Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Extrayez automatiquement le numéro unique express dans plusieurs fichiers Word et renommez le nom de fichier unique correspondant par lots. Il convient aux scénarios tels que les commandes logistiques, les enregistrements d'expédition, les informations sur les commandes de transport, les commandes de retour client, etc., et convient particulièrement aux documents avec des noms de fichiers originaux tels que 01.docx et 02.docx qui ne peuvent pas être reconnus. En ajoutant des fichiers, en définissant des expressions régulières pour faire correspondre le numéro unique de messagerie, en sélectionnant et en couvrant le nom de fichier entier, vous pouvez rapidement terminer le changement de nom par lots des fichiers docx et doc, réduisant ainsi les opérations répétées d'ouverture manuelle et de copie le numéro un par un, puis renommer.
Dans le domaine de la logistique, de l'entreposage, du service après-vente et de l'archivage administratif, un lot de courriers Word, de bons de transport ou de données d'expédition est souvent rencontré. Les noms de fichiers ne sont que des numéros tels que "01.docx, 02.docx, 03.docx". Le numéro de messagerie qui a vraiment besoin d'être utilisé pour la recherche et l'archivage se trouve dans le contenu du fichier Word. Si vous ouvrez le document un par un, copiez le numéro unique du courrier, puis le renommez manuellement, cela prendra non seulement du temps, mais il est également facile de copier des erreurs ou de manquer des fichiers.
Cet article explique comment utiliser les logiciels de bureau HeSoft Doc Batch Tool , Extraire le numéro de messagerie du contenu du fichier Word par lots, et renommer automatiquement les fichiers Word tels que docx et doc en numéro de messagerie correspondant, vous aidant à réduire la duplication du travail et à améliorer l'efficacité du tri des fichiers.
Scènes applicables
"Renommer des fichiers Word par lots avec un numéro de messagerie" convient aux scénarios de bureau suivants:
- Un grand nombre de courriers Word, de bons de livraison et de bons de livraison doivent être archivés par numéro de livraison express.
- Les noms de fichiers sont des numéros temporaires tels que 01.docx, 02.docx, 03.docx, etc., et le contenu ne peut pas être jugé directement.
- Chaque document Word contient un numéro de tracking, un numéro de messagerie ou un numéro de bon de livraison au format fixe.
- Vous devez traiter les documents docx et doc par lots pour éviter d'ouvrir manuellement les fichiers un par un pour les renommer.
- La logistique, l'entreposage, le commerce électronique, le service client, le rapprochement financier et d'autres postes doivent récupérer rapidement les documents en fonction du numéro unique.
À partir de l'exemple de capture d'écran, vous pouvez voir que les noms de fichiers originaux sont 01.docx à 05.docx, tandis que le contenu du document Word contient quelque chose de similaire2167646565Numéro de livraison express. Après le traitement, le nom du fichier devient2167646565.docx, 4771177418.docxLa forme du même numéro.
Aperçu des effets: avant et après traitement
Avant le traitement: le nom de fichier Word est juste un numéro normal
Avant le traitement, le nom de fichier Word dans le dossier est appelé:
- 01.docx
- 02.docx
- 03.docx
- 04.docx
- 05.docx
Ces noms ne reflètent pas le contenu du fichier. Si vous souhaitez vérifier un certain bon de livraison en fonction du numéro de messagerie, vous devez ouvrir le document un par un, ce qui est très efficace.
Le contenu Word contient le numéro de messagerie
Ouvrez l'un des fichiers Word pour voir que le document est le contenu du courrier de type Courier Waybill, où le champTracking NumberLa valeur correspondante après est2167646565. C'est exactement ce que nous voulons extraire en tant que nom de fichier.
Après traitement: le nom du fichier devient le numéro de messagerie
Une fois le traitement par lots terminé, le nom du fichier devient:
- 2167646565.docx
- 4771177418.docx
- 5095496782.docx
- 9213049048.docx
- 9249110608.docx
De cette manière, le nom de fichier lui-même peut correspondre directement au numéro unique de livraison express, et la recherche ultérieure, l'archivage et la vérification sont plus pratiques.
Étapes: Renommer le fichier Word par lots avec le numéro de messagerie
Étape 1: Accédez à la fonction "Renommer un fichier Word avec le contenu du fichier"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Dans la classification des fonctions de gauche, sélectionnezNom du fichier. Trouvez dans la liste des fonctionnalités et cliquez surRenommer un fichier Word avec le contenu du fichier.
Le rôle de cette fonction est de lire le contenu du fichier Word par lots et de placer le texte spécifié dans le contenu comme nouveau nom de fichier. Pour les informations au format fixe telles que le numéro de commande express, le numéro de contrat, le numéro de commande, le numéro de client, etc., vous pouvez extraire et renommer par lots de cette manière.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après être entré dans la page de fonction, le titer de la page apparaît commeRenommer un fichier Word avec le contenu du fichier. Dans la première étape "Sélectionner les enregistrements à traiter", vous pouvez cliquer sur en haut à droite de la pageAjouter un fichierBouton, ajoutez le fichier docx qui doit être renommé.
Si les fichiers sont concentrés dans le même dossier, vous pouvez également utiliser l'interfaceImporter des fichiers à partir d'un dossier. Cinq fichiers Word ont été ajoutés à l'exemple de capture d'écran, et le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification sont affichés dans le tableau.
Une fois l'ajout terminé, il est recommandé de confirmer si la liste de fichiers est correcte et d'éviter d'ajouter des documents qui n'ont pas besoin d'être traités. Après confirmation, cliquez sur le basProchaine étape.
Étape 3: Définir l'extraction du numéro unique express du contenu Word
Après être entré dans la deuxième étape "Définir les options de traitement", vous devez spécifier quelle zone du logiciel recherche le nouveau nom de fichier à partir du document Word.
Dans l'exemple de capture d'écran, la sélection estPersonnaliser le texte auquel la formule correspond, Et dansExpressions régulièresRemplissez la zone de saisie:
\ D {10}
La signification de cette expression est: correspond à 10 chiffres consécutifs. Étant donné que le numéro express dans l'exemple est un nombre à 10 chiffres, tel que 2167646565, cette expression peut être utilisée pour trouver automatiquement le numéro unique correspondant à partir du contenu Word.
Si votre numéro de messagerie n'est pas 10 bits, vous devez ajuster l'expression en fonction de la règle de numéro unique réelle. Par exemple, certains nombres uniques peuvent avoir des chiffres plus longs ou contenir des lettres. N'utilisez pas directement des exemples d'expressions pour le moment et vous devez les définir selon le format réel.
Étape 4: Choisissez l'emplacement du nouveau nom de fichier
Dans la zone "Emplacement", la sélection estCouvrir l'intégralité du nom de fichier. Cela signifie que le corps du nom de fichier d'origine sera remplacé par le numéro de messagerie extrait après le traitement.
Par exemple:
- Avant le traitement: 01.docx
- Numéro de courrier extrait: 2167646565
- Après traitement: 2167646565.docx
Si votre objectif est de rendre le nom du fichier complètement égal au numéro de messagerie, il est recommandé de sélectionner "Couvrir le nom du fichier entier". De cette manière, le nom du fichier est plus concis et plus adapté à l'archivage et à la récupération par numéro unique.
Étape 5: passez à l'étape suivante et commencez le traitement par lots
Après avoir défini la règle de correspondance et l'emplacement du nom de fichier, cliquez sur le basProchaine étape. Le processus d'interface entre les étapes «Définir l'emplacement de sauvegarde» et «Démarrer le traitement».
Avant le traitement formel, il est recommandé de confirmer l'emplacement de sauvegarde et de traiter la liste des fichiers pour éviter les erreurs. Après avoir confirmé que le traitement est correct, le logiciel lira automatiquement le contenu de chaque fichier Word, correspondra au numéro de messagerie et complétera le changement de nom du fichier par lots.
Une fois le traitement terminé, revenez au dossier pour voir que les fichiers originaux tels que 01.docx et 02.docx sont devenus les noms de fichiers de numéro de messagerie correspondants.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Que dois-je faire si le numéro de livraison express n'est pas 10 chiffres?
L'exemple de la capture d'écran utilise \ d{10}, qui s'applique à un numéro unique de 10 chiffres consécutifs. Si votre numéro de messagerie est différent, vous devez modifier l'expression régulière. Il est recommandé d'observer d'abord la loi commune du numéro unique dans le contenu Word, puis de définir la règle de correspondance.
2. Il y a plusieurs nombres consécutifs dans le fichier Word, est-ce que cela correspond à l'erreur?
Si le document contient des numéros tels que le numéro de téléphone, la date et le code postal en plus du numéro de courrier, une simple utilisation de la correspondance des chiffres numériques peut correspondre à d'autres contenus. À ce stade, vous devez essayer de rendre les expressions régulières plus adaptées au format du numéro unique express pour réduire les erreurs de correspondance.
3. Besoin de sauvegarder les fichiers avant de les traiter?
Renommer par lots est une opération qui modifie le nom du fichier par lots. Afin d'éviter que le nom du fichier ne soit pas conforme aux attentes en raison de paramètres de règle incorrects, il est recommandé de conserver une sauvegarde du fichier d'origine avant le traitement formel, ou de tester la règle avec une petite quantité de fichiers.
4. Que faire si le nom du fichier est répété?
Si le numéro de messagerie extrait dans les deux fichiers Word est exactement le même, cela peut entraîner un conflit de nom de fichier. Avant le traitement, vous devez essayer de confirmer que le numéro unique de livraison express dans chaque document est unique, en particulier lorsque vous traitez un grand nombre de commandes par lots.
5. doc et docx peuvent-ils gérer?
Le nom de la fonction est "Renommer un fichier Word avec le contenu du fichier" et fonctionne avec les scénarios de document Word. Dans la pratique, vous devez utiliser les fichiers pris en charge dans la liste d'importation du logiciel. Dans l'exemple de capture d'écran, le fichier docx est traité. Si vous avez le fichier doc, vous pouvez confirmer si vous pouvez importer correctement le fichier lorsque vous l'ajoutez.
Résumé
Par HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Renommer un fichier Word avec le contenu du fichier" peut extraire automatiquement le numéro de messagerie dans le document Word et remplacer le nom de fichier d'origine par lots. Pour un grand nombre de documents Word tels que les commandes de logistique, les commandes de transport, les enregistrements d'expédition et les commandes de retour, cette méthode est plus efficace que d'ouvrir manuellement et de copier les numéros uniques un par un, et elle est moins sujette aux erreurs.
Si vous avez un lot de courriers Word nommés 01.docx et 02.docx en main, il est recommandé de préparer un petit nombre de fichiers pour tester les règles de correspondance, de confirmer que le numéro unique peut être extrait correctement, puis de traiter tous les fichiers par lots. Cela peut rapidement compléter l'archivage des documents docx et doc, ce qui rend la récupération des fichiers et la gestion ultérieure plus claires.