Lorsque le même type de champ, nom de catégorie, nom d'entrepôt ou texte d'état doit être ajusté de manière uniforme dans plusieurs tableaux Excel, ouvrir les fichiers xlsx un par un pour rechercher et remplacer est non seulement chronophage, mais aussi facile à omettre. Cet article présente comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour rechercher des mots-clés par lot dans plusieurs fichiers Excel, les remplacer par un nouveau contenu et mettre en évidence les cellules remplacées, ce qui facilite la vérification des résultats du traitement. Cela convient aux scénarios de maintenance de fichiers par lots tels que les tableaux d'inventaire, les listes de produits, les registres et les rapports statistiques.
Dans le travail quotidien, de nombreux fichiers Excel n’existent pas de manière isolée, mais sont enregistrés séparément par mois, département, client, projet ou magasin. Par exemple, dans une liste d’inventaire de produits, le nom de catégorie utilisé à l’origine est Stationery, et il doit maintenant être uniformisé en Office supplies ; certains emplacements d’entrepôt étaient écrits Warehouse C et doivent maintenant être changés en Warehouse B. S’il n’y a qu’un seul fichier, il suffit de faire un rechercher-remplacer directement dans Excel ; mais s’il y a des dizaines ou des centaines de fichiers xlsx, les ouvrir un par un, faire le remplacement et sauvegarder, cela prend beaucoup de temps et il est facile de faire des oublis, de modifier le mauvais fichier ou d’oublier d’enregistrer.
Cet article vise à résoudre ce problème typique de travail répétitif : rechercher et remplacer en masse des mots-clés dans de nombreux fichiers Excel, tout en mettant en surbrillance le contenu remplacé pour faciliter une vérification rapide ultérieure. Nous allons illustrer ci-dessous, à l’aide de captures d’écran, comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour réaliser cette opération. Il s’agit d’un logiciel de traitement de documents par lots destiné aux environnements de bureau, dont la valeur principale est le traitement de fichiers par lots, la réduction des opérations répétitives et l’amélioration de l’efficacité dans l’organisation des fichiers et le traitement de contenu.
Scénarios d’application
La recherche et le remplacement par lots de mots-clés Excel avec mise en surbrillance conviennent à divers scénarios de maintenance de tableaux, en particulier lorsqu’il s’agit d’unifier des noms de champs, des noms de catégories, des noms de régions, des noms de services ou des descriptions de statut.
- Mise à jour par lots des listes d’inventaire : Remplacer de manière uniforme l’ancien nom de catégorie dans plusieurs tableaux d’inventaire par un nouveau, par exemple remplacer Stationery par Office supplies.
- Ajustement des noms d’entrepôts ou de magasins : Changer uniformément Warehouse C, qui apparaît de manière dispersée dans les tableaux, en Warehouse B, et marquer les positions modifiées avec une surbrillance.
- Normalisation des noms de services, de projets ou de clients : Lorsque la structure organisationnelle ou les noms de projet changent, une mise à jour synchronisée est nécessaire dans plusieurs fichiers Excel, xlsx.
- Nettoyage des registres et rapports statistiques : Corriger par lots les anciens termes, erreurs d’écriture ou expressions non uniformes dans les tableaux historiques.
- Nécessité d’une révision manuelle après traitement : Une fois le remplacement terminé, la surbrillance permet de localiser rapidement les modifications, réduisant ainsi le coût de la vérification cellule par cellule.
Comparé à l’exécution manuelle du « Rechercher et remplacer » dans chaque fichier Excel, l’outil de traitement par lots est plus adapté aux tâches de bureau impliquant un grand nombre de fichiers, des règles de remplacement claires et la nécessité de résultats uniformes.
Aperçu des résultats : Avant et après traitement
Regardons d’abord l’exemple de tableau avant traitement. La capture d’écran montre un tableau d’inventaire de produits, avec les en-têtes de colonnes Product ID, Product Name, Category, Status, Location, etc. Dans la colonne Category, le terme Stationery apparaît à plusieurs reprises, et dans la colonne Location, Warehouse C apparaît à certains endroits. La capture d’écran encadre en rouge le contenu à remplacer, afin de mieux comprendre l’objectif de ce traitement par lots.
L’effet après traitement est le suivant : l’ancien terme Stationery a été remplacé par Office supplies, et l’ancien terme Warehouse C a été remplacé par Warehouse B. De plus, les cellules remplacées sont mises en surbrillance en jaune. Ainsi, même avec beaucoup de données dans le tableau, on peut voir en un coup d’œil où les changements ont eu lieu, ce qui facilite la vérification de l’exactitude du remplacement par l’auditeur.
D’après la comparaison avant/après, on voit que ce traitement ne consiste pas simplement à modifier une seule cellule, mais à rechercher tous les mots-clés correspondants dans le tableau et à remplacer uniformément plusieurs positions correspondantes. Pour de nombreux fichiers Excel, la logique d’opération est la même : ajouter d’abord les fichiers à traiter dans la tâche, puis définir les règles de recherche et de remplacement, et enfin lancer l’exécution du traitement par lots.
Procédure
Étape 1 : Accéder à l’outil Excel, choisir « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel »
Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool , puis dans la classification des fonctions à gauche, sélectionnez « Outils Excel ». L’interface principale affiche les fiches fonctionnelles liées au traitement des fichiers Excel. Selon la capture d’écran, la première fonction est « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel », ce qui indique que cette fonction est précisément utilisée pour la recherche et le remplacement par lots de mots-clés dans le contenu des fichiers Excel.
Le but de cette étape est d’entrer dans le bon point d’entrée pour la tâche de traitement par lots. Pour les besoins de ce tutoriel, il faut cliquer sur la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel », et non sur d’autres outils comme Excel vers PDF, Excel vers Word ou la protection par mot de passe d’Excel. Une fois entrée dans cette fonction, le logiciel guide l’utilisateur étape par étape pour terminer la sélection des fichiers, le réglage des options de traitement, le réglage de l’emplacement de sauvegarde et le lancement du traitement.
Étape 2 : Ajouter les fichiers Excel à traiter par lots
Après être entré dans la page de la fonction, l’interface affiche en haut le nom de la tâche actuelle « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel ». Vous êtes alors à l’étape 1 « Sélectionner les enregistrements à traiter ». La capture d’écran montre deux points d’entrée : « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier », ainsi qu’une zone de liste de fichiers dans laquelle plusieurs fichiers xlsx ont déjà été importés, avec des informations comme le numéro, le nom, le chemin, l’extension, la date de création et la date de modification.
S’il s’agit de traiter un petit nombre de fichiers spécifiques, on peut utiliser « Ajouter des fichiers » ; si de nombreux tableaux Excel se trouvent dans le même dossier, il est plus approprié d’utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier », ce qui permet d’ajouter en une seule fois les fichiers xlsx du dossier dans la liste. Après l’ajout, il est conseillé de vérifier la liste des fichiers pour confirmer l’exactitude des noms, des chemins et des extensions. L’extension des fichiers dans la capture d’écran est xlsx, ce qui indique que cette tâche de traitement par lots cible les fichiers de classeur Excel.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant : tous les fichiers Excel nécessitant une recherche et un remplacement par lots apparaissent dans la liste des tâches. Si un fichier n’a pas besoin d’être traité, on peut utiliser l’icône de suppression à droite de la liste pour le retirer ; en cas d’erreur d’importation, on peut également utiliser la fonction de vidage de l’interface pour recommencer l’ajout. Après avoir confirmé que les fichiers sont corrects, cliquez sur « Suivant » en bas pour passer aux réglages des options de traitement.
Étape 3 : Définir le mode de recherche et les conditions de correspondance supplémentaires
Une fois dans « Définir les options de traitement », on peut voir la zone « Définir les options de mots-clés ». Sur la capture d’écran, le « Mode de recherche » sélectionné est « Recherche de texte exacte », à côté de l’option « Utiliser une formule pour une recherche de texte floue ». Pour ce cas précis, l’objectif étant de remplacer le texte exact Stationery par Office supplies et Warehouse C par Warehouse B, choisir « Recherche de texte exacte » est plus intuitif.
Dans les « Options supplémentaires », la capture d’écran montre que « Ignorer la casse » et « Faire correspondre le mot entier et non une partie du mot » sont cochés. Ces deux options sont très utiles pour le remplacement de mots-clés anglais. Ignorer la casse évite les omissions dues à des différences de majuscules/minuscules ; la correspondance du mot entier réduit le risque de remplacement erroné lorsque le mot-clé n’est qu’une partie d’un mot plus long. Pour le remplacement de contenu en chinois, il est également conseillé de choisir les règles de correspondance avec prudence en fonction de la situation réelle.
Étape 4 : Saisir les mots-clés à rechercher et les mots-clés de remplacement
Sur la capture d’écran, la zone de gauche est la « Liste des mots-clés à rechercher » et la zone de droite est la « Liste des mots-clés de remplacement ». Dans l’exemple, la première ligne à gauche contient Stationery, et la première ligne à droite, Office supplies ; la deuxième ligne à gauche contient Warehouse C, et la deuxième ligne à droite, Warehouse B. Le logiciel exécute le remplacement selon les règles de correspondance ligne par ligne : le contenu recherché de la première ligne correspond au contenu de remplacement de la première ligne, et ainsi de suite.
Cette étape est le cœur de toute la tâche de remplacement par lots. Lors de la saisie, il faut prêter une attention particulière aux points suivants : premièrement, le nombre et l’ordre des lignes à gauche et à droite doivent correspondre pour éviter de remplacer le mot-clé A par un contenu autre que celui de la règle B ; deuxièmement, l’anglais, les chiffres et les espaces doivent être exacts. La capture d’écran montre un espace dans Warehouse C et Warehouse B ; si l’espacement n’est pas cohérent, cela peut affecter les résultats de la correspondance ; troisièmement, si un mot-clé de remplacement n’est pas rempli, l’interface indique « Ne pas remplir signifie supprimer », il ne faut donc pas laisser un champ vide par erreur, sauf si l’on souhaite effectivement supprimer le contenu trouvé.
Pour les documents de bureau en chinois, des règles similaires peuvent être utilisées pour remplacer « 华东一区 » par « 华东大区 », « 未完成 » par « 待处理 », ou un ancien nom de service par un nouveau. Tant que le contenu du fichier est un texte recherchable, on peut établir plusieurs groupes de règles de remplacement de la même manière.
Étape 5 : Activer « Mettre en surbrillance le contenu remplacé »
Dans les « Autres paramètres », en bas de la capture d’écran, on voit l’option « Mettre en surbrillance le contenu remplacé ». C’est précisément l’exigence clé du thème de cet article : non seulement effectuer une recherche et un remplacement par lots, mais aussi marquer le résultat du remplacement. Après traitement dans l’exemple, les cellules contenant Office supplies et Warehouse B apparaissent en surbrillance jaune, ce qui permet à l’utilisateur d’identifier rapidement les emplacements modifiés.
L’avantage d’activer la surbrillance est évident. Une fois le remplacement par lots terminé, sans aucun marquage, il est difficile pour l’utilisateur de confirmer quelles cellules ont été modifiées, et il doit à nouveau rechercher ou comparer les fichiers. La surbrillance permet de voir directement le résultat du traitement à l’ouverture d’Excel, ce qui est très pratique pour les travaux nécessitant une relecture, une conservation des traces de modification ou une confirmation de l’étendue des modifications. En particulier lors du traitement par lots de dizaines de fichiers Excel, la surbrillance réduit considérablement le temps de vérification manuelle.
Étape 6 : Définir l’emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Selon le flux de l’interface, après avoir défini les options des mots-clés, il faut continuer en cliquant sur « Suivant » pour accéder à « Définir l’emplacement de sauvegarde », puis à « Lancer le traitement ». La barre de progression en haut de la capture d’écran affiche ces étapes : Sélectionner les enregistrements à traiter, Définir les options de traitement, Définir l’emplacement de sauvegarde, Lancer le traitement. Il est conseillé, lors de l’étape de l’emplacement de sauvegarde, de choisir un répertoire de sortie facilement identifiable pour éviter d’écraser les fichiers originaux sans possibilité de retour en arrière.
Avant de lancer le traitement, on peut revérifier la liste des fichiers et les règles de remplacement : les fichiers sont-ils complets, les mots-clés sont-ils correctement saisis, la correspondance avec le contenu de remplacement est-elle juste et la fonction de surbrillance est-elle activée. Après confirmation, lancez l’exécution. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier Excel de sortie pour constater que les mots-clés ont été remplacés et que le contenu remplacé présente un effet de surbrillance.
Questions fréquentes et remarques
1. Pourquoi certains contenus n’ont-ils pas été remplacés ?
Les causes courantes incluent une incohérence dans l’écriture du mot-clé, la présence d’espaces superflus, une différence de casse ou des règles de correspondance trop strictes. Par exemple, s’il y a un espace dans Warehouse C, mais que le tableau l’écrit WarehouseC ou Warehouse C, cela peut empêcher une correspondance exacte. Il est conseillé de vérifier d’abord l’écriture réelle dans le tableau original avant de saisir le mot-clé.
2. Est-ce que plusieurs groupes de règles de remplacement vont interférer entre eux ?
Les règles multiples sont exécutées selon la correspondance de la liste. Pour minimiser les risques d’interférence, il est conseillé de concevoir clairement les mots-clés et le contenu de remplacement pour éviter qu’un contenu remplacé ne corresponde justement au critère de recherche d’une règle suivante. Pour les tâches complexes, on peut d’abord tester avec un petit nombre de fichiers avant de traiter l’ensemble des fichiers par lots.
3. Peut-on effectuer seulement le remplacement sans la surbrillance ?
D’après la capture d’écran, « Mettre en surbrillance le contenu remplacé » est une option activable/désactivable. S’il n’est pas nécessaire de marquer les emplacements modifiés dans Excel, on peut désactiver cette option ; si une vérification ultérieure est nécessaire, il est conseillé de l’activer.
4. Pourquoi est-il déconseillé d’écraser directement les fichiers originaux ?
Le traitement par lots a la caractéristique d’impacter plusieurs fichiers en une seule fois. En cas d’erreur dans les règles de remplacement, écraser les originaux augmenterait le coût de restauration. Par conséquent, lors du réglage de l’emplacement de sauvegarde, il est recommandé de sortir les fichiers dans un nouveau dossier, puis d’archiver ou de remplacer la version originale après avoir confirmé l’exactitude des résultats.
5. Les fichiers xls, xlsx, xlsm, etc., sont-ils tous compatibles ?
L’exemple de capture d’écran importe des fichiers xlsx, et le nom de la fonction indique le remplacement de mots-clés dans le contenu des fichiers Excel. En pratique, il convient de se référer aux formats de fichiers pris en charge par l’interface du logiciel. Pour les classeurs Excel courants, il est conseillé d’importer d’abord les fichiers et de vérifier dans la liste si leurs extensions sont reconnues.
Résumé
Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans plusieurs fichiers Excel et mettre en surbrillance le contenu remplacé est un besoin typique d’automatisation de bureau. L’utilisation de HeSoft Doc Batch Tool permet de transformer ce travail, qui nécessitait auparavant d’ouvrir, rechercher, remplacer, sauvegarder et vérifier des tableaux de manière répétée, en un flux de traitement par lots clair : sélectionner l’outil Excel, entrer dans « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel », ajouter plusieurs fichiers, configurer la liste de recherche et de remplacement, activer la surbrillance, définir l’emplacement de sauvegarde et lancer le traitement.
Pour un grand nombre de fichiers Excel tels que des listes d’inventaire, des catalogues de produits, des registres de service ou des rapports de projet, cette méthode permet de réduire considérablement le travail répétitif, d’améliorer l’uniformité du traitement et d’augmenter l’efficacité de la révision grâce aux résultats en surbrillance. Si vous avez besoin de modifier uniformément des champs de catégorie, d’entrepôt, de statut ou de nom dans un lot de tableaux xlsx, il est conseillé de préparer d’abord un tableau de correspondance des mots-clés, puis de suivre les étapes de cet article pour utiliser l’outil de traitement par lots afin de réaliser l’opération.