大量のファイル名に固定位置のコード、都市コード、部署略称、プロジェクト識別子が含まれている場合、手動でフォルダを1つずつ作成してファイルを移動するのは非常に時間がかかります。本文では、 HeSoft Doc Batch Tool を使用し、ファイル名の4〜6文字目を分類基準として、txtなどのファイルを自動的に対応するフォルダに振り分ける方法を紹介します。LON、NYC、PAR、SYD、TYOのような固定範囲の文字分類ニーズに適しています。
日常の業務では、ファイル名の命名規則が自由であることは多くありません。例えばスクリーンショットのファイル名「128LON75957.txt」「200LON66460.txt」「213TYO11946.txt」「230SYD60610.txt」などは、先頭が番号、中央の4～6桁目が都市コードやカテゴリコード、その後ろに一連の連番が続いています。このようなファイルを「LON、NYC、PAR、SYD、TYO」といったコードごとに別々のフォルダに分けようとすると、手作業では通常、ファイル名を確認し、フォルダを新規作成し、最後に一つずつドラッグして移動する必要があり、ファイル数が多くなるとミスが発生しやすくなります。
本記事で解決する問題は、多数のファイルをファイル名の固定範囲内の文字に基づいて一括分類することです。ここではtxtファイルを例に説明しますが、実際の考え方は、名称ルールが明確な他のファイル（doc、docx、xls、xlsx、pdf、jpgなど）にも同様に適用できます。オフィスソフト「 HeSoft Doc Batch Tool 」のファイル整理機能を利用すると、ファイル名の指定位置の文字を抽出して分類名とし、対応するフォルダを自動生成することで、繰り返し作業を減らし、ファイル整理の効率を向上させることができます。
適用シーン：固定範囲の文字による分類に適したファイル
ファイル名の固定範囲の文字による分類は、ファイル名の構造が比較的統一されている場合に適しています。例えば「128LON75957.txt」では、1～3桁目は数字の番号、4～6桁目は都市コード「LON」、7桁目以降はその他の番号です。すべてのファイルが同様の規則に従っている場合、文字範囲を設定することで、ソフトウェアが固定位置の内容を自動的に抽出し、分類基準とすることができます。
一般的なシナリオとしては、LON、NYC、PAR、SYD、TYOなどの都市コードによるファイル整理、FIN、MKT、HRDなどの部門略称によるファイル整理、A01、B02、C03などのプロジェクト番号によるファイル整理、顧客コード、倉庫コード、バッチコード、契約コードによる一括整理が挙げられます。大量のtxtログファイル、Word文書（docx/doc）、Excelファイル（xlsx/xls）、PDF資料、画像素材などでも、ファイル名に固定位置の分類情報が含まれていれば、この方法を採用できます。
この方法の利点は、ファイルの内容を開く必要がなく、ファイルがどのカテゴリに属するかを個別に判断する必要もないことです。ソフトウェアがファイル名を直接読み取り、設定した範囲に基づいて分類するため、財務、人事、営業、行政、運営、資料管理などの業務で数百、数千のファイルを扱う場合に適しています。
効果のプレビュー：処理前のファイルは同じディレクトリに混在
処理前は、すべてのファイルが一つのフォルダにまとめて配置されています。ファイル名には分類情報が含まれていますが、これらの情報はファイル名に「隠されている」だけで、実際のフォルダ構造は形成されていません。スクリーンショットでは、ファイル名の4～6桁目にLON、TYO、SYD、PAR、NYCなどの文字が現れており、赤いマークでこれらの固定位置の文字が強調されています。
十数個のファイルを処理するだけであれば手動整理もなんとか可能ですが、数百、数千のファイルになると、検索に時間がかかる、ドラッグ＆ドロップで間違えやすい、同じ名前のフォルダを作り忘れやすい、分類ルールが統一されない、といった明らかな問題が生じます。特にファイル名の類似度が高い場合、肉眼での識別だけでは「SYD」と「TYO」などのコードを見間違えやすくなります。
効果のプレビュー：処理後に自動生成された分類フォルダ
処理後、ソフトウェアはファイル名の4～6桁目の文字に基づいて対応するフォルダを自動的に作成し、一致するファイルを該当ディレクトリに移動します。スクリーンショットでは、処理結果としてLON、NYC、PAR、SYD、TYOの5つのフォルダが生成されており、これらのフォルダ名はファイル名の固定範囲から抽出された文字そのものです。
このように整理すると、ファイル検索がより直感的になります。例えば、すべてのLON関連ファイルを確認したい場合はLONフォルダを開くだけ、NYC関連ファイルを確認したい場合はNYCフォルダに入るだけです。本来であれば繰り返しフィルタリング、並べ替え、ドラッグ＆ドロップが必要だった作業が、一度の一括処理で完了します。
操作手順： HeSoft Doc Batch Tool を使用したファイル名範囲による分類
手順1：ファイル整理機能に入り、ファイル名による分類を選択
HeSoft Doc Batch Tool を開いたら、左側の機能ナビゲーションで「ファイル整理」を選択します。このオフィスソフトは複数の一括処理機能を提供していますが、現在のタスクはファイルの配置を整理することであるため、ファイル整理モジュールに入る必要があります。画面にはファイル整理に関連する複数の機能カードが表示され、その最初のものが「ファイルをファイル名で分類」です。
「ファイルをファイル名で分類」をクリックすると、ソフトウェアは該当するタスクフローに進みます。この機能の目的は、ファイル名の特定部分の内容に基づいて分類基準を生成し、ファイルを対応するフォルダに入れることです。今回のような固定文字位置による分類のニーズには、この機能を選択するのが最も直接的な方法です。
手順2：ファイルを追加するか、フォルダからインポートする
タスク画面に入ると、最初のステップは「処理するレコードを選択」です。画面上部には「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」の2つの入り口があり、「クリア」などの操作も確認できます。ファイル数が少ない場合は「ファイルを追加」をクリックして個別に選択できます。ファイルがすべて同じディレクトリにある場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用して、ディレクトリ内のファイルを一度にリストに取り込むことをお勧めします。
インポート後、ソフトウェアはテーブルにファイルの番号、名前、パス、拡張子、作成日時、更新日時などの情報を表示します。スクリーンショットのレコード数は20、拡張子はtxt、パスはDドライブのテストディレクトリにあります。ここでまず、ファイル名がルールに合致しているか、例えばすべて「先頭3桁の数字＋3桁の分類コード＋後続の番号」という構造になっているかを確認できます。処理不要なファイルが見つかった場合は、テーブルの操作項目から削除して、誤分類を防ぐことができます。
手順3：処理オプションを設定し、カスタム位置範囲を選択
ファイルリストに問題がないことを確認したら、「次へ」をクリックして「処理オプションの設定」に進みます。分類方法では、ソフトウェアはファイル名の最初の文字、最初の数字、最初の英字、末尾の数文字、先頭の数文字など、複数の分類ルールを提供しています。今回抽出したいのはファイル名の4～6桁目の都市コードであるため、「カスタム位置範囲内の文字で分類」を選択する必要があります。
この項目を選択したら、「範囲」入力ボックスに「4:6」と入力します。これは、ファイル名の4文字目から6文字目までを抽出し、分類名とすることを意味します。「128LON75957.txt」を例にとると、1桁目は1、2桁目は2、3桁目は8、4～6桁目はLONとなるため、このファイルはLONフォルダに分類されます。「213TYO11946.txt」の4～6桁目はTYOであるため、TYOフォルダに入ります。
画面下部には「英字の大文字小文字変換」オプションがあり、スクリーンショットでは「デフォルト」が選択されています。ファイル名内の分類コードの大文字小文字が既にLON、NYC、PARのように統一されている場合は、デフォルトのままで問題ありません。これにより、元のファイル名の分類文字を最大限保持し、分類フォルダのアルファベット形式を変更しません。
手順4：保存場所を設定し、処理を開始
分類ルールの設定が完了したら、引き続き「次へ」をクリックし、「保存場所の設定」に進みます。スクリーンショットではこの手順の具体的な保存パス画面は展開されていませんが、フローバーから、ソフトウェアが「レコード選択—処理オプション設定—保存場所設定—処理開始」の順序で実行されることがわかります。処理結果は新しい目的のフォルダに保存し、処理前後の構造を比較しやすくし、元のディレクトリのファイルと混ざるのを防ぐことをお勧めします。
保存場所を設定したら、「処理開始」に進みタスクを実行します。ソフトウェアは先ほど設定した「4:6」の範囲に基づいて、各ファイル名の文字を一括で読み取り、LON、NYC、PAR、SYD、TYOなどのフォルダを自動的に作成し、該当するファイルを整理します。処理が完了すると、前述の効果図のような分類フォルダ構造が得られます。
よくある質問と注意事項
1. 範囲「4:6」とはどういう意味ですか？
ファイル名の4桁目から6桁目までの文字を分類基準として抽出することを表します。範囲は実際のファイル名構造に基づいて決定する必要があります。分類コードが5～7桁目にある場合は「5:7」、1～3桁目にある場合は「1:3」と設定してください。設定前に、いくつかのファイルを選んで手動で文字位置を数えておくことをお勧めします。
2. ファイル名の長さが一貫していなくても処理できますか？
分類フィールドの位置が一致していれば、後続の連番の長さが異なっていても、通常は分類に影響しません。ただし、一部のファイルでプレフィックスが欠落しており、分類文字の位置がずれてしまう場合は、誤分類の可能性があります。そのため、一括処理の前に、命名規則が統一されているかを確認することをお勧めします。
3. docx、doc、pdf、画像ファイルでもこの考え方は使えますか？
本記事のスクリーンショットの例はtxtファイルですが、ファイル名で分類する場合の核心的な基準は「ファイル名の文字」であり、ファイルの内容ではありません。ファイル名のルールが要件を満たしていれば、Word文書（docx/doc）、Excelファイル（xlsx/xls）、PDF、画像、圧縮ファイルなども同じ考え方で一括整理できます。
4. なぜ最初に少数のファイルでテストすることを推奨するのですか？
ファイル数が非常に多い場合は、まず一部のファイルをコピーしてテスト処理を行い、分類フォルダ名とファイルの帰属が正しいことを確認してから、完全なディレクトリに対して一括操作を実行することをお勧めします。これにより、範囲設定の誤りによる大量の誤分類結果の発生を回避できます。
まとめ：ファイル名の固定文字を自動分類ルールに変える
ファイル名の固定範囲の文字による一括分類は、本来手動で識別する必要があった命名規則を、オフィスソフトに自動実行させることです。 HeSoft Doc Batch Tool の「ファイルをファイル名で分類」機能を使用することで、ユーザーはファイルをインポートし、文字範囲を設定し、保存場所を選択するだけで、大量のファイルを該当するフォルダにすばやく整理できます。
ファイル名に固定位置の都市コード、部門略称、プロジェクト番号、バッチ識別子が含まれている場合は、本記事の方法に従って「4:6」のような範囲設定を試してみてください。手動でフォルダを新規作成し、ファイルを一つずつ移動するのに比べて、一括処理はより高速で、かつ安定しており、長期的に大量の資料を整理する必要があるオフィスシーンに特に適しています。