Face à un grand nombre de fichiers txt commençant par des numéros, si vous recherchez encore manuellement 101, 102, 103 et les glissez un par un dans des dossiers, cela vous fera perdre beaucoup de temps. Cet article présente une méthode de classement de fichiers bureautiques plus efficace : utilisez la fonction « classer les fichiers par nom de fichier » de HeSoft Doc Batch Tool , importez les fichiers, sélectionnez l'expression régulière personnalisée, entrez la règle pour extraire les trois premiers chiffres du nom de fichier, et vous pourrez générer en masse des dossiers numérotés et réaliser l'archivage automatique.
Lorsque de nombreuses entreprises ou équipes exportent des données système, elles obtiennent souvent un lot de fichiers aux règles de nommage similaires. Par exemple, les noms de fichiers dans ce cas incluent 101LON05417.txt, 101LON09060.txt, 102LON48897.txt, 102NYC53821.txt, 103LON23328.txt, etc. Les préfixes 101, 102, 103 au début des noms de fichiers sont clairement des numéros de classification, mais ces fichiers sont souvent tous entassés dans un même répertoire après l'exportation. Pour les statistiques, la compression, l'envoi ou l'archivage ultérieurs, il est indispensable de regrouper d'abord les fichiers portant le même numéro.
S'il ne s'agit que d'une dizaine de fichiers, un tri manuel ne pose pas de gros problème ; mais dans un contexte professionnel réel, le nombre de fichiers atteint souvent des centaines, voire des milliers. L'archivage manuel rencontre plusieurs problèmes : il faut constamment vérifier le préfixe du nom de fichier, créer sans cesse de nouveaux dossiers, sélectionner les fichiers par lots et craindre de glisser par erreur un fichier 102 dans le dossier 101. Pour ce type de tâche aux règles claires mais aux opérations répétitives, il est plus adapté d'utiliser un logiciel bureautique de traitement par lots.
Cet article montrera comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour archiver automatiquement de nombreux fichiers txt dans les dossiers correspondants, selon les trois premiers chiffres du nom de fichier. Bien que l'exemple porte sur des fichiers txt, la méthode convient également pour classer par numéro des documents Word (docx/doc), des feuilles de calcul Excel (xlsx/xls), des documents PDF, des images ou d'autres fichiers bureautiques courants.
Scénarios d'application : Pourquoi se baser sur le préfixe du nom de fichier pour l'archivage par lots
L'archivage par préfixe de nom de fichier est adapté lorsque le nom de fichier contient lui-même des informations de classification. Les scénarios typiques incluent :
- Les fichiers de rapports exportés par le système, dont les trois premiers chiffres représentent le code de l'entité.
- Le nommage des documents de projet commence par le numéro de projet, nécessitant un classement par dossier selon ce numéro.
- Les données clients commencent par un code client et doivent être sauvegardées de manière centralisée par code client.
- Les données logistiques, de commande, d'inspection ou d'expérimentation commencent par un numéro de lot et doivent être archivées par lot.
- Les fichiers journaux ou textes commencent par un numéro d'appareil et doivent être classés par numéro d'appareil.
Le point commun de ces scénarios est que le critère de classification n'est pas l'extension du fichier, mais une chaîne de caractères dans le nom du fichier. Utiliser la « classification par extension » ne ferait que séparer les txt, docx, pdf, sans pouvoir distinguer les numéros métier comme 101, 102, 103. Par conséquent, cet exemple choisit de « classer les fichiers par nom de fichier », puis d'utiliser une expression régulière pour extraire les trois premiers chiffres.
Aperçu du résultat : D'une liste de fichiers mélangés à des dossiers numérotés
Avant traitement : Tous les fichiers numérotés sont mélangés dans le même répertoire
La capture d'écran avant traitement montre un lot de fichiers txt dans le dossier actuel. Leur extension est identique, leur date de modification est proche, mais leurs préfixes de nom sont différents. Les marques rouges soulignent les débuts de nom 101, 102, 103, qui constituent précisément le critère de classification que nous souhaitons extraire.
En cas de traitement manuel, il faudrait généralement créer d'abord les dossiers 101, 102, 103, puis trier par nom, sélectionner les fichiers commençant par 101 pour les glisser dans le dossier 101, puis ceux commençant par 102 dans le dossier 102, etc. Ce processus semble simple, mais le coût opérationnel augmente rapidement lorsque le dossier contient un plus grand nombre de numéros.
Après traitement : Les fichiers portant le même numéro sont automatiquement regroupés
Une fois le traitement terminé, trois dossiers, 101, 102 et 103, apparaissent dans le répertoire. Autrement dit, le logiciel a créé les résultats de classification correspondants en se basant sur les numéros correspondant au début des noms de fichiers. Il suffit ensuite d'accéder au dossier correspondant pour consulter tous les fichiers sous un même numéro.
Ce résultat est particulièrement adapté à l'archivage et à la livraison. Par exemple, vous pouvez compresser directement le dossier 101 pour l'envoyer au service concerné, ou sauvegarder le dossier 102 comme un lot indépendant, évitant ainsi des filtrages répétés ultérieurs.
Procédure : Classer par lot des fichiers txt selon les trois premiers chiffres
Étape 1 : Ouvrir la fonction de classification par nom de fichier dans l'outil de classement
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez voir sur la gauche plusieurs catégories d'outils, y compris Nom de fichier, Nom de dossier, Classement de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, etc. L'objectif ici est de réorganiser l'emplacement des fichiers, donc on entre dans « Classement de fichiers ».
Sur la page Classement de fichiers, sélectionnez « Classer les fichiers par nom de fichier ». Dans la capture d'écran, cette fonction est la première de la liste des outils, indiquant qu'elle est spécifiquement conçue pour classer des fichiers par lot selon une règle de nom de fichier.
Une fois cette étape terminée, le logiciel passe à un flux de traitement de type assistant. L'interface décompose la tâche en plusieurs phases : sélection des enregistrements, configuration des options de traitement, définition de l'emplacement de sauvegarde et démarrage du traitement. C'est adapté aux utilisateurs peu familiers avec les expressions régulières pour procéder étape par étape.
Étape 2 : Ajouter des fichiers ou les importer depuis un dossier
Après être entré dans l'interface de la tâche, la première étape est de « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite de l'interface se trouvent des boutons comme « Ajouter des fichiers », « Importer des fichiers depuis un dossier », « Vider », « Plus », etc. Pour les scénarios avec de nombreux fichiers, il est généralement plus pratique d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier », car cela permet d'ajouter en une seule fois tous les fichiers du répertoire cible à la liste.
Après l'importation, le tableau liste le nom du fichier, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification. Dans l'exemple, les chemins des fichiers se trouvent dans le répertoire D:\test, l'extension est txt, et le nombre d'enregistrements affiché en bas est de 20. Cette vérification est très importante, car les opérations par lots suivantes s'appliqueront aux enregistrements de la liste. Une fois l'importation correcte des fichiers confirmée, cliquez sur « Suivant » en bas de la page.
Étape 3 : Choisir la méthode de classification par expression régulière
Après être entré dans « Configurer les options de traitement », la page présente plusieurs méthodes de classification. S'il s'agit simplement de classer par le premier caractère, on peut choisir cette option ; pour une classification par longueur fixe au début, on peut utiliser la classification par les premiers caractères. Cependant, cet exemple met l'accent sur une règle plus flexible et réutilisable, donc on choisit « Classer par expression régulière personnalisée ».
Dans le champ de saisie de l'expression régulière, remplissez ^\d{3}. L'effet de cette règle est d'extraire trois chiffres consécutifs depuis le tout début du nom de fichier. Pour 101LON05417.txt, le résultat de l'extraction est 101 ; pour 102SYD15496.txt, c'est 102 ; pour 103LON28360.txt, c'est 103. Le logiciel utilisera le résultat de l'extraction comme nom de classification, regroupant ainsi automatiquement les fichiers.
Cette étape peut également être comprise comme « indiquer au logiciel via une règle d'où provient le nom du dossier dans le nom du fichier ». Par rapport à la saisie manuelle de plusieurs numéros, l'avantage de l'expression régulière est qu'il suffit d'écrire une seule fois la règle pour l'adapter à tous les fichiers respectant la norme de nommage. Si un autre lot de fichiers txt commençant par 101, 102, 103 est exporté ultérieurement, la même expression pourra être réutilisée.
Étape 4 : Définir l'emplacement de sortie et lancer l'archivage par lots
Après avoir terminé les options de traitement, cliquez sur « Suivant » pour accéder à « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Il est conseillé de définir l'emplacement de sauvegarde sur un nouveau dossier de sortie, par exemple un répertoire dédié à cet archivage. Ainsi, une fois le traitement terminé, vous pourrez clairement distinguer les fichiers originaux du résultat classé, et il sera plus facile de vérifier si tout a bien été archivé.
Enfin, on entre dans la phase « Démarrer le traitement ». Le logiciel va lire un par un les noms de fichiers de la liste importée, extraire les trois premiers chiffres selon l'expression régulière, et placer les fichiers portant le même numéro dans un même dossier. Une fois le traitement terminé, vous pourrez voir dans le répertoire de sortie les dossiers classifiés 101, 102, 103, etc.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi ne pas rechercher manuellement 101, 102, 103 ?
La recherche manuelle est adaptée pour un traitement ponctuel d'un petit nombre de fichiers, mais pas pour une utilisation répétée à long terme. Chaque fois que de nouveaux numéros sont ajoutés ou que le nombre de fichiers augmente, il faut relancer la recherche et le glisser-déposer. La classification par expression régulière ne nécessite qu'une configuration unique de la règle pour que le logiciel exécute le traitement par lots, ce qui est plus adapté à l'automatisation bureautique.
2. Les trois premiers chiffres du nom de fichier doivent-ils tous être des chiffres ?
Cet exemple utilise ^\d{3}, exigeant donc que le nom de fichier commence par trois chiffres. Si votre nom de fichier suit un modèle comme A01, B02 (lettre suivie de chiffres), vous devrez utiliser une expression régulière adaptée à votre cas. La règle régulière doit correspondre à la structure de nommage réelle pour que le résultat de classification soit précis.
3. Faut-il faire une sauvegarde avant la classification ?
Avant de traiter des fichiers par lots, il est recommandé de conserver les fichiers originaux ou de choisir un emplacement de sauvegarde indépendant. Surtout lors de la première configuration d'une règle, il est plus sûr de tester d'abord avec un petit échantillon. Après avoir confirmé que le dossier de sortie et les résultats de classification sont corrects, traitez l'intégralité du répertoire.
4. Peut-on l'utiliser pour des fichiers autres que txt ?
Oui. La classification par nom de fichier se base sur la règle de nommage, pas sur le contenu du fichier. Tant que le nom du fichier contient un numéro extractible, les fichiers docx, doc, xlsx, xls, pptx, pdf, jpg, png, etc., peuvent être classés avec une méthode similaire.
Résumé : Remplacer le glisser-déposer manuel par le traitement par lots pour l'archivage par numéro
L'archivage d'un grand nombre de fichiers txt par numéro est essentiellement une tâche bureautique aux règles claires mais très répétitive. La fonction « Classer les fichiers par nom de fichier » de HeSoft Doc Batch Tool peut extraire les trois premiers chiffres du nom de fichier et générer automatiquement les dossiers correspondants. En choisissant « Classer par expression régulière personnalisée » et en entrant ^\d{3}, vous pouvez rapidement regrouper les fichiers commençant par 101, 102, 103.
Si votre travail quotidien implique souvent de classer des fichiers texte exportés par le système, des documents contractuels, des rapports sous forme de tableaux ou des documents PDF, n'hésitez pas à intégrer cette méthode de classification par lots basée sur une expression régulière du nom de fichier dans votre flux de travail standard. Elle peut réduire considérablement les tâches répétitives, rendre l'archivage des fichiers plus normalisé et améliorer l'efficacité de la recherche et de la livraison ultérieures.