대량의 파일 이름에 고정된 위치의 코드, 도시 코드, 부서 약칭 또는 프로젝트 식별자가 포함된 경우, 수동으로 일일이 폴더를 만들고 파일을 이동하는 것은 매우 시간이 많이 소요됩니다. 본 문서는 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 파일 이름의 4번째에서 6번째 문자를 분류 기준으로 삼아 txt 등의 파일을 대량으로 해당 폴더에 자동 분류하는 방법을 소개하며, LON, NYC, PAR, SYD, TYO와 같은 고정 범위 문자 분류 요구에 적합합니다.
일상 업무에서 많은 파일의 명명 규칙은 임의적이지 않습니다. 예를 들어 스크린샷의 파일명은 "128LON75957.txt", "200LON66460.txt", "213TYO11946.txt", "230SYD60610.txt" 등과 같으며, 앞부분은 번호, 중간 4~6번째 자리는 도시 또는 카테고리 코드, 뒤에는 일련번호가 붙습니다. 이러한 파일을 "LON, NYC, PAR, SYD, TYO" 등의 코드별로 각각 다른 폴더에 넣으려면, 수동 작업 시 일반적으로 파일명을 먼저 식별하고, 새 폴더를 만든 후, 마지막으로 하나씩 드래그 앤 드롭으로 이동해야 하므로 파일 수가 많으면 실수하기 쉽습니다.
본 문서에서 해결하고자 하는 문제는 바로 많은 파일을 파일명의 고정된 범위 내 문자에 따라 분류하여 모으는 것입니다. 여기서는 txt 파일을 예로 들지만, 실제 원리는 명명 규칙이 명확한 doc, docx, xls, xlsx, pdf, jpg 등 다른 파일에도 동일하게 적용됩니다. 업무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "의 파일 정리 기능을 활용하면, 파일명 지정 위치의 문자를 추출하여 분류 이름으로 사용하고 해당 폴더를 자동으로 생성하여 반복 작업을 줄이고 파일 정리 효율을 높일 수 있습니다.
적용 시나리오: 어떤 파일이 고정 범위 문자 분류에 적합한가
파일명의 고정 범위 문자로 분류하는 것은 파일명 구조가 비교적 통일된 경우에 적합합니다. 예를 들어 "128LON75957.txt"에서 1~3번째 자리는 숫자 번호, 4~6번째 자리는 도시 코드 "LON", 7번째 자리 이후는 다른 번호입니다. 모든 파일이 유사한 규칙을 따른다면, 문자 범위를 설정하여 소프트웨어가 고정된 위치의 내용을 자동으로 추출하여 분류 기준으로 삼도록 할 수 있습니다.
일반적인 시나리오로는 도시 코드(LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등)별 파일 정리, 부서 약칭(FIN, MKT, HRD 등)별 파일 정리, 프로젝트 번호(A01, B02, C03 등)별 파일 정리, 고객 코드, 창고 코드, 배치 코드, 계약 코드별 대량 정리 등이 있습니다. 대량의 txt 로그 파일, Word 문서(docx/doc), Excel 표(xlsx/xls), PDF 자료, 이미지 소스 등의 경우, 파일명에 고정된 위치의 분류 정보가 있다면 모두 이 방법을 사용할 수 있습니다.
이 방식의 장점은 파일 내용을 열거나 파일이 어떤 카테고리에 속하는지 일일이 판단할 필요가 없다는 것입니다. 소프트웨어가 파일명을 직접 읽어 사용자가 설정한 범위에 따라 분류하므로, 재무, 인사, 영업, 행정, 운영, 자료 관리 등의 업무에서 수백, 수천 개의 파일을 처리하는 데 적합합니다.
효과 미리보기: 처리 전 파일이 같은 디렉터리에 혼재된 상태
처리 전에는 모든 파일이 한 폴더에 몰려 있습니다. 파일명에 이미 분류 정보가 포함되어 있지만, 이 정보는 파일명 속에 '숨겨져' 있을 뿐 실제 폴더 구조를 형성하지는 않습니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 파일명의 4~6번째 자리에는 LON, TYO, SYD, PAR, NYC 등의 문자가 나타나며, 빨간색 표시도 이러한 고정 위치의 문자를 강조하고 있습니다.
처리할 파일이 10여 개에 불과하다면 수동 정리도 그런대로 가능하지만, 수백, 수천 개의 파일이 있다면 찾는 데 시간이 오래 걸리고, 드래그 앤 드롭 실수가 잦고, 동일한 이름의 폴더를 누락하기 쉬우며, 분류 규칙이 통일되지 않는 명백한 문제가 발생합니다. 특히 파일명 유사도가 높을 때는 육안 식별만으로 "SYD"와 "TYO" 등의 코드를 혼동하기 쉽습니다.
효과 미리보기: 처리 후 자동 생성된 분류 폴더
처리 후, 소프트웨어는 파일명 4~6번째 자리 문자에 따라 해당 폴더를 자동으로 생성하고, 일치하는 파일을 해당 디렉터리로 이동시킵니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯, 처리 결과 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 다섯 개의 폴더가 생성되었으며, 이 폴더명은 바로 파일명의 고정 범위에서 추출된 문자입니다.
이렇게 정리하면 파일을 찾기가 훨씬 직관적입니다. 예를 들어 모든 LON 관련 파일을 보려면 LON 폴더를 열기만 하면 되고, NYC 관련 파일은 NYC 폴더로 들어가면 됩니다. 원래는 반복적으로 필터링, 정렬, 드래그 앤 드롭해야 했던 작업이 한 번의 대량 처리로 완료됩니다.
조작 단계: HeSoft Doc Batch Tool 사용하여 파일명 범위로 분류하기
1단계: 파일 정리 기능 진입 및 파일명 기준 분류 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열고, 왼쪽 기능 내비게이션에서 "파일 정리"를 선택합니다. 이 업무용 소프트웨어는 여러 유형의 대량 처리 기능을 제공합니다. 현재 작업은 파일 위치를 정리하는 것이므로 파일 정리 모듈로 들어가야 합니다. 인터페이스에서 파일 정리와 관련된 여러 기능 카드를 볼 수 있으며, 그중 첫 번째가 "파일명으로 파일 분류"입니다.
"파일명으로 파일 분류"를 클릭하면 소프트웨어가 해당 작업 흐름으로 진입합니다. 이 기능의 목적은 파일명의 특정 부분 내용을 기반으로 분류 기준을 생성하고 파일을 해당 폴더에 넣는 것입니다. 본 예시와 같은 고정 문자 위치 분류 요구에는 이 기능을 선택하는 것이 가장 직접적인 방법입니다.
2단계: 파일 추가 또는 폴더에서 파일 가져오기
작업 페이지 진입 후 첫 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 인터페이스 상단에 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기" 항목이 있으며 "비우기" 등의 작업도 볼 수 있습니다. 파일 수가 적다면 "파일 추가"를 클릭하여 하나씩 선택할 수 있고, 파일이 모두 같은 디렉터리에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하여 디렉터리 내 파일을 한 번에 목록으로 가져오는 것이 좋습니다.
가져온 후 소프트웨어는 테이블에 파일 순서, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보를 표시합니다. 스크린샷의 레코드 수는 20개, 확장자는 txt, 경로는 D 드라이브 테스트 디렉터리입니다. 이때 먼저 파일명이 규칙(예: '세 자리 숫자+세 자리 분류 코드+이후 번호' 구조)을 준수하는지 확인할 수 있습니다. 처리할 필요가 없는 파일이 발견되면, 테이블의 작업 항목을 통해 제거하여 잘못 분류되는 것을 방지할 수 있습니다.
3단계: 처리 옵션 설정 및 사용자 지정 위치 범위 선택
파일 목록에 이상이 없는지 확인한 후, "다음"을 클릭하여 "처리 옵션 설정"으로 들어갑니다. 분류 방식에서 소프트웨어는 첫 글자 기준, 첫 숫자 기준, 첫 영문자 기준, 끝 몇 글자 기준, 시작 몇 글자 기준 등 파일명으로 분류하는 다양한 규칙을 제공합니다. 이 예시에서는 파일명의 4~6번째 자리 도시 코드를 추출해야 하므로 "사용자 지정 위치 범위의 문자로 분류"를 선택해야 합니다.
이 항목을 선택한 후 "범위" 입력란에 "4:6"을 입력합니다. 이는 파일명의 4번째 문자부터 6번째 문자까지 추출하여 분류 이름으로 사용한다는 의미로 이해할 수 있습니다. "128LON75957.txt"를 예로 들면, 1번째 자리는 1, 2번째 자리는 2, 3번째 자리는 8, 4~6번째 자리는 LON이므로 이 파일은 LON 폴더로 분류되고, "213TYO11946.txt"의 4~6번째 자리는 TYO이므로 TYO 폴더로 분류됩니다.
인터페이스 하단에는 "문자 대소문자 변환" 옵션도 있으며, 스크린샷에서는 "기본값"을 선택했습니다. 파일명의 분류 코드 대소문자가 LON, NYC, PAR 등과 같이 이미 통일되어 있다면 기본값을 유지하면 됩니다. 이렇게 하면 원본 파일명의 분류 문자를 최대한 유지하여 분류 폴더의 문자 형식을 변경하지 않습니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
분류 규칙 설정을 완료한 후, 계속 "다음"을 클릭하여 "저장 위치 설정"으로 들어갑니다. 스크린샷에는 이 단계의 구체적인 저장 경로 페이지가 펼쳐져 있지 않지만, 프로세스 바를 통해 소프트웨어가 "레코드 선택—처리 옵션 설정—저장 위치 설정—처리 시작" 순서로 실행됨을 알 수 있습니다. 처리 결과를 새로운 대상 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 그래야 처리 전후 구조를 비교하기 쉽고, 원본 디렉터리의 파일과 섞이는 것을 방지할 수 있습니다.
저장 위치를 설정한 후 "처리 시작"으로 들어가 작업을 실행합니다. 소프트웨어는 방금 설정한 "4:6" 범위에 따라 각 파일명의 문자를 대량 읽어 들여 자동으로 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 폴더를 생성하고 해당 파일을 정리합니다. 처리가 완료되면 앞서 효과 미리보기에서 본 분류 폴더 구조를 얻게 됩니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 범위 "4:6"은 무슨 뜻인가요?
파일명의 4번째부터 6번째까지의 문자를 분류 기준으로 추출한다는 의미입니다. 범위는 실제 파일명 구조에 따라 결정해야 합니다. 분류 코드가 5~7번째 자리에 있다면 "5:7"로, 1~3번째 자리에 있다면 "1:3"으로 설정해야 합니다. 설정 전에 파일 몇 개를 골라 수동으로 문자 위치를 세어보는 것이 좋습니다.
2. 파일 이름 길이가 일관되지 않아도 처리할 수 있나요?
분류 필드의 위치가 일관적이라면, 뒤의 일련번호 길이가 달라도 일반적으로 분류에 영향을 미치지 않습니다. 그러나 일부 파일에 접두사가 누락되어 분류 문자 위치가 변경되면 잘못 분류될 수 있습니다. 따라서 대량 처리 전에 명명 규칙이 통일되었는지 확인하는 것이 좋습니다.
3. docx, doc, pdf, 이미지 파일에도 이 방법을 사용할 수 있나요?
본문 스크린샷의 예시는 txt 파일이지만, 파일명으로 분류하는 핵심 기준은 '파일명 문자'이지 파일 내용이 아닙니다. 파일명 규칙이 요구 사항에 맞다면 Word 문서(docx/doc), Excel 표(xlsx/xls), PDF, 이미지, 압축 파일 등도 동일한 방법으로 대량 정리할 수 있습니다.
4. 왜 소량의 파일로 먼저 테스트하는 것을 권장하나요?
파일 양이 매우 많을 때는 먼저 일부 파일을 복사하여 시험 처리해 보고, 분류 폴더명과 파일 소속이 올바른지 확인한 후 전체 디렉터리에 대해 대량 작업을 실행하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 범위 설정 오류로 인한 대량의 잘못된 분류 결과를 방지할 수 있습니다.
요약: 파일명의 고정 문자를 자동 분류 규칙으로 변환
파일명의 고정 범위 문자로 대량 분류하는 것은, 본질적으로 원래 수동으로 식별해야 했던 명명 규칙을 업무용 소프트웨어가 자동으로 실행하도록 하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 은(는) "파일명으로 파일 분류" 기능을 통해 사용자가 파일을 가져오고 문자 범위를 설정하고 저장 위치를 선택하기만 하면 대량의 파일을 해당 폴더로 신속하게 정리할 수 있도록 합니다.
파일명에 고정된 위치의 도시 코드, 부서 약칭, 프로젝트 번호 또는 배치 식별자가 포함되어 있다면, 본문의 방법에 따라 "4:6"과 같은 범위를 설정해 보십시오. 수동으로 새 폴더를 만들고 파일을 하나씩 이동하는 것보다 대량 처리가 더 빠르고 안정적이므로, 대량의 자료를 장기적으로 정리해야 하는 업무 환경에 특히 적합합니다.