionner les enregistrements à traiter ». Le haut de l'interface propose deux entrées : « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier », ainsi que des opérations comme « Vider ». Si le nombre de fichiers est faible, vous pouvez cliquer sur « Ajouter des fichiers » pour les sélectionner un par un ; s'ils sont tous dans le même répertoire, il est conseillé d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier » pour importer la liste des fichiers du répertoire en une fois.
Après l'importation, le logiciel affiche dans un tableau des informations telles que le numéro d'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification du fichier. Dans la capture d'écran, le nombre d'enregistrements est de 20, l'extension est txt, et le chemin se trouve dans un répertoire de test du disque D. À ce stade, vous pouvez vérifier si les noms de fichiers sont conformes à la règle, par exemple s'ils ont tous la structure « trois chiffres + un code de catégorie de trois caractères + un numéro séquentiel ». Si vous trouvez des fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités, vous pouvez les retirer via les options du tableau pour éviter qu'ils ne soient mal classés.
Étape 3 : définir les options de traitement, choisir la plage de position personnalisée
Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur « Suivant » pour accéder à « Définir les options de traitement ». Dans le mode de classement, le logiciel propose plusieurs règles de classement par nom de fichier, comme par le premier caractère, par le premier chiffre, par la première lettre anglaise, par les derniers caractères, par les premiers caractères, etc. Comme il s'agit ici d'extraire le code de ville aux positions 4 à 6, il faut choisir « Classer par une plage de caractères personnalisée ».
Après avoir sélectionné cette option, entrez « 4:6 » dans le champ de saisie « Plage ». Cela signifie qu'il faut extraire les caractères de la position 4 à la position 6 du nom de fichier pour les utiliser comme nom de catégorie. En prenant « 128LON75957.txt » comme exemple, la position 1 est 1, la position 2 est 2, la position 3 est 8, et les positions 4 à 6 sont LON, ce fichier sera donc placé dans le dossier LON ; pour « 213TYO11946.txt », les positions 4 à 6 sont TYO, il ira donc dans le dossier TYO.
En bas de l'interface, il y a aussi une option « Conversion de la casse des lettres », réglée sur « Par défaut » dans la capture d'écran. Si la casse des codes de catégorie dans vos noms de fichiers est déjà uniforme, par exemple tout en majuscules comme LON, NYC, PAR, le réglage par défaut convient. Cela permet de conserver au maximum les caractères de catégorie du nom de fichier d'origine sans modifier la forme des lettres des dossiers de classement.
Étape 4 : définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Après avoir défini les règles de classement, cliquez sur « Suivant » pour accéder à « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Bien que la capture d'écran ne montre pas la page spécifique du chemin de sauvegarde pour cette étape, la barre de progression indique que le logiciel suit l'ordre « Sélectionner les enregistrements – Définir les options de traitement – Définir l'emplacement de sauvegarde – Démarrer le traitement ». Il est recommandé de sauvegarder le résultat du traitement dans un nouveau dossier de destination pour faciliter la comparaison de la structure avant/après traitement et éviter de mélanger les fichiers avec ceux du répertoire d'origine.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, passez à « Démarrer le traitement » et exécutez la tâche. Le logiciel lira en masse les caractères de chaque nom de fichier selon la plage « 4:6 » définie, créera automatiquement les dossiers LON, NYC, PAR, SYD, TYO, et y placera les fichiers correspondants. Une fois le traitement terminé, vous obtiendrez la structure de dossiers classés comme illustré précédemment.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Que signifie la plage « 4:6 » ?
Elle indique qu'il faut extraire les caractères des positions 4 à 6 du nom de fichier comme base de classement. La plage doit être déterminée en fonction de la structure réelle du nom de fichier. Si votre code de catégorie se trouve aux positions 5 à 7, réglez-la sur « 5:7 » ; s'il est aux positions 1 à 3, réglez-la sur « 1:3 ». Avant de configurer, il est préférable de choisir quelques fichiers et de compter manuellement la position des caractères.
2. Peut-on traiter des noms de fichiers de longueurs différentes ?
Si l'emplacement du champ de catégorie est cohérent, même si la longueur du numéro de série qui suit varie, cela n'affecte généralement pas le classement. Cependant, si certains noms de fichiers n'ont pas de préfixe, ce qui décale la position des caractères de catégorie, des erreurs de classement peuvent survenir. Il est donc conseillé de vérifier l'uniformité des règles de nommage avant le traitement par lots.
3. Peut-on utiliser cette logique pour des fichiers docx, doc, pdf ou des images ?
L'exemple de la capture d'écran de cet article utilise des fichiers txt, mais le critère principal du classement par nom de fichier est le « nom du fichier », et non son contenu. Tant que la règle de nommage est conforme aux exigences, les documents Word docx/doc, les feuilles de calcul Excel xlsx/xls, les PDF, les images, les archives compressées, etc., peuvent être classés en masse selon la même logique.
4. Pourquoi est-il conseillé de tester d'abord avec un petit nombre de fichiers ?
Lorsque le volume de fichiers est très important, il est recommandé de copier d'abord un petit sous-ensemble de fichiers pour un essai. Confirmez que les noms des dossiers de classement et l'attribution des fichiers sont corrects avant d'exécuter l'opération par lots sur le répertoire complet. Cela permet d'éviter de générer un grand nombre de résultats de classement erronés en raison d'une plage mal définie.
Résumé : transformer les caractères fixes du nom de fichier en règle de classement automatique
Le classement par lots selon une plage de caractères fixe dans les noms de fichiers consiste essentiellement à confier à un logiciel bureautique l'exécution automatique d'une règle de nommage qui nécessitait auparavant une identification manuelle. Grâce à la fonction « Classer les fichiers par nom de fichier » de HeSoft Doc Batch Tool , les utilisateurs n'ont qu'à importer les fichiers, définir la plage de caractères et choisir l'emplacement de sauvegarde pour classer rapidement un grand nombre de fichiers dans les dossiers correspondants.
Si vos noms de fichiers contiennent également à une position fixe des codes de ville, des abréviations de service, des numéros de projet ou de lot, vous pouvez essayer de définir une plage selon la méthode de cet article, par exemple « 4:6 ». Comparé à la création manuelle de dossiers et au déplacement individuel des fichiers, le traitement par lots est non seulement plus rapide, mais aussi plus fiable, ce qui est particulièrement adapté aux environnements bureautiques nécessitant le classement régulier de grandes quantités de documents.