Cet article présente comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour extraire automatiquement les numéros de suivi de plusieurs fichiers Word et les renommer en masse avec le numéro de suivi correspondant. Applicable aux scénarios tels que les bordereaux d'expédition, les enregistrements d'envoi, les documents de transport, les accusés de réception client, particulièrement adapté lorsque les noms de fichiers originaux sont du type 01.docx, 02.docx, dont le contenu est impossible à identifier. En ajoutant des fichiers, en définissant une expression régulière pour correspondre aux numéros de suivi, et en choisissant de remplacer tout le nom de fichier, vous pouvez rapidement renommer par lot des documents docx et doc, réduisant ainsi les opérations répétitives d'ouverture manuelle, de copie du numéro, puis de renommage.
Dans les travaux de logistique, d'entreposage, de service après-vente et d'archivage administratif, on rencontre souvent un lot de bordereaux d'expédition, de lettres de voiture ou de documents d'expédition Word dont les noms de fichiers sont simplement numérotés comme « 01.docx, 02.docx, 03.docx ». Le numéro de suivi réellement nécessaire pour la recherche et l'archivage se trouve à l'intérieur du contenu du fichier Word. Si l'on ouvre les documents un par un pour copier le numéro de suivi et les renommer manuellement, cela prend non seulement du temps, mais il est aussi facile de faire des erreurs de copie ou d'oublier des fichiers.
Cet article explique comment utiliser le logiciel bureautique HeSoft Doc Batch Tool pour extraire en masse les numéros de suivi du contenu des fichiers Word et renommer automatiquement les fichiers Word (docx, doc, etc.) avec le numéro de suivi correspondant, vous aidant ainsi à réduire les tâches répétitives et à améliorer l'efficacité du classement des fichiers.
Scénarios applicables
« Renommer des fichiers Word en masse avec des numéros de suivi » convient aux scénarios bureautiques suivants :
- Besoin d'archiver un grand nombre de bordereaux d'expédition, lettres de voiture, bons de livraison Word par numéro de suivi.
- Les noms de fichiers sont des numéros temporaires comme 01.docx, 02.docx, 03.docx, ne permettant pas de juger directement le contenu.
- Chaque document Word contient un numéro de suivi (Tracking Number) ou un numéro de lettre de voiture dans un format fixe.
- Besoin de traiter par lots des documents docx et doc, évitant d'ouvrir et de renommer les fichiers manuellement un par un.
- Les postes en logistique, entreposage, e-commerce, service client, rapprochement financier, etc., nécessitent une recherche rapide des fichiers par numéro de suivi.
Comme le montre l'exemple de capture d'écran, les noms de fichiers originaux sont de 01.docx à 05.docx, tandis que le contenu du document Word contient des numéros de suivi similaires à 2167646565. Après traitement, les noms de fichiers deviendront 2167646565.docx, 4771177418.docx, etc., sous forme de numéros de suivi.
Aperçu du résultat : Avant et après traitement
Avant traitement : Les noms des fichiers Word ne sont que des numéros ordinaires
Avant traitement, les noms des fichiers Word dans le dossier sont :
- 01.docx
- 02.docx
- 03.docx
- 04.docx
- 05.docx
Ces noms ne reflètent pas le contenu du fichier. S'il faut ensuite rechercher une lettre de voiture par numéro de suivi, il est nécessaire d'ouvrir les documents un par un pour les consulter, ce qui est très inefficace.
Le contenu Word contient le numéro de suivi
En ouvrant l'un des fichiers Word, on peut voir que le document est un bordereau d'expédition de type Courrier (Courier Waybill), où le champ Numéro de suivi (Tracking Number) est suivi de la valeur 2167646565. C'est précisément le contenu que nous souhaitons extraire pour l'utiliser comme nom de fichier.
Après traitement : Le nom du fichier devient le numéro de suivi
Une fois le traitement par lots terminé, les noms de fichiers deviennent :
- 2167646565.docx
- 4771177418.docx
- 5095496782.docx
- 9213049048.docx
- 9249110608.docx
Ainsi, le nom du fichier lui-même correspond directement au numéro de suivi, ce qui facilite grandement la recherche, l'archivage et la vérification ultérieurs.
Procédure : Renommer des fichiers Word en masse avec le numéro de suivi
Étape 1 : Accéder à la fonction « Renommer des fichiers Word en utilisant le contenu du fichier »
Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool , dans la classification des fonctions à gauche, sélectionnez Nom de fichier. Dans la liste des fonctions, trouvez et cliquez sur Renommer des fichiers Word en utilisant le contenu du fichier.
Le rôle de cette fonction est de : lire en masse le contenu des fichiers Word et d'utiliser le texte spécifié dans le contenu comme nouveau nom de fichier. Pour les informations à format fixe comme les numéros de suivi, les numéros de contrat, les numéros de commande, les numéros de client, etc., on peut toutes les extraire et renommer en masse de cette manière.
Étape 2 : Ajouter les fichiers Word à traiter
Après être entré sur la page de la fonction, le titre de la page affiche Utiliser le contenu du fichier pour renommer des fichiers Word. Dans la première étape « Sélectionner les enregistrements à traiter », vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter des fichiers en haut à droite de la page pour ajouter les fichiers docx à renommer.
Si les fichiers sont regroupés dans un même dossier, vous pouvez également utiliser l'option Importer des fichiers depuis un dossier dans l'interface. L'exemple de capture d'écran montre que 5 fichiers Word ont déjà été ajoutés, le tableau affichant le nom du fichier, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification.
Une fois l'ajout terminé, il est conseillé de vérifier d'abord que la liste des fichiers est correcte, afin d'éviter d'inclure des documents qui ne devraient pas être traités. Après confirmation, cliquez sur Suivant en bas de la page.
Étape 3 : Configurer l'extraction du numéro de suivi depuis le contenu Word
Après être passé à la deuxième étape « Définir les options de traitement », il faut spécifier dans quelle zone du document Word le logiciel doit chercher le nouveau nom de fichier.
Dans l'exemple de capture d'écran, l'option choisie est Texte correspondant par formule personnalisée, et dans la zone de saisie Expression régulière est indiqué :
\d{10}
Cette expression signifie : correspondre à une séquence de 10 chiffres consécutifs. Comme le numéro de suivi dans l'exemple est composé de 10 chiffres, par exemple 2167646565, l'utilisation de cette expression permet de trouver automatiquement le numéro correspondant dans le contenu Word.
Si votre numéro de suivi ne comporte pas 10 chiffres, vous devez ajuster l'expression en fonction de la règle réelle du numéro. Par exemple, certains numéros peuvent être plus longs ou contenir des lettres. Dans ce cas, ne copiez pas directement l'expression de l'exemple, mais configurez-la en fonction du format réel.
Étape 4 : Choisir la position du nouveau nom de fichier
Dans la zone « Position », la capture d'écran montre la sélection de Remplacer le nom de fichier entier. Cela signifie qu'après traitement, le nom de base du fichier original sera remplacé par le numéro de suivi extrait.
Par exemple :
- Avant traitement : 01.docx
- Numéro de suivi extrait : 2167646565
- Après traitement : 2167646565.docx
Si votre objectif est que le nom de fichier soit exactement égal au numéro de suivi, il est conseillé de choisir « Remplacer le nom de fichier entier ». Le nom de fichier sera ainsi plus concis et mieux adapté à l'archivage et à la recherche par numéro de suivi.
Étape 5 : Passer aux étapes suivantes et démarrer le traitement par lots
Après avoir configuré la règle de correspondance et la position du nom de fichier, cliquez sur Suivant en bas. Le flux de l'interface mènera également aux étapes « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ».
Avant de lancer officiellement le traitement, il est conseillé de vérifier l'emplacement de sauvegarde et la liste des fichiers à traiter pour éviter toute erreur. Après confirmation, lancez le traitement, le logiciel lira automatiquement le contenu de chaque fichier Word, trouvera le numéro de suivi correspondant et effectuera le renommage par lots des fichiers.
Une fois le traitement terminé, retournez dans le dossier pour constater que les fichiers originaux comme 01.docx, 02.docx, etc., ont été transformés en noms de fichiers correspondant aux numéros de suivi.
Questions fréquentes et remarques
1. Que faire si le nombre de chiffres du numéro de suivi n'est pas de 10 ?
L'exemple dans la capture d'écran utilise \d{10}, adapté aux numéros de suivi composés de 10 chiffres consécutifs. Si votre numéro de suivi a un nombre de chiffres différent, vous devez modifier l'expression régulière. Il est conseillé d'observer d'abord les caractéristiques communes des numéros de suivi dans le contenu Word, puis de définir la règle de correspondance.
2. Y a-t-il un risque de correspondance erronée s'il y a plusieurs nombres consécutifs dans le fichier Word ?
Si le document contient, outre le numéro de suivi, d'autres nombres comme des numéros de téléphone, des dates, des codes postaux, l'utilisation simple d'une correspondance basée sur le nombre de chiffres pourrait mener à une correspondance incorrecte avec d'autres contenus. Dans ce cas, il faut essayer de rendre l'expression régulière aussi proche que possible du format du numéro de suivi pour réduire les correspondances erronées.
3. Doit-on sauvegarder les fichiers avant le traitement ?
Le renommage par lots est une opération de modification en masse des noms de fichiers. Pour éviter qu'une configuration incorrecte des règles ne produise des noms de fichiers non conformes aux attentes, il est conseillé de conserver une copie de sauvegarde des fichiers originaux avant le traitement officiel, ou de tester d'abord les règles avec un petit nombre de fichiers.
4. Que faire en cas de noms de fichiers en double ?
Si le numéro de suivi extrait de deux fichiers Word est exactement le même, cela peut entraîner un conflit de noms de fichiers. Avant le traitement, il faut autant que possible s'assurer que le numéro de suivi dans chaque document est unique, en particulier lors du traitement par lots d'un grand nombre de lettres de voiture.
5. Peut-on traiter à la fois les fichiers doc et docx ?
Cette fonction, nommée « Utiliser le contenu du fichier pour renommer des fichiers Word », est applicable aux scénarios de documents Word. En pratique, il faut se référer aux fichiers pris en charge dans la liste d'importation du logiciel. L'exemple de capture d'écran traite des fichiers docx. Si vous avez des fichiers doc, vous pouvez vérifier s'ils peuvent être importés normalement lors de l'ajout des fichiers.
Résumé
Grâce à la fonction « Utiliser le contenu du fichier pour renommer des fichiers Word » de HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez extraire automatiquement le numéro de suivi d'un document Word et l'utiliser pour remplacer en masse le nom de fichier original. Pour le travail de classement d'un grand nombre de fichiers Word tels que les bordereaux logistiques, les lettres de voiture, les enregistrements d'expédition, les accusés de réception, cette méthode est plus efficace et moins sujette aux erreurs que l'ouverture manuelle des fichiers un par un pour copier le numéro.
Si vous avez en main un lot de bordereaux d'expédition Word nommés 01.docx, 02.docx, il est conseillé de préparer d'abord quelques fichiers pour tester la règle de correspondance, de confirmer la possibilité d'extraire correctement le numéro de suivi, puis de traiter l'ensemble des fichiers par lots. Cela vous permettra d'archiver rapidement les documents docx et doc, rendant la recherche de fichiers et la gestion ultérieure plus claires.